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1、房产公司项目部工程现场管理相关工作流程及书面资料归档要求一）、工程现场签证管理流程及书面资料归档要求： 2二）、工程设计变更管理流程及书面资料归档要求： 7三）、总包、分包合同管理流程及书面资料归档要求： 15四）、收方记录管理流程及资料归档要求： . 24五）、机械台班管理流程及书面资料归档要求： 26六）、图纸会审管理流程及资料归档要求： . 30七）、工程部通知书面资料归档要求： . 34八）、收发文件资料归档要求： 36九）、会议纪要资料归档要求： 39十一）监理资料归档要求： 44十二）工作日志书面资料归档要求： . 44十三）项目部水电费书面资料归档要求： . 45十四）、现场施工
2、材料管理流程与书面资料归档要求： 46（一）、工程现场签证管理流程及书面资料归档要求：一、现场签证管理流程：1. 职责分工1）建设单位授权派驻工地代表 （ 简称甲方代表 ）负责工程施工 现场签证工作的管理与实施。2）工程施工方 （简称乙方 ） 负责对甲方下达的指令或需由乙方签证 的文件进行签证。2. 签证工作内容1）基础开挖到满足设计要求时，必须进行签证确认。2）合同以外的土方工程。3）施工图和设计变更以外的工程内容。4）甲方确定的必须通过签证才予以确认的。5）工程施工合同中约定必须签认的。6）法律、法规及现行有效标准规定必须签证的。3. 现场签证参加人员： 甲方代表、甲方预算部、乙方代表、监
3、理单位代表。4. 现场签证单填写要求工程量必须经现场测量或查看认可后填写，到场人员必须当场在 现场签证单上签字或当场在记录的原始数据上签字， 后再补签签证单。 现场签证单要求按统一格式办理，签证内容要求采用A4 纸机打。4. 现场签证程序1）乙方提出签证申请f甲方、 监理单位同意进行认证甲方代表 组织预算部现场进行工程量测量、参与方须当时共同签字确认签证单 或收方记录，后再执行会签流程。2）乙方根据甲方指令提报现场签证单 （现场签证单必须使用公司统一标准规范表格且签证内容要求采用A4纸机打，乙方签字、注明提报时间）f各责任方须根据实际情况按时给予签批并复印留存。（如签证需要，乙方须对签证单做一
4、份完整的预算附签证后以备甲方预算部 审核，也作为后期结算依据）5现场签证具体要求1 ）签证附件：甲方代表、监理单位、甲方预算部、施工单位共同 签字确认的收方记录复印件；能反映签证施工内容的照片复印件（尤 其隐蔽工程，影像资料须详细清晰） 。2）现场签证一式两份， 签署完成后， 预算部负责将一份原件存入 档案资料室，另一份原件由预算部交甲方项目部，由甲方项目部转交 施工单位，预算部、项目部各留存一份复印件。3） 现场签证必须使用公司统一标准规范表格，必须用A4纸电脑 打印，手写无效，未经项目总经理签字确认的签证，不可作为结算依 据。再者，签证原则上不允许签人工工日，如有特殊临时用工情况， 必须列
5、明用工人数及用工时间。4） 现场签证单相关负责人必须严格执行流程签批（无监理跟踪的 工程，项目部须给予说明） ，否则签证单视同无效；再者 , 会签完成后 由预算部再统一编号交接给档案室。6现场签证管理时间1）施工单位于签证内容发生后 7个工作日内 （以现场收方记录时 间为准）办理相应工程签证-监理单位于2个工作日内（以施工单位提报签证时间为准）审核完毕-甲方项目部于7个工作日内（以监理单位提报签证时间为准）审核完毕并提报预算部-预算部自收到项目 部提报的签证资料之日起 14个日内办理完剩余签证签批手续， 并返还 施工单位及到档案室备案。2）施工单位提报签证时， 须注明当日日期， 且签证内容需自
