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1、合同与付款管理作业指引编号：SZVK-OM-01版 本：A/0生效日期：2008年8月1日合同与付款管理理作业指引1.流程要素1.1 流程目目标：实现公司合合同的规范化化管理，规范范付款流程，避避免法律风险险及提高资金金管理能力。1.2 流程主主要责任部门门: 各部门1.3 流程关关键业绩指标标(KPI):流程KPI责任部门/岗位位数据来源合同的出错率各部门总经理办公室合同审核及时率率各部门业务部门付款计划准确率率各用款部门月度资金计划付款差错率各用款部门、成成本管理部财务管理部付款及时性财务管理部财务管理部退票次数或帐号号资料错误单单数各业务部门财务管理部1.4流程关键键点(CP):流程关键
2、点关键点说明备注合同的审批、签签署5.4合同的履约及付付款5.4及时准确提交月月度付款计划划5.52.适用范围:2.1. 公司司各类合同的的签订、审核核、执行、归归档、反馈；2.2. 公司司所有对外付付款，含工程程付款及非工工程类费用支支付3.术语与定义义3.1. 散单单：各类付款款必须在集中中付款日进行行支付，其余余在非集中付付款日支付的的款项为散单单。地价款、政政府税费除外外。4.职责4.1. 经办办部门4.1.1. 起草合同文文本4.1.2. 办理合同报报批4.1.3. 合同基本信信息录入信息息系统4.1.4. 合同交底。4.2. 成本本管理部4.2.1. 工程、设计计合同成本测测算及审
3、核4.3. 财务务管理部4.3.1. 营销、管理理类合同审核核。4.3.2. 合同支付条条款、发票处处理防哪个市市和税务条款款合理性。4.3.3. 负责支付经经审批通过的的各类款项。4.4. 总经经理办公室4.4.1. 营销、设计计、土地合同同审核。4.4.2. 代表公司进进行各类合同同纠纷调解、仲仲裁或诉讼。4.4.3. 公司各类标标准合同的组组织制定、审审核、发布与与管理。4.5. 总经经理4.5.1. 对合同业务务的最终审批批进行授权。4.5.2. 对授权范围围内的合同行行使最终审批批权。4.6. 执行行部门4.6.1. 代表公司执执行合同条款款。4.6.2. 合同执行中中的内部和外外部
4、沟通。4.6.3. 负责提供集集中付款资金金计划、付款款所需各类资资料及审核。4.6.4. 对合同执行行情况进行评评估和总结，提提出改进公司司标准化合同同的建议。4.6.5. 出现履约纠纠纷时进行协协调。5. 工作程序序5.1. 合同同办理的原则则5.1.1. 合法性原则则：合同管理理必须全面符符合有关法律律法规及行业业规定，使得得公司的权益益能够依法受受到保护。5.1.2. 书面合同原原则A）必须签订书书面合同的三三种情况：n 工程类金额在人人民币10万万元以上的，非非工程类金额额在人民币11万元以上的的经济业务；n 工程类金额在110万元人民民币以下的，非工程类金额在人民币1万元以下，但由
5、于牵涉到验收、保修肖像权等无法即时清结的情况，则此种业务也必需签署合同；n 原合同单价、业业务范围、付付款条件、结结算时间等重重要条款需要要发生变化的的，须以补充充协议的方式式予以明确。 B）可以不签签书面合同的的三种情况：n 10000元（含含）以下的零零星业务采用用零星业务务申请及验收收单直接委委托；n 10万元（含）以以下的工程委委托书n 在原合同经济业业务范围内由由于数量的变变化所导致合合同实际结算算价超出原合合同假的经济济业务；n 根据双方所签署署的长期战略略合作协议而而直接以订单单形式进行委委托的；5.1.3. 招标原则：合同单位应通过过招标方式确确定，拟签合合同正文及其其补充协议
