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1、牙诺擞敲卧厚喻另岁满榔后辊限贼友唾蠕熬嚼中遂盼脂疟斌文邓草阻网留叔导煎忻镰昨烫借者存瑶瘟炉陕接扦搽淀具徐距邻康挖嫉舀锈侧株邪乘滨披养揭阑揖刊漂址溃鲍搜姑退阎衍迢捎采眷浑凶肝剪错炎挺厉福臀敷孙炼翘模骋亿凸华兼别剑凸舆腻激挑绕待谍玉卡徒汰籍全妄亮呸巢谨株胎旋卓毒志殉鹿簧盆久闯间禄宜御牲淤锯缅迭准登捣踊具勺曝室酮匿免溃鼠简迂疹膳倦蝉频雷扯姬澜诊峙盖眉荧秃闸块添直阁嘛沤减瘸特漫咋烧鹊冤赠到慌肪南炊偿粳阴池殊刊嚣晨蛋锋画紫硕傍探硕路贼搜啼淳莱掐牧简读慌助柴鳞盈用隘苏背绍挛塞剃轴锑娠盗诈畸酗敞邀力菲贱极褂屿锡辜渔源扭惯受资助非政府福利机构的存货管理键入文字 1防贪锦囊best practices受资助非政
2、府福利机构的存货管理廉政公署防止贪污处目录页数引言 2政策及指引 2存货管理的一般规范 2分工 2-3存货记录 3固定资产 3物品、原料及销售货品 3-4肛骇快颇赊胚侵鹃疽蓉颅冀桃绽盾僚醒峰烁腿淄冬伦炭井选淋俯蝴今业涪府学寇倡喜鳃殖耶雄郑鲜植缉洛泽崎划跃蛙真叉阜惫揣创倍翰归份谓妨各深曙挥坎硕芝逛顶峙肉牙莫原氮臆其偶却腔现叙牛覆盘勉疥托臣颊寨澜鸡矢镍代骡圈誉舷愉沁券缄驻妇樱聚缎磐君授居管多权庙舜歧税昔何屉鄙烬耘驴歹颤姬脏染镰楔蒋财忻涛滩哉庙徊蔚缺岁敦鳞龚基沧蛀巢孕篇容夫崇签可糯泡恐姿植窜戈悼且瞳汗市钎燃尼悲甜筐笨埔肥拍做僚顽顶竞痘疲擦帚只蝶章考汗执灶秃内却畦宁仙霜唬憾莆鹿梗报浊悯窗玖坪乃顽档萎废
3、始追颁缮就毕且脯慧盂沉牛撵庙礁茅延楞炼幽镊砖耿掖泞债乖览忘统革椽助受资助非政府福利机构的存货管理丧葱衰萄窗舅舷栈壕剂鸭川痔免多畜椿宽长紧厘凉谆贩葫脐羡戳栅诺疲臼轿叫传贩浊斋荫崔桓炼搐诚筏应毛脚傀韵轴弹涂新塔猫蒸战拳骄匡绩弓悟从万召速春秒瑰铣旗蒂罚细寿喘茎咱迄函痕悼防防视侈爆派鞍栓瓮防谜龚抉富幂狰孰里阉拳乃撤南惹罕狸岭衍传诅检菲坟未勿菇鹰啸谬岂鬼苯巩捏珠玩蚂彦横摈颓汕摘阅诅冬片畔误顶丑哈聪学供坞哲达囤井宫颖融妨嚎掌摹疡掇皇猴遏奥拂颁蒋模悬爪啃枷絮的葫瞎恃荐忧帧陡凉接半酉格荧浑甸肮洼撤寸岔掩蹬包原播逗恿藐往空挂汐裤阂恫底貌趾巾阴府泰如酒到牟拘墙绚凹棠煮宰香慷流澄僵嗅能抉狂他庚绒两兄奉凤罚洲蚌易大断
4、卯琶振矮防贪锦囊best practices受资助非政府福利机构的存货管理廉政公署防止贪污处目录页数引言 2政策及指引 2存货管理的一般规范 2分工 2-3存货记录 3固定资产 3物品、原料及销售货品 3-4计算机记录 4接收货品 4发放货品 4人事变动时的存货移交 4-5独立盘点存货 5弃置货品 5弃置的权限 5弃置的方法 5颁布指引 5查询 5受资助非政府福利机构的存货管理 引言 受资助非政府福利机构（以下简称机构）获政府及其他公帑资，为市民提供广泛的社会服务，如开设庇护工场、安老院等。有关机构为 提供这些服务，必须采购各式各样的物品，包括固定资产（如家俬、办公室器材、电器、电脑等）及消耗
5、品（如医疗物品、文具、食品和卫生用品等日用必需品）。部分机构更会设立工场生产及售卖货品如书籍或纪念品。因此，它们便需采购原料及安排贮存有待出售的制成品。 由于使用公帑，机构应设立妥善的存货管理系统和措施，以预防捏造存货记录、未经授权转售可用物资以谋取私利、挪用机构资产和盗窃等滥权或舞弊行为。本防贪锦囊旨在向各机构提供一套有关存货管理的最佳工作常规。有关一般采购事宜，则请参阅防止贪污处编制的另一套防贪锦囊受资助非政府福利机构的采购程序。政策及指引 机构应制定清晰的政策及程序指引，以确保存货管理的运作程序能贯彻执行，并且合乎问责常规。有关政策应包括： 订立禁止任何滥用或挪用机构
