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1、房产公司项目部工程现场管理相关工作流程及书面资料归档要求一)、工程现场签证管理流程及书面资料归档要求: 2二)、工程设计变更管理流程及书面资料归档要求: 7三)、总包、分包合同管理流程及书面资料归档要求: 15四)、收方记录管理流程及资料归档要求: . 24五)、机械台班管理流程及书面资料归档要求: 26六)、图纸会审管理流程及资料归档要求: . 30七)、工程部通知书面资料归档要求: . 34八)、收发文件资料归档要求: 36九)、会议纪要资料归档要求: 39十一)监理资料归档要求: 44十二)工作日志书面资料归档要求: . 44十三)项目部水电费书面资料归档要求: . 45十四)、现场施工
2、材料管理流程与书面资料归档要求: 46(一)、工程现场签证管理流程及书面资料归档要求:一、现场签证管理流程:1. 职责分工1)建设单位授权派驻工地代表 ( 简称甲方代表 )负责工程施工 现场签证工作的管理与实施。2)工程施工方 (简称乙方 ) 负责对甲方下达的指令或需由乙方签证 的文件进行签证。2. 签证工作内容1)基础开挖到满足设计要求时,必须进行签证确认。2)合同以外的土方工程。3)施工图和设计变更以外的工程内容。4)甲方确定的必须通过签证才予以确认的。5)工程施工合同中约定必须签认的。6)法律、法规及现行有效标准规定必须签证的。3. 现场签证参加人员: 甲方代表、甲方预算部、乙方代表、监
3、理单位代表。4. 现场签证单填写要求工程量必须经现场测量或查看认可后填写,到场人员必须当场在 现场签证单上签字或当场在记录的原始数据上签字, 后再补签签证单。 现场签证单要求按统一格式办理,签证内容要求采用A4 纸机打。4. 现场签证程序1)乙方提出签证申请f甲方、 监理单位同意进行认证甲方代表 组织预算部现场进行工程量测量、参与方须当时共同签字确认签证单 或收方记录,后再执行会签流程。2)乙方根据甲方指令提报现场签证单 (现场签证单必须使用公司统一标准规范表格且签证内容要求采用A4纸机打,乙方签字、注明提报时间)f各责任方须根据实际情况按时给予签批并复印留存。(如签证需要,乙方须对签证单做一
4、份完整的预算附签证后以备甲方预算部 审核,也作为后期结算依据)5现场签证具体要求1 )签证附件:甲方代表、监理单位、甲方预算部、施工单位共同 签字确认的收方记录复印件;能反映签证施工内容的照片复印件(尤 其隐蔽工程,影像资料须详细清晰) 。2)现场签证一式两份, 签署完成后, 预算部负责将一份原件存入 档案资料室,另一份原件由预算部交甲方项目部,由甲方项目部转交 施工单位,预算部、项目部各留存一份复印件。3) 现场签证必须使用公司统一标准规范表格,必须用A4纸电脑 打印,手写无效,未经项目总经理签字确认的签证,不可作为结算依 据。再者,签证原则上不允许签人工工日,如有特殊临时用工情况, 必须列
5、明用工人数及用工时间。4) 现场签证单相关负责人必须严格执行流程签批(无监理跟踪的 工程,项目部须给予说明) ,否则签证单视同无效;再者 , 会签完成后 由预算部再统一编号交接给档案室。6现场签证管理时间1)施工单位于签证内容发生后 7个工作日内 (以现场收方记录时 间为准)办理相应工程签证-监理单位于2个工作日内(以施工单位提报签证时间为准)审核完毕-甲方项目部于7个工作日内(以监理单位提报签证时间为准)审核完毕并提报预算部-预算部自收到项目 部提报的签证资料之日起 14个日内办理完剩余签证签批手续, 并返还 施工单位及到档案室备案。2)施工单位提报签证时, 须注明当日日期, 且签证内容需自
