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1、OA实施前期调研报告 目录一、 OA概述21.1、OA的概念21.2、OA的作用21.2.1、整合企业资源21.2.2、加快信息流通31.2.3、规范办公流程31.2.4、提高办事效率4二、 学海办公现状4三、 学海的OA需求5四、 选型步骤9五、 初步选型报告12六、 OA实施需要注意的问题156.1、技术缺陷156.2、功能欠缺166.3、选型失误176.4、管理不善176.5 学海在实施OA过程中面临的问题预估17一、 OA概述1.1、OA的概念 办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快
2、捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。1.2、OA的作用1.2.1、整合企业资源 1、通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。 2、资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造企业发展的最优环境，促进企业发展。 3、对人力资源、客户资源实现更加有效控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。 4、有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。 5、将企
3、业的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥出最大的功效。 6、建立正规、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。1.2.2、加快信息流通1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。3、即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通，保持紧密的联系。4、所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态和政策，更加关注公司发展。5、所有员工都能及时了解权限内的市场信息，以便及时调整工作。6、下属可以在第一时间
4、将工作进度和市场信息反映给上级领导，使企业以快制胜。7、所有员工都能在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和企业文化。1.2.3、规范办公流程1、建立起一个紧密、协调、可靠而简单的管理机制，让企业充满活力，促进企业持续发展。2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。3、公司的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。7、通过
5、网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。10、企业可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。1.2.4、提高办事效率1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。3、可以快捷的
6、同时给大量客户发送手机短信，保持密切、融洽、稳定的客户关系。4、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。5、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。6、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。7、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。8、随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。二、学海办公现状 公司随着不断的发展，人员规模越来越大，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象
7、力，埋没了人的智慧和潜能，使员工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。传统的管理方式造成整个公司办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给公司带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，给许多领导带来了繁重的工作压力。公司现在在各地都有许多分支机构和下属部门，文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制，领导异地出差、开会同样会导致公司的一些紧急、重要的文件得不到审批，可能会给公司带来巨大的损失。学海的自动化办公停留在非常原始的阶段，企业一部分基层员工已经使用
