集团行政管理制度

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1、第一部分 行政管理篇第一章 总 则为进一步规范集团行政管理工作，提升行政管理水平，提高工作效率,更好地为经营管理服务，结合集团各公司实际，制定以下管理制度。第二章 形象规范第一条 着装整洁、得体，无污渍，在工作场所不打赤脚，不穿拖鞋,不穿短裤。第二条 仪容自然、大方、端庄,不戴夸张的饰物,不留长指甲，保持口腔清洁，工作前忌食葱、蒜等具有刺激性气味的食品.第三条 举止要文雅，工作中保持精力充沛，与人谈话不翘二郎腿,不抖动腿,不在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等.第四条 与人会话要亲切，态度要诚恳谦虚,不要随意打断别人的话。第五条 文明用语，严禁说脏话、忌语。第六条 禁烟区严禁抽烟

2、。第三章 岗位规范第一条 严格遵守上班时间，因故迟到和请假的时候，必须事先通知，来不及的时候必须用电话联络。第二条 工作中不从事与本职工作无关的私人事务（上网聊天、玩游戏)，不随便离开岗位，长时间离开岗位时，应事先请示上司或告知同事，在办公室内保持安静，不大声喧哗。第三条 办公用品要妥善保管，不得随意处理各种文件，接收的重要文件、记录、证据等要及时归档。第四条 下班时要整理好各种办公用品和文件，关好门窗、关闭电器开关。第五条 因公外出要按规定办理请假手续，外出期间应保护与公司的正常联系，外出归来及时销假，向上司汇报外出工作情况，同时要及时报销各种费用。第四章 保密规定第一条 保密范围1、公司重

3、大决策中的秘密事项。2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3、公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录.4、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表.5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。6、公司员工人事档案、工资性、劳务性收入及资料。7、外来机密文件.8、其他经公司确定应当保密的事项.第二条 保密措施1、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由各归口部门进行管理。2、对于密级的文件、资料和其它物品,必须采取以下保密措施：2。1、非经主管领导批准,不得复制和摘抄.2。2、收发、传递和

4、外出携带,由指定人员担任，并采取必要的安全措施。2。3、在设备完善的保险装置中保存。3、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：3.1、选择具备保密条件的会议场所；3。2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3.3、依照保密规定管理会议文件；3。4、确定会议内容是否传达及传达范围。4、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密.5、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告办公室;办公室接到报告，应立即作出处理.第三条 责任与处罚1、出现下列情

5、况之一者，给予警告及罚款，罚金为50元以上500元以下不等，并从当月工资中扣交。1。1、泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的；1。2、违反本制度第3.1条、第3.2条、第3。3条、第3。4条规定的秘密内容的;1.3、已泄露公司秘密但采取补救措施的。2、出现下列情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失：2.1、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；2。2、违反本保密制度规定，为他人窃取、剌探、收买或违章提供公司秘密的；2。3、利用职权强制他人违反保密规定的.第五章 文件管理制度第一条 文件管理内容:上级党政机关、上级行业主管部门来文；同级单位来文；本单位上报下发的各种文件、资

6、料。 第二条 各类文件统一由办公室归口管理。第三条 收文的管理1、公文的签收1。1、签收文件时，要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。1.2、签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对,如发现其中一项不对口,应及时通知发文部门及相关领导.1.3、签收文件应签写姓名并注明时间。2、文件的登记：对收到的文件，要分类进行登记。3、文件的阅批与分转：凡正式文件需要传阅或领导批示的，由办公室负责及时分送领导和承办部门阅办，并按照领导批示的要求督促相关部门办理有关事宜。第四条 发文的管理1、集团公司及各公司办公室负责文件的上报下发，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。2、发文的程序：

7、2。1、各职能部门需要发文，应事先向办公室提出申请。2。2、办公室同意发文后，由职能部门负责草拟文稿，拟发文稿要详细注明文件标题、发送范围、印刷份数等。2.3、部门负责人核稿并签字。2.4、办公室负责对文稿内容、格式进行把关,确定分发或报送份数，办公室主任进行审核并报送上级公司领导签发.2。5、经领导批准签发后的文稿交由办公室统一打印下发。第五条 文件的借阅和清退1、文件的借阅1.1、需要留用的文件,需要向办公室办理借阅手续，明确责任人借阅时间和归还时间。1。2、借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人，绝密文件在指定地点阅读.第六条 文件的归档1、文件要及时整理、归档。2、存档以

8、文件的正本为主，必要时可以留存文件的复印件.第七条 文件的销毁1、对已不具备归档和存查价值的文件应填写档案销毁清单，经相关领导审核批准后，可以销毁.销毁文件应到指定场所,由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。2、对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员，视情节轻重，给予行政处罚和经济处罚，由办公室拿出具体处理意见，经领导批示后进行处罚。第六章 内部宣传制度第一条 宣传内容:集团内部企业文化、经营动态、先进典型、员工风采、国家政策和行业信息等。第二条 宣传方式：板报、宣传栏、会议、杂志报纸、网站等.第三条 宣传稿件要求：1、各公司办公室负责稿件的征集、整理和审核,涉及到公司经营数据的文件必须报经

