公文管理办法

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1、山东国顺宏基集团公文管理制度第一章 总则第一条为规范公文管理，提高工作效率， 维护公文管理的严肃性，结合公司实际，制定本制度。第二条公文管理职责。（ 一 ） 综合部是公司公文的执行与监督机构， 负责公司公文的打印、用印、发放、立卷、归档工作，各单位上报公文和收到外部公文的分类转报、传递、立卷、归档工作，及检查各单位的公文处理活动。（ 二 ） 各部门、 单位必须严格执行公文管理程序， 根据职权范围认真做好公文管理的各项工作，具体负责公司归口公文的拟稿、打字、校对、核稿、报批，以及本部门、单位公文的拟稿、打字、校对、核稿、报批、打印、用印、发放、立卷、归档工作。第二章 公文分类第三条 公文根据发文

2、主体可分为内部公文和外部公文。（ 一 ） 内部公文。1. 公司公文：发文单位为公司的公文。2. 分公司公文：发文单位为分公司的公文。3. 职能部门公文：发文单位为职能部门的公文。（ 二 ） 外部公文：来自于政府机关、社会团体、协会、中介机构、集团等外部单位的公文。第四条 公文根据文件内容可分为决议、 决定、 通知、 通报、报告、请示、批复、函、纪要等。（ 一 ） 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。（ 二 ） 决定： 适用于对重要事项作出决策和部署、 奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（ 三 ） 通知： 适用于批转下级单位公文， 转发上级单位和不相隶属单位的公文，

3、传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项，以及任免人员等。（ 四 ） 通报：适用于表彰先进、 批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（ 五 ） 报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况， 回复上级单位的询问，报告不需上级单位答复。（ 六 ） 请示：适用于向上级单位请求指示、批准， 请示事项一般需上级单位给予批复。（ 七 ） 批复：适用于答复下级单位请示事项。（ 八 ） 函： 适用于不相隶属单位之间商洽工作、 询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项， 非重要事项也可用函的形式下发。（ 九 ） 纪要：适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。第五条 公文根据发文载体可分为文件和便函。（

4、一 ） 文件：发文单位为公司，用于发送公司的决定、意见、通报、通知、制度、请示、报告和批复等重要内容。项目部根据工程实际， 可以对业主、 监理等外部单位发送与工程有关的事项的请示、说明、通知等内容的文件。（ 二 ） 便函：发文单位为分公司、 职能部门或直属项目部，用于发送分公司、 职能部门或直属项目部的通报、 通知等一般内容。第三章 公文格式第六条 公文一般由机密等级、紧急程度、发文单位标识、文件编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（ 一 ） 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位

5、排列在前。（ 二 ） 文件编号由发文单位代字、 年份、 发文顺序号组成： XXXXXK X号。1. 发文单位代字如下：国顺集团：山东国顺宏基集团有限公司；国顺综合：山东国顺宏基集团有限公司综合部；国顺企管：山东国顺宏基集团有限公司企业管理部；国顺财务：山东国顺宏基集团有限公司财务部；国顺物资：山东国顺宏基集团有限公司物资部；国顺技经：山东国顺宏基集团有限公司技经部；国顺监察：山东国顺宏基集团有限公司监察部；国顺市场：山东国顺宏基集团有限公司市场开发部；联能电力：山东联能电力设计有限公司；国顺建设：山东国顺工程建设有限公司；国顺丽城：淄博丽城公共设施投资有限公司。2. 年份：全称用六角括号“”括

6、入，如“2016”代表 2016 年度发送的公文。3. 发文顺序号： 由公文发放单位分别顺序编号， 使用阿拉伯数字标注，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1 不编为01 ），在阿拉伯数字后加“号”字，如山东国顺宏基集团有限公司 2018 年发送的第 1 号文件，文件编号为“国顺宏基 2018 1号”。4. 便函编号： 同文件编号规则， 但单独编号， 不与文件混编。5. 编号主体： 公司公文由综合部统一编号， 其他公文由发文单位负责编号。（ 三 ） 公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，上行文应当标明发文单位， 下行文可省略发文单位。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一

7、般不用标点符号。（ 四 ） 主送单位指公文的主要受理单位， 应当使用全称或者规范化简称、统称。（ 五 ） 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（ 六 ） 公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。（ 七 ） 成文日期以负责人签发的日期为准。（ 八 ） 公文如有附注（需要说明的其他事项） ， 应当加括号标注。（ 九 ） 公文应当标注主题词， 上行文按照上级单位的要求标注主题词。（ 十 ） 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。第七条 公文用纸一般采用国际标准 A4（ 21OmmX297m）， m表头向上、向左，左侧装订。第四章 行文规则第八条行文应当确有必要，注重效用。第九条行文关系

8、根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第十条公司可以直接向上级主管单位、下级单位行文。各分公司、职能部门在自己的权限范围内，可相互行文， 但不得对外行文。第十一条 “请示”应当一文一事。一般只写一个主送单位，需要同时发送其他单位的， 应当用抄送形式， 但不得抄送其下级单位。 下行文和平行文应同时抄报发文单位的上级领导和分管领导。 “报告” 不得夹带请示事项， 请示事项不得以 “意见” 上报。第十二条 对上级单位的来文，公司如无具体贯彻意见，可按保密要求原文翻印 （复印） 加盖转发部门章下发， 不再重复行文转发，收文单位应按照执行。第五章 公文签发审批权限第十三条发文单位为公司的，

