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1、行政管管V2012第一章-1-第二章行政事务管理2.1会议管理-2-22公文管理-4-2.3档案管理第三章考勤管理-7-10-3.1 考勤员的职责-10-3.2 工作时间-10-3.3 考勤管理-10-3.4 休假规定-11-加班规定-12-第四章办公管理-14-4.1 办公环境管理-14-4.2 安全与值班管理-15-车辆管理-16-第五章合理化建议管理-19-19-19-21-21-27-5.1 管理职责-管理方法-第六章奖惩管理-21-6.1 奖惩分类-6.2 奖惩条例-奖惩执行-附则-27-第一章总则为了标准公司管理，使行政管理工作更标准化、程序化、系统化，进一步加强管理及协调，明确办
2、公程序，保证及促进公司战略目标实现及各项业务的发展，特制定本制度。第二章行政事务管理2.1会议管理2.1.1职责人资部是会议管理的责任部门，也是会议管理的监督职能部门，公司各个部门是会议管理实施部门。2.1.2原则会议要议而有决、决而有行、行而有果”。2.1.3等级公司会议A级：年度经营会议、月度经营会议、周例会、职工交流会议B级：总经理召集的工作会议C级：部门间协调工作会议部门会议D级：部门周例会E级：项目间协调合作会议2.1.4.1 F级：项目内工作会议2.1.4会议流程会议准备明确目标：明确会议需要完成的目标；清晰议程：会前须将会议议程告知相关与会人员，与会人员在会前须认真阅读议程，准备
3、好会议资料；时间安排：时间安排合理、会议长度控制要严格，一般不超过120分钟年会除外；确定人员：对实现会议目标有潜在奉献的人要参加；能够因参与会议而获得好处的人要参加；该参加的必须参加，不该参加的一个也不参加；会议室申请：职工使用会议室/培训室需提前一天申请，由人资部进行统一登记安排；如会议临时取消，需及时在人资部登记中取消会议登记，以便其他部门能及时使用会议室/培训室；发放通知：通知发放要及时、简洁、清楚、明了，开会时间、会议地点、会议目标、参加人员、预备材料等须明确通知所有与会人员；场所准备：会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材各种设施、用品，部
4、分重要会议须准备水果茶水等要提前通知人资部。2.142进行阶段主持人要求：主持人应提前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人说明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施
5、人部门、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。发言者要求：发言要有准备；发言要对事不对人；发言要客观、真实。与会者要求：必须准时到会，请假者须征得主持人同意方可缺席；遵守会议纪律，与会期间应将调到振动或将呼叫转移至部门另一未与会人员处，原则上不允许接听，如须接听，在征得主持人同意的情况下离开会场接听；会前要理解会议目标、积极作好准备工作；会中要踊跃发言、积极参与；会后要关心会议成果和会议跟踪；会后会议主持人必须负责关灯、空调、电脑、投影仪电源。齐全的记录：会中必须要有齐全的会议记录，记录会议成果，如实、详尽地填写会议纪要，主持人应明确会议的记录人员；会后，主持人应与记录人员明确、总结会议成
6、果。2.143跟踪阶段对会议成果按不同的等级指派相应人员跟踪检查，反馈情况填写在会议纪要中，人资部对其进行监督。2.2公文管理221公文定义公司公文是传达贯彻公司高层指示精神、公司内部或对外请示和答复问题、对外或受外指导或商洽工作的重要工具；公司公文包括各种制度、来往文件、公务信件、调查、报告、契约、凭证类文件、决议、参考文件、帐薄、统计表及其传票等。2.2.2管理原则保持收发之间的联系，分清责任；统一管理；标准、准确、及时、安全；保密原则：各部门及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。公司公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、公开四种。绝密、
7、机密文件不能随便打印，打印一定要经过公文保密责任人批准。绝密文件一般只能印一份特殊情况公文保密责任人确定，由起草人送有阅文资格的人员传阅，有阅文资格的人员由公文保密责任人确认，其他人员不能确认；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。2.2.3管理细则公司发文的程序为：拟稿t审核人资部经理或授权人t批准（总经理或授权人）t打印t盖章t发文t催办t立卷t归档。公司收文的处理程序为：收文T分文T传送、催办T立卷T归档。办理完毕的文件需进行适当的整理、装订，此项工作由文件收发部门按季度部门可根据实际情况确定时间间隔
8、，如果采用软件工具，可有由系统自动实现进行。会计文件依会计年度进行整理装订，另分类保管。假设没有逐度年整理必要之会计文件，可另选适宜的时间段装订，但需注明装订年度及文件保留年限；所有文件的发放必须有登记、签收手续；公司发文一定要由人资部或标准确定部门统一编号，以公司名义发文，一律用金管字XXXX年XX号；红头文件只适用于需遵照执行的制度、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用普通纸张印发；保存文件目录的制作适用于书面公文：应在某一组文件的首页或袋皮，附页上注明文件号码、名称、保管期限、单位名称及起止年月日、并将其记入同样内容文件清单，分门别类地保管。保存的文件应分门别类地进行整理，并到达即使
