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1、拓展模块培训之四-公文写作TZ4提纲本部分主要针对电大在职教务人员特点,介绍常用的公务文书行政公文和事务文书的写作知识。教学要求1、导学要求熟悉容融会贯通明确特点规与程式教练结合点评文、病文2、自学要求掌握写作知识,把握写作要领；多读文例文,增加感性知识；勤于动笔动脑,强化有效训练。第一章 公文概述一、公文的概念及特点1、文书、公文及文件的概念文书是人们在社会实践中,为处理各种事物而形成的、具有特定效用的信息记录。包括行政公文、事务文书、公关文书、财经文书、法律文书和生活文书等常用文体。文书是公文、书信、契约的统称,外延最大。根据文体功用、行文方式及语言风格等方面的差异,文书可分为行政文体公文
2、、财经文体、法律文体及科研文体等种类。公文是党和国家机关、人民团体、企事业单位和其他法定的社会组织行使职权,处理公务的具有法定效力和规体式的文书,是治理国家、管理社会的重要工具。公文是公务文书的统称,外延较文书小；从广义角度说,为了工作需要而写作的各种文体都可以被称作公文。从狭义角度讲,公文分为两大块：中国共产党的公文,中国国家行政机关的公文及国家各部委机关的公文。文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。文件是具有特定版头的公文,外延小于公文。文书公文文件2、公文的特点公文具有如下几个特点：法定性：公文是由法宝机关或组织制发
3、,容具有法定权威和法定效力；政策性：公文是处理公务问题的工具,容要符合党和国家各项方针、政策；实用性：公文是为完成某项工作或者针对某公务活动而制发,为解决实际问题；时效性：公文有严格时间要求,是制发机关的法定地位所赋予的特定现实效用；规性：公文不是可以任意撰写的文种,其文体、格式有统一标准和要求。二、公文的分类公文也即公务文书,概括地说,主要包括两大种类：一类为行政机关公文或行政公文,即国家有关机构与部门正式规定的公文文种,它又称法定公文或通用公文,：如决定、通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要等；另一类为事务文书,即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书,由于适用于不
4、同的社会行业或领域,所以它又称通用文书或常用文书,如：工作总结、工作计划、调查报告、讲话稿和述职报告等。我们可以从不同的角度,依照不同的标准,对公文进行分类。常用的分类法有以下三种：1、按行文关系和行文方向分类可分为上行文、平行文、下行文三种。上行文是指下级机关向上级机关呈送的公文,如请示、报告等。平行文指同级机关或不相隶属机关之间的行文,如函等。通知有时也可作为平行文。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文,如决定、指示、公告、通知、通知、通报等。2、按照紧急程度分类可分为特急、急办和常规公文。公文容有时限要求,需迅速传递办理的,称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种,紧急公文应随到随办,
5、时限要求越高,传递、办理的速度也就要求越快,但要快中求准。3、按等级分类可分为绝密、秘密和普通公文。绝密、秘密公文又称文件,是指容涉及党和国家的,需要控制知密围和知密对象的文件。文件的密级越高,传达、阅办、保管的要求也越严。第二章 常用行政公文一、行政公文种类按照国务院办公厅颁发的国家行政机关公文处理办法的规定,国家行政机关的公文主要有十三种：命令令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。学校常用的公文文种主要有8种：决定、通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。1、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当
6、的决定事项。2、通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。3、通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。4、报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问、议案。5、请示适用于向上级机关请求指示、批准。6、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。7、函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。8、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文写作常见问题公文是开展工作、实施管理、做好服务,行使各种公务活动经常要使用的具有法定效力和规体式的文字材料,是传
7、达政策,发布规章,施行措施,指导、布置和商洽工作、交流经验的重要工具。从事任何公务活动,都离不开公文。在公文的写作和运转过程中,经常会出现这样和那样的问题,归纳起来,常见的问题有以下几种：1格式不规问题公文的格式具有规性和确定性,在国家行政机关公文处理办法中对公文的格式作了规性的规定。主要分为文头眉首部分、主文主体部分和文尾版记部分三个部分。常见的错误主要有：要素不全：如只有文头、主文,没有文尾。或者漏项,上行文不注明签发人；以领导签字代替公章；不加盖公章；公文标题不规：三要素不全、文种不规；数字使用混乱等现象。2不按隶属关系和职责围行文国家行政机关公文处理办法规定最基本的行文规则是：一是按机
8、关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示,上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外,在我们国家现行管理体制中,还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系,其中有些部门属双重领导,大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系,但在业务上的确存在指导与被指导的关系,也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责围行文。行文的容应是本机关职责围的事项,而不能超出,超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务,不仅在实践中行不通,而且会造成政令混乱。当然,不相隶属机关之间也有公文往来,那只能是商洽工作、通知事项、征询意见
