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1、XX集团会议管理制度13目 录第一章总则1第二章会议形式1第三章 会议组织4第四章 会议效率管理6第五章 会议室管理7第六章会议纪律管理8第七章 附则9附录：会议备案表10第一章总则第一条 为使山东汇富盛生物科技有限公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。第二条 会议本着精减、有效、节俭原则运行。第二章会议类型第三条 董事会（一）出席人员：公司董事及相关人员（二）周期：根据需要随时召开；（三）会议内容：各事业部急需董事会决策的重大事项、新项目投资等。会前相关部门需及时提交议题到集团办。地点在总部会议室。（四）主持人：总裁。第四条 年会（一） 出席人员：董
2、事长、总经理、副总经理、集团各部部长、各分公司总经理等成员；（二）周期：每年度一次；（三）会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。（四）本年度工作总结、下年度工作安排（格式）；（五）主持人：董事长第五条 季度经管会（一）出席人员：董事长、总经理、副总经理、集团各部部长、各分公司总经理等常设成员；（二）周期：每季度一次；（三）会议内容：会前各部门需及时提交季度经营分析报告、季度财务报告、季度人力资源报告、季度行政工作报告、季度项目工作报告（格式）到集团办。主要涉及公司经营计划事项，管理制度和管理办
3、法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。地点在总部会议室。（四）本季度工作总结、下季度工作安排、公司情况传达；（五）主持人：董事长或总经理第六条 月度工作会（一）出席人员：总经理、副总经理、集团各部门负责人、分公司总经理；（二）周期：每月一次；（三）会议内容：各部门上月工作小结及下月工作计划地点在总部会议室，时间固定为每月8日。（如遇节假日则另行通知）（四）主持人：总经理第七条 民主生活会（一）出席人员：集团办、人力资源部全体成员，各分公司办公室及人力资源部门人员，其他部门员工代表（可视频、电话参加，也可以不参加提交相关会议材料即可）；（二）
4、周期：每月一次；（三）会议内容：公司经营管理、规范发展等各方面的合理化建议，讨论职工关心的切身利益问题；（四）主持人：集团办主任或人力资源总监第八条 每周晨会（一）内容：对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作；（二）出席人员：总经理、副总经理、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等；（三）主持人：总经理（四）周期：每周周初第九条 工作汇报会（一）内容：下级向上级汇报指定内容；（二）出席人员：上下级或有关责任人；（三）主持人：上级主管；（四）周期：定期或不定期。第十条 部门例会（一）内容：部门内部工作协调、布置、执行、检查；（二）出席人员：有关责任人；（三）主
5、持人：部门负责人或主管；（四）周期：每周一、三、五。第十一条 专题会议（一）内容：某一问题讨论和商定；（二）出席人员：有关人员；（三）主持人：相关经理或主管；（四）周期：不定期或定期。第十二条 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第三章会议组织第十三条 会议程序一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：（一）确立会议议题；（二）安排会议议程；（三）发出会议通知；（四）会务准备；（五）做会议记录和摄像、录音；（六）整理会议纪要、决议；（七）相关领导阅改、签批；（八）印发有关部门、人员，
6、并归档。第十四条 确立会议议题会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，集团办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。第十五条 对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7、出席人员（名单）；8、会议所需主要材料；9、会议财务（支出收入）预算；10、现有筹备情况及进展。该报告批准后方执行。第十六条 提前发出会议通知（一）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；（二）方式：由会议承办人通过口头或书面形式
7、发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；（三）出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。（四）通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。第十七条 会务准备会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等。根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。第十八条 各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草