9、文件的整理者不在也能很容易地了解查找方法的程度。224公文保存及销毁2.2.4.1公文保存期限帐薄从其封闭之日，其他文件从组卷之日算起，公司公文的保存期限依据文件内容制定。永久保存的文件包括:公司法规及公司代表大会文件;董事会及其他重要会议的文件;有关经营方针及事业规划;预、决算材料;?各项规章的制定及修改和废止情况;发至公司内部的指示及命令;重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况;重要契约、合同的缔结、解除及其他变更;有关公司职员的升降、赏罚及授予的重要内容;向官方提请的文件及官方批复文件中的重要内容;重要的诉讼文件；重要的统计及调查;除上述内容之外被认为重要的文件。需要保存10年的文件包
10、括:与永久保存文件有关的手续、通牒、照会及报告等;事业规划及经营方针的实施细则;预算的统制及实施细则;?权利和财产的得失、保全及其变更;诉讼及登记;?与各规定相关的指示事项;递交官方的文件及官方下达的命令;有关调查的内容;?业务上的过失及事故;现金出纳簿、核对帐目及各种会计票据。除以上内容之外，不属于永久保存的，具有意义的文件。需保存3年的文件包括：?需要保存10年以上的文件所列业务中产生的报告、调查及参考资料；?各种简便帐目；?参照需要保存10年以上的文件相关的文件；?职员的升降、赏罚及授予；?有关职员的卫生保健和福利设施；?与经营无关的一般往来文书，特别简单的除外；?比较一般的通知书、报告
11、书、调查书及参考文件，特别简单的除外；?比照其他各项相关文件。需保存1年的公文包括：?简单公司级的来往文件；?特别简单公司级的通知、报告、调查及参考文件；?仅供一时之用的和用途单一的公司级文件。2.242保管期限的缩短文件在保管期限中，如果失去了最初认定的保管意义时，可通过有关责任人合议，缩短其保管期限。2.2.4.3公文的销毁已过保管期限的公文，在经各有关责任人商定后，予以销毁；销毁原则上采用碎纸的方式，而一般性的报纸、杂志，及其他无价值资料，可采取卖掉的方式或其它经责任人认可的方式；销毁所保存的公文时，需依照有关规定履行必要的手续。2.2.5公文审核与审批人资部行政组负责公司公文审核与审批
12、的综合管理。总经办：总经理秘书负责所有由总经理审核与审批公文的组织、协调、上传下达、跟踪等实施工作；人资部：人资部负责公司各个部门间的公文审核与审批的组织、协调、上传下达、跟踪等实施工作，人事专员负责公司有关人事任命，组织架构等的公文审核与审批的组织、协调、上传下达、跟踪等实施工作；协调、各部门：各部门文秘或资料管理员负责各部门内部的公文审核与审批的组织、上传下达、跟踪等实施工作；特殊情况：如果该公文在公司各项管理制度中规定为绝密文件或制度中规定不能泄露的信息，则由当事人亲自负责公文审核与审批的组织、协调、上传下达、跟踪等实施工作，比方：调薪报告、财务报表等。226审核与审批流程由公司各个业务
13、流程决定。如果业务流程没有规定或模糊不清，由人资部解释执行。2.2.7审核与审批规定公司规定各种公文自签收之时起，必须按照如下规定期限审核与审批。序号公文类别审核小时:h审批备注1请示16hw8h2报告w16hw8h3指示w8hw4h4布告、公告、通告w4hw4h5批复w4hw4h6通知w4hw4h7通报w4hw4h8决定、决议w4hw4h9函w4hw4h10会议纪要w4hw4h备注：审核与审批时间以实际工作时间来计算，比方16h即是两个工作日。2.3档案管理2.3.1管理职责公司人资部是档案管理的主管部门，对公司档案进行统一归档及日常管理，公司原件档案均需由人资部统一管理；各部门为档案管理的
14、分管部门，负责本部门业务相关档案复印件存档管理；人资部档案管理员及各部门档案管理人员均为公司档案管理人员，应相对保持稳定，各部门档案管理人员名单应报备人资部，如有变动，应及时通知人资部；档案管理员应忠于职守，认真管理相关档案资料，及时入档、登记，遵守公司保密规定，不得向其他人员泄露档案内容。2.3.2管理方法2.3.2.1归档范围、电子版资料、凡反映公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料公文、电报、录音、录像等均属归档范畴。人资部负责以下档案的归档管理：公司设立变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算及公司各类财务报表等方面的文件原件；公司有效证照、证件、印章等原件；政府、项目批文、项目申
15、报、公司签订的各类合同原件；公司制度体系、会议纪要、内部发文包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等；公司重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议录像等；职工档案；公司宣传资料、企业文化等声像资料的存档管理；职工电脑中与公司有关的电子版资料、文件及交流中心等文件的管理。各职能部门负责以下档案的归档管理：项目申报各项资料及与本部门职能相关合同的复印件；与本部门业务相关的各项方案、计划、报告内部及会议资料等资料的存档及管理；部门所有电子文档资料的管理。2.322档案的借阅因业务需要外借公司证照、报表、合同等原件资料或复印件资料，须经总经理批准方可外借；内部借阅公司绝密、机密文件借阅须经过总经理批注，其他文件需经人资部经理批注；各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准，然后到档案
