办公室事务管理整编剖析

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1、精选优质文档-倾情为你奉上办公室事务管理整编一，办公室管理概述办公室管理者应该在特定的环境下，对组织的各类资源进行有效的计划、组织、领导和控制，使组织成员能高效率地实现既定目标的活动。包括：1、环境 2、常规工作 3、办公用品 4、时间 5、信息等等二，办公室环境布置办公室的要求 1、布置办公室的基本要求 （1）采用一大间办公室。 （2）使用同样大小桌子。 （3）使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致。 （4）将通常有许多外宾来访的部门置于人口处。 2、办公室布置的三大原则 （1）有利于沟通。 （2）便于监督。 （3）协调、舒适。 3、办公室布置的具体要求 （1）办公桌的排列应按照直线对称的原

2、则和工作程序的顺序（2）各座位间通道要适宜（3）领导者位于后方常用设备应放在使用者近处4，布置办公室的工作程序 （1）对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析。 （2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。 （3）根据工作需要，选配相应的家具、桌椅。 （4）绘制办公室座位布置图。 （5）对设备的安放提出建议。5，营造健康、安全的办公环境 （一）安全检查的内容 （1）学法懂法，树立安全意识。 （2）上岗前学习有关规章制度。 （3）主动识别安全隐患。 （4）发现问题，及时报告。 （5）发现设备故障，应立即报告。 6，工作程序 （1）确定安全检查周期、定期检查。 （2）发现隐患，立即报告。

3、（3）发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决三，办公室电话通讯工作1、电话通信的基本要求打出电话、接答电话是展现单位、上司、文秘人员形象的过程，要给人留下良好印象：尊重对方、态度友好、热情礼貌、辨认是谁、注意细节。2，主叫电话程序1、 打电话前的考虑和准备 打电话前先将要点整理好 了解电话的使用方法，熟悉电话号码2、正确拨号（拨号时注意力要集中，避免拨错）3、电话接通后的自我介绍（拨通电话后，应该先报出自己的姓名和公司，然后说出想和何人通话） 4、电话接通后说明来电目的（简明扼要；在请听电话的人传呼时要有礼貌；如果估计到通话时间较长，应询问对方是否方便；机密内容询问是否方

4、便；）5、道别挂机（“谢谢！”“再见！”“请多多关照！” ）3、被叫电话程序1、记录准备（准备好笔和记录本）2、礼貌应答：电话铃响24声应接听；“您好，某某公司（部门），请讲”3、认真听记 （做来电记录前的准备 来电记录的要求：完整、准确、保密电话记录单的填写）4、结束通话4、特殊电话处理技巧;1.接听上级来电 2.接听下属来电 3.接听直接找上司的电话A、上司正在开会或会客。B、上司不想接的电话。C 、上司正在通话。D 、上司不在。 4接听推销电话 5接听打错的电话 6接到投诉电话 7接听匿名电话 8接听告急电话 9、 为上司打电话拨号 在拨号前确信上司在电话机旁并准备通话； 切记：在电话接

5、通后不能让职位较高的人等候职位较低的人；总经理秘书如何拨打部门经理的电话？总经理秘书如何拨打董事长的电话？接通后离开。10、 打电话时请对方等候 征得同意 隔音 说明情况 恢复通话 等待时间最多为多少？5，电话的后续处理; 1. 整理电话记录（电话打出记录表、电话记录单、留言单） 2. 及时处理有关事务 6,打电话礼仪； 接听电话从“您好”开始，“谢谢、再见”结束；善于从语音辨别对方的身份，及时称呼；注意语意清晰、语音轻柔、语气委婉、语速中等；传达上司的信息要有分寸，注意语气；通话时不要随便打断对方的讲话或表现出不耐烦；必要时，编说“善意的谎言”，维护上司和公司的形象；在飞机、剧院、会场，驾驶

6、汽车时不宜使用移动电话；工作时间尽量不打私人电话，接听私人电话尽量简短；四，时间管理的基本准则由于时间所具备的独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“管理者自己的管理”。六大基本原则：1.明确目标 一般情况下一个完整的目标需具备以下5项特征： 1：具体的；2：可衡量的；3：可达到的 ； 4：相关的 ；5：基于时间的 。2有计划、有组织地进行工作 通常会在以下三个方面体现：1：将有联系的工作进行分类整理；2：将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3：按排列顺序进行处理。 3分清工作的轻重缓急4合理地分配时间 5与别人的时间取得协作 相互尊重对方的时间安排6制定规则

7、，遵守规则制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三方面：1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内时间管理的方法和技巧1 分析自己使用时间的状况2 活用记事本找一本口袋大小的记事本带在身边：记事本里最好有常用电话号码、待办私人事务、待办公务、日期约会栏及杂记栏。列出待办事项，可以分为每天、每周或未来数周。把预定做的事登录到预定的日程里，确定的事项用钢笔书写，可能有变化的先用铅笔书写。随时记录一些新的想法。完成的项目要认真做好