8、了ms-office办公，个别子业务系统，如财务、物流等使用了一些简单的系统。部分领导层不习惯使用电脑办公，还停留在纸质文件收发签字办公的阶段。三、 学海的OA需求学海作为教辅图书出版发行的全产业链上的集团企业，面对的作者、客户、以及供应商等人员数目非常大，因此，要做好用户数和并发数规模的充分准备。根据对公司的了解，初步拟定需求，不包括其他协同系统的功能。 序号功能模块功能说明1.0OA的整体要求1) 操作简单，界面简洁 2) 性能稳定，功能完善 3) 支持集团用户（用户数 5000，并发数 1000） 4) 有效的安全保密措施 2.0系统集成5) 实现 LDAP（轻量目录访问）协议 6) 支
9、持 Kerberos（一种密钥认证）协议 7) 支持与其他现有系统的数据集成3.0单点登录8) 支持以 OA为 入口，能实现通过 OA登录其他系统，而不需验证账户 9) 支持员工自己手动嵌入自己经常访问的软件（ B/S结构）或网页 10) 支持可以自由地挂接一些常用的业务小系统 4.0基础数据同步与一致11) 对于公司的公共基础数据，如：组织结构、员工等相关数据信息可以从 HR继承过来（HR可提供相关的接口），这些数据能与 HR保持一致和同步 5.0个人设定5.1账户设定12) 支持员工自由修改密码，并能与 HR一致和同步 5.2状态设定13) 员工可以在 OA设定自己当前或即将工作状态，如：
10、工作，请假，休假，出差等，以便能让其他同事知道该员工的状态以方便工作交流 5.3修改个人信息14) 新员工入职登录 OA后，需要对自己在 OA上的个人可修改的信息（如：联系方式等）进行修改或添加 15) 允许员工以后也能对这些信息进行更新和修改 16) 系统对必填而未填数据，能进行必要的提醒，以确保基本信息完善和更新及时6.0个人办公6.1任务计划17) 任务计划可有多种划分方式，如：年计划，季度计划，月计划，周计划，日计划等；也可以按照部门或项目组划分 18) 计划与人员的关系，支持多维搭配和组织 19) 任务的安排可以是上级、自己或是同事协作 20) 任务安排可以知会其他人员 21) 任务
11、的状态可以根据时间或是完成的程度不同进行不同的状态转换；如即将处理的任务可以转换为待办事宜，已经完成的可以直接归为工作日志等 6.2任务权限22) 领导有对任务进行安排并且有修改和批示以及监督管理权限 23) 员工对自己的工作计划有修改权限，但已批准的，只能有请示变动的权限；对非开放对象应无阅览权限； 24) 协作的工作计划可以发送给多人，并能知会给相关人员等 6.3待办事宜25) 员工对自己的工作计划有修改权限，非开放对象无阅览权限 26) 协作的工作计划可以发送给多人，并能知会给相关人员等 6.4工作日志27) 工作日志的条目可以直接从已完成的任务计划转移过来，并可编辑 28) 可录入和修
12、改当天的工作任务，但不可更改以前的工作日志 29) 日志可形成各种报告如：日报、周报、月报 30) 报告可以自动提交，提交的日期可由员工自己设定，如：每天、周末、月末 31) 系统应能及时提示员工填写日志 32) 报告提交支持附件 33) 上级可以对工作报告进行批示和回复以及相应的工作评价和考核，考核的数据可以提交给 HR的评估系统6.5电子邮件34) OA能与 邮件服务器对接 35) 发送邮件时，收件人栏目支持多发，群发以及抄送等功能，支持地址复制 6.6及时通讯36) 提供在线及时通讯寻呼功能，通讯寻呼由员工自己根据事情的紧急程度判断使用 7.0通讯录7.1公用通讯录1) 能记录集团各分支
13、机构的通讯联系数据，由相关的管理员及时维护 2) 记录公司员工的公共通讯联系方式，基本的数据项可由 HR来维护，即继承 HR的数据并能与之保持同步 3) 个人可以更改 OA上由员工自己来维护的信息 4) 公司的联系人列表可按组织结构的部门划分，在信息群发的时候可以按部门组群添加 5) 能提供多种查询方式（ID，分机号，邮件等） 7.2私有通讯录6) 员工个人通讯录和名片夹，完全由员工个人来管理 7) 员工离职时，私有信息可以自己删除 8) 其他员工未授权员工没有相关权限 8.0工作流8.1工作流的基本要求9) 工作流可以自定义并灵活地创建和修改 10) 在节点选择上可按岗位或角色来处理 11)
14、 在节点的审批和流转过程中支持多路（逻辑上支持与、或、并等）分支、合并、倒退、逆转、循环等各种流转方式 12) 支持流程的嵌套 13) 支持流程审批委托14) 支持数据范围条件判断 15) 支持电子签名或电子印章等安全措施 16) 员工对自己有权限的工作流可以进行跟踪和查看，可以进行催办和督办 17) 对于特殊卡死掉的流程可以进行修改或终止 8.2收文管理18) 可完成公司外来或上级或兄弟单位的公文登记、管理、批阅、分发等，并可完成归档、查询等过程的处理 19) 部分公文的分发可以在系统中提示相关人员 8.3发文管理20) 可在网上完成公司内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理 21) 可对起发放、作废、归档等操作做相关的系统记录 22) 提供数字签名或电子印章技术，在发文流转中，拥有相关权限的人才可以对其进行相关的操作，如：修改、填写意见、作废等，各种操作需要留痕 23) 发文时可以知会相关人员 24) 能进行相应的归档和查询管理 8.4公司文档管理25) 对收文和发文的公文管理，支持多种级别的分类 26) 支持多种栏目管理，可以创建多种文件柜 27) 对于不同的栏目、不同的柜、不同的文件，拥有不同权限的角色操作的权限都可以进行不同的定义28) 对于有些特殊文件需要提供加密支持29) 对于一定时期的历史文档可以进行打