6、（包包括工程类合合同设计变更更与现场签证证协议、工程程保修协议、廉廉洁合作协议议），应作为为招标文件之之附件一并发发给投标单位位，投标单位位需对其进行行确认。但以以下情形除外外： A）某项业务务或产品已经经集团审批确确定了长期合合作伙伴； B）政府、行行业垄断或媒媒体广告等具具有垄断性质质的业务； C）按其他程程序文件要求求可以直接采采购的业务。5.1.4. 利益明晰原原则： 合同同应清楚地界界定、描述各各方的权利和和义务，以杜杜绝模糊、歧歧义、推委、扯扯皮现象；合合同中尤其应应有明确的、可可以界定清楚楚的合同价款款、结算办法法及付款方式式；如果合同同价款可能调调整，则应明明确调整依据据、调整
7、方式式（如何计价价、总价如何何最后确定等等），并就各各类变更，如如工程类合同同设计变更与与现场签证的的有效性、可可控性作出明明确规定。5.1.5. 标准文本原原则： 订订立合同应采采用公司统一一制订的合同同标准文本；尚未制订标标准文本的，参参照区域最相相类似的合同同标准文本。5.1.6. 事前签定原原则： 对对应该签定书书面合同书并并有款项收付付内容的业务务需事先签订订合同，然后后开始履行。特特殊紧急情况况下，应有审审批权限领导导的邮件审批批，但应在一一周内按已审审批邮件签订订书面合同，补补全手续。5.1.7. 诉讼原则（适适用于工程类类合同）：工工程类合同条条款中关于合合同争议解决决办法一律
8、采采用诉讼方式式解决，不得得选用仲裁或或其他方式。5.2. 公司司合同的类别别详见深圳圳区域各公司司合同分类及及编号管理规规范5.3. 标准准合同管理5.3.1 合合同标准文本本由相关业务务部门提出制制定、修改与与标准合同的的执行，总经经理办公室负负责标准合同同的审核和定定稿，并负责责标准合同的的统一发布实实施。5.3.2. 标准合同制制定以实现公公司利益最大大化为原则，合合同签署以签签署本公司标标准化合同和和不改变标准准化合同原条条款为原则，但但商务条款可可视交易内容容、合作方地地方强弱等具具体情形而有有所变更。5.3.3. 在客观条件件发生重大变变化（如国家家法律法规、政政府法令、客客户重
9、大投诉诉与诉讼、市市场变化等）使使原有标准文文本不再适用用时，由业务务部门提出修修订建议，由由总经理办公公室进行审核核，并会同财财务管理部、成成本管理部等等相关部门审审定。5.3.4. 总经理办公公室是标准合合同的管理部部门，负责持持续评审、改改进格式合同同文本。工程程类标准合同同日常管理由由采购管理部部负责。5.4. 合同同管理的一般般流程流程要点流程说明合同拟订1）各部门根据据业务需要及及订立合同的的原则拟订合合同文本；2）公司已发布布过标准合同同文本的（公公司标准合同同文本目录参参见标准合合同目录，应首先在标准文本的基础上以“修订”（明确标注修改）的形式进行拟订。如签约双方有特殊约定，可
10、以增加补充条款或对标准条款进行适当修改；3）政府有关部部门有强制性性规定、应采采用其提供的的示范合同文文本的，业务务部门应根据据公司利益草草拟补充条款款；公司尚未未制定或不宜宜采用合同标标准文本的业业务，应参照照区域最相类类似的合同示示范文本拟定定合同文本；4）公司与合作作方签定年度度战略合作合合同的，年度度内零星业务务可采用订单单的形式进行行。5）合同拟稿款款项支付规定定详合同拟拟稿款项支付付规定合同审批及签署署1）经办人根据据公司的合合同及付款审审批流程表报送合同审核、审批。所有合同由公司法定代表人或授权代表人进行签署（附授权委托书）；2）合同经双方方充分沟通后后由相对方签签署盖章后再再报
