《《河北科怡档案管理系统说明书》》由会员分享,可在线阅读,更多相关《《河北科怡档案管理系统说明书》(62页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、河北科怡档案管理系统说明书目 录一、软件安装、卸载、注册41.1系统运行环境41.2软件安装41.3软件卸载51.4系统启动61.5系统注册71.6系统退出7二、系统初始化72.1全宗管理72.1.1全宗选择72.1.2高级设置(原文服务设置)82.2实体分类82.2.1定义关键词92.2.2定义归档范围92.3辅助字典102.4档号定义11三、文件管理123.1文件登记133.2文件归档133.3数据接口17四、档案管理174.1条目著录174.1.1双层结构档案的管理(文书档案传统方法整理为例)174.1.1.1目录著录194.1.1.2目录修改194.1.1.3关联194.1.1.4目录
2、删除204.1.1.5目录查询204.1.1.6目录排序214.1.1.7报表打印214.1.1.8原文管理224.1.1.9批量替换与修改224.1.2单层结构档案的管理(文书档案简化方法整理为例)234.1.2.1目录著录254.1.2.2目录修改254.1.2.3目录删除254.1.2.4目录查询254.1.2.5目录排序264.1.2.6报表打印264.1.2.7原文管理274.1.2.8批量替换与修改274.1.3文号符号转换284.1.4字段对齐294.1.5重复数据处理294.1.6选择特殊字符304.1.7删除数据304.1.8浏览界面设置314.2扫描著录314.2.1图像设
3、置324.2.2原文存储设置324.2.3 OCR著录334.2.4图像处理工具栏说明344.2.5图像操作工具栏说明344.2.6图像命名与自动扫描设置354.2.7快捷键说明354.2.8扫描操作说明354.3数据质检354.3.1浏览界面功能364.3.2质检数据条目与原文374.3.3 标写与查看质检信息374.4数据回收站374.5作业量统计38五、资料管理395.1资料登记39六、档案检索396.1分类查询396.1.1检索类目的选择406.1.2简单检索的操作406.1.3条目与电子原文的查看406.1.4目录打印416.1.5原文打印416.1.6空格键在简单检索中的作用416
4、.2自定义查询416.3多表查询42七、档案交接437.1数据打包447.2数据上传467.3数据接收47八、数据管理488.1数据导入488.2数据导出498.3备份与恢复508.3.1门类数据和格式的备份508.3.2门类数据和格式的恢复508.4数据库管理518.4.1数据库备份518.4.2数据库恢复52九、系统维护539.1用户管理549.1.1添加用户组549.1.2添加用户559.1.3权限设置569.1.4修改口令589.1.5设置全宗管理员599.1.6打档号用户599.2系统日志609.3自运行参数619.4升级系统61十、常见问题解答6110.1数据源连接出错或输入用户名
5、、密码后系统没有反应6110.2打印空白页6110.3打印文件卡片不正确6110.4打印报表中数据顺序不对6110.5“RUN TIME ERR429”错误6210.6打印横向报表时打印在两张纸上6210.7 其它注意事项62一、软件安装、卸载、注册1.1系统运行环境服务器端:IBM/HP/DELL/服务器,P4 2GHZ以上、2GB以上内存,(或同等配置其它型号的服务器);操作系统:Microsoft Windows 2000 server/ 2003 Server、Microsoft SQL Server 2000数据库或Oracle 9i/10g数据库。客户端(单机版): 微机CPU频率
6、P4 1GHZ以上、40GB硬盘、256MB以上内存;操作系统:Microsoft Windows 2000/ XP或更高版本。本系统不支持Microsoft Windows 98操作系统。网络要求:客户端微机与档案数据服务器联通,内网连接速度在10M以上。存放电子原文的硬盘剩余空间:1GB以上(请根据本单位电子原文实际现存量和每年递增量做出足够预留)1.2软件安装1.将河北科怡档案管理系统安装盘放入电脑光驱中;2.运行光盘根目录上的【setup】程序,系统进行自动安装;待安装程序弹出欢迎界面后点击【下一步】安装。3.输入用户名称、单位名称、安装盘序列号。安装盘序列号在安装目录下(SN.TXT
7、)文本内4.选择安装路径:系统默认安装路径是【C:Program FilesHBKY】,如需改变请点击【浏览】按钮。确定后点击【下一步】。5.选择程序文件夹(一般不必改动),点击【下一步】继续,系统进行自动安装。6.点击【完成】按钮,河北科怡档案管理系统安装完毕。1.3软件卸载1.软件卸载,软件卸载需要从windows控制面板中进行。具体方法如下:从windows开始菜单栏进入【控制面板】。2.找出【添加删除程序】图标并双击运行。3.找到【河北科怡档案管理系统】程序选中后点击【更改/删除】按钮。4.出现对话框后点击【是】按钮删除程序。5.河北科怡档案管理系统卸载完毕。1.4系统启动系统正确安装
