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1、档案管理制度1 目的企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是企业生产、经营、技术和各项管理活动的真实记录，是一项对企业各项管理活动信息进行收集处理、传递和贮存的全面、细致的工作，各部门都应重视。根据档案法、企业档案管理规定、归档文件整理规则等国家法律法规和公司规范化管理的要求，为进一步加强公司档案管理，更好地为企业服务，促进档案管理现代化、标准化、规范化，制订本标准。2 适用范围本标准适用于本公司的档案管理工作。3 定义3.1 企业档案：是企业在各项管理活动中形成的档案的总和。它的构成以科学档案为主体，包括计划、统计、生产经营、物质管理、财务管理、劳动工资、安全消防、文教卫生和党政工团工作
2、等方面档案。3.2 临时档案：指暂存于使用部门、尚未归入档案室的文件和数据等。临时档案由使用部门整理和保管，并按本制度的规定和档案室的要求，于规定期限和整理要求向档案室移交。3.3 正式档案：指已经归入到档案室统一管理的档案。正式档案的整理和保管均须符合本制度的相关要求。3.4 其他定义：附于各节的正文之中。4 权责4.1 管理部：为档案管理的归口部门，负责本制度的修订和解释，并监督本制度的实施。4.2 档案室：为全公司档案管理的具体实施单位，负责全公司归档档案的整理、管制和保存等工作，并负责指导、监督各部门做好对尚在使用的临时档案进行有效管理（包括整理、管制和保存等）。4.3 各部门：负责本
3、部门临时档案的使用、整理、存盘和保管。5 内容5.1 档案管理标准5.1.1 档案的形成与归档根据国家法规和有关部门规定，企业在各项活动中形成的涉及内部外部、对上对下、社会、经济的等方面均属企业档案，都应该按照管理要求归档。5.1.1.1 归档的基本要求1）归档的档材料必须准确地反映本企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动真实内容和历史过程。2）归档档材料必须完整。5.1.1.2 归档的范围根据国家有关分类规则，结合本公司实际情况，按公司档案分类规则范围表进行归档，主要有以下10方面：1) 党群工作方面：包括企业的党、团、工组织，行业协会等一系列工作中形成的档案。2) 行政管理方面：包括行政
4、管理、文秘工作、武装保卫、医疗工作、计划生育、外交、法律事务等方面的档案。3) 人事劳动方面：包括人事管理、劳动工资、职工福利、职工教育、企业的工资、工调、职称评定、申报、批文等形成的档案。4) 技术管理方面：包括生产管理、质量管理、标准化、计量工作、安全工作、环保、能源、情报等形成的档案。5) 经营管理方面：包括经营决策、计划统计、物质供应、产品销售、市场信息、广告宣传方面形成的档案。6) 会计方面：会计凭证、账册、报表等档案。7) 产品方面：产品工艺流程、配方、操作规程，创优产品申报、鉴定，质量原始记录，原材料进厂检验及管理过程中形成的档案。8) 科研方面：包括课题准备，实验数据记录、总结
5、鉴定、成果申报，推广应用等全过程档案。9) 基建方面：包括工程项目的申请、审批、勘探、设计、施工、竣工和管理等全过程的档案。10) 设备仪器方面：包括外购设备（或自制）图纸随机档（如说明书、合格证等），安装、调试、移交及设备改进，大、中修记录、设备台帐、维修记录等形成的档案。5.1.1.3 归档时间和要求1) 归档时间A. 党群工作、行政管理和经营管理方面档案，应在次年3月底前整理成册，由各职部门负责人审定后交公司档案室办理归档手续。B. 设备仪器档案：在安装完毕、验收鉴定并投入使用后3个月内立卷成册，由职能部门负责人审查后交公司档案室办理归档手续。其中：说明书、合格证、装箱单等档材料，开箱验
