《第九章采购管理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第九章采购管理（17页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第九章 采购管理9.1 系统概述9.1.1 功能概述采购管理是财务及企管软件购销存系统的一个子系统，它的主要功能包括以下几个方面。 采购订单管理 采购订单管理包括采购订单的编制、采购订单的审核，动态掌握采购订单的执行情况，并向拖期交货的供应商发出催货函。 采购业务处理 采购业务处理主要包括采购入库、受托代销入库、采购退货、采购结算等内容。采购管理系统处理采购入库单、采购发票，并根据采购发票确认采购入库成本。 采购账簿及采购分析 采购管理系统可以提供各种采购明细表、增值税抵扣明细表、各种统计表及采购账簿供用户查询。同时提供采购成本分析、供应商价格对比分析、采购类型结构分析、采购资金比重分析、采购
2、费用分析、采购货龄综合分析。9.1.2 采购管理系统与其他系统的主要关系采购管理系统与其他系统的主要关系如图9-1所示。库存管理系统管理采购管理存货核算应付款管理采购入库单基础设置存货成本采购入库单付款信息采购发票图9-1采购管理系统与其他系统的主要关系 采购管理与系统管理共享基础数据。也就是说，采购管理需要的基础数据既可以在系统管理中统一设置，也可以在采购管理中自行录入，最终都是由各模块共享；采购管理中录入的采购入库单，可以在库存管理中审核确认，以证明入库单上的货物已经入库；采购管理中录入的采购入库单，需要在“存货核算”中记账，以确认存货的入库成本，并生成入库凭证；采购管理中录入的采购发票，
3、在进行采购结算处理后，自动传递到应付款管理，以记载应付款明细账；在应付款管理系统完成付款处理和编制记账凭证的同时，回写采购发票有关付款制单的信息。9.2 采购管理系统日常业务处理9.2.1 采购订单管理 采购订单也称为采购合同，是企业与供应商之间签定的一种购销协议，主要内容包括采购什么货物，采购数量，由谁供货，什么时间到货，到货地点，运输方式，价格，运费等。采购订单管理的内容包括订单的录入、审核、关闭、查询等。 填制采购订单 当与供货单位签定采购意向协议时，可以将采购协议以订单的形式输入计算机，并打印出来报采购主管审批。 已录入未审核的订单状态显示为“输入”。未经审核的订单可以修改、删除。 订
4、单审核 订单输入到计算机保存后，只有经过审核，才能在录入采购入库单或采购发票时参照使用。审核订单可以有3种含义，可以根据企业需要选择其中一种。 已由供货单位确认。 如果订单是由专职录入员输入的，由业务员进行数据检查，确认订单内容正确。 经过采购主管批准了的订单。 已审核订单，在订单的底部显示审核人的姓名，状态显示为“审核执行”。已审核订单不能直接修改、删除，如果需要修改，必须先取消审核。 采购订单审核后，可以在“订单执行明细表”和“订货统计表”中查询。 订单执行 订单执行分为两种：一种是以采购的货物入库为依据；一种是以取得发票为依据。凡是根据采购订单进行的采购业务，货物到达后填制入库单、发票时
5、，必须正确注明订单号，否则不能正确统计出订单的执行情况。 订单关闭 采购订单执行完毕，也就是说某采购订单所订货物已入库并且已付款取得采购发票后，该订单就可以关闭了。对于确实不能执行的某些采购订单，经采购主管批准后，也可以关闭该订单。订单关闭采用人工关闭。 已关闭订单状态显示为“关闭”。若订单已关闭，则不能在填制采购入库单和采购发票时用做参照。已关闭的订单可以重新进入。 订单查询 订单列表可以将本年度的采购订单以列表的形式显示出来，以便于快速查询订单。通过订单查询功能，可以查询订单的到货执行情况，订单中各存货的到货执行情况，对于拖期执行的订单，可以向供应单位发催货函。9.2.2 采购入库业务 按
6、货物和发票到达的先后，将采购入库业务划分为单货同行、货到票未到(暂估入库)、票到货未到(在途存货)3种类型，不同的业务类型相应的处理方式有所不同。 单货同行业务 当采购管理、库存管理、存货核算、应付款管理、总账集成使用时，单货同行的采购业务处理流程如图9-2所示。凭证凭证制单发票制单（应付款系统）采购入库单录入（采购管理）采购入库单审核（库存管理）采购入库单记账（存货核算）借：原材料 贷：物质采购采购入库单录入（采购管理）借：物质采购应交税金贷：应付账款审核、记账（总账系统）录入付款单（应付款系统）借：应付账款贷：银行存款凭证核销制单结算图9-2 单货同行的业务处理流程 从图9-2可以看出，对
7、于单货同行业务，在采购管理系统需要做的工作有以下三步。 录入采购入库单 采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的入库单据。采购入库单既可以直接填制，也可以由复制“采购订单”或者复制“采购发票”或者复制其他的“采购入库单”生成。 录入采购发票 采购发票是从供货单位取得的进项税发票及发票清单。采购发票按发票类型分为专用发票、普通发票、运费发票;按业务性质分为蓝字发票、红字发票。 采购发票既可以直接填制，也可以从“采购订单”、“采购入库单”或其他的“采购发票”复制生成。 采购发票不需审核，待采购结算后会自动输入审核人的姓名。 进行采购结算 采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管
