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1、名人全宗材料的收集和整理周焰乙人全宗J2：人物全宗的一石种它是社会知名人士在社会活动中形成的、能够记敘和 反映名人生平历史、工作实绩、 学术水平等不同门类和载体形式 的各种材料组成的档案整体D名 人全宗一般包括反映名人方方面 面悟况的生平材料.写作材料、 牡会活动材料、书信来往、财产 状况.亲风材料、评价材料以及 音像材料等。收集工作是建立名人全宗的 最关键的一个环节，它宜接关系 到名人全宗建立的整体效果。在 这一工作程序中.要本若有奠 点、有计划、有步骤的原则进 行.首先要根据名人的特点.有 针时性地制定各名人全宗收擁 归档范围c不同社会领域的名 人.他所形成材料的类聖亦有所 不同.故收集材
2、料的侧重点应有 所不同.比如政界名人.他在公 务活动中形成的材料就要多些； 学者他的学术性材料就多些f 艺术家.在他的活动中形成的声 像材料就相应要多些淮阴市档 案馆血建立宋长荣名人全宗时， 根据其京剧表演艺术家的身份. 同时针刘艺术档案具有多样ft. 形象性.成套性和增补性等特 点.拟定了宋长荣仝宗档案材料 的收集范围.重点放在以下6个 方面：(1) 自传性材料.包括宋长宋 同志生平传记以及各种笔记、日 记和手稿；(2) 声像材料.包括各种照片.底片.录音.录像和影片$(3) 重要的来往文书、电报；(4) 各种奖章和证书；(5) 表演的剧本、曲谱和说明 书等；(6) 反映其艺术活动的著作、
3、文章以及各种评价性材料。一般来讲.名人档案一部分 屈于国家所有.一邢分鷹于个人 所有。对名人全宗材料的收集， 应从两方面入手：一是从档案中 收集.从名人现在工作和曾经工 作过的单位的档案中收集。二是 从个人手中收集。这又包括两个 方面：一是从名人本人手中收 集C由于名人档案具有自己形 成、自己保管、自己利用.自己 所有这44四自”特点.做好乞人 档案工作必须得到名人本人的大 力支持和协助.尤其衽材料收集可弥补这方面的缺憾，又达到充实 和丰常馆戰的目的解决这一难 点。不久前毕小半副局(馆)长亲 自n 郑亟地将严恺院士档案 资料多媒体光盘回赠给严恺院士. 有关人员当场进行了演示.受到了 严恺院士及
4、其家人的称赞。严恺院 士深憎地说：档案交给地方档案馆 保存我放心，并表示将继续向省档 案饷捐赌个人档案资料C江苏省是经济、文化大省，其 历史悠久.文化积淀深厚人文蔻 萃大図珍贵片案资料还散存在社 会及个人手中。将名人档案资料制 作成多媒体光盘这一新举措无艇 为今后顺利地开展名人档案资料 的征集工作找山了新路子.切实解 决了名人抬赠档案资料的后顾之 忧。多媒体光盘还因其记录密度 高、存储信息&大、数据传输率高 存取速度快.保存期限长.利用方 便等优点而有着独特的长处税同 时，这一新型载体还将给馆藏其他 名人档案全宗的征集、管理.提供 利用、保护等诸多技术环节提出新 的研究思路和借鉴。通过不断探索
5、 研究.相借在不久的将来.名人档 案资料多媒体光盘金制作技术.光 盘制作质 利用效率等方面将会 得到更进一步的完酋和提高o省档 案馆先行一步的探索和尝试必将 吸引更多的名人自1S地将个人档 案资料原件捐献进馆O今后我们 还将有计划.有组织、有步骤地征 集在江苏地区担任过省级领导职 务的领导人、各界有:fi喪影响的名 人的均案资料.并且不断探索科学 的管理手殷使国家的宝贵财富不 至散失使悄藏结构彳到充实和改 菁。(作者单位：江苏省档案局)档秦与金设月刊1999年11M阶段.要与建档对象建丄双向交 流.由名人本人按片档内容和荽 求来提供个人档案皿始资料C二 是向有关社会关系收集G这包括 从名人的家
6、属以及与名人来往的 亲朋好友和同事处收集。由于名人档案具有不规范 性、分散性、保密性.珍贵性、 广域性.增补性等待点名人全 宗材料的收集工作必须全面、动 态地进行。全面，内容妥全，形 式要多。动态，名人档案是名人 各项活动的真实记录，足不断产 生和积累的，其形成特点是动态 的而不是静态的，随时随地都在 形成和产生.所以名人档案的收 集彙理工作必须周期性地开展. 做到阶段性征集和持续性收集相 结合，不断补充和完善名人全 宗.以保证名人全宗档案内容的 连续性和完幣性。名人全宗材料整理工作总的 原则是按照档案整理的-般原则 与方法.并结合名入全宗的特点 和实际进行。k分类。名人全宗材料的分 类方法可