8、完成后会创建存放程序的文件夹【C:Program FilesHBKY】和存放原文的文件夹【C:archivedoc】 ,同时会在桌面上创建快捷方式【河北科怡综合电子档案管理系统】,双击桌面图标进入系统,显示软件登录界面:用户代号:即本系统用户代号,默认的超级用户代号为【DSA】用户名称:即与用户代号相对应的用户名称用户密码:超级用户的初始密码为【DSA】图上所示各项分别设置完毕后,点击【确定】按钮,即可登陆档案管理系统主界面。1.5系统注册初次进入系统,系统会弹出【用户注册】对话框,请与河北科怡公司联系,将机器码报与河北科怡公司并获得相应的注册码,将注册码正确输入后点击【现在注册】。请将机器码
9、、注册码记录在安全地方,以便重做系统时使用。系统的注册码与所装电脑硬件关联,不会因操作系统重装而改变。试用软件用户可点击【以后注册】进入系统,软件可以试用50次。1.6系统退出点击系统主界面右下方【退出系统】按钮,即可退出河北科怡档案管理系统。二、系统初始化2.1全宗管理2.1.1全宗选择系统在正式运行前,必须进行全宗设置。系统要求至少设置一个全宗号。如单位没有全宗,应采取系统默认方式设置,即全宗号为QZH,单位名称请改为本单位名称。待本单位有了全宗号以后,本系统可以将全宗号修改为单位法定全宗号。系统支持多全宗管理。我方技术服务工程师在系统安装时会协助客户设置好全宗。2.1.2高级设置(原文服
10、务设置)本系统允许对电子原文采取以下两种存放方式中的一种。原文存放方式在系统安装完成后立即设置好,一旦录入数据后不得再进行变更,否则易导致原文丢失。1.设置为本机存放(针对单机版用户)从主界面点击【系统维护】中进入原文设置界面,在【高级设置】中有文档存放路径设置,请将服务类别设为单机。另外请选择一个容量大小合适的硬盘做为文档的存放路径。原文存放路径在系统运行前必须设好,系统一旦录入数据,不许再修改原文路径,否则会导致系统找不到原文。2.设置为服务器存放(针对网络版用户)首先在服务器上利用IIS设好一个FTP服务,设好FTP服务的用户名和密码,如“hebky”。然后在软件系统中采取与2.3.1方
11、法相同的操作,将服务类型选择为“数据库存储”,文档存放路径为“hebky”,输入FTP服务的名称、IP地址、用户名称和密码。服务器IP地址及端口号请向服务器管理员索取。填写好以后可点击“测试连接”按钮,如果提示连接成功则表示已经与服务器连通,最后点击“确定”按钮以保存设置。我方技术服务工程师在系统安装时会协助客户设置好系统的原文存放方式。2.2实体分类在系统主界面上点击【系统维护】按钮,选择【系统维护】下拉菜单中的【实体分类】模块。根据本单位档案分类情况将实体分类设好。我方技术服务工程师在系统安装时会协助客户设置好实体分类。实体分类是指根据本单位管理职能,以及档案形成的特点编制一个具有若干层次
12、和类别,且适应计算机识别的文件归档实体分类表的过程。它由上、下级类目序号、类目名称组成。系统默认带有机关档案实体分类方案和企业档案实体分类方案,您可以根据本单位的实际情况进行方便导入。在“系统维护”模块中点击“系统设置”-“实体分类维护”,打开“实体分类”窗体,如下图所示,您就可以在这里进行一级、二级、三级实体分类的定义及其维护。实体分类列表区分类信息输入区归档范围列表区功能操作说明:增加如果是第一次进入这个窗体,实体分类列表会显示“实体分类”树根,所以首先要点击“全宗名称”输入框旁的按钮进行全宗号选择。选择好了全宗号后,底部的“添加”按钮就会被激活,点击“增加”按钮,接着类目信息输入区各项就
13、被激活,光标自动跳至类目序号输入框,逐项输入各项数据(注意:下级宽度只能输入数字),点击“保存”按钮,一级类目就添加成功,并且添加的实体分类就显示在实体分类列表中,要添加多个一级类目只要重复以上操作。注意:1.一级类目序号的字符宽度系统默认为2,为保证系统的一致性,定义下级字符宽度时,长度最好相同。2.下级类目宽度一定要大于当前类目的宽度。下级宽度:指的是下级类目序号的宽度。二级分类的添加:在树型类目列表中选中一个一级实体类目,再点击“增加”按钮,此时该一级类目序号和上级分类号就自动显示在相应输入框中,且不可删除和修改,您只要在后面添加。输入完成后点击“保存”按钮保存以上信息,该实体分类就添加
14、至树类目列表中,且为一级类目的子类目。三级分类的添加:在树型类目列表中选中一个二级实体类目,其余操作与二级分类的添加方法相同。删除:在树型类目列表中选中一条类目,点击“删除”按钮。注意:删除操作只能从最底层进行,否则系统会给出不能删除的提示。导入:通过导入功能您可以将一个已经存在的实体分类方案导入到本系统中,例如:您可以将系统默认的企业档案分类导入到本系统中。其操作方法是:点击上述窗体底部的“导入”按钮,系统将弹出“打开”窗口,选中该文件,点击“打开”按钮即可。注意:其文件的格式必须是*.DAT或*.DBT。导出:如果您想将当前的实体分类保存起来或供他人使用,则可使用此导出功能。操作方法是:点击此按钮,在打开的窗口中选择相应的路径,输入文件名,再点击“保存”按钮即可。打印报表:对当前实体分类方案进行报表输入。取消:取消当前操作。关闭:关闭当前窗体。实体分类的设置还包括以下两项:2.2.1定义关键词分类关键词的采用可使档案著录标引、检索更加方便。“定义分类关键词”主要是对不同级别的实体类目的关键词进行添加和维护。在实体类目列表中选择要添加关键词的类目名称,点击“定义分类关键词”按钮进入“定义关键词”窗体,如下图所示。功能操作:添加:点击“添加