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1、XXXX有限公司公文格式指引（试行）1 范围本指引规范了标准公文格式和简化公文格式，明确了公文格式选用的原则,同时也规范了公文的排版要求。2 公文格式2。1 标准公文格式（详见附录A、B）2。1.1标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字体除特别标明外均采用四号仿宋体，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距一般以四号仿宋体1.5倍行距为准。2。1。2公文眉首是指公文首页红色横线及以上部分，包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页的1/4到1/3。2。1.2。1 涉及保密要求的公文,应在公文首页右上角用四号黑体标注秘密等级和保密期限。
2、密级按公文重要程度和保密要求，由高到低划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2。1。2.2 有紧急程度要求的公文，应在公文首页右上角用四号黑体标注“特急”或“急件”。如需同时标注秘密等级和紧急程度的,秘密等级标注在右上角第1行，紧急程度标注在右上角第2行。2。1.2.3 发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成.发文单位标识一般用小初号华文中宋体或宋体加粗居中排列。多个单位联合行文的，主办单位排列在前。2。1.2。4 发文字号主要分为公司发文字号、中心发文字号两类。发文字号包括公司（中心）代字、年份、序号，应置于发文单位标识之下、红色横线之上，并居中排列.联合行文的，一般只需标
3、注主办单位发文字号。2.1。2。4.1公司发文字号由公司代字+发文年份+发文顺序号组成，如“天同海智20161号”。2.1.2.4.2在公文种类、数量比较多的情况下，可在发文字号中加上“文种”并按以下规定执行：a)命令（令）、会议纪要在发文字号中的文种分别为“令”、“纪”，如“天同海智令20161号”、“天同海智纪20161号”。b）报告、请示、函在对外行文中,发文字号统一沿用“天同海智”，如“天同海智20161号”；公司内部行文中采用中心发文字号，如“天同海智行政20161号。c）决定、决议、通知、通报在发文字号中的文种统一采用“通”，如“天同海智通20161号”.2。1.2。4。3中心发文
4、字号由公司代字+中心代字（+文种)+发文年份+发文顺序号组成，如“天同海智行政20161号”。2。1。2.5 发文字号与公文标题之间用红色实线（正红色,粗细为3磅）相隔。2.1.3公文主体是指对红色横线以下至主题词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件目录、发文单位、签发人、成文日期、印章等组成。2.1.3.1 公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构一般包括发文单位、事由和文种三部分。2.1。3。1。1公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外,一般不用标点符号；2.1.3。1.2公文标题应位于红色横线下方空1行处用小二号宋体加粗书写，并居中排列。2。1.
5、3.2 主送单位是指公文的主要受理对象。2。1.3。2.1主送单位应使用全称或者规范化简称、统称。若使用规范化简称或统称的，应将主送单位名称列在版记中的主题词之下（若需呈报的则在呈报之下)、抄送之上,标识方法同抄送。2。1。3。2。2主送单位应在标题下空1行处，左侧顶格书写；主送单位名称后标全角冒号.2。1。3。3 公文正文在主送单位名称下行处,每自然段左空格,回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。2.1.3。4 公文附件目录应附在正文下空1行处（发文单位前），左侧空2格标识“附件，后标全角冒号和名称,并注明附件顺序和名称。2。1.3。4。1附件名称后不加标点符号。2.1.3.4.2若有多个
6、附件，则用阿拉伯数字依次标识。2。1。3。4.3附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,若有多个附件需标识序号.2。1。3。5 发文单位应在正文（或附件）下至少空1行靠右侧书写。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽量采取调整行距、字距等措施加以解决，务必使发文单位、印章与正文同处一页；不得采用标识“此页无正文”、空白页加盖印章等方式解决。2.1。3.6 公司内部重要行文中，一般需在发文字号同一行右空1格签注签发人；命令(令）等下行文一般需在发文单位正下方、成文日期正上方用手写体签注签发人.2.1.3。7 发文单位必须与印章名称完全相符。2.1。3。8 成文日期应以
