《某公司公文管理制度汇编》由会员分享，可在线阅读，更多相关《某公司公文管理制度汇编（14页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、公文管理制度第一章总则第一条为进一步加强公司的公文管理,严格公文处理 程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文 管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。第二章公文处理原则第二条公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效 力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工 具。第三条 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归 档等一系列衔接有序的工作 。第四条公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行 做到准确、及时、安全、保密。第五条行政部是公司公文处理的管理部门，负责公文 收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。第三章公文种类第
2、六条 常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、 通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。（一）决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用 决议”。（二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处 理办法。（三）通知：用于传达上级部门指示 ，要求下级部门 办理和需要周知和共同执行的事项 。（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精 神、交流重要情况。（五）报告、请示：向上级部门汇报工作 、反映情况、 提出建议用 报告”；向上级部门请示指示、批准用 请示”。（六）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具 有约束力的行为规范。（七）函：是相互商洽工作
3、、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。（八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。第四章 公文格式和行文规则（一）公文用纸幅面及版面尺寸1. 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅 面尺寸为：210mm X297mm。2. 公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm 1mm ,公文用纸 订口（左白边）为：28mm 1mm ,版心尺寸为：156mm X225mm （不含页码）。（二）公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。（三）排版规格与印制装订要求1. 排版规格正文用3号仿宋字,一般每面排2
4、2行,每行排28个 字。2. 制版要求版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心 不斜,误差不超过1mm。3. 印刷要求双面印刷；页码套正,两面误差不得超过 2mm。黑色 油墨应达到色谱所标BL100% ,红色油墨应达到色谱所标丫80% , M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无 断划。4. 装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不 脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm ；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散 页明订。裁切成品尺寸误差
5、1mm，四角成90 ，无毛茬或 缺损。（四）公文中各要素标识规则组成公文的各要素可划分为眉首 、主体、版记三部分 置于公文首页红色反线 （宽度同版心，即156mm）以上的 各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。1. 眉首（1）公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的 顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（2）秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级 和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第
6、1行，秘密等级和保密期限之间用“隔开。(3) 紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心 右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级 与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。(4) 发文机关标识由公司全称或规范化简称后面加 文件”组成，即广东 金晶能源股份有限公司文件 ”或 广东金晶公司文件”；对一 些特定的公文可只标识公司全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于 22mm X15mm。(5) 发文字号发文字号
7、由公司代字、年份和序号组成。发文机关标 识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用 阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“括入；序 号不编虚位(即1不编为001 ),不加第”字。公司对第三章提及的常用公文发文字号统一规定如下决定、决议、意见、通知、通报、报告、规定等下行文以 及对外发送的文件一律用粤金晶XX号，请示、函等上行文以及平行文一律用粤金晶函号，会议纪要一律用粤金晶纪号。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。（6）签发人公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷
8、体字 标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与 最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离 为 4mm。2. 主体（1）公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或 多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间 距恰当。（2）主送部门标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号 。如主送 部门名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下 、抄送之上，标识方法同 抄送。（3）公文
9、正文主送部门名称下一行，每自然段左空 2字，回行顶格 数字、年份不能回行。（4）附件公文如有附件，在正文下空一行左空 2字用3号仿宋 体字标识 附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用 阿拉伯数码（如 附件：1. xxxxx”）附件名称后不加标 点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识 附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称 前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识 附件（或带序号）。（5）成文时间用汉字将年、月、日标全；零”写为0”；成文时间的 标识位置见下文。（6）公文生效标识a. 单一发文印章单
10、一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文 2mm-4mm ，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压 在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线 压在成文时间上。b. 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时 间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖 3个以上印章时，为防止出现空白 印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文
11、之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两 端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右 空2字标识成文时间。c. 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处 一面，不得采取标识 此页无正文”的方法解决。（7）附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆 括号标识在成文时间下一行。3. 版记（1）主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号 词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。（2）抄送公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿 宋体字标识 抄送”，
12、后标全角冒号；回行时与冒号后的抄 送部门对齐；在最后一个抄送部门后标句号。如主送部门移至主题词之下，标识方法同抄送部门。（3）印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1 行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间 右空1字。印发时间以公文复印的日期为准 ，用阿拉伯数 码标识。（4）版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。(5) 版记的位置版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。4.页码用4号阿拉伯数字在页面底部居中标注页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。第五章行文规则第八条 行文应当确有必要，注重效用。第九条行文应根据隶属关系、职
13、权范围和工作需要 确定。第十条 各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向控 (参)股企业正式行文 除行政部外，其他部门不得对外正式行文 。第十一条 请示”应当一文一事；一般只写一个主送单 位，需要同时送其他单位的 ，应当用抄送形式，但不得抄 送其下级单位。第十二条报告”或其他文种不得夹带请示事项。第六章发文办理第十三条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 等程序。第十四条 草拟公文应当做到：（一）符合法律、法规及市集团有关规定 。如提出新 的规定、办法、制度等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确
14、，结构严谨， 条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简 短。（三）公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定 。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据 实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当 称引标题，后引发文字号。引用外文应当注明文中含义 。 日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为 一、”，第二层为“ 一）”，第三层为1、”，第四层为“ 1） ”。（七）应当使用国家法定计量单位 。（八）文内使用非规范化简称 ，应当先用全称并注明 简称。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序 数和在词、词组、惯用
15、词、缩略语、具有修辞色彩语句中 作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十五条 公文送公司总经理签发前 ，应当由行政部 进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否 妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等 。第十六条 以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发第十七条 公文正式印发前，行政部应当进行复核， 重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全， 格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审第七章收文办理第十八条 收文办理指对公司收到的公文的办理过程包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序 第十九条 收到需要办理的公文，行政部应进行审核 审核的重点是：属何部门办理；是否符合行文规则；内容 是否符合国家法律、法规及其他有关规定 ；涉及其他部门 或企业职权的事项是否已协商 、会签；文种使用、公文格
