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1、文件名接待物资管理制度部 门 总裁办类 型普 通编 号16010120101编 制 审 核批 准备 注发公司所有人员学习 为了进一步加强公司接待物资管理，健全物资采购流程，监督和控制不必要的开支，保证物资采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。一、 管理范围：本制度所称接待物资指经公司批准，由总裁办直接批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往，以公司名义向有关单位、个人馈赠的纪念物品（其他部门因工作需要定制和赠送的纪念物品不含在内）、过节物资、招待用香烟、酒水、茶叶以及董事会需要采买的其他物品等。二、 管理职责：2.1 组织实施本制度的责任部门是总裁办。2.2 总裁办设置专职仓库保管员，
2、其职能是对所采购的物资验收入库、领用发放实施监督和管理。三、 采购原则3.1 根据公司的实际情况，结合所采购的物资用途和范围，本制度适用范围内的采购业务统一由总裁办负责具体办理，其他部门或人员不得自行采购。所有采购事务由总裁办主任统一协调、安排。3.2 总裁办在购置、定制物资时应当遵循“货比三家，质优价廉”的原则，采购申请5000元，必需寻找三家以上供货方比价择优选择，以最大限度地提高资金的使用效率。3.3 急用、小金额突发性采购可以通过“钉钉”管理系统申请后先行购买，购回物品经总裁办验收后再到财务部报销。3.4 采购物资原则上一律要求供应商提供发票，特殊情况下无法提供发票者与财务人员沟通后遵
3、循财务管理制度处理。四、 采购程序4.1 公司所有采购均须按以下流程完成：收集信息（申请）、询价、比价、议价、评估、索样、决定、定购、催交、收货检验、入库、整理付款。4.3 每月25日，物资保管专员根据库存情况，依据公司接待需求及时补充库存。4.4 物资采购坚持谁需要谁申报的原则，于每月25日申报下月物资计划，每月10日申报当月补充计划，临时性采购每月不得超过两次。4.5 采购申请人根据实际需要，确定一种或几种物资，到总裁办领取“采购申请单”并按照规定格式认真填写，采购申请单填写保证清晰可阅读，内容完整。并逐级递交公司领导审核批准后，由总裁办指派人员进行实际采购。填写不规范，导致无法确认请购物
4、资须知信息的，总裁办有权拒绝采购。4.6 总裁办在接收申购单时应遵循无计划不采购；需求原因不清晰不采购；通知物资保管专员核查申购物资是否有存库，已超储的物资不采购。4.7 总裁办指派专人负责具体采购事宜，采购前应认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称遇到问题应及时的与申购部门/人沟通。对于申购部门/人需求的物资如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品（但必须与申购部门/人商议）。对于急需的申购项目总裁办应优先处理，无法按时购置的物资应及时通知申购部门/人。4.8 单一、固定或长期合作的采购或指定采购厂家及品牌的产品由申购部门/人作出书面说明及该供应商的详细资料，总裁办对供应方的供货能力评估后，与
5、其签订购销合同。4.9 总裁办应当对供应方的供应能力、交货时间及产品或服务质量进行确认。所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种中介机构询价。五、 入库保管5.1 总裁办物资专管人员在物资购置回公司或供应商按约定将物资交付公司时，首先办理入库手续，对照申请及送货单检验货物的品名、规格型号、质量、数量及金额是否一致，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种、价格准确无误，质量完好，配套齐全，并在入库登记簿上共同签字确认。如果验收不合格，不予入库，并及时联系供应商妥善处理。5.2 物资入库，要按照不同的类型、规格、功能和要求，分类、分别相应位置储存，仓库物资应保证
6、数量准确、价格不串。5.3 精密、易碎及贵重货物要轻拿轻放。严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存，其中贵重物品应入公司内小仓库保存，以防盗窃。5.4 物资入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量和金额，并如实填写物资出库台账，做到账物相符。如因主观原因出现账物不符的则按照物品同等价格进行赔偿，并做出书面检查。5.5 总裁办专管人员要每月末对库存物资进行全面盘点，并将盘点后的物资台账报总裁办负责人。在物资不足时应及时向总裁办负责人报告，及时提出补充采购需求。5.6 总裁办专管人员换岗或离岗时，应将账物盘点清楚后随入库单、出库单、出库台账一并移交下一任专管人员。5.7 总裁办专管人员的职责
7、是负责保管，未经公司领导批准，不得发放。总裁办专管人员因其他原因不在时，应由总裁办负责人或由其安排总裁办其他人员代管，在专管人员到岗后立即与代管人员核查帐物，以免出现账物不符。代管人员在代管期间不履行职责的，出现账物不符的由代管人员直接承担经济责任。六、 领用原则6.1 物资办理入库后，由总裁办通知物资申购部门/人及时领用。由申购部门/人填写领用单并经相关责任人签字后自行到仓库领取。6.2 物资保管专员严格执行凭领用单出库，无单不出库，并做好出库登记，每月第做出入库报告。6.3 对于急需使用的物资，可由总裁办在入库前通知申购部门/人共同核对申购单中采购项目，经确认无误后直接在物资交接单上签字领
8、用。6.4 申请人领取酒水、礼品后未用完的，应及时退回仓库，物资保管专员在收到回退的酒水、礼品后，重新办理入库手续。6.5 所有物资发出后，经检查发现有领取部门或有关人员对所属物资的用途不符，或假公济私者，公司将按照该领取物资的总价值进行加倍处罚，以儆效尤。七、 责任划分7.1 不按规定程序未经审批采购的，并已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。7.2 未经比价即进行采购的或采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失。7
9、.3 对贪图省事、乱报申购物资的部门/人，造成本公司流动资金使用浪费的，相关损失由该部门/人承担。八、 附 则本制度自发布之日起实施，各部门需严格按上述审批手续和流程执行。 采购申请单 年 月 日 申请部门： 需求日期:推荐的供应商：申请原因：使用要求：序号物品名称型号规格数量单位预算金额备注12345678910合 计 采购申请人（签名日期） 部门主管（签名日期）总裁办主任（签名日期） 董事长（审批日期）附表1 附表2 入库单供应商：日期：序号货品编号货品名称规格型号单位数量单价金额备注合计： 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ￥摘要： 记账送货人收货人 审核人附表3 物资领用表申请部门申请人申请日期用 途序号物资类型物资名称规格型号数量领用人12345备 注 部门主管： 总裁办主任： 董事长： 注：申请人领取酒水、礼品后未用完的，应及时退回。附表4物资盘点台账序号物品名称规格型号库存数量单位备注保管人： 总裁办主任：盘点日期：
