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1、商务演示PPT设计四要素如何明确目标、如何选择合理的形式、如何建立清晰严谨的逻辑、如何让布局美观大方,PPT演示与众不同的秘密,商务合作顺畅成功的诀窍,尽在文中!做好一个PPT必须具备以下四个要素。1. 目标明确 在商务活动中,做PPT通常是为了追求简洁明朗的表达效果,以便有效辅助沟通。但是PPT也有局限性。不了解这些局限,在PPT里面书写长篇文字报告,洋洋洒洒做了六七十页,在一个文件里讨论好几个复杂问题,绘制复杂表格这种“超能”的PPT,不仅制作过程痛苦,而且最终结果通常是“根本看不懂!” 那么PPT的特长和局限分别是什么?在外企业员工的言谈当中,常用英文“Presentation”来代替这
2、个意义模糊的“PPT”。查了查,发现维基百科词典上对“Presentation”的解释,恰好说出了它的目的、能力特长和局限只能面向一类观众,演示一个话题内容,只能表达关键要点,达到留下深刻印象的目的。 牢记这几点,我们就会比较“收敛”,容易确定一个更合理的目标。2. 形式合理 微软给PPT文件起了个中文名字,演示文档。顾名思义就知道它的用法了。不同的受众和传播方式决定了不同的版本。实际上PPT文件有两种主要用法。一是辅助现场演讲的演示,二是直接发送给受众自己阅读。要保证达到理想的效果,就必须针对不同的用法选用合理的形式,考虑配合演讲或直接阅读时受众的感受,做相应的细节处理。 演讲现场用的PPT
3、,就要全力服务于演讲。多用图表图示,少用文字,让观众一边看,一边听你讲,演讲、演示相得益彰。适当运用特效、动画等功能,可以控制演讲节奏,让演示效果丰富多彩,活跃气氛。直接送去给别人阅读的PPT,则必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字,以代替你的演讲,引领读者理解你的思路。整个PPT和其中的每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序,逻辑性要求更高,才能保证受众独自阅读PPT就能“跟着你走”。但是,使用特效、动画要谨慎,防止阅读者点鼠标点得手指发酸,让PPT文件体积暴增,很难通过网络发送。3. 美观大方 日常生活中善于穿着打扮的人始终是少数。同样,能具备足够的美学修养,把PPT做到“漂亮”的人也很少。大
4、家追求“漂亮”,结果却往往是画虎不成反类犬,得不偿失。其实不必追求“漂亮”,只要美观大方就行了。这就好像西装革履,可能不会耀眼夺目,但绝对美观大方。具体可以从色彩和布局两方面着手。 Office软件的调色板里面有“标准色”,其实就是一套最容易为大众所接受的颜色。选用搭配色彩时,可以参考Office的“配色”方案。同一个方案里,差别较大的色适合标示不同的内容,相近的颜色用来区分相近的内容(比如标题用黑色,副标题用灰色)。 如果你觉得自己“审判疲劳”比较严重,那么,根据你要做的主题,参考模仿类似主题的PPT、印刷品、广告、网页,也是一个快捷的方法,但是切记:大多数优秀的布局、本色都是整套方案,要么
5、仿学一页完整布局,要么借鉴整体配色。东取一点西摘一点,很容易搞得不伦不类,适得其反。4. 逻辑清晰 “简洁”正是PPT能在“时间就是金钱”的商业活动中广泛流行的原因。但为了追求简洁,我们很容易无意识地删减了一些要点,受众就“看不懂”了,想保证要点齐全,就要建立清晰、严谨的逻辑。 有两种方法是非常有效的。通常一个PPT文件包含1030张幻灯片,不仅要包含封面页、结束页和内容页,还必须有紧跟封面岩浆的目录页来展示整个PPT的内容结构。必须有章节页(各章节的封面)把不同阶段的内容划分开,并呼应目录,保障整体连贯。结束页之前,还要有总结页,引领受众回顾要点,切实留下深刻印象。每一个内容页,也必须严格遵守“大标题、小标题、正文、注释”这样的内容层级结构。而且结构层次不宜太多,关系要么并列要么递进。否则,不仅阅读者会看晕,很可能你演讲时自己都会讲晕。 二是运用常见的分析法图表。当我们确实有一些避不开的复杂问题需要带领听众共同分析时,这个办法非常实用。商业场合SWOT分析图、矩阵分析图等,可以帮助我们排除情绪干扰,理清思路,分析利害,寻找解决方案。 把握好上述的四个要素,做出来的PPT就能基本满足商业场合的需要了