6、发生 之日起 30 个工作日内完成,如若不能按时完成,甲方有权不予认可, 并将追究相关责任人责任。7. 现场签证结算方式1)单体施工单位在正式验收前 3 个月施工单位必须将相应签证等 结算资料提交到甲方预算部,否则相关责任乙方自负。2)配套、景观及零星工程合同以外的签证, 结算前必须将签证结 算资料提交到集团预算部,逾期停付工程款。8. 签证的效力及管理要求1)对涉及工程经济类的乙方应予提报签证的, 而未严格执行现签 证管理流程而以呈阅批示文件直接出具上属领导的批准文件,结算时 一律不予承认,一切损失由乙方或责任方自行承担;已实施未经签证 所产生的经济责任由乙方承担。乙方对甲方的指令确有异议(
7、拒签 ),在甲方坚持要求执行时,乙方应予以执行,因指令错误发生的费用和 给乙方造成的损失由甲方承担,延误的工期相应顺延;因拒不执行指令而造成的损失则由乙方承担。2)甲方驻地人员, 施工过程中须严格按审核后的施工设计图纸及 签订的施工协议内容进行全过程管理,对现场因设计变更及局部调整 而减少的工程量或费用,项目人员有责任有义务要求乙方及时提报相 应签证,若乙方不配合,则乙方施工的下一拨款点不予支付;甲方驻 工地人员须积极对待类似签证,并作好现场一手资料,相关资料将作 为审计工作重点,若后期抽查出漏项未补作签证的,直接追究对应负 责人,并予通报,通报三次给予辞退,一切责任自行承担。对涉及工 程经济
8、类的需作签证的及时通知集团预算部共同查看现场,核实相关 工程量及发生的费用,若未及时通知集团预算部,而自行与乙方收方 并签字确认,且后期预算部因工程隐蔽或其他情况,现场不能核实所 提报的工程量及发生的费用,则后期结算中,预算部将不予承认,所 发生的一切损失由责任方自行承担。3)对施工方间因工程量对接发生费用纠纷的问题,项目部须要求 相关责任方同时到场,根据现场实际情况,明确真正的责任方以及费 用应怎样赔偿,相互间的利害关系等描述详细、清晰,且由项目部和 相关方签字认可,依此作为签证和后期工程结算费用扣减的依据。4)本办法为甲乙双方在合作中的经济或法律责任界定的依据, 括返工、返修、停工损失、延
9、误的工期及其他经济损失。5)必要时, 甲方可发出口头指令, 施工方对甲方的口头指令应予以执行。但乙方应在 4 8 小时内提出书面文件,甲方进行签证确认。二、现场签证书面资料归档要求:1、内容: 签证管理目录 经济签证资料2、要求: 签证资料后期直接作为结算依据,故签证发生后严格按照 签证会签流程执行,相关责任部门认真核实审批, 签批完成后项 目部统一转交给预算部,由预算部统一编号再下发。 现项目部对签批完成的签证资料按栋号及预算部的编 号连续分别复印留存备档(总包范围内的须按栋号存档,分 包可按楼号和施工单位存档)。3、表格格式: 签证管理目录格式:(项目名称及楼号)签证管理目录编号施工单位签
10、证部位签证内容签证日期(乙方提报时间为准)001002 工程经济签证单格式:日照安泰集团工程经济签证单()项目编号:日期:(乙方电子版注明提报日期)(甲方预算部统一手写编号,空)工程名称施工情况(签证主要涉及进度部位,须填)施工单位签证名称(签证主要涉及内容,须填)(签证内容一律电子版描述)施工单位:监理单位:项目部:预算部:项目副总经理:项目总经理:(现场监理跟(经办人、项目(经办人、预算踪负责人)经理)部经理)说明:签证发生后施工单位于 2日内完成签证内容上报公司,规定 时间内未完成责任由施工单位自负,签证内容须采用A4纸电脑打印,手写无效。经施工单位签字后依次由监理单位、项目部(经办人、