9、等,而不存在请示、报告或布置任务的性质。三是授权行文。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合,按隶属关系和职责围又不具备布置工作提出要求的行文权限时,这就可以通过授权行文来解决。这里特别需要说明的是各级政府办公厅室的行文都具有授权行文的性质部事务除外。各级政府办公厅室以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构,对外行文都是代表政府和部门的,与本级政府和本部门的公文具有同等效力,下级机关部门都应贯彻执行,可不在文首或文中标注经*同意的字样。3越级行文的问题指越过自己的直接领导或下一级部门,直接向更高一级领导或基层部门行文。不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况
10、下不能破坏这种原则,破坏了,就会造成混乱,也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况,如发生重大的事故、突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题,可越级行文,特事特办,但要抄送被越过的上级机关。否则,对越级公文,可退回原呈报机关,或不予办理或答复。4越权行文的问题如果有涉及其它部门职责围的事项又未与其它部门协商,或虽经协商但未达成一致意见,不可以单独向下行文。一定要先会签有关职能部门,意见达成一致后再行文。如果擅自行文就构成侵权行为,会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况,有权责令纠正或撤销这类公文。现实中,这类情况时有发生,因此造成 文件打架、政出多门。解决这类问
11、题,应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通,通过联合行文或授权行文的方式解决。5直接报送领导者个人的问题请示直接报送领导者个人,其危害性大体上有四点：一是未经文秘机构签收、登记,成了帐外公文,公文的流向、处理情况不得而知,查无踪迹,成了断线的风筝；二是这类公文到了领导同志手里,领导同志也颇为难,批,没有部门的审批意见,只能以经验、凭感觉办事,往往失去决策的科学性；不批,也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当尚方宝剑,到有关部门要钱要物,借领导批示向对方施加压力,引起矛盾。所以,领导同志一般不受理这类直报的请示,而退给文秘机构统一签收、登记、分办,这便形成了公文倒流,
12、它破坏了公文处理的正常程序,造成了不必要的紊乱；四是领导批阅后,给文秘部门修改带来麻烦。从公文运转流程看,领导签发后的公文是不能随意修改的。如果公文中有不规的字、词、句子,文秘部门很难再作出修改。6向多个领导请示、多事请示问题一是同一件事情向多个领导请示,不同领导不同的意见,造成工作上的被动,不知道按哪个领导的意见办理。应按层级请示,先听取主管领导意见,再向其他领导汇报的事情。因此,请示公文只主送一个机关。相关的机关或部门采用抄送形式,以便主办机关征求意见或会签。二是一文一事。机关或部门都有明确分工,各自只能办理职责围的事,如果一文数事,必然涉及几个主管部门,给公文交办带来困难,即使勉强交办出
13、去,可能谁也不愿牵头办理,造成互相推诿、扯皮。三是同时抄送下级机关。请示容是未决事项,在上级机关还没有批准前,向下级机关抄送透露,会引起不必要的误会或矛盾,不利于工作的开展。因此,请示事项只能在上级机关答复或批准之后,通知下级机关。7报告中夹带请示事项报告和请示是两种不同的文种,适用围有明显的界限,不能混用。报告是向上级机关汇报工作,反映情况,或向上级机关提出意见、建议,供上级机关决策参考。上级机关对报告一般不作答复,如果报告中夹带请示事项,很容易误事。如果既想汇报工作,让上级掌握,又想请示解决问题,一般有两种办法解决：一是将报告和请示分开,形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主,将报告的容
14、作为附件,附在请示后面作为背景材料,让上级了解请示的充分理由。8自行发文,不经文秘机构统一办理个别部门不按规的程序办理,不经办公室同意或者领导授权,自行发文。任何公文的流转都要按正常的程序和渠道运转。收文的流程：收由文秘机构统一签收,拆封,清点分类,登记,拟办,分办,催办；发文的流程：发由文秘机构统一核稿,修改,分送领导签批,然后再回到文秘机构登记编号,缮印,校对,用印,分发。分发前,要经过复核或第一读者认真阅读无误后,才可照单分发。这样,无论是公文收进或发出,都经过专司公文处理工作的一个口子把关,就能保证公文在机关有秩序地运转,规办理,提高机关办事效率,保证公文质量。9语言不够简练、严谨,称
15、谓混乱的问题公文语言的特点：简练、庄重、生动。简炼。严格意义上的公文,其语言应简练到多一字不可,少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。例文：A：寒冷的冬天就要到了,我们处里还没有取暖电器,希望总务处尽量调拨给我们,好用来满足紧急需要。是不是可以,等待你们迅速答复。B：严冬在即,我处尚无取暖电器。请速调拨配给,以应急需。可否,盼复。A和B两篇例文,谁更简练,一目了然。怎样才能使文稿简练呢？一是要善于概括、归纳、提炼。二是要开门见山,少穿靴戴帽。三是少说空话套话假话。四是少用数概修辞法。庄重。指公文的语言端庄、持重、严肃。公文语言庄重的特点,还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：A、常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；B、常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特现通知通报、批示、批复、报告如下；C、常用的称谓词：本我办、贵你处、该单位；