8、会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。第十九条 各部门起草会议纪要的内容要求：（一）必须全面记录会议的内容；（二）必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；（三）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；（四）起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写，同时要保持纸面清洁；（五）会议纪要应在会后的两天之内提交集团办存档；（六）会议纪要一般要由董事长或总经理签发，重要决议必须经所有参会人
9、员阅读签字后存档。第四章会议效率管理第二十条 判断会议效率的高低有以下的标准：（一）会议是否按预期进行（二）目的及议题是否清晰，是否彻底讨论（三）会场准备是否完善（四）资料是否齐全（五）会议日程是否有计划性（六）参加者是否预先了解主题（七）讨论离题是否严重（八）会议气氛是否热烈（九）建设性发言数量（十）是否得出结论或对策（十一）结论或对策执行是否有效、反馈是否及时第二十一条 提高会议效率的要领（一）要严格遵守会议的开始时间；（二）要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；（三）要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；（四）在会议进行中要注意如下事项：1. 发言内容是否偏离了议题?2. 发
10、言内容是否出于个人的利害?3. 是否全体人员都专心聆听发言?4. 发言的内容是否朝着结论推进?（五）应当引导在预定时间内做出结论；（六）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间；（七）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认；（八）应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。第二十二条 会议禁忌事项（一）发言时不可长篇大论，滔滔不绝；（二）不可取用不正确的资料；（三）不可打断他人的发言；（四）不要中途离席。第二十三条 会议管理技巧（一）控制出席人数，与会无关者不参加；（二）每次会议须明确主题；（三）对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议；（
11、四）会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间；（五）对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。第五章会议室管理第二十四条 会议室使用登记手续（一）凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续；（二）会议室预约登记手续由集团办办理；（三）会议结束后将会议纪要送集团办备案。第二十五条 会议室必备的物品、用品和环境（一）会议室备有会议桌、椅；（二）会议室备有饮水机；（三）会务准备有特殊要求的，请与集团办协商；（四）会议室保洁。第二十六条 会议室使用环境卫生的要求（一）注意保持会议室的环境卫生；（二）严禁在会议室吃东西；（三）严
12、禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；（四）严禁在会议室处理与工作无关的事情。第二十七条 会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。第六章会议纪律管理第二十八条 会议考勤。（一）会议考勤由会议记录员负责，所有与会人员均须按规定在会议签到表上签到。（二）与会人员应提前五分钟到会，原则上不允许请假，不得无故迟到、早退或缺席，迟到按每分钟扣10元进行处罚，依次类推，如有特殊情况不能按时到会，应提前向会议主持人请假，紧急情况可事先向会议主持人口头请假。会后必须到会议组织部门取得书面的会议决议，并对会议内容和会议上安排的工作进行了解和做出安排，不得因未参会影响本部门工作落实；同时，不能以未参会为
13、借口不执行会议决议。（三）会议召开后，与会人员不得随意中途退席，如特殊原因经主持人同意后方可离席。（四）会场纪律。1.与会人员到会后，不得大声喧哗或来回走动。2.迟到、中途离席者应轻声入席、出席，尽量不干扰会议进行。3.与会人员应坐姿端正，认真听取会议内容并做好记录，不得交头接耳。4.与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言人求全责备。5.会议期间与会人员应关闭通讯工具或调为振动。6.与会人员应保持会场整洁，不得随地吐痰、扔纸屑。7.会议结束后将座椅整理好。8.会议责任人组织关闭会议室门窗、照明、扩音、投影设备。9. 由办公室负责进行会议使用物品的收集整理归放及清洁卫生工作。第二十九条 保密
14、事项（一）会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。重要会议应事先做好保密防范措施。会议主持人在开会时应首先宣布保密纪律。（二）与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密义务。（三）涉及到秘密事项的会议纪要，记录员应在指定场所整理，并严格按照主持人签发的抄送人员进行发送。（四）违反保密事项按保密管理规定有关条款处理。第七章附则第三十条 本办法的拟定或者修改由总裁办负责，报总裁批准后执行。第三十一条 本办法由总裁办负责解释。 附录：会议备案表会议备案表会议时间会议场地会议名称会议单位会议总人数会议联系人及电话参会部门/单位参会人员会标音频、视频设备及话筒使用情况文字材料准备情况及所需数量备注使用要点：（1）重要会议，有言必录，详细记录；（2）一般会议，可摘其要点记录；（3）日常事务性会议，简要记录；（4）对于重要会议记录，与会人员须确认签字；（5）本簿装订成册使用。附件2：会议签到表
