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1、和信通讯技术有限公司管理制度会议管理制度HS-XZ/HY01修订号01实施日期 2008 年1月5日第2 页 共 5 页1、目的本制度明确规定公司会议种类、组织及会务管理等工作相关内容，确保会议召开的质量和效率，推动对会议决议的执行。2、范围本制度适用于公司各部门召开的各项会议的组织与管理。3、权责3.1人力资源部协助公司管理层确定公司会议的种类，组织会议进行、以及制定、发布和推广会务管理相关制度；3.2会议主办部门负责各项会议的会议申请、通知、组织、记录及会议决议催办落实完成工作。4、会议召开原则 4.1 高效。凡召开的会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。会议组织者应将会议主持者
2、、议题、议程、时间、地点等安排预先告知与会者； 4.2 精简。大力精简会议，尽量缩短会期，减少与会人员，能合并召开的会议要尽可能统筹合并；4.3 务实。把工作重点放在深入实际，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题上，可采取现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题； 4.4节约。会议召开倡导勤俭节约，会议地点安排在公司内进行，特殊情况需经公司管理层批准，会议所需经费由主办部门负责申报，人力资源部审核。5、会议分类5.1 公司级会议：主要包括年度员工大会、工作总结会（月度/季度/年度）、月度经营研讨会、营销总结会（季度/年度）、业务相关会议(如客户或供应商研讨会、洽谈会，座谈会等)及各类
3、临时召开的代表大会；5.2例会:公司各一级部门周例会、月度例会；5.3专项会议：项目研讨会、业务综合会(如计划协调会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等)。6、会议周期及时间安排7、会议申报及组织6.1各部门须按照事先规定的会议时间、与会人员、会议报告内容等做好充分准备参会；6.2会议通知：列入会议计划的会议通知由人力资源部统一安排，会议通知须提前一天以文字或电话发出。各部自行安排的小范围会议可自行安排；6.3如召开须上级部门参与的不定期会议，由会议主办单位根据工作需要和会议内容，向上一级单位提出，提报会议申请单，详见附件一。经上级单位审批，如批准开会，会前准备相关事宜由会议
4、主办单位负责，同时参照本程序执行；6.4会议筹备工作：根据会议内容，由会议主办部门负责组织，会议相关部门配合完成具体工作的筹备与落实（包括：领导讲话、会场布置、横幅标识、安全保卫、音响、会议通知、会议方案等）； 6.5会议签到：会议主办部门应事先准备签到表、册。中小型会议实行个人签到，规模较大的会议实行部门领导签到。会议结束时，主办部门可对各单位的出勤情况进行检查或抽查； 6.6会议文件及会议档案：全员性会议的文件由主办部门准备，会议结束后，应及时将完整的会议文件整理归档，按规定时间移交到人力资源部存档；一般性工作会议由主办部门负责会议记录和纪要整理，会议纪要经部门负责人签发后，公布执行并发至
5、相关部门备忘；6.7与平级或纵向沟通的不定期会议召开，由会议发起单位提出并参照本程序执行。7、会议要求及纪律7.1会议接待由会议主办部门负责，会议召开前5分钟进行签到，须准确统计会议人数并留存档案资料，详见会议签到表附件三；7.2会议相关部门负责在会前将与会议相关的参阅资料及时、准确分发至与会人员；7.3会议记录由会议主办部门负责记录；7.4与会人员应做到不迟到，不早退，因故不能参加会议应提前向主办会议部门请假；有事离开会场需向会议组织者请假；会议期间应关闭通讯工具，保持会场安静，不做与会议主题无关的事；7.5 会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律；7.6人力资源部将于会议召开后对
6、会议纪律执行情况（包括会议出勤、请假制度履行情况及会风会纪情况）在全公司范围内通报。各部门负责人要重视对会议纪律的执行，以身作则，促进良好会风的形成。8、会后工作跟进8.1主办部门负责整理及下发会议纪要（详见附件四）及会议决议的催办；8.2会后聚餐、娱乐等活动由人力资源部组织、协调，会议主办部门应在会议召开前通知人力资源部，以便提前准备安排；8.3会议文件材料的立卷归档，建立会议档案。8.3.1主办部门负责会议的相关材料保存，如会议通知、会议议程、签到表、会议纪要、会议报告等文书须一并收集、整理齐全，按一会一卷的立卷方法设立案卷；8.3.2部门内部会议均需将会议议程、签到表、会议纪要、会议报告
7、等文书备份呈报总经理。9、会议室使用管理办法9.1 管理归口9.1.1人力资源部负责会议室的统筹管理和协调安排使用。9.1.2日常管理具体：会议室内财产的保管、卫生保洁、门窗及电器的关闭、使用交接手续办理、钥匙交接等。9.1.3所有会议室的灯光、音响、多媒体投影等的操控工作、日常调试及报修工作均由网络管理员或总经办指定专人负责。9.2 使用范围及预约程序9.2.1按照“会议管理制度”之规定，列入每周会议计划的会议优先编排使用会议室；各部如需使用会议室一般要提前1天向人力资源部申请预约，以便统筹安排使用。若各部拟预约的会议室使用时间与每周列入会议计划或已预定的会议室与临时性重要会议发生冲突时，以
8、重要会议为先。9.2.2外部租赁会议室主要用于全公司的大型活动及重要会议等，如有特殊活动需要，需经公司管理层批准，方可执行租用安排。9.2.3申请使用会议室可在公用盘下载申请表，要求要逐项填写申请单中各项内容，并在“其它说明”栏中注明参会人数、需使用设施等，经批准后方可使用；严禁擅自使用会议室。9.3 使用规定9.3.1按照“谁使用谁负责”的原则，使用部门须派专人负责本部门活动期间的管理及安全工作。9.3.2会议期间非与会人员不得随意进入会议室。9.3.3凡进入会议室的人员必须自觉遵守会议室使用管理规定。讲卫生，不得喧哗、不得损坏公物、不得损坏公用设施。对于违反本规定的人员，人力资源部或指定管理人员有权制止、教育、直至给予行政处罚。9.3.4会议室使用结束后，使用部门必须负责关闭电源、还原设施，做好卫生保洁。如发现公用设施损坏等情况要及时主动报告人力资源部，以便安排及时修复，对因使用不当造成设施损坏和发现问题不及时申报的，一经发现查实，追究当事人和部门领导的责任。9.3.5对于不按规定要求使用会议室的部门，人力资源部有权提出批评，并在其再次申请使用会议室时提出明确要求。