7、负责人签发的日期为准。2.1.3.8.1 成文日期应在发文单位（或手写体签发人）正下方用汉字将年、月、日标全,“零”写成“”。2.1。3。8。2 联合行文以最后签发人的签发日期为准。2。1。3.9 公文应当加盖印章.2。1。3.9。1 单一发文须加盖印章的,印章应当用红色、端正、居中加盖，采用中套方式,即印章中心线压在发文单位、成文日期的正中。2.1.3。9.2 联合行文须加盖印章的，应将各发文单位名称均匀排列在正文和成文日期之间（有附件的，则在附件目录和成文日期之间）,主办单位印章在前，会办单位印章在后,印章之间互不相交或相切。2.1。4 公文版记是指主题词及以下的各要素，包括主题词、抄送单
8、位（呈报、抄送）、印发栏（撰稿、核稿）等部分组成。2。1.4。1 公文应当在成文日期（或附注）下空行顶格用四号黑体标注主题词，后标全角冒号。2.1。4.1。1 主题词一般由3个词目组成，先标类别词，中间为关键词，最后标类属词：a）类别词依据各中心职能确定,主要有项目、产品、营销、运营、行政、人事、财务等；b）关键词可从公文标题中选取最关键的1个词目。c）类属词依据文种确定,主要有命令（令）、决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等.2.1.4。1.2主题词的词目用四号仿宋体标注，各词目之间空格。词目后不加标点符号。2。1.4.2 抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其
9、他单位。2。1。4.2。1 抄送单位应当使用全称或规范化简称、统称。2。1.4.2.2抄送给上级单位或领导,可写“呈报”某某；抄送平级、下属单位，可写“抄送”某某。2.1。4。2。3抄送单位应在主题词下1行，左空1格标识“呈报”或“抄送”,后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐;在最后一个抄送单位后标句号.2。1.4.3 印发栏（撰稿、核稿）在抄送单位下行，左、右页边各空1格标识。2。1.4。4 主题词与抄送单位及印发栏之间用平行细实线（粗细为0.75磅）相隔。2。2 简化公文格式（附录C）简化公文格式一般保留标准公文格式中的公文主体部分,省略标准公文格式中的眉首(保留发文字号，并将发文字
10、号移至正文标题正下方)、版记(保留抄送单位，不加下划线）两部分。2.3 公文格式选用原则2.3。1 对外正式行文中一般采用标准公文格式，并可省略版记。2。3.2 公司内部行文中,公文格式按照以下规定执行：a) 命令（令）、决议、决定、通知、通报、意见、会议纪要采用标准公文格式.b）报告、请示、批复、函采用简化公文格式.3 排版、印刷格式3.1 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm）。特殊文种用纸可根据实际需要确定。3。2 公文的各页在排版时，一般应留出相应的页边距：天头宽2。5cm、地脚宽2cm、订口宽2。8cm、翻口宽2cm，装订线为0cm,页眉为1.5cm、页脚为1.7cm
11、。3.3 页公文应在每页地脚正中央用阿拉伯数字逐页编出页码,页码左右各放一条一字线，如“1-”.3.4 公文应在左侧装订，保证不掉页.4 记录4。1 标准公文格式4。2 简化公文格式附录A （规范性附录）标准公文格式一 机密（四号黑体,右空2格）特急（四号黑体，右空2格）（空1行，以下空行均以四号仿宋体、行间距为1.5倍为准）XXXX有限公司文件（发文单位标识一般为红色小初宋体或华文中宋加粗，字间距缩放70%、加宽5磅，居中；空1行） 天同海智X2016X号（四号仿宋,居中）签发人：（右空1格）（红色横线，粗细为3磅）（空1行）标题（小二号宋体加粗，居中）（空1行）XXXX：(主送单位，顶格)
12、（公文中除特别指明外均采用黑色四号仿宋体)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.(每段开头空2格）（空1行）附件：1。（段首空2格)2。*公司（至少空1行） XXXX有限公司（右空两格)二一六年 月 日（空1行）主题词（四号黑体，顶格）:（四号仿宋体，词目之间空1格)呈报：（自此以下均为四号仿宋体，段首空1格）抄送：撰稿：核稿：（右侧空1格)附录B (规范性附录)标准公文格式二（签发人在发文单位正下方）机密特急XXXX有限公司文件天同海智X2016X号标题（命令/令）XXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。*公司 XXXX有限公司董事长/总经理：XXX（手写体) 二一六年 月 日主题词：呈报:抄送:撰稿：核稿：附录C （规范性附录） 简化公文格式标 题（公司内部请示、报告等) 天同海智运营2016X号XXXX: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1.2。*公司 XXXX有限公司 二一六年 月 日呈报：抄送:- 7 -