9、集团财务部门审核。2、稿件内容要真实，符合公司实际。3、投稿集团报纸的稿件要在15日前传至集团报纸邮箱（）内。第四条 稿费标准：1、投稿集团报纸的集团办公室每期对稿件进行筛选、统计，被刊登的稿件每篇给予1050元的稿酬奖励。2、内部报纸刊登过的稿件若被其他报纸登载，集团将给与一定比例的奖励：市级报纸给予稿费2倍的奖励，省级以上报纸给予4倍的奖励.3、其他内部宣传稿件由各公司办公室审核。第五条 稿费发放:1、 每期稿费由集团办公室统一发放;2、凡是与他人合作撰写的稿件，稿费为稿件第一作者领取,撰稿人自己分配。3、所有稿件按报纸上已刊载的字数或图片计算稿费。第七章 会议室管理规定第一条 会议室统一

10、由各公司办公室负责管理。第二条 各部门使用会议室应提前申请、登记，由办公室负责安排使用时间.第三条 会议室的使用部门负责会务安排，并提前做好会议室的卫生。第四条 会议室的使用部门应爱护好会议室内配置的各种会议设施,未经许可,不得随意搬动挪作它用,室内物品不得随意拿出或挪用，若确因需要借用，必须征得办公室同意，使用部门事后应负责及时归还原处。第五条 各部门使用会议室后，应即时通知办公室对使用情况进行检查，如有损坏的，应及时以书面形式通知办公室。第六条 办公室应每天检查会议室的设施及卫生状况，确保会议室的正常使用。第八章 公章管理规定第一条 公章涵盖的范围：各类行政公章、合同专用章、法人章、财务专

11、用章、工程类公章等。第二条 公章的管理：1、集团行政公章由集团办公室负责管理，未经董事长批准不得随意交由他人管理和使用.2、各公司行政公章、合同专用章由各公司办公室统一管理，财务专用章由各公司财务部门管理，工程类公章由项目部门负责管理，未经批准不得私自交由他人管理和使用。3、各类公章的存放和使用必须在办公区域，特殊情况需要携带公章外出，须经公司总经理或总监同意,原则上必须两人同行.第三条 公章的刻制：1、根据业务需要刻制印章须经董事会审批,报集团办公室备案.注明备案时间及印章的名称、使用范围、管理责任人，开具刻章证明、留据印模。2、各公司公章需更换或撤消时，应在24小时内上交集团办公室,并记录

12、备案。3、公章若有被盗、丢失、损坏等，负责人必须及时报告办公室，并采取相应补救措施。第四条 公章的使用:1、申请人提出盖章申请，集团内部工作用章经部门经理或总监、副总经理审批，对外用章经总经理或董事长审批。2、公章管理人员审阅、了解用章内容，确认无误后加盖公章。3、申请人在公章使用登记表上登记.4、公章印戳必须覆盖公司名称和落款日期。5、两页以上的合同或协议必须加盖骑缝章。第五条 公章的交接:公章管理人员因长期休息、离职等原因，必须办理公章交接手续，办公室主任或财务部经理（部长）进行监交。（各公司根据实际制定相关的公章规定，报集团备案）第六条 其他规定:1、严禁在空白介绍信、空白纸张、空白单据

13、、空白合同等上面加盖公章.如遇特殊情况时，必须经总经理或董事长同意。2、未经财务部经理或部长同意，严禁在业务往来对账单上加盖公章。3、严禁将公章私自带出办公区域。4、因管理不善给公司造成损失的，公司将追究相关人员的责任.第九章 计算机管理规定第一条 本规定中的计算机包括计算机及其配套的一切相关设备、设施，包括打印机、U盘、路由器、交换机、移动硬盘和无线上网卡等。第二条 电脑申请和发放1、申请人提出申请部门负责人签字公司总经理审核集团财务总监审核提交采购部。2、发放流程：购回的计算机设备统一由集团信息部负责验收、记账保管信息部通知申请人领取办理相关领取手续财务部门登记入账。第三条 所有电脑及网络

14、硬件由采购部统一采购.第四条 原则上配备台式电脑，高层管理人员以及特殊岗位人员可以根据工作需要配备手提电脑.第五条 根据工作需要集团信息部门可以合理调配、使用计算机，不再配发无线上网卡（特殊情况抱董事会特批,已配发的无线上网卡到期不再续费)。第六条 计算机使用人离职或岗位发生变动时，应及时通知信息部门办理计算机交接手续.第七条 计算机的日常使用和维护1、在工作时间不得在网上进行与工作无关的活动.2、不得利用国际互联网从事违法犯罪活动，不得泄露企业机密。3、不得利用互联网制作、复制、查阅违反宪法和法律、行政规定的以及不健康的信息.4、不得从事下列危害计算机网络安全的活动：4.1、对计算机信息网络

15、功能进行删除、修改或者增加。4。2、对计算机信息网络中储存、处理或者传输的数据和应用程序进行删除、修改或者增加。4.3、制作传播计算机病毒等破坏程序。5、各计算机使用部门或个人负责该电脑的日常管理工作。禁止非本部门人员操作计算机。6、保持计算机的干净、整洁及正常运行。开机时应先开显示器，后开主机;关机时应先关主机，后关显示器；下班时必须关掉接线板电源开关.7、不得利用计算机做与工作无关的事，不得浏览、下载、登陆国家明令禁止的网站.第八条 计算机硬件、网络维护及使用1、各公司信息部负责电脑硬件及网络维护。2、各公司负责对所属计算机分配到使用人，并将相关信息通知集团信息部统一建立计算机设备管理档案，使用人员如有异动及时通知集团信息部。3、电脑发生故障时，使用者或负责人应及时通知信息人员。4、为避免和预防因硬盘故障等原因造成本部门数据丢失，各部门应及时将数据备份，必要时可以寻求信息人员的协助.第十章 通讯工具管理规定第一条 集团中高层管理人员统一使用移动号码，配备集团统一彩铃，工作交接时，必须办理移交手续.