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1、采购管理方案1、项目采购管理程序1.1 采购的基本程序编制采购计划j确定合格供应商j采购申请j询价及报价评审j召开供应 商协调会及签订采购合同j催交、检验、运输j物资交接及收尾服务。1.2 采买 采买是指项目采购部从接到请购文件起到发出采买订单止的过程，包含的工 作如下：1.2.1 确定合格供应商项目采购部应从业主批准的供应商名录中选择供应商，并检查其市场准入证； 未包含在供应商目录中的供应商，需提交一份技术商务支持文件，经项目经理审 查，提交给监理并经由业主批准。1.2.2 采购申请 对于重大和关键设备材料，项目采购部准备一份“采购申请”，详细说明所需采购材料、设备的技术要求、所需数量、检查
2、要求和供应商资料，采购申请的 材料准备齐全后向监理及业主提交审批。1.2.3 询价及报价评审项目采购部对经监理及业主审批的采购申请中的材料、设备向供应商发出询 价文件。设备材料的询价文件由两部分组成： 技术询价文件。此部分由设计管理部编制，内容包括：请购文件、技术规格说明书、数据表、采购说明书、询价图以及采购数量等。商务询价文件。此部分由采购部组织编制，内容包括：询价函、报价须知、 采购合同基本条款、商务报价表等。项目设计管理部对供应商进行技术、质量评 审；项目采购部对供应商进行商务评审，并且评估供应商的财务能力和售后服务 质量。1.2.4 召开供应商协调会 在最终选定中标供应商之前，要召开合
3、格供应商协调会，使这些供应商有机 会解释、澄清或确认技术评审和商务评审中提出的各种问题。1.2.5 签订采购合同 项目采购部进行报价比选，向项目经理上报评审结果及报价顺序，再向监理 及业主推荐。推荐获得业主批准后，我单位编制并签订采购合同。1.2.6 当地采买 在项目所在地购买、运输和现场存储项目所需的短周期、临时性的、零散材 料和设备，以满足工程施工的需求，保证工程项目的顺利进行，采购部编制当地 采购程序，当地采购人员负责在施工当地进行现场采购活动。1.2.7 采购变更 采购变更是指在项目实施过程中，由于变更而引起的对采购方式和采购内容 进行的修改或补充。项目采购负责人在收到项目经理签认的变
4、更单后应进行以下工作：了解变更 的范围和对采购的要求；预测变更对采购的费用和时间的影响；制定变更的采购 实施计划并实施。1.2.8 采购分包采购分包合同的执行与管理由项目采购部负责，并应根据项目有关程序定期 向监理和业主报告分包采购状态和执行状态。1.3 催交 为确保从不同供应商订购的设备、材料都能按订单规定的合同交货日期交货， 项目采购部材料员通过各种努力和必要的渠道督促供应商，并及时和定期地向项 目采购负责人汇报情况，通过项目经理向监理及业主通报情况，定期发布采购催 交状态报告（常规催交以月为基础）。催交的主要工作范围： 编制催交计划，特别是主要设备的催交计划。 负责催交供应商的先期确认图
5、纸、最终确认图纸及技术资料，并在确认后督 促设计管理部按时返回供应商。了解并督促供应商的生产进度的执行情况等。 为了保证按期将设备材料运抵现场，催交人员要监督运输的准备工作，例如 货运文件的准备，包括保管手续、进出口许可证等。编制催交状态报告。1.4 检验 项目采购部根据采购申请和相关合同、规范的要求，负责在供应商的工厂检 查设备、材料和监督试验。对检验进行分级管理，确保所有的设备、材料完全符 合批准的采购申请和相关的技术要求及检查试验等级要求。进出口设备材料必须 经过国家或地方的商检机构的商品检验。1.4.1 检验的主要工作范围 编制检验计划；中间检验；成品检验、试验；办理委托驻厂监造或商检
