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1、 8 问题有目的的起项目签证、收发文、记录汇总操作手册1收发文责任人与责任要求32发文内容要求33. 发文流程注意点34检查与考核要点45收发文的归档46附件：发文范例56.1施工前准备阶段的发文5（1）以金丰环球装饰工程（天津）有限公司名义告知对方我方的即将启用印章的印模6（2）以金丰环球装饰工程（天津）有限公司的名义告知发包人我方主要管理人员安排情况7（3）如合同履行中，公司需更换项目经理的，须以金丰环球装饰工程（天津）有限公司的名义及时通知发包人并请求确认8（4）以项目部的名义，上报我司的施工计划、施工组织设计、材料计划等合同约定的计划、报表等9（5）以项目部的名义将我方人员、机械、料具
2、进场情况通报发包人并请发包人核实10（6）如因人员、机械、料具是分批进场的，因此，在后续人员、机械、料具进场后的3日内，项目部须继续将人员、机械、料具进场情况通报发包人并请求核实11（7）以项目部名义，向发包人催要施工用图纸（即通过审图公司审定的图纸）12（8）如发包人仍未在我方要求的时间内提供的话，应及时再次催要13（9）催要的图纸交付后，应及时确认顺延工期的时间14（10）在发包人确认因图纸延误交付顺延工期后，即提出损失赔偿的函15（11）发包人未按约定提供临时水电接驳口，或提供的不能满足现场施工要求，以项目部名义，向发包人催办，造成损失的，可提出索赔要求16（12）发包人单独分包的土方工
3、程（基坑）问题（不在我司施工范围内的），导致我司不能在约定时间开工，我司应要求延期开工17（13）在发包人因土方工程（基坑）问题另行确定开工时间后，我司应提出损失的索赔18（14）工程签证记录表199.2施工阶段的发文20（1）要求建设单位设核定工程材料价格20（2）通知发包人参与隐蔽工程或中间验收工作，例如：21（3）若发包人工程师虽然参与隐蔽工程或中间验收工作，且经工程师验收，工程质量符合标准、规范和设计图纸等要求，但工程师不在验收记录上签字，应在验收24小时后，发文告知发包人根据合同约定已经认可该验收记录，我司将立即进行隐蔽或继续施工，造成工期延误可提出索赔22（4）在发包人确认其工程师
4、未及时验收隐蔽工程的事实并顺延工期后，对造成工期损失的应及时提出索赔23（5）根据发包人工程师指令对已经隐蔽的工程重新检验，承包人按要求进行剥离或开孔，检验合格，并在检验后重新覆盖或修复24（6）根据发包人对已隐蔽的工程要求重新检验，发包人确认检验合格并确认顺延工期后，承包人应对由此造成的损失提出索赔25（7）工程量计量，一般根据合同约定每月的25日前向发包人报送26（8）工程设计变更造成工期延误27（9）因工程设计变更追加相关费用的28（10）对发包人不合理的来文回复29（11）对发包人来文要求合理的回复30（12）群体工程中单位工程分期进行施工的，发包人未能按合同约定提供图纸的31（13）
5、催要的图纸下发后，应立即确认顺延工期的时间32（14）因发包人图纸下发延误造成损失的索赔33（15）发包人供应的材料设备到货时间早于或迟于一览表约定时间34（16）因发包人供应的材料设备延误造成损失的索赔35（17）发包人在施工中未按合同约定支付工程进度款，经多次协调无结果后，造成我项目无法施工时，我司被迫停工36（18）停工后，通过各方努力达成共识，或发包人支付全部（部分）工程进度款，我司复工，在发包人仅支付部分工程进度款，要求顺延工期37（19）停工后期间的索赔报告38（20）发包人指定分包延误，造成我司工期延误的39（21）发包人指定分包延误，造成我司损失的40（22）催促发包人与发包人
