《文秘专业论文范文》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文秘专业论文范文（14页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、毕业设计论文题目：秘书的辅佐职能学 生 姓 名： 学号： 090574021317 学 部 （系）： 人文学部中文系 专 业 年 级： 文秘（2）班 指 导 教 师： 职称或学位： 助教 2012 年4 月24 日华中科技大学文华学院毕业设计（论文）目录摘 要II前言II一、内容（一）秘书辅佐职能的定义11 职能的涵义12 秘书辅佐职能的涵义1（二）秘书辅佐职能的性质及特点31 秘书辅佐职能的性质32 秘书辅佐职能的特点3（三）秘书辅佐职能的内容31 辅佐领导决策32 协调沟通上下级43 协助领导处理日常公务5（四）做好秘书辅佐职能的方法51 知识信息的掌握及应用52 增强协调沟通能力63 提
2、高办公室办公自动化操作能力6（五）秘书辅佐职能未来发展趋势预测7参考文献8中文题目摘要本文主要探讨的是秘书的辅佐职能，一秘书的服务性为基础，围绕秘书辅佐职能的性质、工作内容以及做好辅佐职能的方法而展开，秘书的工作范围增大，需要掌握的工作技能也增加。人们对秘书的工作的关注也随之加深。关键词：职能；辅佐；性质；方法前言1982年2月18日光明日报载文提出建设新兴学科“秘书学”可以说是秘书学过程中的标志性时间，从这个学科成立近三十多年来，许多学者都在为它对的学科地位的提升及理论体系的完善做出了巨大的贡献，然而由于这门学科的复杂性，与档案学、管理学等都有着纵横交错的关系，以致于它的理论体系还不尽完善，
3、这篇论文将要研究的正式秘书学理论体系中的一项最基本的概念理论-秘书的辅佐职能。关于这个一理论概念，已有不少前辈做出了探索和分析，不过随着社会的快速发展，其中一部分的观念已不适用于现在的秘书工作，而新的概念也需要新的东西进行补充，所以我要做的便是在前人的研究基础上再次对它进行探索和总结，是这一理论更为符合现在的秘书工作表现。11（一）、秘书辅佐职能的定义（1）职能的涵义职能是指人、事物、机构所应有的作用。从人的职能角度讲，是指一定职位的人完成其职务的能力；指事物的职能，一般等同于事物的功能；机构的职能一般包括机构所承担的职权、作用等内容，而我们所要研究内容主要是从人的职能角度出发，重点研究秘书职
4、能中的辅助职能。（2）秘书辅佐职能的涵义领导的基本职能是决策，领导的一般职能是宏观管理。决策是领导人和领导机关的基本职能，是一切领导活动的中心环节，秘书为领导服务，首先是为领导的决策服务。从管理系统看，领导处于主导地位，属于决策管理中心，秘书机构处于附属地位，是直接协助决策管理中心的辅佐构；秘书工作的辅助性，是指与领导站在同一层面上提供全面性的辅佐。秘书学的秘书价值，就是秘书在其辅佐活动中对领导及所在的组织所产生的作用和影响的总和，秘书价值的本质是辅助价值：秘书价值的主体是秘书人员：秘书价值的对象是领导及所在组织：秘书价值的基础是秘书实践秘书机构的辅助，是立足本单位全局，要在强烈的战略意识指导
5、下，想领导之所想，急领导之所急，提供全方位、全过程的辅助。秘书是提供服务性质的人员，作为秘书服务的对象，领导的职能直接影响到秘书的职能，根据秘书的定义以及领导的职能，我们便可大概定义出秘书的辅佐职能：辅佐、协助领导进行管理工作，及时向领导提供全面、正确的信息和建议。（二）秘书辅佐职能的性质及特点（1）秘书辅佐职能的性质1.从属性秘书工作的辅佐地位决定了它的从属性。一方面，虽然秘书工作也有自己的工作计划、安排，但总的来说，它必须根据领导工作的需要来安排；另一方面，现代秘书作为承上启下的枢纽机构，来往的公文、信件、电话都经过这里。秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展，领导
6、工作涉及到那里，秘书工作的范围就必须延伸到那里。秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张，与领导共同研究各种有关问题，秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。2.思想性秘书工作又具有很强的思想性。这是因为，秘书机构不仅是一个办事部门，还是一个重要的参谋部门，它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如，在领导决策前进行调查研究，综合情况，提供信息、方案和其他决策依据；在决策形成过程中起草文电，将领导决策形成文字信息，化为切实可行的政策和措施，以便贯彻落实；在决策实施过程中督促检查，收集反馈信息，作为修正决策的参考，以辅助领导正确决策。所有这些工作，都渗透
7、着极强的思想性。我们说“秘书是领导的参谋”，正是从这个意义上说的。在改革开放的新形势下，领导决策科学化、民主化进程不断加快，秘书工作在领导决策过程中的地位和作用越来越重要，秘书工作的思想性更加突出。这一特点要求秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高思想理论水平；必须认真学习党的基本路线和各项方针政策，努力提高政策水平；必须学习和研究秘书参谋理论和方法，培养宏观思维能力，“议大事，想全局，懂本行”，努力提高谋略水平，紧紧围绕领导重大决策和单位中心工作，搞好秘书服务，坚决防止和克服“忙忙碌碌的事务主义”倾向。3.综合性新时期文秘工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的。如前
