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1、一、采购工作岗位描述（一）、采购的职责1、公证诚实 采购人员必须公平、公开、公证的方式评选供应商，在可选的范围内获得供应商的配合和信任，不可私下和供应商达成某些协议，更不可有欺瞒和不道德的行为2、廉洁奉公 采购人员不可惟利是图，更不可利用职位之便对供应商威逼利诱，达成中饱私囊的目的3、负责敬业 采购人员应在有敬业精神，积极主动通过合法合理的手段采购到所需的产品，保障企业获得的合法的利益及利润得到体现，并能正常的规避一定的市场风险4、虚心耐心 采购人员在日程工作中应本着互惠互利的原则，与供应商平等相处。与供应商谈判、议价的过程中，需要有忍耐、等待的修养，努力做到双赢局面（二）、采购的工作范畴1、
2、职权范围 A、采购申请单的核实 B、跟踪审核过程及提出采购建议 C、供应商的审核和选择 D、产品的采购和建议定价 E、产品的销售以及发放使用的了解 F、采购产品的检验G、采购付款2、工作范畴 A、主营产品的采购 B、非主营产品的采购 C、行政办公用品的采购D、库存确认、管理3、工作的分类 A、日常工作a) 供应商的了解、沟通、拜访，市场整体动态的把握，对所能掌握的资源进行整合b) 产品的价格、类别、规格参数、升级换代、发展趋势、市场占有度、售后服务等方面进行整理、分类、统计，分析产品可能存在的市场风险c) 对采购时出现的问题、情况的总结分析，提出改进意见建议d) 各部门发生的采购进行登记，采购
3、物品发放使用的协调e) 已完成采购流程的项目进行统计、分析，合理拟定预采购项目做出采购计划 B、职能工作a) 保障采购流程的顺利进行，对流程进行坚控，发现并及时停止或放弃可能出现问题的采购项目b) 对产品和供应商进行的选择，合理规避风险并获取最大的利益利润空间c) 充分了解市场，对产品合理定建议价，满足销售人员及客户的需求，以达到顺利完成销售d) 配合相关部门对产品进行检验，满足要求的产品给予采购，并催交产品协助入库发放e) 跟踪产品的销售，联系供应商做好售前、售后服务工作f) 在协议或现款的条件下进行采购付款 C、机动安排a) 公司临时安排事务的处理b) 自购产品的上门采购c) 产品知识的学
4、习，专业技能的培训4、IT产品的分类A、数码产品类： 数码：手机、数码相机、U盘、MP3、MP4、摄像头、DV摄像机、移动硬盘、PDA掌上电脑、录音笔配件：耳机、蓝牙设备、镜头、闪存卡、数码伴侣、闪光灯、充电器、读卡器、三脚架 B、DIY配件类： DIY：CPU、内存、硬盘、音箱、主板、显卡、机箱、散热器、光驱、光存储、鼠标、键盘、电源、键鼠套装、声卡、鼠标垫扩展：TV卡、RAID卡、SCSI卡、视频采集卡、硬盘及光驱盒、其他C、台式整机类： 笔记本、台式机、笔记本配件、工作站、准系统、笔记本电池D、显示设备类： LCD液晶显示器、CRT显示器、数字电视、投影机、幕布、投影灯泡、展台E、网络设
5、备类： 网络：服务器、交换机、网卡、路由器、防火墙、服务器CUP、网关、集线器、硬盘、内存、Modem、KVM切换器、配件无线：网卡、上网卡、路由器F、外设软件类： 外设：打印机、一体机、绘图仪、扫描仪、UPS电源、喷墨耗材、激打耗材、复印机、传真机软件：杀毒软件、文件处理、数据库、操作系统、财务管理（三）、采购的前期准备1、收集信息 A、确定所采购产品的库存情况 B、确定采购资金的来源和预算 C、掌握所采购产品的品名、类别、规格、使用要求、售后技术支持等参数 D、调查市场行情 E、收集相关资料包括：厂家、升级换代品、品质等2、寻价 A、确定寻价对象 B、填写寻价表格 C、整理报价资料 D、选
6、择议价对象3、比价、议价 A、确定议价目标额 分析采购成本，拟订产品底价，设定议价目标额 B、决定采购条件 向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等 C、比较供应商报价 综合分析各厂家报价，从优而定 D、考虑市场风险 考虑近期价格上下的涨浮以及市场风险控制库存 E、估算费用 估算出成本费用，便于采购完毕后的定价 F、其他 在比价、议价时还应比较各个供应商的付款条、交货条件、发运情况等4、评估 A、同规格产品应同时有多家供应商参加询价、比价、议价 B、是否为信誉良好的供应商 C、是否有必要办理售后服务 D、供应商的供应能力是否能保障按期交货，商品品质是否有保
