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1、厦门兴源注塑厂文件控制程序文件编号XY-QP-01实施日期2005-01-20厦门契合展览服务有限公司文件控制程序文件编号：QH-QP-01版 本：A/0批准审核编制 日期2005-1-20日期2005-1-15日期2005-1-10修订次数实施日期更改描述02005-1-20首版发行更改记录第 1 页 共 6 页 第1页 共8页厦门契合展览服务有限公司文件控制程序实施日期2005-1-20文件编号QH-QP-011.0 目的 对有关质量体系的文件和资料进行有效控制，确保对有关文件的批准、发布、使用、更改、作废、回收等有章可循，防止使用失效作废的文件和资料。2.0 范围 适用于与质量有关的文件
2、和资料的编制、审核、批准、标识、分发、更改、保存、作废、回收等活动的部门和个人。3.0 定义（无）4.0流程图工作流程责任部门/者使用表单相关说明制(修)订审核批准发放实施修改/作废制(修)订部门副总经理总经理行政部有效文件清单、文件分发记录各部门各部门文件更改申请单5.0要求5.1文件编号5.1.1 质量手册编号为 QH-QM5.1.2 程序文件编号为 QH-QP5.1.3 文件编号方法(含各种规定、规范、要求) QH 文件流水号； 质量手册、程序文件不设此栏； 作业文件和质量记录为部门代号(一般为两位数)； 文件类别: 质量手册QM；程序文件QP； 作业文件WI；质量记录QR；QHZY/H
3、R特指岗位说明书 公司名称缩写。第 2 页 共 6 页5.1.4部门识别代码:行政部设计部客服部工程部财务部XZSJKFGCCW5.1.5 例:质量记录的编号方法如：工程部第一份表单编号:QH/QR-GC-01说明:QH-契合展览服务有限公司QR-质量记录GC-工程部01-流水号5.2 文件的批准和分发5.2.1 文件的编写、审核、批准、引用权限如下 文件层次编 制审 核批准/引用备 注质量手册行政部管理者代表总经理行政部分发和原稿存档程序文件部门代表管理者代表总经理同上作业指导书岗位人员管理者代表同上外来文件-行政部行政部分发于各部门5.2.2文件的分发 a)文件由行政部统一发放，需分发的受
4、控文件在每份文本上加盖“受控”章，以便控制和追溯。 b)根据文件批准者确定的分发范围复印文件，接受文件人在“文件分发记录”上签字。 c)未经授权不得复制受控文件，如确因实际需要，可向文件批准人申请，以列入分发范围中，正式拥有受控文件。d)文件分发号部门分发号部门分发号总经理01设计部05副总兼管代02工程部06行政部03财务部07客服部04认证机构085.3 文件的更改5.3.1除非有特别指定，受控文件的更改应由该文件的原编制部门/人进行，并由文件原审批部门/人进行审批，由文控人员统一对受控文件进行更改。5.3.2 文件更改的标识：在已经更改的文件更改处加下画线标识并注明更改版次。5.3.3
5、文件更改采用页更改的方式，若本页内容更改涉及到增加页次时，则增加页的页次为在原页次后加.1.1，例如：第2页因更改而增加1页时，则该增加页为第2.1页。5.3.4 更改后的文件按原分发记录进行发放，同时收回相应作废文件，在“文件分发记录”上做相应记录。如果只是错字、笔误或字数的删减等的更改，则可由文控人员直接在文件上手写更改，并在更改处签章。第 3 页 共 6 页5.3.5 文件及表格版次更改准则是对文件中非主要内容的更改，及对表格格式的更改，每更改一次，对文件的版次应顺次提升末位，如由A/0改为A/1，由A/1改为A/2等文件，更改十次时应顺次提升版次首位，新版次的末位应从0开始；表格的版本
6、采用相同的方式。5.4 文件的作废、销毁作废的文件原稿应由文控人员加“作废”标识并保留（一般需保留两年），其余作废的受控文件按“文件分发记录”收回后集中统一销毁。5.5 受控文件的管理5.5.1须对文件做到归档完整，归档文件原则上应为原版文件，并列入“有效文件清单”。5.5.2 文件须按类别、编号、时间顺序保存，做到层次分明、标识明确、便于存取和查阅。5.5.3 任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件清晰、整洁和完好。5.5.4电子版文件与资料的管理：1）对于保存在电脑中的文件（包括：广告目录、广告图片、数码相片、客户资料、设计稿件、质量管理体系文件）应由保存人进行管理；保
7、存在电脑中的文件的修改也要经过相应的权责人员的审批，并及时替换失效、过期、无保存价值的文件及资料；对于有保密要求或防止别人修改的文件或记录，还需设置密码。2）与客户的联络、沟通用电脑作业的文件及记录的管理，如对于客户发至本公司的Email、图片；本公司发给客户Email、图片等，由使用部门针对客户设立不同的客户档案夹；经修改后的广告图片及资料要经过确认，并建立参考保留文件夹，将修改前及其修改后的图片、资料区分放置。3）公司局域网内可进行文件共享，每台电脑设置专用共享文件夹，以便提供可共享文件，其余未共享文件，不得设置共享。4）每台电脑由领用人设置开机密码，无关人员不得随意使用，每台电脑的开机密
8、码由行政助理收集汇总备案。5）应对电脑定期进行维护，包括定期的杀毒、硬盘整理、定期对重要文件或记录进行备份，确保文件保存可靠。5.6 文件的评审 质量体系文件在管理评审时，以及在内部质量审核发现文件不适用时，由管理者代表组织复审，必要时予以修订、更新并重新批准。5.7 外来文件 所有的外来文件（包括有关部门的法律、法规、行业规范、行业标准、规定及客户提供的文件和资料等）由行政部统一收集并建立“外来文件清单”，分发时填写“文件分发记录”并定期检查修订情况，确保使用有效版本。各部门存档相关的外来文件的复印件。6.0 支持性文件(无) 第 4 页 共 6 页7.0 应用表单序号名 称保存部门保存期限
9、备注7.1有效文件清单行政部永久QH/QR-XZ-O17.2外来文件清单行政部永久QH/QR-XZ-O27.3文件分发记录行政部永久QH/QR-XZ-O37.4文件更改申请单行政部三年QH/QR-XZ-O4附图一、 文件发行流程NGOKOK审 核文件管理人员存档保管使用单位NG审 核 者批 准 者批 准分 发文件原件执行保管OK登录分发记录表分发范围确认NG原制定者 第 5 页 共 6 页附图二、 文件和资料更改流程图NGOKNGNG填报更改申请原审核/批准部门文件管理人员文件原件作废文件标识归档保管原使用单位回复申请单位或个人审核、批准更 改审核、批准OKOK收回销毁全部作废文件副本登录作废文件回收销毁情况登录分发记录表分发范围确认分 发申请更改 原件存档备查 第 6 页 共 6 页
