合同管理使用手册

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1、奥博克信息系统有限公司合同管理运用手册书目本手册图形符号约定2第1章应用打算3第2章合同管理32.1供应商管理3供应商分类3【操作方法】4供应商档案4【操作方法】52.2选购合同档案6【操作方法】62.3代送合同档案7【操作方法】82.4专柜合同档案8【操作方法】92.4合同商品明细10【操作流程】102.5客户管理10客户分类11【操作方法】11客户档案12【操作方法】12结束语13本手册图形符号约定【】 ：表示系统中一个功能模块或者是一个菜单功能 ：表示系统工具栏上的一个按钮、书目树上的一个节点 : 表示系统中的一个窗口或是一个功能键: 表示在操作中系统反馈的提示信息(提示信息以斜体显示)

2、留意: 表示在操作过程中所须要留意的事项U提示: 表示其后的信息是为正确、快捷的操作所做的提示警告：假如你想避开灾难，就要牢记这些意思。第1章应用打算在应用本系统前您必需打算做好如下基础数据打算工作：1、 建立部门、分店、柜组、员工档案，设定员工权限，设定员工数据权限；2、 企业基础信息一般设置，合同警戒线设置，设立商品编码生成方案，单据数据精度设置，供应商查询权限设定，往来付款方式设定；3、 建立商品分类体系，建立商品信息，商品拆零与组包设定；以上应用打算的具体操作说明，请参见基础档案运用手册与系统管理运用手册留意: 以上打算工作是运用合同管理的前提，干脆影响到随后发生的数据，假如在运用系统

3、的过程中要修改以上设置，应有企业信息中心职能机构统一协调与修改，确保整个系统编码、参数、数据一样精确。第2章合同管理假如运用合同来限制各种单据，在进行合同签订之前，必需先建立供应商的资料和商品的基础资料。定义合同是做选购定单、经销入库、直配入库、直内批的前提条件。没有签订对应的合同是不能发生对应的业务往来。2.1供应商管理管理供应商的基本档案，供应商管理中主要包括了供应商分类与供应商档案建立。2.1.1供应商分类本功能是建立供应商分类体系。可以按行业、地区等进行划分。然后将供应商设置在最末级的分类之下。用户单击合同管理中的【供应商】项，接着单击【模块】中的【供应商分类管理】项，出现如图2-2界

4、面图2-2U提示:运用快捷键Alt+M和Alt+L也可进入供应商分类管理界面。【操作方法】l 新增供应商分类信息1） 在左边的列表中选择一个供应商分类。2） 单击新增按钮，增加一个新的供应商分类，该分类为所选分类的下级分类。3） 输入编码与名称完成后，单击保存按钮，若误操作单击复原，或退出不保存。留意: 供应商分类的名称必需输入，否则无法保存，系统将提示“分类名称：栏尚未输入数据”；分类必需逐级增加，除了一级分类之外，新增的分类编码必需有上级分类编码。2.1.2供应商档案 建立供应商档案主要是为企业的合同管理、选购管理、库存管理、应付管理等服务。在填制选购合同、代送合同、选购订单、入库单等单据

5、时都会用到供应商档案，因此签订合同前必需先建立供应商档案。 用户单击合同管理中的【供应商】中的【供应商管理】项，系统将弹出如图2-4界面图2-4U提示:运用快捷键Alt+M和Alt+P也可进入供应商分类管理界面。【操作方法】1） 左边的列表中选择一个供应商的所属分类。2） 单击新增按钮，即可增加一个所选供应商分类的供应商。3） 供应商编码自动生成，供应商的名称、税号13位必需输入，输入供应商相关信息后，单击保存按钮，若误操作可单击复原，或退出不保存。4） 若想修改，在左边选择供应商所属分类，在右边选中供应商，修改对应的内容后单击保存即可。5） 若要删除供应商资料，选中要删除的供应商的分类，在右