6、指定分包和我司签订协议418.3分包队伍管理42（1）通知分包队伍人员进场42（2）施工通知43（3）整改通知44（4）处罚通知45（5）争议洽谈记录46（6）关键节点工期确认47（7）分项工程验收记录48（8）实际进度与计划进度确认单498.4项目竣工收尾阶段50（1）通知发包人组织工程竣工验收工作50（2）向发包人提交工程竣工结算书51（3）向发包人催要工程款521收发文责任人与责任要求1.1项目收、发文由项目部资料员专人并专职负责，子公司、项目部的其他人和其他科室均不能代替收、发文专人的职责。1.2 项目收发文一律加盖项目部印章，不得另行刻制收发文专用章或技术专用章，如建设工程施工合同中
7、有特别约定的，从其约定。2发文内容要求2.1发文的起草由经办人员参照发文范例（附件）的签证发文格式，针对施工中发生的问题有目的的草拟函文。经办人员主要是指需要起草发文的经营、预算、技术等项目条线负责人员和项目经理。2.2发文经办人员在起草发文前，应当及时进行客观调查和资料的收集准备工作，以保证发文内容的及时性、准确性和完整性。2.3发文的内容应当由以下几部分组成：首部一般写明标题、文号、主送单位等内容；正文一般向建设单位说明项目施工中发生的情况，或阐明对有关事情的意见及其理由，或针对建设单位发出的函件中所依据的事实与理由的不当之处进行反驳，提出相反的事实和依据，说明自己行为的合法性及主张的正确
8、性，并列举有关法律规定和合同约定；尾部一般标明发文单位、签发人名称、成文时间、印章；抄送单位、收文单位、签收人；附件、附注等内容。 2.4发文负责人签发发文前应当重点审核下列事项：格式的规范性，包括发文的格式是否符合起草公文的要求。主张的合法性，包括发文的主张是否合理、所依据的理由是否合乎法律规定和合同约定、所附的证据是否翔实充分。内容的严密性，包括文字表述是否准确无误、合乎逻辑，与相关发文是否保持衔接性和一致性。发文的可行性，包括是否确需发文、发文是否在约定的时限内、对方收文后是否会引起对我方不利的争议、发文是否能取得有利于我司的效果。2.5对其他单位的来文，项目资料员应及时送达项目经理或专
9、业公司经理进行审核签收。3. 发文流程注意点3.1对外发文应当以项目为单位进行统一编号。3.2以项目部名义起草的发文，由项目经理(备案项目经理和实际不一致的,应签署备案项目经理名字和执行经理名字)审核签发。以专业公司名义起草的发文，由专业公司经理审核签发。3.3对我司发文的签收应当确认签收人具有签收文件的权限，工程签证还需严格审查建设单位的签字人是否具有对工程现场签证的权限，若工程签证需加盖建设单位某印章，还应当审核建设单位是否书面确认该某印章的使用范围，以保证发文签收和工程签证的有效性。3.4建设单位拒签发文的，可以选择下列方式送达：发文经办人应及时按合同中注明的建设单位地址以邮政快递的形式
10、发给建设单位，并在快件详情单的“内件品名”一栏上写明发文的完整标题和文号。在建设单位地址不明确，采取邮政快递的方式无法送达时，还可采取公证送达，以公司名义委托公证处，对公司向建设单位发文的行为进行公证。合同或其他协议中明确约定了建设单位的电子邮箱并可通过电子邮件方式送达的，发文也可通过电子邮件方式进行送达。3.5发文已由建设单位签收的，应当保存签收的发文原件及签收资料。建设单位拒签后采取邮政快递或公证方式送达的，应当在发文后附邮局开具的发票和邮局出具的送达证明（签收回执）或公证处出具的公证书。通过电子邮件方式送达的，应当在发文后附已发送的电子邮件页面的打印件且网络系统中的电子邮件记录不能删除。
11、3.6涉及工期、质量、签证、费用补偿、对甲方及甲分包进行催促等事项发文，由项目经办人员草拟后，发至项目经理、专业公司条线负责人、相关条线负责人（如需要）、法务人员、专业公司副经理、经理，由上述人员依照职责进行各角度的审核、把关。 4检查与考核要点4.1各发文经办人员在发文前的资料收集、发文起草、发文送达和各负责人审核及相关人员的收发文归档工作，列入公司检查与考核项目。4.2发文监督检查分为三级检查机制，即专业公司对项目部的定期检查、总公司对专业公司的定期检查和检查组全面抽检三种方式。4.3检查的范围包括：发文的及时性、发文格式的规范性、发文理由的充分性、发文证据的翔实性、前后相关发文请求的衔接性以及发文归档的完整性。