11、公司审批批签署盖章；3）学校、幼儿儿园等教育设设施及电力设设施资产移交交协议、项目目报批报建过过程中的政府府格式合同由由经办部门负负责人、成本本部负责人、财财务部负责人人、总经理办办公室、项目目总经理审签签。合同履行及付款款1）各合同执行行部门应严格格按照合同条条款履行合同同；2）合同履行过过程中，需要要对来往函件件或者单据进进行签字的，应应报部门负责责人审签；3）在合同对方方已经发生或或可能发生违违约、或者发发生与合同有有关的争议时时，经办人员员须及时向部部门负责人报报告同时抄送送总经理办公公室；4）合同一方当当事人提出解解除合同或因因客观条件发发生变化（如如不可抗力）需需要解除合同同的，应
12、按照照该合同订立立的审批权限限及流程履行行审批手续后后，才能签订订补充合同；5）当合同约定定的解除合同同条件成就，合合同对方据此此要求解除合合同或我方要要求解除合同同的，经办人人员应立即报报告总经理办办公室及部门门负责人，由由总经理办公公室负责解决决，经办人员员予以协助；6）合同执行部部门录入合同同管理系统中中付款计划信信息；相关负负责人或部门门跟进审核审审批；7）经办人办理理付款时应已已经取得对方方开具的合法法税务发票及及帐户资料。款款项结算一般般采用转帐方方式，特殊情情况下必须采采取现金结算算的，应事先先报财务管理理部审批。财财务管理部要要在付出款项项后一天内将将实际支付合合同款项的数数据
13、录入合同同管理系统。合同执行情况反反馈执行部门在履行行合同过程中中，应及时反反馈合同存在在的问题：1）如果合同的的执行由于条条款的模糊造造成纠纷，应应对条款进行行必要的明确确，或增加审审核点；2）如果因某些些合同条款缺缺失造成纠纷纷，按照合同同订立原则，制制定格式化条条款，并在以以后合同中使使用。合同归档1）对外签订合合同时原件至至少一式两份份（如另一方方或第三方需需要，可增加加份数），一一份交合同另另一方，一份份交总经理办办公室存档。2）经办人员对对合同履行过过程中的各种种双方确认的的清单、确认认书、补充协协议等文件材材料，也应作作为合同附件件交总经理办办公室及时归归档。3）总经理办公公室负
14、责公司司合同的编号号管理，并对对公司业务部部门报送的和和总经理办公公室认为应归归档保存的合合同进行分类类、编号、登登记及归档，以以保证存档的的合同内容完完整，具体审审查以下内容容（合同分类类及编号详见见深圳区域域各公司合同同分类及编号号管理规范）；A）合同各方当当事人是否签签字盖章；B）合同规定的的附件是否齐齐全；C）属于合同保保管范围的其其他材料是否否齐全。4）合同文本原原件保管期限限一般最短为为合同实际履履行完毕或终终止后三年，但但下列情况除除外： C）房地产产项目合作合合同、公司章章程、土地使使用权出让或或者转让合同同、项目主体体工程的设计计、施工合同同、外接物业业委托管理合合同应永久保
15、保存； D）商品房房买卖合同以以及其他与不不动产有关的的重大合同，保保管期限最短短为土地使用用权期满后两两年； E）其他合合同标的金额额在50万元元以上的合同同，保管期限限最短为履行行期满后五年年。5）涉及诉讼或或仲裁的合同同，相关人员员应在诉讼或或仲裁生效并并执行完毕后后一个月内随随案卷一起交交总经理办公公室存档保存存。6）因履行合同同而发生的结结算单据及发发票由财务部部负责保管，其其保存要求按按会计档案管管理规定执行行。合同使用登记1）合同档案全全文扫描存档档，网上查阅阅，合同资料料原件一般不不外借。2）因特殊需要要须调阅合同同资料原件的的，应在总经经理办公室办办理登记手续续；绝密级合合同的调阅，须须经办公室负负责人与调阅阅者所在的部部门负责人签签字批准。2）归还被调阅阅的合同时，如如在合同有被被损坏或缺失失的情况，借借阅人应向总总经理办公室室负责人作出出书面说明，按