8、领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。在本系统中采购结算是针对采购入库单，根据发票确认其采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算和手工结算两种方式。 自动结算是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等采购入库单和采购发票进行结算。 使用“手工结算”功能可以进行正数入库单与负数入库单结算、正数发票与负数发票结算、正数入库单与正数发票结算、费用发票单独结算。手工结算时可以结算入库单中部分货物，未结算的货物可以在今后取得发票后再结算。可以同时对多张入库单和多张发票进行报账结算。手工结算还支持到下级单位采购，付款给其上级主管单位的结算，支持三角债结算，
9、即支持甲单位的发票可以结算乙单位的货物。 在实际工作中，有时费用发票在货物发票已经结算后才收到，为了将该笔费用计入对应存货的采购成本，需要采用费用发票单独结算的方式。 货到票未到(暂估入库)业务 暂估是指本月存货己经入库，但采购发票尚未收到，不能确定存货的入库成本，月底时为了正确核算企业的库存成本，需要将这部分存货暂估入账，形成暂估凭证。对暂估业务，系统提供了3种不同的处理方法。 月初回冲 进入下月后，存货核算系统自动生成与暂估入库单完全相同的“红字回冲单”，同时登录相应的存货明细账，冲回存货明细账中上月的暂估入库。对“红字回冲单”制单，冲回上月的暂估凭证。 收到采购发票后，录入采购发票，对采
10、购入库单和采购发票做采购结算。结算完毕后，进入存货核算系统，执行“暂估处理”功能，进行暂估处理后，系统根据发票自动生成一张“蓝字回冲单”，其上的金额为发票上的报销金额。同时登记存货明细账，使库存增加。对“蓝字回冲单”制单，生成采购入库凭证。 单到回冲 下月初不作处理，采购发票收到后，在采购管理中录入并进行采购结算；再到存货核算中进行“暂估处理”，系统自动生成红字回冲单、蓝字回冲单，同时据以登记存货明细账。红字回冲单的入库金额为上月暂估金额，蓝字回冲单的入库金额为发票上的报销金额。在“存货核算”|“生成凭证”中，选择“红字回冲单”、“蓝字回冲单”制单，生成凭证，传递到总账。 单到补差 下月初不作
11、处理，采购发票收到后，在采购管理中录入并进行采购结算；再到存货核算中进行“暂估处理”，如果报销金额与暂估金额的差额不为零，则产生调整单，一张采购入库单生成一张调整单，用户确认后，自动记入存货明细账；如果差额为零，则不生成调整单；最后对“调整单”制单，生成凭证，传递到总账。 以单到回冲为例，暂估处理的业务流程如图9-3所示。当月，货到票未到：暂估制单填制暂估入库单(采购管理)暂估入库单记账(存货核算)借：原材料 贷：物质采购蓝字回冲单制单填制采购发票(采购管理)采购结算(采购管理)暂估处理(存贷核算)借：原材料（红） 贷：物质采购（红）借：原材料 贷：物质采购下月发票到:图9-3 暂估业务处理流
12、程对于暂估业务要注意的是在月末暂估入库单记账前，要对所有的没有结算的入库单填入暂估单价，然后才能记账。 票到货未到(在途存货)业务 如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到达后，再一并输入计算机做报账结算处理。但如果需要实时统计在途货物的情况，就必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填制入库单并做采购结算。9.2.3 采购退货业务由于材料质量不合格、企业转产等原因，企业可能发生退货业务，针对退货业务发生的不同时机，软件中采用了不同的解决方法。 货到未做入库手续如果尚未录入采购入库单，此时只要把货退还给供应商即可，软件中不用做任何处理。 记账入库单的
13、处理 入库单未记账即已经录入“采购入库单”，但尚未记入存货明细账。此时又分3种情况。未录入“采购发票”：如果是全部退货，可删除“采购入库单”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单”。已录入“采购发票”但未结算：如果是全部退货，可删除“采购入库单”和“采购发票”；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单”和“采购发票”。已经录入“采购发票”并执行了采购结算：若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改“采购入库单”和“采购发票”，若结算后的发票已付款，则必须录入退货单。 入库单已记账 此时无论是否录入“采购发票”，“采购发票”是否结算，结算后的“采购发票”是否付款，都需要录入退货单。
14、 付款采购发票的处理 采购发票未付款当入库单尚未记账时，直接删除“采购入库单”和“采购发票”，已结算的“采购发票”需先取消结算再删除。当入库单已经记账时，必须录入退货单。 采购发票已付款此时无论入库单是否记账，都必须录入退货单。 退货处理退货业务处理流程如图9-4所示。结算制单红字发票制单（应付款系统）退货单录入（采购管理）退货单审核（库存管理）退货单记账（存货核算）借：原材料（红） 贷：物质采购（红）红字发票录入（采购管理）借：物质采购（红）应交税金（红）贷：应付账款（红）审核、记账（总账系统）录入付款单（应付款系统）借：应付账款（红）贷：银行存款（红）凭证核销制单图9-4 退货业务处理流程9.2.4 现付业务所谓现付业务，是当采购业务发生时，立即付款，由供货单位开具发票。现付业务处理流程如图9-5所示。现结制单（采购管理）填制采购发票（采购管理）现付处理（采购管理）借：物质采购 贷：银行存款图9-5 现付业务处理流程9.2.5 受托代销业务 受托代销业务是指商业企业接受其他企业的委托，为其代销商品的行为。
