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1、常用公文写作概要：第一部分 公文的概念、种类及行文规则第二部分 常用公文写作的基本知识第三部分 公文写作中的常见错误第一部分 公文的概念、种类及行文规则一、公文的概念及其种类（一）概念公文随着文字的产生始于黄帝时代后汉书祭祀志载自 五帝始有书契”）。我国的国家公文产生于夏代，甲骨文是迄今 发现的最早的原始公文和最早的原始国家公文。公文最早称为：“书契”、“文书”、“文案”、“简牍” “公文”这一名称的最早使用，至迟在东汉末年。后汉书刘 陶传记载：“但更相告语，莫肯公文”。关于公文的作用，曹丕在典论论文中写道：“盖文章， 经国之大业，不朽之盛事”。刘勰在文心雕龙章表中写道： “章表奏议，经国之枢
2、机”，指明章、表、奏、议等公文是治理 国家的纽带与关键，一语就点出了公文作为治理国家、管理社会 的文字型工具的性能与作用的本质。公文处理办法办法第二条规定，行政机关的公文是行政 机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书， 是依法行政和进行公务活动的重要工具。（二）种类1. 按作用分专用公文（机关各部门在各自的业务范围内专门使用的业务 公文，在行政公文中，专用公文一般作为附件使用）技术公文（如说明书、图表等，在行政公文中一般作为附件 使用）通用公文（如行政公文、党务公文和法规性公文）2. 按方向分下行文平行文上行文3. 按党政机关分行政机关的公文种类与党的机关公文种类有所不同，主要
3、 有 13 种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、 议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党的机关公文种类主要有14 种，与行政机关的公文种类相 比，没有命令（令）、公告、通告、议案，另有决议、指示、公 报、条例、规定。党政公文文种对比行政机关公文 党政机关通用文种 党的机关公文（国发200023 号）（中办发199614 号）命令、士 请示决议公告报告指示通告通知公报议案通报条例批复 意见 函 会议纪要 决定规定（注意:党政机关公文中的“条例”非一般意义上的条例，见 中办发199614 号）二、公文行文规则 包括行文制度、行文原则、行文规范三部分内容。（一）行文制度 行文制
4、度集中反映了机关的特殊工作规律和规范要求，也是 公文写作区别与一般写作的一个显著特点。行文制度的三个基本 要素是行为关系、行文方向、行文方式，也就是说行文必须根据 严密的行文关系，沿着正确的行文方向，采取适当的行文方式进 行。1. 行文关系行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的体现。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。这种组织关系主要有以 下 4 种：一是领导和被领导关系，即：同一组织系统中的上下级之间 的直接垂直的关系，一般在上下一级之间。如国务院与各省（区、 市）政府，省政府与各地级以上市政府和省政府各部门、各直属 机构。二是指导与被指导关系。同一组织系统中的上级主管业务部 门与
5、下级业务主管部门之间的关系，如省教育厅与各市教育局。三是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。如省政 府与县、乡镇政府。四是非隶属关系。同一组织系统中的同级机关之间的关系，如广东省政府与国 家部委、广东省政府与各省（区、市）政府、各地级市政府与省 政府各部门之间是非隶属关系非同一系统的任何机关之间的关系，如广东省政府与省军 区、中央驻穗企业，省发展改革委与省委宣传部。2. 行文方向一般分为上行文、下行文、平行文，还有泛行文。3. 行文方式一是从行文对象分:逐级行文、越级行文、多级行文、普发行文、通行行文二是从发文机关分:单独行文、联合行文三是从对象主次分:主送、抄送(二) 行文原则1. 确
6、有必要2. 党政分开3. 明确关系4. 规范行文5. 其他规则(三)行文规范1.上行文2.下行文3.平行文4. 联合行文(1) 联合行文必须具备三个条件 :一是协调一致;二是不相隶 属;三是级别相同。(2) 联合行文的形式：同级政府、同级政府各部门、上级政 府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关 可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行 文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。（3）联合行文的注意事项：应当明确主办机关。联合机关不宜过多。 向上级或下级联合行文时，要把共同的上级或下级机关列为 主送机关。发文机关的排列顺序：行政机关联合
7、行文，主办机关排列在 前；与其他机关联合行文，按党、政、军、群的顺序排列。发文字号标注：行政机关联合行文，标注主办机关的发文字 号；与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文 字号，也可以协商确定，但只能标注一个发文字号。会签：主办单位先签署意见，协办单位依次会签，一般不使 用复印件会签。用印：上行文由主办单位加盖印章即可，下行文则联合行文 的机关全部盖章。5. 部门行文 机关各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级基 层单位的有关业务部门行文。政府各部门（包括议事协调机构） 除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不 得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级