6、发生 之日起 30 个工作日内完成，如若不能按时完成，甲方有权不予认可， 并将追究相关责任人责任。7. 现场签证结算方式1）单体施工单位在正式验收前 3 个月施工单位必须将相应签证等 结算资料提交到甲方预算部，否则相关责任乙方自负。2）配套、景观及零星工程合同以外的签证， 结算前必须将签证结 算资料提交到集团预算部，逾期停付工程款。8. 签证的效力及管理要求1）对涉及工程经济类的乙方应予提报签证的， 而未严格执行现签 证管理流程而以呈阅批示文件直接出具上属领导的批准文件，结算时 一律不予承认，一切损失由乙方或责任方自行承担；已实施未经签证 所产生的经济责任由乙方承担。乙方对甲方的指令确有异议（
7、拒签 ），在甲方坚持要求执行时，乙方应予以执行，因指令错误发生的费用和 给乙方造成的损失由甲方承担，延误的工期相应顺延；因拒不执行指令而造成的损失则由乙方承担。2）甲方驻地人员， 施工过程中须严格按审核后的施工设计图纸及 签订的施工协议内容进行全过程管理，对现场因设计变更及局部调整 而减少的工程量或费用，项目人员有责任有义务要求乙方及时提报相 应签证，若乙方不配合，则乙方施工的下一拨款点不予支付；甲方驻 工地人员须积极对待类似签证，并作好现场一手资料，相关资料将作 为审计工作重点，若后期抽查出漏项未补作签证的，直接追究对应负 责人，并予通报，通报三次给予辞退，一切责任自行承担。对涉及工 程经济
8、类的需作签证的及时通知集团预算部共同查看现场，核实相关 工程量及发生的费用，若未及时通知集团预算部，而自行与乙方收方 并签字确认，且后期预算部因工程隐蔽或其他情况，现场不能核实所 提报的工程量及发生的费用，则后期结算中，预算部将不予承认，所 发生的一切损失由责任方自行承担。3）对施工方间因工程量对接发生费用纠纷的问题，项目部须要求 相关责任方同时到场，根据现场实际情况，明确真正的责任方以及费 用应怎样赔偿，相互间的利害关系等描述详细、清晰，且由项目部和 相关方签字认可，依此作为签证和后期工程结算费用扣减的依据。4）本办法为甲乙双方在合作中的经济或法律责任界定的依据， 括返工、返修、停工损失、延
9、误的工期及其他经济损失。5）必要时， 甲方可发出口头指令， 施工方对甲方的口头指令应予以执行。但乙方应在 4 8 小时内提出书面文件，甲方进行签证确认。二、现场签证书面资料归档要求：1、内容： 签证管理目录 经济签证资料2、要求: 签证资料后期直接作为结算依据，故签证发生后严格按照 签证会签流程执行，相关责任部门认真核实审批， 签批完成后项 目部统一转交给预算部，由预算部统一编号再下发。 现项目部对签批完成的签证资料按栋号及预算部的编 号连续分别复印留存备档（总包范围内的须按栋号存档，分 包可按楼号和施工单位存档）。3、表格格式： 签证管理目录格式：（项目名称及楼号）签证管理目录编号施工单位签
10、证部位签证内容签证日期（乙方提报时间为准）001002 工程经济签证单格式：日照安泰集团工程经济签证单（）项目编号:日期：（乙方电子版注明提报日期）（甲方预算部统一手写编号，空）工程名称施工情况（签证主要涉及进度部位，须填）施工单位签证名称（签证主要涉及内容，须填）（签证内容一律电子版描述）施工单位：监理单位：项目部：预算部：项目副总经理：项目总经理：（现场监理跟（经办人、项目（经办人、预算踪负责人）经理）部经理）说明：签证发生后施工单位于 2日内完成签证内容上报公司，规定 时间内未完成责任由施工单位自负，签证内容须采用A4纸电脑打印，手写无效。经施工单位签字后依次由监理单位、项目部（经办人、
