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1、公文处理办法第一章 总则 第一条 为使公司系统的公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院办公厅国家行政机关公文处理办法(国发200023号)等有关规定,结合公司实际情况,制定本办法。 第二条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。 第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他相关规定,必须严格遵守公司各项保密制度,确保国家秘密和公司商业秘密的安全。 第五条 公司系统内各单位及其负责人应当高度重视公文处理工作,遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。 第六
2、条 集团行政部、各分公司行政部是公文处理的管理机构,主管本单位并负责指导下级单位的公文处理工作。各单位行政部应当设立文秘部门或配备专职人员负责公文处理工作。 第二章 公文种类 第七条 米尼集团公文种类: (一)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排;奖惩有关机构和人员;变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 (二)通知 适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文;传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项;任免和聘用人员。 (三)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。 (四)报告 适用于向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。 (五)请
3、示、请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 (六)批复 适用于答复下级单位的请示事项。 (七)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (八)函 适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题;请求批准和答复审批事项。 (九)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第八条 发文字号 (一)米尼集团发文字号 米尼集团发文字号有: 等; (二)各分公司发文字号 米尼各分公司发文字号有: 发等,具体代码由集团行政部统一拟定。第三章 公文格式 第九条 公司公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词
4、、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 (一)涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。公文密级和保密期限由发文单位根据秘密程度确定。 (二)公司公文紧急程度分为“特急”、“急件”、“普通”三种。对涉及紧急事宜的公文,应当根据公文的时间要求在公文的右上角注明紧急程度,必要时可注明公文的送出时间。 (三)发文单位标识应当使用发文单位的全称或者规范化简称。联合行文,主办单位排列在前。 (四)发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。联合行文,只标明主办单位发文字号。(五)“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。(六)公文标题一般由相关介
5、词“关于”、公文主题和文种三部分内容组成,应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。 (七)主送单位指公文的主要受理单位,即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位,其名称应使用全称或者规范化简称、统称。 (八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。 (九)公文除会议纪要以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。 (十)公文成文日期以负责人签发的日期为准。其中,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。 (十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。 (十二)除会议
6、纪要外,公文应当标注主题词。主题词一般为3至5个,包括公文内容和文种。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。 (十三)抄送单位是除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。 (十四)公司下发的公文版记中抄送单位之下加入“承办:”及承办人联系电话,以方便工作联系。对外发文不加。 第十条 公司公文中各组成部分的标识规则,参照国家行政机关公文格式国家标准执行。 第十一条 公司公文一般用纸采用国际标准A4型(210mm297mm),左侧装订。第四章 行文规则 第十二条 行文应当确有必要,注重效用。凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题,不要行文。 第十三条 行文
7、关系根据隶属关系和职权范围确定,原则上实行逐级行文,一般不得越级请示和报告。例如,集团公文一般只发送到分公司,再由分公司根据需要转发三级分支机构,各支公司(营销部)一般不得直接向集团行文。 第十四条 集团对外公文一律以米尼集团名义行文,各分公司对外一律以米尼集团分公司名义行文,集团各部门与分公司各部门无对外发文权。集团各部门不得以公司名义向分公司各部门正式行文、分公司各部门不得以公司名义向三级机构正式行文,只能就相关工作向对口部门以部门名义发工作联系函。 分公司必须以单位名义向集团报送文件,一般不得直接向集团各部门行文。分公司的部门和三级机构不得直接向集团行文。 第十五条 部门之间对有关问题未
8、经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级单位应当责令纠正或撤销。 第十六条 分公司向下级单位或者本系统的重要行文,应当同时抄送集团。 第十七条 “请示、申请”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得同时抄送其下级单位。 “报告”不得夹带请示事项。 第十八条 除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 第十九条 报送文件的具体要求 集团向保监会等上级监管部门行文,各分公司向当地保监局等上级监管部门行文,分公司向集团,三级机构向分公司行文,应当采用“请示、申请”和“报告”两种公文形式。公司报送保监
9、会的“请示、申请”,凡涉及机构设立、高级管理人员任职资格审查(包括各种申报材料)和任命、集团各部门报送保监会等监管机关的公文统一由集团行政部处理。各单位、各部门不得擅自向保监会或个人寄送和传递公文。分公司各部门报送当地保监局由各分公司行政部处理,各部门不得擅自向保监局或个人寄送和传递公文。各分公司向当地保监局行文,可根据需要抄报集团。第五章 发文办理 第二十条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 第二十一条 草拟公文应当做到: (一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。 (二)情
10、况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点准确,篇幅力求简短。 (三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。 (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。 (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后用圆括号引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日,不能写“去年”、“上月”、“昨天”,或不写年只写月、日。年份要完整表述,如“1996”不能写成“96”。 (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。 (七)应当使用国家法定
11、计量单位。 (八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 (九)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。 (十)会议纪要中,姓名职务并用时,一般是姓名在前,职务在后。姓名职务之后不再加“同志”字样。 (十一)草拟公文,一律使用统一的公司发文稿纸,并按规定填写有关内容。 (十二)草拟、修改、审批和签发公文,一律使用钢笔或黑色签字笔,禁止用铅笔或圆珠笔等容易褪色、涂改的书写工具。书写要工整易认,不得在文稿装订线外书写。 第二十二条 发文程序 (一)公文的撰写及流程 1根据工作需要或领导指示,起草人草拟文件,然后送交部门领导审签; 2集团各部门的文件,主办部门领导审签后应将文稿交集团行政部处理;