6、收时当场移交（由设备采购部门通知档案员去现场当场清点无误后，由档案员当场取走存入档案室并登记编册）。设备管理部门或使用部门今后如需使用的，应向档案室办理借阅手续。如外购设备所附的技术档到公司开箱时不完整或遗失的，应由设备采购部门负责向供方索取。C. 基建档案在工程竣工验收后的3个月内，按项目成套组卷，由工程负责人审查后交公司档案室归档。D. 科研档案在课题完成或告一段落后的2个月内，由有关负责人审查后，交公司档案室归档。E. 财务档案由公司财务部门于次年按国家关于财务档案的管理要求整理成册并妥善保管后，于第三年的3月前移交给档案室。F. 因公外出参加各种重要会议所获得的文件、资料，在回公司后3
7、日内交管理部文控员统一收文，并按文件阅办程序阅办，具结后，由文控员于次年3月前交档案室归档。具体参见公文管理制度。G. 各类企业经营用的证件（包括营业执照、税务登记证、组织代码证、自营进出口证、其他许可证等）、各类荣誉证书等，应在办结或年检后的一周内交档案室。档案室须妥然保管好各类证件，并按规范建立证件台帐。H. 各类活动照片，在活动结束后的3日内交档案室。档案室须妥然保管好各类照片，并按规范要求建立照片台帐。I. 各类图书在购入时即应交档案室，在经档案员编号并加盖图书专用章后，财务方可报销购书款。档室室须按规定建立图书台帐档案。使用时，使用人须向档案室办理借阅手续。2) 归档要求A. 凡归档
8、的各类文件，都应做到书写材料优良，以A4纸大小为宜，字迹清楚，图样清晰，不用铅笔和复写纸，以利于长久保存。B. 验收归档的档案，要及时进行登记、编目及进行必要的整理工作。C. 公司档案室应按时汇编总目录、分类目录、案卷目录、底图目录等，便于使用查找。D. 证件档案还应将证件进行扫描，建立电子档案库。E. 照片档案另按第5.12节的要求建立。如果不是电子照片，档案员同样应扫描后建立电子档案。F. 科技书籍按中国图书分类法分类编号后加盖图书专用章。G. 公司档案室有责任协助、指导、检查有关部门做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。H. 向档案室移交归档时，必须准确填写档案数据移交列表（会计档案
9、另行采用会计档案移交清册表），经移交人和档案员双方签字并经双方领导确认后方为有效。档案数据移交列表（或会计档案移交清册）一式二份，移交部门和档案员各执一份。详见档案数据移交列表、会计档案移交清册。5.1.2 档案管理5.1.2.1 根据本公司实际情况，健全各项档案管理制度，以及管理、技术和工作标准。5.1.2.2 档案分类根据国家和有关部门关于档案编号的规定，结合本公司实际情况制订公司档案分类规则。5.1.2.3 各部门向档案室归档的材料必须认真验收，办理交接手续并进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。5.1.2.4 存放档案用的专用柜、架排列方法要科学，便于查找。5.1.2.5 底图除
10、修改、送晒外，原则上不得外借，经修改后的底图，入库时要认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。5.1.2.6 定期进行库藏档案的清理工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。5.1.2.7 档案库房应做好“六防三无”工作。即：防火、防潮、防虫、防尘、防盗、防阳光直照；无霉变、无丢失、无差错。5.1.2.8 档案鉴定在国家有关部门的规定下，编制公司企业档案保管期限的基本原则是：1) 有长远利用价值的档案应永久保存。2) 在一定时期内有利用价值的档案应长期或短期保存。3) 凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。4) 档案统计主要包括档案管理基本统计，档案