6、面的编辑框中自动显示该供应商的具体资料。单击删除按钮，然后保存，假如该供应商是未发生过业务来往的，则此供应商可以删除；若该供应商与企业发生过业务来往，则不能删除。6） 若要停用供应商，选中供应商，单击停用选择框后，单击保存即可留意: 供应商的名称、税号13位必需输入。税号是系统推断供应商档案唯一性的标准。供应商归属部门是通过录入合同后指定的，此处无法指定。2.2选购合同档案 建立选购合同档案主要是为企业的选购管理、库存管理、应付管理等服务。运用选购合同能够规范、高效、严格的限制选购与结算，有利于成本限制；假如运用合同来限制各种单据，在填制选购订单、入库单等单据时都会用到选购合同档案，选购合同针

7、对的业务类型是经代销商品的选购业务，但不包括供应商将商品直送分店的业务。建立选购合同前，必需先建立好供应商档案和商品档案，并确定好该商品是否为经销入库商品和自营柜组商品。 用户单击合同管理中的【选购合同】，系统将弹出如图2-7界面，甲方应为公司的发生业务的具体业务部门，“备注”标签下的“部门”为签订合同的部门。图2-7【操作方法】1） 在左边的部门列表中选择将发生业务往来的具体的业务部门，单击【新增】。2） 在【选购结算合同】标签页下，选择乙方即供应商名称，其它信息提取该供应商的相关档案，甲方信息来源于【系统管理】中【系统设置】的一般设置。3） 全部的自营合同“选购（代送）合同”都统肯定义为经

8、销类型的合同，以后不再有特地的代销合同的定义；假如财务上要分开核算，统肯定义【经营类型】为“经销”，假如是经销意义的合同【结算类型】定义为“帐期”、假如是代销意义的合同【结算类型】定义为“实销实结”。4） 在【结算方式】标签页下，选择“结算周期”、“经营类型”统肯定义为【经销】、“往来付款方式”、“结算类型”，【选购类型】为“一般”，若能供应增值税选择【开票类型】为“开票抵税”、若不能供应增值税则选择“代扣税金”，一个供应商和一个商品只能属于一种开票类型（是否供应增值税发票），其他字段含义参见备注。5） 在【扣款明细】标签页下，单击右键“新增记录”，选中“费用项目”，按F2快捷键，可以对费用项

9、目进行编辑，新增、修改等，选中“公式”栏，按F2快捷键，输入费用扣款公式。6） 在【备注】标签页下，选择“签订部门”和“业务员”、“合约生效日期”、“合约失效日期”。7） 输入选择完各项后，单击【保存】，确认选购合同无误后，单击【审核】，审核后的合同若要修改，可单击【取消审核】后【保存】，修改胜利后，单击【保存】即可。审批后的选购合同才能在【合同商品明细】中定义商品信息，才能在单据中运用。8） 对于须要提前作废的合同，可以在审批后，选中要作废的合同，单击【作废】后【保存】；要删除的合同，在取消审核后，单击【删除】然后【保存】，合同编号由系统自动产生，不行修改。2.3代送合同档案 签订代送合同之

10、前，必需首先建立供应商的档案和商品的基本档案。果运用合同来限制各种单据，在填制直配入库单、直内批入库等单据时都会用到代送合同档案，代送合同针对的业务类型是经代销商品由供应商直送分店的业务，具体的业务有：直配业务和直内批业务。 用户接着单击【合同管理】中的【代送合同】项，系统将弹出如图2-16界面图2-16【操作方法】1） 具体操作详见选购合同的操作方法。2） 只是须要留意，在【结算方式】标签页下，【选购类型】为“直配”，并且须要在【合同商品明细】中定义商品和代送分店信息，才能在单据中运用，若不定义代送分店信息，须在【系统管理】的【系统设置】的“单据限制”中予以说明。3） 对于须要提前作废的合同