11、负 责人)、预算部(经办人、负责人)、副总经理、总经理审核签字认可, 未经总经理签批的签证不能作为结算依据。签证单原件一式两份,施 工单位一份(原件),甲方档案室一份(原件),预算部、项目部各存 一份复印件。(二)、工程设计变更管理流程及书面资料归档要求:一、设计变更流程管理流程:1. 目的管理、控制设计变更,确保任何工程变更都进行了必要的审批和信息传递。2. 适用范围本规程适用于公司开发项目中有关工程变更的管理和控制。3. 职责分工:1)项目工程部负责各类工程变更的最终确认和实施;2)销售部负责客户相关变更的确认、信息传递和跟踪验证;3)集团预算部负责相关变更的费用预算及审定;4)总工办、项
12、目总经理负责变更的审批。2、 工作程序1)顾客要求的变更 顾客要求变更(不论是签订合同前还是签订合同后 ),销售部经 办人须向顾客说明变更发生的费用 ( 设计费和材料费等 ) 要由顾客自行 承担。 顾客要求变更,销售部经办人(销售员)须将顾客要求的变更内 容以及顾客愿意承担相关费用的承诺填入 设计变更联系单 并请顾客确认,设计 变更联系单 由销售部指定人员负责依次传递到总工办、 项目工程部、 预算部和设计单位审签意见。在上述单位、部门审签意见后,销售部 负责人根据他们的意见签署本部门的意见或建议,并最终报请项目总 经理审批确定。 各会审部门在审签意见时若不同意变更,必须详细说明理由并 及时反馈
13、。总工办若同意变更,及时向销售部反馈信息;项目工程部 若同意变更,须同时注明对设计变更联系单的时限要求,预算部 会审主要对工程变更所产生的费用进行估算,以便项目总经理能在获 得充分信息的情况下进行审批。经项目总经理最终审批不同意更改的, 设计变更联系单原件 由销售部保存,销售部经办人 (销售员 ) 须及时向顾客解释说明并请求 顾客谅解。 经项目总经理最终审批同意更改的,销售部指定人员须及时将 设计变更联系单 复印并传递给设计单位及项目工程部 (原件由销售 部指定人员保存 ) ,由销售部和项目工程部共同催促设计单位及时变 更。 预算部需及时核算应由顾客承担的费用并书面提供给销售部, 并由销售部经
14、办人 (销售员 )及时与顾客签订补充协议。 对于顾客要求的变更,由销售部指定人员负责督促项目工程部 进行相应的工程变更并进行实地验证。 设计单位盖章后,由销售部指定人员转交给项目资料管理员再 统一登记编码并发放相关单位、部门(施工单位、销售部、项目部、 预算部、监理单位、档案室)存档备份。2)甲方项目部及上级领导要求的变更 在施工过程中若发现设计不合理可申请要求变更,项目工程部 负责填写设计变更联系单 ,并提报集团总工办、监理单位、集团预 算部、项目总经理予以批准确。 (工作流程详见附图一) 由项目工程部提出的的变更, 若影响房屋使用功能、户型布局、 立面或面积的,项目工程部须向销售部及时传递
15、书面的变更信息。 涉及工程经济类费用的由集团预算部负责编制变更费用,作为 项目总经理审批依据。 2 万元以上的由项目总经理(或授权委托人) 报集团总经理审批,审批完成后变更实施。2)施工、监理等合作单位要求的变更 本公司原则上不允许合作单位擅自调整已经确认的设计图纸, 但因技术方面的考虑确需对原设计进行调整时,合作单位可向项目工 程部提出设计变更申请,由项目工程部负责填写设计变更联系单 提报集团总工办、监理单位、集团预算部、项目总经理予以批准确认 (工作流程详见附件二、三) 。 项目工程部须对照原设计图纸对合作单位提出的变更进行认真 核对,发现对原房屋的使用功能、 户型布局、 立面或面积产生影响的, 须立即向销售部传递书面的变更信息。 涉及工程经济类费用的由集团预算部负责编制变更费用,作为 项目总经理审批依据。 2 万元以上的由项目总经理(或授权委托人) 报集团总经理审批,审批完成后变更实施。总工办审核确认1天不同