11、负 责人）、预算部（经办人、负责人）、副总经理、总经理审核签字认可， 未经总经理签批的签证不能作为结算依据。签证单原件一式两份，施 工单位一份（原件），甲方档案室一份（原件），预算部、项目部各存 一份复印件。（二）、工程设计变更管理流程及书面资料归档要求：一、设计变更流程管理流程：1. 目的管理、控制设计变更，确保任何工程变更都进行了必要的审批和信息传递。2. 适用范围本规程适用于公司开发项目中有关工程变更的管理和控制。3. 职责分工：1）项目工程部负责各类工程变更的最终确认和实施；2）销售部负责客户相关变更的确认、信息传递和跟踪验证；3）集团预算部负责相关变更的费用预算及审定；4）总工办、项
12、目总经理负责变更的审批。2、 工作程序1）顾客要求的变更 顾客要求变更（不论是签订合同前还是签订合同后 ），销售部经 办人须向顾客说明变更发生的费用 （ 设计费和材料费等 ） 要由顾客自行 承担。 顾客要求变更，销售部经办人（销售员）须将顾客要求的变更内 容以及顾客愿意承担相关费用的承诺填入 设计变更联系单 并请顾客确认，设计 变更联系单 由销售部指定人员负责依次传递到总工办、 项目工程部、 预算部和设计单位审签意见。在上述单位、部门审签意见后，销售部 负责人根据他们的意见签署本部门的意见或建议，并最终报请项目总 经理审批确定。 各会审部门在审签意见时若不同意变更，必须详细说明理由并 及时反馈
13、。总工办若同意变更，及时向销售部反馈信息；项目工程部 若同意变更，须同时注明对设计变更联系单的时限要求，预算部 会审主要对工程变更所产生的费用进行估算，以便项目总经理能在获 得充分信息的情况下进行审批。经项目总经理最终审批不同意更改的， 设计变更联系单原件 由销售部保存，销售部经办人 （销售员 ） 须及时向顾客解释说明并请求 顾客谅解。 经项目总经理最终审批同意更改的，销售部指定人员须及时将 设计变更联系单 复印并传递给设计单位及项目工程部 （原件由销售 部指定人员保存 ） ，由销售部和项目工程部共同催促设计单位及时变 更。 预算部需及时核算应由顾客承担的费用并书面提供给销售部， 并由销售部经
14、办人 （销售员 ）及时与顾客签订补充协议。 对于顾客要求的变更，由销售部指定人员负责督促项目工程部 进行相应的工程变更并进行实地验证。 设计单位盖章后，由销售部指定人员转交给项目资料管理员再 统一登记编码并发放相关单位、部门（施工单位、销售部、项目部、 预算部、监理单位、档案室）存档备份。2）甲方项目部及上级领导要求的变更 在施工过程中若发现设计不合理可申请要求变更，项目工程部 负责填写设计变更联系单 ，并提报集团总工办、监理单位、集团预 算部、项目总经理予以批准确。 （工作流程详见附图一） 由项目工程部提出的的变更， 若影响房屋使用功能、户型布局、 立面或面积的，项目工程部须向销售部及时传递
15、书面的变更信息。 涉及工程经济类费用的由集团预算部负责编制变更费用，作为 项目总经理审批依据。 2 万元以上的由项目总经理（或授权委托人） 报集团总经理审批，审批完成后变更实施。2）施工、监理等合作单位要求的变更 本公司原则上不允许合作单位擅自调整已经确认的设计图纸， 但因技术方面的考虑确需对原设计进行调整时，合作单位可向项目工 程部提出设计变更申请，由项目工程部负责填写设计变更联系单 提报集团总工办、监理单位、集团预算部、项目总经理予以批准确认 （工作流程详见附件二、三） 。 项目工程部须对照原设计图纸对合作单位提出的变更进行认真 核对，发现对原房屋的使用功能、 户型布局、 立面或面积产生影响的， 须立即向销售部传递书面的变更信息。 涉及工程经济类费用的由集团预算部负责编制变更费用，作为 项目总经理审批依据。 2 万元以上的由项目总经理（或授权委托人） 报集团总经理审批，审批完成后变更实施。总工办审核确认1天不同