8、政府批转或由 本级政府办公厅（室）转发。因特殊情况确需向下一级政府正式 行文的，应报经本级政府批准，并在文中标明经政府同意。（例： 民援函字200601 号文）部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。其含义： 部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统） 制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审 批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只 能以函的形式行文。函的形式是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。 以函的形式行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相 符的文种。6. 公文的语言准确、平实、简明、庄重三、几个具体问题的说明（一）
9、关于电报的紧急程度公文（特急、急件）电报：特提 24 小时特急 3 天加急 5 天平急 10 天（二）公文密级（凡未标明的）绝密：30 年机密：20年秘密：10年三）关于“主要负责人”的含义指各级行政机关的正职或主持工作的负责人第二部分 常用公文写作的基本知识 重点突出对每种公文的类型、注意事项进行讲述，其概念 特点和写作格式只作一般表述，印有现成的资料可参阅，且每种 公文的格式要求均相同。（一）概念请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文 文种。适用范围： 向上级机关请求指示、批准的事项。 陈述意见，请求指示。提出问题，请求帮助。说明情况，请求裁决。提出建议，请示解决。（二）特点
10、行文方向的定向性行文内容的请求性行文目的的求复性行文时机的超前性请求事项的单一性（三）类型 从内容目的的角度，通常分为如下几类：1. 求示性请示（例：粤府2004121号文）2. 求准性请示 （例：粤府2004102号、江府报200538 号、粤府2004136号、粤办函2005596号文）3. 求批性请示（例：粤府函2001455 号文）（四）写作 请示的结构写法：标题、主送机关、正文和落款署时等。 请示的标题由发文机关、事由、文种三者构成。正文可分三部分：一是事由；二是请示事项；三是结尾。 请示的格式要求（五）注意事项1. 坚持一文一事。（例：粤经贸（中小局）2005959号、 粤民区20
11、0540 号文）2. 不能越级请示。（例：海府200559 号文）3. 不要多头主送。（例：南委发200158 号文4. 请示原则上不同时抄送下级机关。5 除领导直接交办或特别紧急的事项外，请示不得直接送领 导者个人。（例：粤经贸（中小局）2005818 号文）6. 关于并报省委、省政府请示件的办理。（粤办函2001676 号文）二、报告（一）概念 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询 问时使用的一种公文文种。（二）特点行文的单向性时限的不定性内容的广泛性写法的灵活性（三）类型 按其行文的目的作用不同，可分为工作报告（粤府2004 71 号）、一般情况报告（例：粤府明电2005
12、35号文）、答复 上级机关询问报告（例：粤府200536 号文）等；按其内容和表达的形式不同，可分为专题报告（例：粤府 2006138 号文）和综合报告。（四）写作 报告的结构和写法：标题、正文、落款 报告的格式要求1报告写作的一般要求主题要明确，思想要清晰；观点要鲜明，内容要真实； 重点要突出，文字要简练。2综合报告的写作要求点与面的关系；详与略的关系；事与理的关系。3专题报告的写作要求速度要快；内容要专；情况要实；篇幅要短。（五）注意事项1. 报告中不能夹带请示事项。（例：粤民救200523 号文）2. 该用报告时不要用函。（例：粤三峡办函20064 号、 江府200575 号、粤府外20
13、02213 号、粤发改综2005 282 号文）三、通知（一）概念 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关 的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事 项、任免人员。（二）特点使用范围的广泛性。文种功能的指导性。 行文方向的不确定性。（三）类型大体可分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四大 类。1. 批转通知：批转下级机关公文，常见的有如下几种情况： 批转重要的行政措施；批转带有普遍性的重要事项的解决意见； 批转需引起各地重视和执行的重要问题。（例：粤府函2001 455 号文）2. 转发通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。 （例:粤府200558 号
14、、粤办函2004275号、粤府函2004 296 号文）3. 传达通知：用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周 知或执行的事项。主要有：（1）印发通知。（例：粤府办200427 号文）（2）单项事项通知。（例：南航党20021 号、粤办函 2005220 号、粤办明电200454 号文）（3）会议通知。（例：粤办明电2005144 号文）4任免通知。任命和免去干部职务，在地方行政机关用通 知。（例：粤人发2002195 号文）（四）写作通知一般包括标题、主送机关、正文、落款等四个组成部分。 标题：由发文机关、事由、文种组成，有时只用事由、文种构成。 主送机关：指公文的主要受理机关，应用全称或
15、规范化简称。正 文：一般包括三方面内容：引据；主体；结语。落款：包括发文 机关和成文日期。写作要求：明确行文目的；抓住主要内容；文 字表述准确。（五）注意事项 1不能超越职权，给不相隶属机关发文。2不能混淆公文与事务文书。 3不能向上级发通知。（例：穗府200352 号文） 4不能与通告混淆。5转发性通知不能照抄照搬。四、通报（一）概念 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（二）特点 应用的广泛性。通报是适用范围较广的文种。 事实的真实性。真实性是通报的生命，通报的任何情况，都 必须是真实的，不能有差错，更不能胡编乱造。内容的典型性。通报的内容都是比较新颖的具有代表性的重 要事件。行文的及时性。（三）类型 根据其适用范围，可分为三类：1. 表扬性通报。
