办公室日常事务处理及注意事项

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1、办公室日常事务处理及注意事项办公室是一个单位的综合管理部门，是领导的参谋助手，综合承接上级部门指示和各下级各单位的请示、报告，综合协调处理行政事务，督查领导决策和各项政策的贯彻 落实以及重要工作的完成； 办公室是一个单位运转的中枢， 是领导和各职能部门的中介，在各单位中处于中心地位， 既是各职能部门协调联系的纽带，又是政策指令和各种信 息的交汇点和集散地；办公室是单位的窗口和总进出口， 负责本单位与政府、行业管理部及其它有关部门和兄弟单 位的联系应对，接待上级的视察和兄弟单位的参观访问， 接收处理上级部门和兄弟单位的来文来函，处理各种公务 往来，接待群众来访等等。总之，办公室沟通上下，协调 左

2、右，联系各方，照应内外，其运行状况直接影响着单位 整体工作的水平和效率。办公室的日常工作很繁杂，只有紧紧围绕提高工作效 率和服务质量，才能在现有人力资源和办公条件下，实现 效益的最大化，从而最大限度地实现我们“三服务”的工 作宗旨，由于时间关系，我们就办公室协调工作、完成领 导交办任务、接待工作应掌握的一些原则和注意事项及请 示审批程序进行讲解，以资大家参考。一、协调工作（一）协调工作的重要性从办公室工作人员的角度理解，协调就是办公室工作 人员协助领导，在其职责范围内或在领导的授权下，调整 和改善人际之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种 矛盾缩小或消除，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以

3、实现共同目标的过程。办公室工作人员协调工作，在办公室工作人员工作中 占有重要地位，办公室根据“三服务”的宗旨，做好综合 协调特别是政策性问题的协调，是突出发挥参谋助手作用 的必然要求。随着企业深化改革，各种新的矛盾突出，如 历史与现实的矛盾，旧的法规、条例阻碍着新的生产力的 发展；又如人们思想上左与右的矛盾纠缠不清，影响着各 项任务的落实；特别是各方面、各局部之间利益的矛盾等 等，如不加以协调，就会意见分歧，政出多门，严重影响 领导决策的贯彻，阻碍企业改革与发展，办公室工作为什 么这样重要呢，其原因在于：1、办公室的位置，通常处于各种利害矛盾和政策矛 盾关系的交汇点。在一个单位内外之间，如果发

4、生了需要 协调的问题，一般都得找这些单位的领导出面解决，那么 办公室就须将有关问题的信息，包括问题产生的原因、背 景，解决问题的方针、办法，进行协调的方法、步骤等， 收集起来，综合研究，反映给领导参考采纳。2、办公室的参谋、助手作用和“不管部”性质，决 定了领导人需要做协调工作时，首先会找办公室或办公室 工作人员人员协助进行，有时甚至会授权办公室工作人员 出面主持或参与协调的大部分过程。由于办公室一般不管 理具体的专业业务，而又全面掌握各方面的情况信息，是 一个综合部门，比较超脱，它代表的是领导整体的利益而 不是某个局部的利益，也就自然成为最适合协助领导做好 综合协调的部门。3、办公室本身所作

5、的各项工作中，也包含了大量需 要协调而后才能完成的事情。诸如办事、办文、办会，都 可能遇到各部门认识与步调的不一致，利害与矛盾的干扰 等，尤其在企业深化改革，积极参与市场竞争的程中，既 需要一个安定团结的社会环境，需要通过大量的协调工作 去正确处理各种矛盾，又需要认真听取和采纳下级与群众 的意见和建议，才能正确决策，推动企业的发展。（二）办公室工作人员协调的基本方法与注意事项1、办公室工作人员协调是经领导授权、在办公室的 职责范围内进行的。因此，必须了解研究领导协调的全局 性、层次性、科学性、权威性、超前性等特点，努力做到 一要从全局出发，尽可能站在领导的全局高度考虑问题； 二要按本层次的职权