9、须报总经理审批，涉及公司重大人事调整、组织架构调整及制度下发的，须报董事长审批。第十四条发文单位为分公司、职能部门或直属项目部的，须报分公司、 职能部门或直属项目部负责人审批， 涉及公司重大事项的，须报分管领导审核、总经理审批。第十五条集团或公司授权管理制度另有规定的，从其规定。第六章 发文办理第十七条发文办理指制发公文的过程，包括拟稿、打字、校对、审核、签发、打印、用印、分发等程序。以公司名义发文，具体包括： 公司主办单位负责人拟稿，分管领导审核，送总经理签发，综合部编号、盖章、装订、分发，有关单位负责人会签。 印制前由主办单位承办人负责校对。 发文的拟稿纸由综合部负责存档。（ 一 ） 拟稿

10、、打字：拟稿人根据上级部门要求、 直接领导安排进行拟稿、打字，填写发文签批单并签字。草拟公文应当做到：1 .符合国家的法律、法规和公司规章制度，做到合法、合理、 科学。2 .观点明晰、表述准确、结构严谨、条理清楚、措辞精炼， 字词规范、标点正确。3 .公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。4 .人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题， 后引文件编号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。5 .结构层次序数。对于四层结构的文件序数为第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1） ” ； 对于三层结构的文件序数为第

11、一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“ 1.” ；对于两层结构的文件序数为第一层“一、”， 第二层“ 1.” ；第一层用黑体字，第二层、第三层和第四层用仿 宋体宇（对外报送且有格式要求的从其要求）。主标题为二号字，正文为四号字。6 .应当使用国家法定的计量单位。7 .文内使用非规范化简称， 应当先用全称并注明简称。 使用 国际组织外文名称或具缩写形式， 应当在第一次由现时注明准确 的中文译名。8.公文中的数字，除部分结构层次序数，在词、词组、惯用 语、 缩略语、 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（ 二 ） 校对：核稿人对发文签批单内容进行校对，校对其

12、字词、标点是否准确，行文是否妥当， 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求， 公文格式是否符合公司的规定等， 不符合要求的退回拟稿人修改，直至无误。（ 三 ） 核稿：核稿人根据上级或领导要求的精神实质进行核稿，并在发文签批单上签字，核稿人一般为拟稿人、打字人的直接上级。 在不改变原意的情况下， 核稿人可对文稿进行删节和文字加工。（ 四 ） 签发： 审批人按签发审批权限审批， 并在 发文签批单上签字。（ 五 ） 打印： 打印人对照电子版文件和审批后的 发文签批单进行打印、装订纸质文件，打印前需检查两者是否一致，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范、符合公文格式要求等。（ 六

13、 ） 用印：打印人将打印后的文件连同 发文签批单 报印 鉴保管人，根据经签批的发文签批单用印并作用印登记。（ 七 ） 发放：发放人根据经签批的发放文件并作发文登记。（ 八 ） 立卷、归档：公文发放完毕，发放人将发文签批单和公文正本整理立卷，并按公司有关规定进行归档。第七章 收文办理第十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办等程序。（ 一 ） 签收：综合部收到文件一般应履行签收手续，但传真、电子邮件及不需签收的， 可以不办签收手续， 其他部门收到外部文件一律转综合部处理，并履行签收手续。（ 二 ） 登记：综合部公文管理人员对外部来文进行顺序登记，如文件编号、

14、发文单位、文件标题、收文时间等；归口业务部门收到对于须报请上级领导审批的内部来文， 本单位公文管理人员进行顺序登记。（ 三 ） 拟办： 综合部负责人或归口业务部门负责人根据文件内容、特征提出拟办意见，填写文件会签单，由公文管理人员送领导批示。（ 四 ） 批办：领导批示后，公文管理人员根据领导批示， 对来文跟进办理：对需要办理的事项，督促承办人按批示办理； 对需要公告的事项，通过会议、 公告栏等方式进行传达； 对需要传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记，对于需要领导传阅、批阅的文件，应先送第一应阅人，第一应阅人退回后， 再送第二应阅人， 由送阅人采取一送一退的办法交领导依次传阅； 对于阅知性

15、文件一般按领导的排序传阅； 对于阅批性文件， 则按领导排序自后往前传阅。（ 五 ） 承办： 承办人对需要办理的事项应及时办理。 凡属承办单位职权范围内可以答复的事项， 承办单位应当直接答复呈文单位； 凡涉及其他部门业务范围的事项， 承办部门应当主动与有关部门协商办理。（ 六 ） 督办： 综合部有权对承办情况进行督促检查。 督办贯穿于签批事项处理的各个环节， 根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。第十九条 时间控制：各事项在拟办、 承办、 督办等每一阶段，均须按要求时限办理；其中，普通件办理控制在两天内，急件办理控制在一天内， 特急件应立即办理。 各责任人应在相应时间范围内向公司领导、综合部反馈办理情况。第二十条 各分公司、职能部门、直属项目部收到其他单位的通知、 通报等一般内容的内部来文应及时处理， 由本单位公文管理人员填写文件会签单 交单位负责人阅示、相关