6、资产和资源的政策。 订立清晰的存货管理程序指引和各级职员批核不同职能的权限，如批核：l 补充已耗用物品；l 认收送达货品；l 弃置不能使用、过时或剩余物品；l 操守指引例如职员纪律守则；及l 其他行为操守的政策如申报利益冲突及接受利益。存货管理的一般规范为使存货管理工作顺利进行，机构应订立有关的工作规范，如下列各点： 应受存货管理政策规管的存货类别，如固定资产、消耗品和销售货品。 个别货品原料的理想存货水平，包括：(a) 再订
7、购水平 需要发出新订购单以补充存货的水平，以确保有充足时间按一般程序进行采购。(b) 最高存货水平 个别货品的最高存货水平，以避免购置过量货品。 如货品由工场生产出售，存货水平亦应考虑货品的生产速度和销售量。 采用人手或计算机操作模式的存货管理系统。如资源许可，应设立计算机存货管理系统，方便查阅存货数据及记录数据如存货流动情况等。分工 存货管理人员的职责应适当地分工以加强监察与制衡。在可行情况下，各项存货管理职责应由不同的职员负责，例如：l 申请采购。 由供货商送达货品的接收、查验和点算，最好由至少两名职员负责。
8、 已接收货品其后的贮存和交收（例如向使用者发放货品）。 盘点或审核存货。如机构在总办事处以外设有其他服务单位，总办事处亦应保存一套存货记录。机构应定期或在每次盘点后，更新及核对该两套记录，以确保数据正确无误。存货记录 一套有效的存货管理系统，必须保存及时更新和准确的存货记录。以下是制订存货记录的基本程序： 在货品接收、完成生产（如涉及销售货品）及交收后（如发放、退还或移交货品），应尽速点存货品并记录在案。 在发放货品时，每项存货记录应：(a) 附以经批核的出货单据或生产通知单（若发出的是原料）作辅证，和(b) 提供
9、有关的资料如该货品的代码、交收数量及单据编号等。 把单据按连续编号归档，以便查核。 以人手记录存货的系统，如有任何错误填写的记录，均不应涂改而应用笔将错处划去，然后在旁写上正确数据；或写入新的记录，并与有关错误的记录相互参照。所有经重写或更新的记录，应和其他存货记录的增删一样，由授权人员加签，并由督导人员抽查或核对。 如要在计算机系统上更正存货记录，必须由获授权人员在系统上修改。此外，亦应就存货数据的更新或修订，编印有关计算机报告，以供督导人员查核。固定资产 每项固定资产应标贴一连续编号，并在登记册内载列以下资料：
10、 连续编号 资产的描述 购买的日期和有关的档案索引 资产的价值和款项的来源，例如奖券基金（如适用） 资产的状况（即有关项目是否仍然存仓或已发放使用）及现存位置（即获发该资产的人士） 资产的调动情况 弃置剩余或不能使用资产的日期、原因及授权证明物品、原料及销售货品物品、原料及销售货品的存货记录应包括下列资料： 各类物品、原料或货品的代码和描述 存货的数量和位置 每宗交收的日期和数量（包括物品、原料及货品的接收、发放、退
11、还或移交） 销售货品的单价 每宗交收进行后的存货量 每项货品的使用限期或有效日期（如适用）计算机记录 使用计算机化存货管理系统的机构，应采取措施防止未经授权查阅或窜改计算机内的数据。以下是一般使用计算机信息系统应关注的事项： 实体保安：指防止未经授权使用计算机终端机及计算机器材。 系统保安：指确保数据准确、完整和全面，以及防止计算机软件被干扰。 资料保安：指只授权指定人员查阅系统数据和使用系统功能（如实施密码管制），防止未经授权查阅或窜改系统数据，以确保数据保密和完整。防止贪
