2023年物业采购管理制度7篇

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1、2023年物业采购管理制度7篇 书目 第1篇物业工程部零件耗材选购库存领用管理制度 第2篇某物业集团选购管理制度 第3篇物业公司固定资产选购保管运用管理制度 第4篇物业管理公司非工程选购收货管理制度 第5篇某物业公司选购管理制度 第6篇物业行政选购管理规定工作制度 第7篇物业管理处材料选购管理制度 物业公司固定资产选购保管运用管理制度 物业公司固定资产选购、保管运用管理制度 第一条 固定资产与低值易耗品的核定标准 1.固定资产是指运用期限两年以上的资产(物品),包括:车辆、高档办公家具、通讯器材、现代办公设备、电器等。 2.低值易耗品是指未达固定资产标准,单位价值较低,运用期限较短的物品。 其

2、次条 固定资产购买的申报、审批 1.各部门需购买添置固定资产时,须填写公司统一的物品选购申请表,由办公室汇总编制固定资产选购安排,交办公室主任、财务部经理审核,审核内容为,物品之名、价格、规格、质量、厂商等。 2.办公室主任、财务部经理审核,签字后报公司总经理批准。 3.办公室持审批文件到财务部领取支票并支配统一选购。 第三条 固定资产的管理 1.固定资产的管理决策权归公司总经理,价值管理责任在财务部,实物管理归办公室。未经公司总经理批准同意,任何部门,任何个人不行擅自将固定资产转移,外借,报废。 2.固定资产购入后,应刚好填写固定资产登记表,财务部刚好入帐,登记固定资产名细帐,由办公室统一管

3、理调配,以便定期核查,做到谁运用谁负责。 3.部门领用,须填写物品领用单,财务部在固定资产明细帐上进行记录,未经领导允许任何人不得私自拆装、挪用。凡私自拆装挪用,影响其正常运用的,按损失程度,赐予相应惩罚。 4.办公室会同财务部按季度对固定资产进行核查盘库,并上交盘点报告。 第四条 责任 1.固定资产在运用过程中出现损坏或报废,运用者应在问题发觉的当日告知办公室,由办公室视损坏缘由,程度等详细状况确定是否修复或重新购置;如运用人未刚好上报物品损坏状况,而使工作无法顺当完成,将追究运用人的责任。 2.机构调整、人员变更时,必需办理退库、清帐、移交手续。因非正常损耗造成的资产流失,损坏,责任人要照

4、价赔偿,并做出相应的惩罚。 第五条 选购 1.请购部门须提前填写物品选购申请表,办公室会同请购人进行询价,内容包括:品名、规格、价格、质量、交货期、付款方式、退货规定、保修期限、售后服务等相关事宜。 2.办公室将询价进行汇总,做到货比三家,尽可能为干脆生产厂家或一级经销商,并报总经理批准后,领取支票。 3.选购过程中,如为公司节约了资金,可作为人事考核评比嘉奖的依据。 4.固定资产(物品)入库以订货合同、到货、发票等原始依据为准,填写固定资产登记表,附带资料:如说明书、合格证书、保修卡等原件一律存档,物品领用人可留存附件或借用。 5.以上手续完备后,由库管在发票背面签字,选购者依据公司财务报销

5、的有关规定到财务部报销。 第六条 低值易耗品的选购 1.一般运用期限较短的低值易耗品,各部门依据实际工作须要填写物品选购申请单,由办公室报请主管副总批准后,由办公室统一购置。 2.办公室每月要对低值办公易耗品进行盘点,以免造成库压和奢侈。 第七条 物品报修、报废管理程序 1.报修 报修人填写公司物品报修单,具体注明故障表现,由部门负责人签署看法后,将报修物品和报修单报办公室。行政人员联系外修,并由修理单位供应故障发生缘由。属于正常损耗或物品自身质量问题的,由公司财务部支付修理费用,属于个人运用不当造成的,由运用人担当修理费用。 2.报废 报废申请人到办公室查档,填写公司物品报废申报表,注明名称

6、、购入时间、规格、数量、单位价格、金额、报废缘由。 因个人运用不当致使物品报废的,由运用者照价赔偿。 办公室行政人员及办公室主任签署看法,交财务部审核。 物业行政选购管理规定工作制度 物业行政工作制度:选购管理规定 9选购管理规定 9.1目的 规范物管公司各管理处物品选购,物品入仓、出仓的程序,确保选购物品符合规定要求。 9.2适用范围 适用于物管公司各管理处有形产品选购工作,供应商管理及仓库管理等。 9.3职责 9.3.1各管理处行政助理负责编制管理处的月资金运用安排及选购清单,并负责仓库管理 作及货款报销、选购资料存档管理工作。 9.3.2各管理处主任负责审核本管理处的月资金运用安排及选购

7、清单。 9.3.3公司资源部负责收集有关供应商信息及资料,负责审核各管理处的月资金运用安排及选购清单,并汇总编制物管公司的月资金运用安排,报总经理审批,负责落实供应商的评审管理工作。 9.3.4财务部负责资金审核及调拨。 9.3.5总经理负责审批各管理处及物管公司的月资金运用安排及选购清单。 9.3.6仓管员负责物品的验收、领用,库存物品的管理。 9.4选购制度要点 9.4.1修理物料的选购原则:实行补仓制,由各管理处行政助理与仓管员核准仓库最高库存量及最低库存量。每月保持物品库存量在仓库最高库存量及最低库存量之间。仓存金额最高限额在10,000元内,零星或补储备仓的选购每月的次数不超过(含)