8、标记、标识。可以用萤光笔标颜色来区分事情的重要性或优先性。也就是说，记录时用一只笔，事后再用萤光笔标记重要性或优先性。3 逆势操作 4 改变拖延的工作习惯5 了解自己的精力周期、合理安排时间6 避免贪求过多造成的时间浪费7 通过授权来节约时间8 运用高科技手段来节约时间9 省时之道五，日程安排的内容、基本要求和注意的事项、日程安排的内容（）各种接待、约会。（）商务旅行活动。（）参加各类会议。（）到车间进行实地检查或指导。（）组织的各类重大活动的安排。（）领导私人活动的安排。、日程安排的基本要求（1）统筹兼顾 （2）安排规范 （3）效率原则 （4）突出重点 （5）留有余地 （6）适当保密 （7）

9、事先同意3、注意的事项（1）以记叙、说明为主要表达方式。 （2）编写要留有余地。 （3）所有日程安排都要应按领导的意思去办。 （4）活动与活动之间要有一定的间隙时间。（5）要认真核查日程表，以提高工作效率。 （6）对已处理完的工作，一般应注明结果。五、安排约会基本原则、方法和注意的事项1约会安排的基本原则 （1）要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。 （2）区分轻重缓急 （3）弹性安排，留有余地 （4）以需要为准，以适度为宜 （5）每天核对，注意提醒领导准时赴约2 安排约会的方法 （1）预先安排约会活动 （2）记好日历和备忘录 （3）提醒领导准时赴约 （4）保证领导顺利赴约 （5）做好约会

10、前后的服务工作 3 注意事项 （1）配合领导的时间表； （2）不要让领导在出差回来当天安排约会； （3）不要在节假日安排约会； （4）重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事； （5） 订好或确定好约会的场所； （6）及时通知对方赴会； （7）提醒领导赴会； （8）适当保密； （9）处理好变更的约会。 六、工作日志含义和种类、填写方法、变更的方法1、含义和种类（1）工作日志是秘书根据周计划表对领导一天的活动做出合理安排，并予以实施的辅助工具。一般分为两种类型：即纵横两种方式。（2） 日志有手工填写的日志和电子日志2、 填写工作日志的方法（1）提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入，

11、并于当日一早再次确定和补充。 （2）提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。 （3）填写的信息要清楚，最好先用铅笔填写，确认后再用墨水笔正式标明。 （4）填写的信息要完整。 （5）填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更新日志，并告知上司出现的变化。 （6）在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。 （7）在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实。 （8）协助或提醒上司执行日志计划。 3、处理日志的变化和调整（1）安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙。（2）进行项目的时间调整、变更，仍然要遵循轻重缓急的原则，并将变更的情

12、况报告上司，慎重处理。 （3）确定变更后，应立即做好有关善后工作。 （4）再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记（5）确保上司日志信息的保密。 （6）要保持两本工作日志信息一致和准确，若上司有了新安排，应立即补充，并且每天要进行检查和更新。 （7）秘书应熟悉上司工作的习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求。 （8）秘书应熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息时间。七， 值班管理一个组织有相关的专门人员（即值班员）或由有关人员轮流交替坚守岗位，负责处理组织一些临时性的综合事务或专项性的特定事务（如安全值班）。值班工作就是组织指定专职值班员或兼

13、职人员或全天24小时，或在一定时间内(如中午、夜间和法定的节假日)，负责值班，处理公务，以保证整个组织运转连续性的一项工作。 值班的主要任务1. 及时传递信息 2. 做好接待工作 3. 承办临时事项4. 处理突发事件 5. 确保组织的安全 6. 编写值班材料值班工作制度1. 岗位责任制度 2. 领导干部值班制度 3. 请示报告制度4. 交接班制度 5. 保密制度 6. 安全防范制度编制值班表要点1、值班表常用在下列地方：1）值班室 2）平日需要有人值班的地方；3）节假日值班办公室； 4）为某项任务的值班办公室。2、值班表通常包括以下项目：1）列出值班时间期限和具体值班时间； 2）按照要求填入值

14、班人员姓名；3）标明值班地点； 4）标明负责人姓名或带班人姓名；5）有时须用简明的文字标明值班的工作内容；6）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。记录值班内容1、值班日志：外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等。 2、接待记录：来访人员的姓名、单位、来访事由，联系方法等。 3、电话记录：来电时间，来电单位，来电人员姓名，来电内容。 八，办公用品管理办公用品的类别办公物品的具体分类有：一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸。二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。办公设备秘书根据实际用量和库存情况制定合理的办公物品购置计划，并将该计划提前一个月报至主管领导批准后购置。秘书应把握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上，确定采购量与采购时间，以最小的采购量满足日常事务运营对消耗品的