6、范围办事；三要讲究协调的科学性， 认真细致地做好协调前期的各项准备工作，如调查研究， 讲究方式，选择最佳时机等；四要在协调中注意维护领导 的威信，特别是注意依法协调、 公正协调和讲究协调艺术， 完善协调事项的贯彻执行和督促检查手段，使协调事项得 以兑现；五要加强预见性，超前、及时协调，减少“马后 炮”，从被动中力争主动。2、办公室工作人员协调既然是辅助领导协调，在大问题上应严格按领导所定的目标要求进行，加强请示报告，遵守办公室工作人员纪律，不擅自作主，不掺杂私心杂念 处理问题。在涉及重要的方针政策性问题的协调中，应由 领导亲自出面的，办公室工作人员要做好信息综合、沟通 联系、事务准备和有关文字

7、工作等，并对领导考虑不周的 事情及时“参谋提醒”。对于在自己职责范围内的事务协 调中，则应积极主动，大胆负责，为领导分忧解难，使领 导能把精力解放出来去抓大事。3、由于领导工作的全面性，而协调又贯穿于一切工 作之中，办公室工作人员要想辅助领导把什么问题都协调好，实际上是不可能的。因此，必须明确重点，并充分依 靠和调动其他部门的智慧与力量，共同做好协调工作。一 些有专门机构负责的问题，诸如生产经营的协调、组织人 事的协调、财务预算的协调等，则应当主要是协调领导， 调动有关部门的积极性，提出方案，适当配合。办公室的 力量有限，不可能事事都管，不要事事包揽。4、办公室工作人员协调要讲究方法和艺术。不

8、同的 问题、对象、时间、场合，有不同的协调方法，不可能一 个模式。协调艺术；是多学科知识与经验的综合运用，它 同协调者的理论、政治、文化修养都有关系，需要通过学 习与实践去培养。二、完成领导临时交办的工作（一）完成好领导临时交办工作任务的重要意义领导临时交办的工作是指单位负责人临时交待给办公 室的工作任务，需要同具体人员负责处理、及时完成的事 项。领导临时交办的工作任务是办公室重要的工作内容，完成好领导临时交办的工作，对于保证企业正常运转和政 令畅通、提高工作效率有着十分重要的意义。1、提高工作效率和工作质量办公室是单位沟通内外、联系上下的中枢部门，领导 遇到一些需要及时处理的工作和一些临时发

9、生的事项时， 总要通过办公室来完成，对这些问题的处理速度和处理质 量直接反映的办公室的服务水平和工作质量。如果能够恰 当、准确、迅速地完成领导交办的临时工作作任务，不仅 给领导腾出更多的时间和精力来运筹全局工作和处理日常 工作，减轻领导的压力，更能增强领导处理临时发生问题 的能力，领导一经交办的事项，马上得到落实，增强了领 导的权威信性，加快的单位的运转速度。2、改进工作作风，反映出本单位的良好风气当前有些办事部门还不同程度的存在着官僚主义作风 和消极怠工思想，本来比较容易办的事情， 由于互相推诿、 扯皮，延误了办理时机，又不得不由领导亲自过问，把这些事项临时交待给办公室，办公室工作人员作为领

10、导的助 手和参谋，要本着对领导和工作认真负责的态度，及时去 处理，如果遇到问题和梗塞，要想方设法去进行疏导，直 到做出妥善处理。按照领导的意图把这些临时交办的事项 处理好，就能够促进单位作风的转变，“体现出廉洁、实 干、高效”的单位风貌。3、体现办公室的参谋助手作用领导遇到了一些临时工作交由办公室去完成，使领导 不必事必躬亲，只要交代办事意图，检查落实情况，就可 以使一些工作得到圆满完成。因此，办公室在办理领导临 时交办的工作时，对有些经调查了解后需要及时汇报的。 要简明扼要的反映情况，提出解决问题的合理意见；对于 一些简单的事务性事项，直接去完成，把事情办妥。这样 不仅给领导处理问题当了参谋

11、，又是领导完成某项临时性 工作的助手，这就可以为领导节省大量的时间和精力，让 领导去做那些他必须亲自去做的事情。(二)完成领导临时交办工作的方法和注意事项1、接受工作任务要弄清“三要素”。领导交办工作任务，大体都有“三要素”：一是内容-办什么事；二是时限-什么时间完成；三是要求-工作 质量、注意事项等等。办公室工作人员人员在接受领导交 办任务时，一定要把“三要素”搞清楚，为把事情办好创 造前提条件。2、优化办事成果“三比较”。办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事 成果，要进行三个方面的