8、所述，现代秘书机构属于综合性机构，它不像业务部门那样各司其职，各负其责，分管某个方面的工作。它不但要对各部门工作有所了解，协调它们之间的关系，把它们联系成一个有机的整体，而且对整个公司所涉及的工作负责。这就需要站在全局性的立场上，实施处处用综合的眼光观察和思考问题，具备较强的综合能力。4.事务性秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导者处理日常事务，保证领导和机关工作的高效运转。秘书部门的事务性工作都是围绕领导的政务性工作进行的，大致可分为四类：第一类是日常程序性事务，第二类是临时偶发性事务，第三类是领导交办性事务，第四类是部门不管性事务。这些事务工作具有频繁、杂乱、琐碎等特点，但又渗透着极强的
9、思想性。例如，文件校对工作，如果稍有疏忽，错校一个关键的字，文件印发出去，就可能造成重大的政治影响；会场布置工作，如果摆错主席台领导人座位，录相放出去，或照片发出去，就可能会引起各方面的猜测；办信接访中，哪些信应送领导批阅，哪些人应由领导同志出面接谈，都具有思想性。人们常说“秘书工作无小事”，指的就是事情虽小，但是如果处理不好，造成的影响却很重大。因为秘书工作中的事务与领导政务密切相联。秘书工作的事务性是由秘书工作产生的基础和根本目的所决定的。秘书工作是适应领导工作需要而产生的。领导工作有政务和事务两大部分内容。由于领导工作日趋复杂化，而领导者的精力十分有限，迫切要求领导者把主要精力用于政务工
10、作方面，集中精力思考和研究宏观决策问题，而把事务性工作交给秘书人员去处理，以减轻领导者的工作负担，提高领导工作效率。“秘书是领导的助手”，正是从这个意义上说的。尽管随着时代的发展，领导者越来越重视发挥秘书工作的参谋职能，但这丝毫不意味着秘书工作可以弱化处理事务的职能。无论秘书工作怎样发展变化，处理事务始终是它的基本职能之一。这一特点要求秘书人员必须充分认识事务工作的重要性，正确处理事务与政务的辩证关系，从处理事务入手，达到参与政务之目的；必须培养勤奋、刻苦、细心、耐心的作风，克服懒惰、怕苦、粗枝大叶的作风，不断改进工作方法和手段，努力提高办事效率。（2）秘书辅佐职能特点1.统筹规划 秘书是领导
11、的助手。秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作，秘书工作是领导工作的重要组成部门。领导工作具有全局性和广泛性。可以说，秘书工作的统筹规划能力，相当程度地保证了领导工作的有效性，保证了机关领导工作的正常运转。 秘书工作的统筹规划能力，涉及的方面很多，总的要求是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。秘书工作的质量如何，代表着一个机关的面貌。准确是提高质量的基础，也是反对官僚主义、文牍主义作风的有效方法之一。2.高效率 及时，就是要求工作有效率、不延误，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水。秘书工作的及时原则是由秘书的特点决定的。秘书处理工作快
12、慢、效率的高低，往往影响到领导的工作的进展，关系到整个工作机器的运转。因此，秘书部门必须科学地组织、安排时间和工作，并尽可能地使用先进技术和设备，使中转过程加快，极大地提高办事效率。只有这样，秘书工作才能适应当前改革开发的发展和需要。 以上讲的准确、及时原则实际上是一项要求，即高效率。准确，是对秘书工作质量的要求；及时，是从秘书工作数量方面提出的要求。准确和迅速合而构成高效率，而高效率是对秘书工作办事职能的根本要求，是秘书部门对各项工作进行管理的基本原则。 3.保密保密，是行为主体为了保护自身的安全和利益将知密的范围加以限制。秘书部门处在核心要害部门，接近领导核心，处理要务，管理文件，知密范围
13、很深很宽，失密泄密危害极大。因此，秘书部门、秘书工作必须遵守保密的原则，牢固树立“保守机密，慎之又慎”的思想，在言行中切实注意保密，遵守各项保密法规和制度。要求秘书工作必须时刻保持清醒的头脑，保持高度的警惕性，严格遵守一切保密纪律。同时，为了保证机密的安全，还要制定和健全严格的保密制度，如文件、材料、信函、会议记录等，都要有登记、收回、归档等制度，以保证办公室的安全（三）秘书辅佐职能的内容（1）辅佐领导决策所谓辅助决策就是在决策的过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体的补偿，以提高决策的科学性和时效性。失去了辅助决策的支持，任何决策都将成为个人主观、盲目甚至
14、武断的行为，因为任何一个科学的决策都包括提出问题、搜集信息、确定目标、拟定方案、分析评估、方案选择、试验证实、普遍实施、监督检查和反馈修正等环节，如果没有决策前的准备工作，决策所需要的各种信息将无法得到或者缺乏准确性；如果没有决策后的实施反馈信息，将无法判定决策的正确性，决策的目标也将无法达到；作为辅助决策的秘书人员在领导决策过程中就起着这种“鞍前马后”的作用秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，上传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要
