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1、广东省水利系统电子公文交换管理规定第一章 总 则第一条 为加强我省水利系统电子公文交换管理，实现电子 公文交换的规范化、制度化和科学化，促进电子公文交换的应用 及信息资源共享，提高行政效率，节省开支，依据中华人民共 和国电子签名法、中国共产党机关公文处理条例、国家行政 机关公文处理办法、国家行政机关公文格式、电子公文归 档管理暂行办法、广东省电子政务信息安全管理暂行办法 等法律、法规和规定制定本规定。第二条 本规定适用于全省县级以上水行政主管部门及所 属各单位之间通过广东省水利系统电子公文交换平台进行的电 子公文交换。第三条 我省水利系统电子公文交换工作采用分级管理模 式进行。省水利厅办公室负
2、责指导、检查和督促全省水利系统各 单位电子公文交换工作；厅直属各单位、各地级以上市水利（水 务）局的办公室负责本单位及其下级各单位电子公文交换的应 用、检查和督促工作。省水利厅信息化主管部门负责全省水利系 统电子公文交换平台的技术支持、维护管理和应用培训工作；各 地级以上市水利（水务）局、厅直属各单位的信息化主管部门负 责对所辖范围各单位电子公文交换的技术支持、维护管理和应用 培训工作。第四条 本规定所述的电子公文，是指利用通用办公软件制 作的，存储于磁盘、U盘、光盘、磁带等载体的，可供通用办公 软件在计算机系统上阅读和处理的，具有规范格式的非涉密公务 文件，包括公文的正文及其具有相同属性的附
3、件材料。第五条 本规定所述的电子公文交换，是指电子公文的签 章、发送、接收、校验过程。第六条 本规定所述的电子公文专用章，是指由广东省数字 证书认证中心（广东省电子政务认证中心）颁发的、以密码技术 为核心进行电子签章的、具有可视化规范公章图案的数字证书， 其对电子公文真伪性的认证效力和适用范围由中华人民共和国 电子签名法确定。第七条 本规定所述的广东省水利系统电子公文交换平台， 是指由广东省水利厅提供的，依托广东省水利信息网运行的，实 现全省各级水行政主管部门及其所属单位相互之间交换电子公 文的信息系统平台。第二章 电子公文的发送和接收第八条 全省各级水行政主管部门及其所属单位之间交换 电子公
4、文，统一通过广东省水利系统电子公文交换平台进行。各 单位须配备专用计算机及必要附属设备进行电子公文交换，确保 电子公文收发专用计算机与广东省水利信息网互联互通，并指定 专人负责电子公文发送和接收。第九条 电子公文发出之前，由发文机关负责加盖电子公文 专用章。第十条 已建设并使用办公业务系统（办公自动化系统）的 单位，应按照广东省水利系统电子公文交换平台接口技术规范 开发相应的系统接口，实现本单位办公业务系统（办公自动化系 统）与广东省水利系统电子公文交换平台无缝对接，进行电子公 文发送、接收和处理，并定期检查无缝对接的接口是否正常畅通。 未实现系统无缝对接，或未建设办公业务系统（办公自动化系统
5、） 的单位，可直接登入广东省水利系统电子公文交换平台进行电子 公文发送和接收。第十一条 电子公文发送后，发送单位应根据公文的缓急程 度随时监督跟踪公文接收情况。属于急件或特急件的，应在发件 后的半个工作日内检查发出的电子公文是否已被接收；属于普通 件的，应在一个工作日内检查。对接收迟缓的单位要及时催办或 督办，对已到最后时限尚未接收公文的单位要进行登记 ,并尽快 通知公文承办单位采取补救措施。第十二条 各单位电子公文收发员应在每个工作日的上、下 午至少各进行一次电子公文来文查询和接收。此外，收发员收到 有公文到达的短信通知时，应立即对文件进行接收。第十三条 收发员在接收电子公文时应对公文发送单
6、位正 确性、公文正文及其附件完整性、电子公文专用章有效状态等进 行校验，确认无误后方可接收。对不能正常接收、发送错误或校 验报错的电子公文，应及时作退件处理或要求发文单位重新发 送。第十四条 因档案管理或其它规定需要纸质文件加盖印章 作为送达或办理结果凭据的文件，在按本规定发送其电子公文的 同时，相应的纸质公文仍按现有渠道发送。对仅作阅知用途的公 文，如各类会议通知、公告、领导讲话、汇报和交流材料等，以 及仅作阅知用途的公文，原则上只发送电子公文。第十五条 各单位收到电子公文并校验无误后，应视为等同 于收到纸质公文，须立即着手对电子公文进行办理。第十六条 电子公文的归档应按照国家档案局颁发的电
7、子 公文归档管理暂行办法、广东省水利厅颁发的广东省水利厅 档案管理规定以及本单位档案部门的有关规定和要求执行。第三章 电子公文专用章第十七条 电子公文专用章的使用、管理应与实物印章同等 对待，须同等管理，专人妥善保管。第十八条 厅机关、厅直管、直属各单位的电子公文专用章 由省水利厅信息化主管部门统一委托广东省数字证书认证中心 （广东省电子政务认证中心）制作和颁发，其制作和运行使用费 用由省水利厅负责。各地级以上市水利（水务）局委托广东省数字证书认证中心 （广东省电子政务认证中心）或其在当地的分支机构，统一为本 单位、下属各县（市、区）水利（水务）局、直属各单位制作、 发放电子公文专用章，费用自
8、理。已由当地政府统一安排使用广东省数字证书认证中心（广东 省电子政务认证中心）颁发的电子印章的单位，可将该电子印章 作为本单位在广东省水利系统电子公文交换平台交换传送电子 公文所需的电子公文专用章，无需重新制作。第十九条 由于单位变更、撤销等原因导致电子公文专用章 作废或需重新制作的，须向广东省数字证书认证中心（广东省电 子政务认证中心）交回不再使用的电子公文专用章的存储介质（USB KEY ）作销毁处理。第二十条 新增、变更、撤销电子公文专用章的情况须及时 报上一级水行政主管部门和省水利厅备案。第四章 安全保密第二十一条 广东省水利系统电子公文交换平台限于非涉 密公文和公务信息资料的交换传送
9、，严禁通过本平台交换传送或 处理任何涉及国家秘密或列入有关保密管理范围的文件和信息， 严禁通过本平台交换传送或处理任何与公务无关的信息。第二十二条 各单位在广东省水利系统电子公文交换平台 上的用户账号、密码应由指定的公文收发员、系统管理员分别负 责掌管，初始密码应在首次登入平台后立即进行更改，并定期更 换密码。第二十三条 各单位对用于电子公文收发的专用计算机应 采取防病毒、及时打补丁等安全措施，确保计算机信息安全。第二十四条 各单位在使用广东省水利系统电子公文交换 平台的过程中，除必须遵守本规定外，还须遵守国家和广东省有 关信息系统安全保护方面的法律法规。第五章 附 则第二十五条 本规定由广东省水利厅负责解释。第二十六条 本规定自发文之日起执行，原广东省水利厅 电子公文交换管理规定（试行）（粤水信建 20052 号） 同时作废。
