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1、* 有限公司第 A 版文件编号：受控状态：编制：审核：分发号：批准：批准日期：年月日实施日期：年月日目录1.22.23.3-43.1.33.2.33.3.33.4.33.5.43.6.44.45.5-365.15.25.35.45.55.65.75.85.95.105.115.125.135.145.15.5.165.176.37-476.16.26.36.37.49客户接待申请单管理人员考勤表请假审批单司机出差申请单未打卡考勤说明员工出差申请单公司文档入库接收表公司档案登记表档案借阅、借用登记表 * 合同借用登记表公司印鉴借阅、借用登记表办公用品申请单办公用品入库单办公用品领用表办公设备申请
2、单会议签到表公司例会会议纪要罚款登记表周计划表内部工作联络单罚款通知单罚款登记表8. 记录附表 .1. 办公室结构图办公室主任行政前台档案管理员行政助理司机行政专员2. 部门职责1）协作总经理处理日常事务性工作；2）负责公司行政管理会议的组织、记录及跟踪；3）负责安排公司的对外来访接待工作，包括订酒店、住宿、办公订票；4）负责相关部门的信息的及时传递；5）负责公司相关资质文件、资料的复印、发放；6）负责公司外来文件、资料的接收、归档及传递等管理；7）负责办公区考勤管理；8）负责协助财务部对公司固定资产、低值易耗品的管理；9）负责办公设备的使用、维护、监督和采购及报废申请；10）负责公司车辆的派
3、遣，外出登记和行车记录的检查；11) 负责国家、省、市级项目申报信息的收集、资料的整理和申报工作；12) 负责公司项目申报工作关系的处理和维护；13) 负责公司公共关系客户信息汇总；14) 负责办公区域环境制度的建立和监督执行；15) 负责公司公共关系礼品购买、入库和发放等管理；16) 负责完成上级领导下达的各项工作任务。3. 部门各岗位职责3.1办公室主任 :1） 对办公室工作负总责；2） 负责办公室各岗位人员的工作进行分配；3） 负责办公室各岗位人员工作岗位培训；4） 负责办公室各岗位人员的考核；5） 负责组织行政管理会议，并落实实施；6） 负责国家扶持的项目申报、资金落实及关系的处理；7
4、） 负责上级领导下达的各项工作任务。3.2行政前台：1）公司办公订票、客户订酒店、住宿等；2）接办公电话并负责转接到相关部门；3）收发传真并转至相应部门；4）对进入公司客户进行引导至指定位置；5）对外来推销人员进行阻挡；6）负责公司各部门要求用车进行统计，并对车辆进行调配；7）完成上级领导下达的各项工作任务。3.3档案管理员 : （档案、公章管理和礼品、办公用品领用）1）负责公司外来档案、合同或者资质文件等的存档登记；2）负责公司公章的保存、盖章及记录；3）负责公司档案的整理，有效期的查询，并于到期前一个半月上报给办公室主任；4）负责档案、合同及资质文件的复印、扫描等；5）负责办公用品的入库及
5、办公用品的领用；6）负责办公用礼品的申请、报批、购买、入库和领用；7）完成上级领导下达的各项工作任务。3.4 行政助理 :1）负责接收各部门办公用品和设备购买申请并报办公室主任审批后，报备至财务；2）负责办公用品的询价，并进行对比，采购质优价廉的办公用品（包括耗材和设备）；3）负责办公用品的入库交接和设备固定资产登记；4）负责办公用网络、电话等设备的维护；5）负责饮用水的购买和入库，费用月结等；6）协助办公室库管进行礼品购买、入库；7）负责完成上级领导下达的各项工作任务。3.5 行政专员 :1）协助办公室主任组织行政管理会议并做好记录，整理会议纪要并发放；2）落实会议纪要形成决议内容，负责周计
6、划表的整理并汇报给办公室主任；3）负责办公室红头文件的起草，并跟踪文件审批单进行文件发放；4）负责协助办公室主任对公司体系执行情况进行监督并报办公室主任；5）负责查找国家、省、市、区项目申报信息；6）对申报文件简单信息进行填写，协助办公室主任进行申报文件的汇总，装订和递交；7）负责项目申报工作后期的跟踪，并提醒办公室主任跟进。8）完成上级领导下达的各项工作任务。3.6 司机1）协助办公室完成公司的出车任务2）负责公司车辆的维护和保养3）完成上级领导下达的各项工作任务4. 部门工作质量管理目标序管理目标公式考核目标统计目标统计号岗位周期时间2酒店预订及时率（预定酒店次数 - 投诉行政一个月月末9
7、8%次数） / 预定酒店次数前台3考勤准确率 100%人力资源考核行政一个月次月初前台4档案处理及时率部门主管考核档案一个月月末98%管理员5办公用品库存准办公用品现有库存量 /档案一个月月末确率 96%办公用品应有库存量管理员5办公设备完好率办公设备性能良好数 /行政一个月月末96%办公设备总数助理6办公用品采购合采购合格次数 / 采购次行政一个月月末格率 98%数助理7行管会议跟踪落（开会次数 - 投诉次行政一个周周六实及时率 90%数） / 开会次数专员8项目跟踪及时率部门主管考核行政一个月月末95%专员9公司制度跟踪落咨询管理委员会考核行政一个月月末实及时率 95%专员公司车辆性能良（
8、出车次数 - 车辆出车司机10出故障次数） / 出车次一个月月末好率 96%数5. 部门工作流程及说明5.1给客户订票流程接待方销管中心总监办公室前台开始填写客户接待申请表接待客户审核依据申请单返联，登记备案，并告知订票信息审 核确认确认签字返回一联依据申请单订票，并反馈订票信息依据留存联执行报销流程结束给客户订票流程说明步骤工作程序责任部门 / 岗位时限相关记录文件、表格1填写客户接待申请单接待方审核2销管中心审核确认3总监4确认签字办公室依据申请单订票，5并反馈订票信息行政前台6销管中心依据返联登记备销管中心案，并取回所订票据7接待客户接待方8依据留存联执行报销流程行政前台客户接待申请单客户接待申请单客户接待申请单客户接待申请单客户接待申请单报销流程客户接待申请单客户接待申请单5.2公司总经理订票流程总经办前台办公室开始接到订票通知订票确认通知取火航空车票公司送票领火车票执行总经理返程后，财务将火车票交前台报销流程结束公司总经理订票流程说明步骤工作程序责任部门 / 岗位时限相关记录文件、表格1接到
