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1、论计划的重要性及措施中国古代对于计划的重要性, 可以追溯到 2500 多年前的礼记 中庸。“凡事预则立,不预则废。言前定则不跲,事前定则不困,行前定则不疚,道前定则不穷”。所以计划工作的重要性, 其实是不言自明的。 所有的管理者都知道计划的作用和意义,所有的管理者也都非常重视。做项目制定项目计划, 每个周每个月度要有周计划月度计划,日常管理要考虑培训和学习计划。然而,实际情况是,即便是制订了计划,哪怕只是一个周的计划,最终执行的过程中,也会存在着实际的偏差。如果计划放在一个周期长达数月的项目上,其存在的偏差可能和实际情况相差的更多。 这也造成了包括我在内的很多管理者的困惑 : 既然计划根本没办
2、法准确,那我制定它用来干什么。这种困惑带来影响便是,管理者把计划当做是与项目脱离开的事务性工作,项目进度该催催,每个周期的计划随意报, 反正到了时候报一个实际进展和计划的偏离就可以了, 反正每个周期都有偏离。这样做的问题是,尽管大家都很努力, 实际执行进度仍然和预期的相距很远, 最后只能以当初计划制定考虑不周来解释, 计划在事实上并没有起到相应的约束力。由此可见,对于计划来说, 其可执行性是非常重要的。 不过,非常明显的是,计划的可执行性和其细致程度是成反比的。 计划制定的越粗, 各个阶段执行自由度相对高,可执行性会更强,但是也会使得一个阶段内所包含的内容过多,其执行过程的可控性也会随之降低;
3、 如果计划制定的太过细致, 每个阶段的目标会被分解的比较小, 相应的阶段的时间也会比较紧凑, 这对于整体进度的可控性会得到提升,但是由于单个阶段的机动时间较少,一旦某一个阶段执行超时,后面的计划都会受到影响, 从而导致计划必须不断地进行调整, 其可执行性反而会大大的降低。在实际项目的规划过程中, 对于管理者首先容易犯的错误是后者, 在开始阶段把计划制定的非常的细致, 当然也许为此也花费的相当多的时间和精力。 当然,针对不同的可能出现的情况,也会有相应的预案。只可惜, 有的时候就是天算不如人算,在执行过程中实际还是在某一个环节出现了进度的延迟, 由于后面的各项工作安排也非常紧张,结果后面所有的计
4、划都被推迟。此时,如果调整计划,必然又会带来大量的工作量,而且无法确定后面是不是还会调整;如果不调整,原先精心制定的计划就会变得毫无意义,最终陷入两难。在之后的项目管控过程中, 也就有可能出现矫枉过正的情况, 把计划制定的比较粗,单个任务时间长,里面有着充足的机动时间, 但是任务里面包含着大量的子任务, 子任务的执行缺乏计划的约束,存在着很强的随意性, 结果导致即便时间充裕,仍然存在执行超期的风险。我在很多次的项目管理的过程中, 发现这两种划分方式结合使用, 会有比较好的执行效果。一般来说,项目的任务有这样的特点:在项目规划阶段,近期需要开展的工作任务是非常清晰的, 因此执行时间相对可控, 非
5、常适合制定细致的工作计划; 而后期需要开展的工作,一方面工作内容无法完全确定下来,另一个方面有可能根据近期工作的执行结果进行调整,因此难以确切的知晓执行的情况,计划也难以制定。因此,在规划过程中,对于近期任务可以执行详细的执行计划, 控制其能够按时完成; 对于远期的工作计划,可以根据关键时间节点要求进行倒排,然后给给出大致的时间计划即可。 随着项目的不断推进, 之后的具体工作内容也会逐渐清晰起来,此时可以在前期完成的相对粗线条的计划基础上进一步细化, 此时如果发现前期制定的时间规划有问题也可以在此时进行调整。 也就是说,计划根据项目推演的过程而逐渐展开, 最终可以得到一个完整的详细计划, 也不需要额外付出更多的工作量进行计划的调整。所以说,计划的制定是重要的,同时也是富有技巧的。一个好的计划,能够为项目的执行过程提供保障,而一个糟糕的计划, 会让项目组的成员的工作过程受到计划的掣肘,成为项目管理者和执行者的负累。 如何更有技巧的制定好计划,确实是需要管理者认真思考和解决的问题。(注:文档可能无法思考全面,请浏览后下载,供参考。可复制、编制,期待你的好评与关注)