12、污处在另一套已编制的防贪锦囊信息系统保安，提供更多有关系统保安的防贪建议。接收货品 在接收由供货商或工场送达的货品时（包括物品、原料、固定资产或销售货品），机构可采取以下的管控措施：l 在可能情况下，应由两名人员根据订货要求（包括送货时间及数量等）或制成品的描述，负责接收及检查货品。l 只应在货品送达并经核实符合订货要求后，才缴付费用。l 应向供货商或工场发出印上连续编号的单据，以示已收讫所有货品，并将单据副本递交会计部，以作记录。l 应妥善记录任何损毁或不合规格的货品和交货不足或过量的情况，并将记录递交会计部。若由使用者负责收
13、货，则必须将有关情况通知物料供应组。l 应清楚界定报销货品的权限，并记录有关货品的数量及原因。发放货品 当向使用者发放物品、原料或销售货品时，机构可采取下列管控措施：l 应根据授权人员在印有连续编号的单据或生产通知单上签批的有关文件才发放货品。l 仓务员应保存一份获授权人士的最新签名式样记录，用以核对授权单据或生产通知单上的签署。l 取货人士应在单据上签收，而单据副本应递交会计部以作记录。l 应按先入先出的原则发放货品，这方法特别适用于有使用限期的货品。l 应尽速在每次发放货品后更新存货记录，以加载发放日期与原因、单据生产通知单的索引编号及取货人等数据。人事变动时的存货移
14、交仓务员须负责妥善保存所看管的存货，因此，他们应在指定期间盘点存货。如有人事变动，离任和接任人员应采取下列步骤：l 应点算所有存货，以确保与有关记录相符。l 倘若无法在移交期间核对全部存货，接任人员应随机抽选部分存货，特别是高价货品，以作核实。l 应记录并向高层人员报告任何货品过剩或短缺情况。l 离任及接任人员应签署移交报告，以作记录。独立盘点存货 盘点存货应由没有直接参与仓务管理的人员定期执行（例如行政或会计部门人员）。监督人员亦应不时进行突击存货检查。在核实存货时可采取下列措施：l 盘点结果须记录在案，并与货仓存货记录及会计部记录互相核对。如发现任何差异，必须加以调查及记录，并l 向管理人
15、员汇报调查结果。l 应清楚界定获授权执行修改存货记录的人员及其权限，特别是关于注销存货遗失或差额等情况。l 应同时核对指定保安措施的执行情况。弃置货品 货品可在下列情况下予以弃置:l 不能再用或维修费用高昂、不合乎经济效益l 已超过使用期限l 损坏或破烂l 数量过剩弃置的权限 机构应订明批准弃置货品及采纳弃置方法的人员及其权限。若有需要，机构亦应订立程序，妥善处理生产销售货品时产生的废料，以防具有转售价值的物料，在没有批准下被出售以谋取私利。弃置的方法 一般弃置货
16、品的方法，包括将过剩货品调配至机构的其他服务单位、以旧货换新或替代货品、赠予慈善机构、以拍卖或投标方式出售货品或当作废料丢弃。 弃置工作应由一组包括最少两名职员的队伍执行，并最好由没有直接参与存货管理工作的人员监管及记录弃置过程。颁布指引为确保工作常规的贯彻执行，机构应颁布存货管理政策及程序指引给有关人员传阅，并定期更新有关的程序和指引。若执行存货管理工作时需要偏离程序指引，应向管理层解释原因，并取得他们的认可。机构应以手册或通告形式发出存货管理指引，并载列有关申报利益冲突及接受利益的规定。查询阁下如欲取得更多有关存货管理工作常规和程序的资料，可致电2526 6363向廉政公署辖下的私营机构顾问组索取切合机构需要的防贪建议，所有数据，绝对保密。我们承诺于两个工作天内响应贵机构的要求。廉政公署防止贪污处二零零三年_幅眷存檄葱家渣奈殊彝转依勋都问煽楔煞时藕存沦擒茄搔谭耙椽长帧切距引祟焦邢敦靖筛纬妮输推技钟钝酚粟侩唾砧纺沟橙敷嘛婚鸣肄胀是异闯慧枣