11、数量的统计，档案提供利用及其效果的统计等，统计资料做到准确，可靠。5.1.3 档案信息开发利用5.1.3.1 档案的开发利用是档案管理的一项重要工作，服务于改善本公司的生产、经营管理，提高产品质量，降低物质消耗和增加经济效益等方面。5.1.3.2 本公司内部实行档案借阅制度，为利用者提供方便。5.1.3.3 编制必要的检索工具和档案目录，以提供档案广泛利用。5.1.3.4 企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。5.1.4 档案管理体制5.1.4.1 企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，必须由公司统一领导，并列入企业领导议事日程，作为任期政绩的一部分。5.1.4.2 为加强和
12、充实档案管理机构，档案室直隶于管理部管辖，以便集中统一管理公司的档案工作。5.1.4.3 公司档案室是企业档案、数据的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、数据工作。5.1.5 档案管理奖惩办法5.1.5.1 对归档及时、归档资料整理齐全，内容完整者，按成绩大小给予部门或个人适当奖励。5.1.5.2 对到期不归档或不归档部门，酌情处理。5.1.5.3 奖惩对象均由公司档案室提出、管理部裁定后执行。5.1.6 贯彻执行5.1.6.1 公司档案室根据标准所规定的原则，制订具体实施细则，报管理部长批准后实施。5.1.6.2 各职能部门，根据公司档案室制订的各类档案标准，落实到本部
13、门各项工作中，按照档案管理要求及时归档。5.2 各类档案归档范围规定5.2.1 党群工作中形成的归档文件材料1) 上级党委颁发的决议、决定、指示、条列、规定、办法和通报等领导性文件。2) 各种会议记录：包括党委、工会、团总支以及其他重要会议记录。3) 党支部、团总支、工会的决议，决定、条例、规定、办法和通知等有关文件。4) 党支部、团总支、工会向上级请示、报告与批复。5) 本公司职工代表大会、工会代表大会形成的文件材料及照片。6) 党支部、团总支、工会的工作计划、总结以及开展各项活动的材料和台帐。5.2.2 行政管理中形成的归档文件材料1) 上级机关颁发的各项工作指示、决定、决议、条例制度、通
14、知等有关文件。2) 企业总体改革发案，年度工作计划、财务计划、总结等材料。3) 本公司颁发的各项工作决议、决定、条例、制度、通知等。4) 企业大事记。5) 上级机关对本公司工作检查、调查、研究形成的文件材料、调查报告、检查处理意见。6) 本公司向上级机关的请示和上级机关的批复。7) 重要的群众来信来访材料、记录、以及厂对这一问题的处理意见、决定。8) 本公司各部门的设置、调整及人员编制。9) 干部任免、奖励和处分。10) 各职能部门的职责、工作标准及管理制度。11) 有关本公司职工的奖励规定等文件材料。12) 有关本公司法律事务的来信来函。13) 有关本公司法律事务的调查报告及处理决定。14)
15、 有关本公司职工宿舍设施情况。15) 有关本公司医疗卫生工作的管理制度和规定。16) 对本公司职工的体检调查报告。17) 公司计划生育的方针、目标、计划、总结。18) 有关计划生育的奖励和处分。19) 爱卫会的计划、措施、总结。5.2.3 劳动人事管理工作中形成的归档文件材料1) 本公司职工登记表（职工档案表）。2) 有关本公司干部、职工工作调动的通知。3) 入党、入团材料、入党时调查报告及社会关系等调查材料。4) 本公司党员登记表、超龄团员离团登记表。5) 政治历史问题的审查材料、本人交代材料。6) 各先进生产者（工作者）登记表、呈报表及先进事迹材料、优秀登记表、各类积极分子登记表。7) 干部任免表及审批表。8) 各种违纪处分决定、批复、通报批评材料。9) 工资调薪审批表、工资年报。10) 职工晋升工资名册、审批表。11) 晋升技术、业务职称审批表。12) 退职、退休审批表、登记表。13) 招工审批表、新增职工录用手续，复转退军人及大中专毕业生的分配手续。14) 职工处分决定，刑事判决书、教养通知书。15) 职工除名、辞退、解除合同等原