12、比较， 这就是“利利相交取于大， 利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。3、把握好办事“三形式”办事可能出现三种形式：(1 )单一办事-在同一时间内完成一项工作任务;(2) 交叉办事-同时接受领两项工作任务或者两位领 导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；(3) 穿插办事-三项以上工作任务穿插在同一时间流 程中进行。同时办两件或两件以上的事情要注意分清事情的轻重 缓急，主次先后，抓住重点和要点。4、检验办事效率“三标准”办公室工作人员完成领导交办工作之后，要进行工作 效率自我检验。一是工作质量是不是达到了领导要求的限 制条件，有没有潜在的问题和漏洞；二是工作速度，有没 有超过工作时限

13、，有没有浪费拖延时间的情形；三是办事 过程中，对企业、职工有没有产生不良影响。5、情况汇报“三注意”工作任务全部结束，或告一段落，应向交办任务的领 导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出 现的问题，以及对后续工作的看法等。 复命时要注意三点: 一是不失真。对完成任务情况要一是一， 二是二，不扩大， 不缩小，不隐匿问题和缺点。二是不吹嘘。不借机自我夸 耀，不喋喋不休地表功、诉苦。三是不邀利。不要因为完 成了领导交办工作而向领导提出不合理的利益要求。三、接待工作（一）做好接待工作的重要意义接待工作就是接待前来履行公务的人员的工作，搞好 接待工作对提高企业知名度有很大的帮助，也是企业搞好

14、 公共关系的重要手段。1、有利于增进单位之间和人际之间的了解，增强社 会的广泛联系，进而促进企业发展。需要接待的前来办理公务的人员有的是为了了解情况，把握形势，研究问题，为决策提供科学依据；有的是 为了搜集和传递各类信息，直接为发展生产和科学技术服 务；有的是为了交流和学习经验，改进各方面的工作；有 的是为了核准情况，以便正确处理问题等等。这些公务人 员如能顺利实现各自的愿望，就能使他们有各自的岗位上有所创新和贡献，能推动他们各自的单位和社会进一步发 展。这些公务人员能否顺利实现各自的愿望，办公室的接 待工作是关键，办公室的接待工作做得好，为办理公务的 人员周到服务，为他们安排好食宿和活动日程

15、，为他们提 供各种工作的便利，帮助他们与各有关部门协调好关系、 沟通联系等等，就能保证前来办理公务的人员顺利完成任 务，使他们达到预期的目的。如果接待工作做不好，就会 给他们的公务活动设置障碍，增加麻烦，延误他们的时间，甚至无法实现目的。2、完善公共关系，促进联合公共关系是现代社会的一种催化剂，社会越发展，整 个社会的联系就越多，而体现社会内部联系的公共关系就 越发达，因此只有在正确处理好公共关系的过程中，各单 位才能得以生存和发展，公共关系处理得好与不好，都将 直接影响到单位的声誉和形像，对前来办理公务的人员接 待得热情、周到就能改善两单位之间的关系，加强两个单 位联系，促进两个单位之间的相

16、互支持和合作。3、促进经验交流，开阔眼界，有利于改进单位自身 的工作。古人云，山外有山，天外有天，在大量的接待工作中， 将会面对各类人员，这些人员会带来各种各样的情况、信 息和经验，通过接待工作可将这些送上门的情况、信息和 经验加以分析和比较，摘其善者而学之、用之。这样做可 以开阔视野，有助于解放思想从而改进和推动自身的工作。 从这个意上讲，接待工作又是学习和借鉴别人经验的极好 途径。4、提高企业知名度，树立企业形象。个单位能否有较高的知名度，在外界能否有较好的影 响，做好接待工作是一个极为重要的条件，接待工作是一 个单位对外沟通联系的窗口，宣传自身形象的门窗口和门 面是好是坏直接影响到一个单位的形象，如果接工作搞得好，来办理公务的人员就觉得到家一样，办理公务的人员 就会对这个单位留下美好的印象