6、机构检验；编制提交检验报告。1.4.2 不合格品的控制 项目采购检验人员是控制不合格品的归口负责人，负责控制不合格品的标识 记录、评价、隔离和处置，并向质量管理部报告。必要时要会同有关部门和业主 对有争议的不合格产品进行评价和提出处置决定。检验过程中发现不合格品时， 要求供应商填写“不合格品单”，并对出现不合格问题的设备提出标记，对暂时 无法解决的问题，要求供应商停止制造，待提出返修方案并征得质量管理部同意 后，才能继续加工。对不合格品的处理应做出“报废”、“让步使用”、“返修” 的处理结果。检验工程师应填写“不合格品报告”，当让步使用时，需经设计人 员认可。1.4.3 驻厂监造在设备制造过程
7、中，根据需要项目采购部派代表去制造现场参加检验和试验 对关键设备及大宗材料实行驻厂监造制度，监督供应商必须按合同规定的产品技 术标准、规范的质量要求组织生产。对重要和关键设备材料，由项目采购部报经 项目经理审批后委托驻厂监造。应委托具有一定资质的质量检验部门或公司进行 驻厂监造。项目采购负责人经授权与选定的监造单位签订监造合同，审批其监造 质量计划书，并负责协调及监督驻厂监造单位的工作。驻厂监造单位应定期编写 监造报告，报项目采购部，对于特殊情况应随时汇报。1.5 运输 运输是指设备材料制造完毕，经检验合格后，从制造厂到施工现场这一过程 中的包装、运输、保险等业务。项目采购部负责所有运输活动的
8、管理和控制。1.5.1 运输的主要工作范围计划和管理项目设备材料的运输活动，编制运输计划。制定运输规程，对运输的路程、文件、包装以及标志等问题应做出规定。确定国际或者国内的运输代理机构，监督所选择的运输代理商的活动。 保证安全、经济、迅速地将设备材料运到现场。 应定期提供和更新运输状态报告。1.5.2 清关进出口的货物需要办理清关手续，主要职责如下： 在货物到达前接收和检查货运单据； 准备所有必需的海关单据和完整的关税手续； 与将货物运至现场的当地承运商协调； 安排关税检查，保税储存，运至施工现场； 及时发布清关状态，并向监理及业主各提供一份清关状态报告。1.6 中转与交付1.6.1 中转站的
9、设置 中转站的设置应综合考虑项目所覆盖的范围、途经的地形地貌、交通条件以 及施工分包商的状况等各方面因素，使每一个站都能充分发挥其作用，满足各施 工分包商的设备材料需要。站址的选择应考虑以下方面：交通便利、接货方便； 能满足中转站所负责区域工程材料的施工进度、材料装卸、存储、运输、保 管的要求；材料中转方案的确定必须经过实地踏勘，形成较为详实的可研报告，报业主 批准。1.6.2 物资调拨程序1.6.2.1 需要在中转站临时存储的设备材料 中心调度室根据项目进度向采购部下达物资调拨通知； 项目采购部依据设计图纸汇总料表，核对技术管理部申请用量，并根据货物 的实际到货情况下达调令，中心调度室与采购
10、部负责人签字确认后，下达给技术 管理部与中转站执行；中转站按照调令开具调拨单，并做好物资调拨准备，保证配套设备、附件、 工具的齐全；保管员严格按照调令发料；设备或材料如有随箱资料（如合格证、材质单、使用说明、安装手册、维修 手册等），应保存原件，在发货时将其复印件交领料人，并在调拨单备注中注明 所发资料的名称、数量；直拨材料，由项目采购部开具直拨单，领料人签字提货；合格证等资料原件 保存在采购部，将其复印件交领料人，并在直拨单备注中注明所发资料的名称、 数量。1.6.2.2 直接运抵现场的设备材料 采购部根据中心调度室批准的施工用料计划将设备材料直接运至现场，并与 技术管理部办理物资交接手续，
11、具体见采购部与技术管理部的协调的内容。1.7 剩余物资的处理 项目完工后，项目采购部应编制剩余物资实物明细报表，按材料大类进行汇 总，经项目经理部上报工程总承包企业审核备案。项目经理部要按不同材料的保 管规程对项目剩余物资进行保管保养，同时编制剩余物资处理方案并上报工程总 承包企业审批。剩余物资的处理方式有以下几种：与供应商谈判退回剩余物资；将剩余物资汇总表提交设计人员，在以后的项目中考虑使用； 与业主协商，作为业主的备品备料；销售处理。2、采购计划2.1 采购计划编制 项目采购计划是保证工程建设在合理工期内完成的重要工作。项目采购负责 人负责组织编制项目设备材料采购计划，经项目经理批准后实施