7、障 E、是否有必要开具发票（四）、采购计划的实施1、决定 A、选择合适的供应商 B、签定采购合同或者直接现款交易2、请购 A、按产品计划计算请购数量和交货期 B、申请采购单上应详细注明与供应商议定的买价条件 C、分批交货应在采购定单上注明分批交货时间表3、下单 A、将计定的采购要求通知供应商 B、向供应商确定价格、品质、交货期等条件（五）、采购过程跟踪1、协调与沟通 A、对能否达到交易条件供应商应及时答复 B、对选定的供应商无法及时协调联络时，以确定一个合适的交易交货期2、催交 A、无法于约定日期交货时联络申请采购人或者部门，并进行交期异常控制 B、对已逾期交货的供应商应加紧催交或者更换其他供
8、应商 C、控制长期合同的交货3、验收 A、进货品质验收 B、进货数量验收（六）、采购后续工作1、核对各种手续是否完整，不完整要及时补齐相关手续2、对供应商开具的发票的抬头、内容、金额等进行核实3、核实是否有预付款或暂借款4、是否需要扣款5、按照公司的财务付款制度进行付款二、完整的采购流程及步骤（一）、采购流程图客户需求收集NOYES确认需求采购申请NO相关部门审核YES收集采购产品信息询价、议价、定型NO供应商选择条件YES下单采购验收产品、入库验收发票付款（二）、采购步骤1、决定采购需求申请人或申请部门填写采购申请表，审批后交采购部门2、比较采购货源 采购部接收审核完成后的采购申请表后立即进
9、行产品定位、寻价工作，并填写寻价单3、选择供应商 根据寻价单提供的可选产品供应商的信息进行产品比对，选择出最符合条件的产品供应商4、采购定单处理 选择好供应商并和申请人或申请部门沟通后确定采购意向，当采购意向确定后向选定的产品供应商下单采购5、采购定单跟踪 下单后对供应商进行督促，使其及时按照合同签定的条件供应产品6、收货/库管管理 对供应的产品进行鉴定检查，检查符合合同签定的采购要求后交于库房入库或入库后直接交于申请人7、销售建议价格的制定 根据适当的条件列出具体的销售建议价格8、发票验收 要求供应商开具发票，交于财务部审核，审核真实后方可进行付款操作9、采购付款 合理利用于产品供应商签定商
10、榷的现款、折扣、帐期等政策进行采购产品的付款10、采购统计 产品采购完成后对发生的采购进行统计填写采购统计表，对发生的采购数据进行比对，提交财务统计出利润比为下次采购做准备11、计划预采购根据采购数据的统计或由申请人提供的信息，对将可能发生的采购意向进行统计并填写计划预采购表，提前对要采购的产品、供应商、供应价格、帐期、现金折扣等进行统计，以达到利润比最大化的目的三、采购的文件类型1、采购申请表（见附件1）2、寻价表（见附件2）3、采购定单（见附件3）4、采购合同（见附件4）5、采购统计表（见附件5）6、计划预采购产品表（见附件6）7、资金申请单（见附件7）8、供应商调查、评估表（见附件8）四
11、、供应商的选择条件询议价供应能力调查NOYESYESNO记录维护考核及复核填写相关表格签订采购协议或现款采购符合条件合 格资料收集及初评索样或试用品质确定（一）、供应商选择流程图（二）、供应商选择条件1、价格： A、价格水平：价格空间在同行内较大 B、价格历史：产品渠道来源良好并能给予帐期支持2、质量： 在业内有良好的口碑，产品渠道来源正宗，产品质量稳定可靠3、交货： A、准时交货：按照合同商榷的时间准时交货 B、数量：产品数量储备充足 C、发运状况：良好的发运条件，以送货上门首选4、服务： A、可靠性：有维修站并维修能力强 B、创新：上门维修、快修服务、备用产品更换服务等服务 C、客户服务：
12、及时、稳定、便利、快捷五、建议价格制定条件根据市场同类产品的走势，结合申请人或申请部门以及客户类型和要求，同时兼顾供应商提供的折扣、帐期、物流配送成本、利润比等方面的条件，制定出合理的建议销售价格，更好的为销售人员销售产品服务。主要依据以下六点：1、产品采购价格2、同类产品市场走势 3、供应商额外收费4、销售利润比5、市场上可供应的产品数量以及产品的饱和度5、采购、销售时产生的货物流动成本6、所采购产品的供应商、代理、厂家等可能产生的现金折扣、返利等六、付款条件 为了更好的和供应商建立良好的采购关系，在不损害公司的利益前提下根据签定、商榷的付款条件付采购款。主要依据以下二点：1、 现款采购产品
13、商榷完毕价格、保修、发运等条件并要求供应商开具发票，在供应商交付采购产品前填写申请付款单并办理好相关手续，待采购产品、发票验收完成后付清采购款 2、 帐期采购产品商榷完毕价格帐期、保修、发运等条件后将完整填写的采购合同签字盖章传真到供应商处，并要求供应商签字盖章回传，在双方商榷的帐期时间内付清采购款七、附件附件1：新创源科技有限公司采购申请表（模版）编号：申请人申请人部门申请时间要求到货时间具体采购项目基本类别名称基本规格参数及配置数量备注采购资金来源 申请人 申请人部门 产品接受方 公司部门意见负责人： 年 月 日财务意见负责人： 年 月 日总经理意见负责人： 年 月 日附件2：寻 价 单 （模版）产品名称供应单位电话联系人现款价账期价供应数量发运条件