7、以有多种.但由于名人 全宗内材料的形式规格参差不 齐.载体亦比较复杂.为便于整 理工作中的实际操作以及日后的 保管.比较好的分类方法是按载 体形式进行： 首先将所有材料分 成文字类.声像类.实物类三大 类。接苕按种类分，文字类分为 生平历史类.工作活动类.社会 评价类.生活环境类等.声像类 可分成照片、录音、录像.影片 等种类，实物类可分为证书、证 章、聘书.着作等种类u再按子 类分，文字类中的生平历史类可 分为谱牒、书表.证件、自传材 料等子类.声像类中的照片类可 分为个人历史照片.公务活动照 片等子类U2. 组捲。纽卷工作足在分类 淸楚 的前提下按问题系统进行 的。文字类的材料按文书立卷
8、程序要求立卷.可采用立小卷 的方法.装订时耍做到整齐划 一；照片按照片档案管理规 范要求幣理，尽可能底片、样 片.文字说明三者齐备.照片文 字说明应包括事由.时间、地 点、人物母耍素；实物材料一般 根据价值、形体规格分别装盒整 理c组卷时睛要注意的是：不同 载体材料分开组卷，同一载体按 类目组卷.特殊类型材料单独组 卷，同一小类的材料按问题组 卷。3. 案卷排列。名人全宗案卷 的排列应按不同门类和载体分 别进行。先将文宁类、声像类和 实物类分开，各类单独排列.在 毎一类具体排列过程中，方法又 有多种，可按案卷所屈的起止曰 期排，可按案卷内容所反映的冋 翹来排.可按案卷所反映内容的 重妥程度来排
9、.但案柱排列方法 应统一，前后要保持一玫。4. 档号编制。档号一般由全 宗号.案卷目录号、案卷号以及 页（件）号四部分组成，名人全宗 档号编制的关縫在于案卷目录号 的编制名人档案多按类别编制 案卷目录号.可把类号转变为案 卷口录号。例如.文字类为1, 声像类为2.实物类为3；文字类 中的种类号则为1 1. 12.1 3.声像类的种类号则为2 1、22、23.实物类的种类号则为31、3 2. 3 3、三大类的子类号则分别为 1 1 1. 1 12、 1 132 I 1、212. 2133 11.312 .313 依 此类推。裆号编制的要求是既不 或号又能方便新墳卷的补充。5. 编目名人档案的编目
10、工 作是在按照一定的整理分类原则 与方法，将名人全宗的材料立卷 或装盒以后进行的。首先.毎一 卷、盒内抄写卷内文件目录和备 考表.对没有题名的文件，要根 題内容拟定题名.对没有费任 者.年月曰的文件严格进行考 证.境印件需加注说明；然后. 对毎一卷.盒进行封面的编目工 作.包括填写立档单位名称即臬 某名人全宗.类别即文字类.声 像类.实物类等.拟写案卷标 题、卷内文件的起止日期.总页 数.总件数、保借期限以及全宗 号、案卷冃录号、案卷号等；最 后.在前两步的基础上编制案卷 目录和全引日录:。名人档案不仅有其特定的内 涵，而且内容十分广泛.因此. 不同程度地与文书.科技、声像 等各类档案互为交叉
11、互相塗 透.互相补充= 为谡免不必要的 重复，必须处理好名人档案与其 它档案的关系.解决不同档案的 归廣冋题。可采用“索引卡”和 “参见卡”的方法来解决。所i胃 .索引卡” 是捋名人档案中的 一部分文件材料.已归入其它类 档案中.如本机构的文书、科 技、出版、教学、声像等各类档 案中.在建立名人档案时.为减 少馆藏重复.则采用“索引卡” 注明这些材料可以在什么地方査 找到。参见卡”是组合在案卷 内用以掲示其它案卷中或存放 另处的有密切联系的相关文件的 引见单名人档案整理过程中 同一内容或有密切联系的文件材 料，往往因为载体、形状.门类 的不同而被分组在不同的卷（盒） 内或被分别保骨，参见卡”则 指明了相关档案的名称、档号、 存放位置等.可以帮助利用者査 找材料完整地利用档案。（作者单位：淮阴市档案馆）档克与建月刊 1999年策11 ffi