12、。2.1.1 编制依据 编制项目采购计划的依据如下： 项目总承包合同；工程总承包企业有关采购管理的程序和制度；项目总进度计划；项目设计进度； 设备制造周期（即实际制造周期加上材料运输时间）； 业主提供的购置设备、材料的资金计划； 采购部的人力负荷以及供应商接受任务的能力。2.1.2 编制内容 项目采购计划应包括以下内容： 项目采购计划编制依据； 总承包项目概况；项目采购原则，包括分包策略及分包管理原则，进度、费用、质量和安全等 的控制原则；项目采购任务的范围和内容,EPC总承包商与业主以及施工分包商在目采购 任务方面的分工及责任关系；采购进度的主要控制目标和要求，长周期设备和特殊材料采购的计划
13、安排；采购费用控制的主要目标、要求和措施；采购质量控制的主要目标、要求和措施；业主对项目采购工作的特殊要求，以及EPC总承包商对业主要求的意见和 拟采取的措施。项目采购部及项目经理部其他相关人员应严格按采购计划开展工 作。项目经理和采购负责人应对采购计划的实施情况进行监控。2.2 主要分包招标和材料、设备采购计划本工程涉及的专业、设备、材料种类多，合理组织项目分包的招标计划和物 资设备采购计划是项目目标能够顺利实现的保证。2.3 采购计划保障措施2.3.1项目采购工作是工程建设进度的重要保障，针对本项目工期紧、任务 重的情况，我单位将充分利用我单位丰富的采购管理经验，编制详细完善的项目 整体采
14、购计划，根据项目工程进度，提前筹划相关采购工作，并充分发挥我单位 战略资源优势，在最短时间内调集相关资源为本项目服务。2.3.2 三级采购进度计划一级采购进度计划主要用来控制采购开始时间和采购结束时间，从而确保采 购进度总目标的实现；二级采购进度计划主要用来控制分类的设备、材料采购进度里程碑，以确保 一级采购进度计划实现；三级采购进度计划主要用来控制所有订单的进度计划，以确保二级采购进度 计划的实现。3 采购质量保证措施3.1战略资源优势我单位拥有多年的大型公用建筑施工管理经验，在电梯、防火门、入户门、 电线电缆、铝型材等材料、设备采购方面积累了众多战略合作单位，根据我单位 以往经验，战略合作
15、单位更看重长期合作和长远利益，相比临时选择的合作单位， 在质量方面更有保障。为确保本项目材料、设备采购质量，将引入我单位战略合作单位资源库，为本项目采购优质产品。3.2整体采购计划在制定采购计划阶段，我单位将把合同约定材料、设备采购标准纳入项目整 体采购计划，确保严格按照合同标准执行。3.3采购全过程质量控制采购部是采购的管理和工程管理部门，应编制“物资采购控制程序”来确保 采购的货物符合采购要求。3.3.1采购前期根据不同的采购产品对项目实现过程的影响，以及对最终产品的影响，将物 资分类。根据物资的重要性，采购部组织评价，拟定合格的供应商，然后根据合同约 定，由业主或者自行确定供应商。对供应
16、商的评价和选择应考察供应商单位资质、 经验、履约能力、售后服务能力等，并应保持持续的跟踪评价，减少因采购导致 的风险。采购部负责确定采购要求，在与供应商沟通之前，确保规定的采购要求是充 分和适宜的。3.3.2物资加工过程 要求供应商按照采购货物的特点建立并严格执行质量管理体系，采购部按照 有关条款对各供应商的质量管理体系进行审核。对于供应商承担的质量职责，项目经理部要在与供应商达成的采购合同中给 予明确。项目经理部委托驻厂监造，并授予监造人员一定的权利，以利于监督工作的 正常开展，监造人员要针对加工制造的物资或设备，制定监造计划、监造实施细 则并编制相应的程序以规范工作。3.3.3采购物资的验证 在采购合同中应明确物资验证方法，验证