8、三次。 9.4.2选购行为分类 9.4.2.1固定资产类 指单位价值在1000元以上(含1000元)且运用期不少于2年的、在广州zz物业管理有限公司及辖下各管理处内运用的资产。包括电脑网络设备、办公家具、办公设备、车辆、工程设备、电机等物品。 9.4.2.2非固定资产物品/费用类 指单位价值在1000元以下(物品的运用期不限)的物品/费用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、办公设备的修理费、办公室绿化费、公务交通费、饮用水费、邮递费及其它杂项品。 9.4.3选购方式 9.4.3.1长期协议范围: 员工宿舍租赁、办公设备的维护、保养(协议期限一般为一年)等。 9.4.3.2固定供应商范围: 文具

9、/办公用品、工程物料、制服洗涤、对讲机购置维保、电脑设备购置及维保、消防保安用品、制服制作、饮用水供应商等。 9.4.3.3一般供应商 经市场调查,固定供应商无法供应的、或在同等条件下固定供应商的价格高时,临时找寻的供应商,选购品单价在300元(含)以上,或总价值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供应商来进行比较、核价。 9.4.4选购审批权限按广州zz物业管理有限公司财务审批权限执行。 9.5其他选购要求: 9.5.1尽量要求按时送货,如需外出选购,行政助理应支配集中物品选购。 9.5.2选购物品均要求供应商供应正式的商品销售发票。 9.5.3对于批量货品或大宗物品,均要求供应商送货

10、上门。 9.6选购程序一般分请购、询/比/议价、呈核订购、验收、报销及存档跟踪管理六个阶段。 9.6.1请购 9.6.1.1仓管员于每月月底编制好仓库存量报表,以便审核各部门提交的请购安排,并于每月25日前汇总本管理处下月的资金运用安排(附请购清单),依权限逐级报批。 9.6.1.2资源部汇总审核各管理处的资金运用安排,并交总经理批准。 9.6.1.3急需及临时需选购的小件物品价值在人民币五百元以下,由申请部门填写请购表交行政助理审核,经管理处主任批准后交行政助理统筹选购,价值在人民币五百元以上,一律报公司资源部及总经理批准。 9.6.1.4大件珍贵物品除根据资金运用程序报批外,仍需由运用管理

11、处拟写书面具体申请报告报总经理批准。 9.6.1.5固定资产(1000元以上)选购需填写固定资产选购申请表。 9.6.2询价、比价、议价 9.6.2.1行政助理按月资金运用安排中的选购清单或请购表的缓急,参考市场行情及过去选购记录进行询价作业,若因特别状况(独家制造或代理等缘由)应于请购单上注明并填报独家特约托付方/供应商审批表外,原则上应精选三家以上的供应商办理比价,或经分析后议价。 9.6.2.2行政助理应获得正式书面的报价资料,内容须具体、真实,除包括产品的必要信息外(如货号、规格、产地、价格、货期等),还须显示供应商的具体资料,必要时要有盖章确认,并附上公司简介、产品样板、技术参数资料

12、、质检证明等。 9.6.3呈核、订购 9.6.3.1行政助理须将经议价后的报价资料汇总,归纳整理报价分析,并将拟选定的产品、最终价格及供应商资料填制于请购单上,依权限逐级报批。 9.6.3.2于议价后商定的货品规格与选购清单上载明的有出入或属代用品,行政助理应在请购单上注明并附上具体资料,一同呈报运用部门核准后,再依权限逐级报批。 9.6.3.3选购材料较专业困难时,行政助理需亲密联系运用部门,并先把请购单交运用部门确认无误后,才依权限逐级报批。 9.6.3.4请购单经核准后,如数量、金额发生变更尤其增加时,行政助理应重新依权限报批。 9.6.3.5行政助理接到核准后的请购单后,应亲密跟进交货

13、事宜,并及早做好相关的收货打算工作。 9.6.4验收 9.6.4.1验收原则上应有行政助理和仓管员会同运用部门人员共同检验,专业产品还须要专业人员陪伴验收,验收合格后验货人需在送货单上签名确认收货,如不合格,由验货人填写不合格产品验收表要求供货商签名,交人事资源部存档备案,月底总结,如不合格产品验收单超过肯定数量,取消供货资格,另换其它供货商。 9.6.4.2仓管员须刚好做好货品的入仓进帐纪录,对退换及分批交货产品需刚好反馈运用部门,并作出跟进。 9.6.4.3行政助理持手续完备的请购表、入仓单、相关申请报告及发票到财务部报销。 9.6.5存档跟踪管理 9.6.5.1购项目应设立档案,便于查阅

14、,以及做好跟踪管理工作。 9.6.5.2货品的保修、运用说明等相关资料,须由行政助理统一管理。 9.6.5.3行政助理应定期整理资料,做好归类、数据统计工作,随时为管理处供应精确的记录信息 。 9.6.5.4选购记录及规程须接受各部门、财务人员、总经理及业主的定期稽核监督。 9.7仓库管理 9.7.1.物品出仓 9.7.1.1各部门出仓物品范围:请购单中申购的物品;必需的办公用品。 9.7.1.2各部门依据出仓物品范围凭工作任务单向行政助理办理材料出仓手续。 9.7.1.3行政助理将每天出仓的物品数量登记在库存物品盘点表上。 9.7.2物品盘点 9.7.2.1每月25日前,人事行政助理对仓库内物品进行逐一清点。由财务部复核。 9.7.2.2依据清点结果,填写库存物品盘点表。 9.7.2.3将库存物品明细账的库存物品额和盘点表上