11、，可以在审批后，选中要作废的合同，单击【作废】后【保存】；要删除的合同，在取消审核后，单击【删除】然后【保存】，合同编号由系统自动产生，不行修改。【备注】a) 结算周期：与供应商结算的时间规定，系统供应结算周期包括：日结，周结，旬结，月结，双月结，季结。b) 往来付款方式：其余信息来源于【系统管理】中【基础代码设置】的往来付款方式，其内容包括：现金，现金支票，转账支票等。c) 结算类型：分为经销和代销，一份合同只能是一种结算类型。d) 扣率：假如选择了倒扣价寄售代销类型，就必需输入扣率，扣率是换算出结算金额的条件例如：销售金额100，扣率0.1，那么结算金额为100*（1 0.1）；e) 保底

12、结算金额：假如选择了倒扣价寄售代销类型，就须要输入保底结算金额，单位为元。f) 倒扣商业折扣：用于外销合同，给客户付款的实惠。例如：1/10，表示一次性付款10万元可等到1%的实惠。g) 付款现金折扣：用于外销合同，给客户付款的实惠。例如：1/10，表示在10天内偿还贷款可等到1%的实惠。h) 铺货金额：单位为元，记录商品在卖场上货的劳务费。i) 选购类型：一般为选购合同，直配为代送合同。2.4专柜合同档案 建立专柜合同档案主要是为企业的专柜结算服务。签订专柜合同前必需建立联营柜组档案和联营柜组商品资料。 用户接着单击【模块】中的【专柜合同】项，系统将弹出如图2-26界面图2-26【操作方法】

13、1） 在左边的部门列表中选择将发生业务往来的具体的业务部门的柜组，单击【新增】。2） 在【联营合同】标签页下，选择乙方即供应商名称，其它信息提取该供应商的相关档案，甲方信息来源于【系统管理】中【系统设置】的一般设置。3） 在【结算方式】标签页下，选择 “结算类型”、“结算周期”、“往来付款方式”，输入保底金额及相关扣率等，各字段含义参见备注。4） 在【扣款明细】标签页下，单击右键“新增记录”，选择“费用项目”，在“公式”栏，按F2快捷键，输入费用扣款公式。5） 在【商品明细】标签页下，单击右键“新增记录”，输入商品编码，确认。6） 在【备注】标签页下，选择“签订部门”和“业务员”、“合约生效日

14、期”、“合约失效日期”。7） 若在【结算方式】标签页下，“结算周期”选择“月结季保底”则需在【季度安排】标签页下，分别输入对应的值，选中“季度月计算公司”按F2快捷键可以进行编辑。8） 输入选择完各项后，单击【保存】，确认专柜合同无误后，单击【审核】，审核后的合同若要修改，可单击【取消审核】后【保存】，修改胜利后，单击【保存】即可9） 对于须要提前作废的合同，可以在审批后，选中要作废的合同，单击【作废】后【保存】；要删除的合同，在取消审核后，单击【删除】然后【保存】，合同编号由系统自动产生，不行修改。2.4合同商品明细 运用合同明细模块前必需已经签订合同并且已经审核，商品资料已经建立，合同明细

15、模块主要为合同指定对应的商品与各部门发生何种业务关系单击【合同管理】中【合同管理明细】进入以下画面【操作流程】1） 选择【合同类型】、【供应商】、【主合同编号】，在“商品信息”栏输入该合同的商品编码及含税供货价及最高含税供货价及扣率，选择类型。2） 若为代送合同，类型应选“直配”，并在分店信息栏中添加对应的分店信息。3） 确认后【保存】【复核】即可生效。【备注】1）2.5客户管理若要做配送、内批和直配、直内批业务，须在部门中指定相应的部门为内部往来部门，在客户档案中可以指定扣率和各分店是否为加盟店。管理客户的基本档案，客户管理中主要包括了客户分类体系设立与客户档案建立。2.5.1客户分类对客户进行分类管理，可按行业、地区等进行划分。建立起客户分类后，用户可以将客户设置在最