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1、机关文书材料整理归档办法 为了实现文书材料的科学管理，现根据国家有关规定，结合本厅实际情况，特制定本办法。 一、归档范围 凡本机关在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容： 一是本机关形成的文件； 二是上级机关颁发的文件； 三是下级机关上报的文件； 四是同级机关和不相隶属机关抄送的文件。 二、归档文件整理分工 1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。 2、厅长办公会议记录、纪要；省委、省政府文件凡涉及本厅人事任免的；厅属各单位以厅名义形成的厅发文件；本厅机关组织沿革、机关大事记；人大建议
2、、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料；传真电报、农业农村工作情况等材料，由档案室负责整理。 3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件，各单位应随时送交档案室，由档案室整理归档。 4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件，由档案室整理；以厅名义召开的专业性会议文件，由主办单位整理。 5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及便函存根、档案转递单存根；干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工作材料和党团工作材料，分别由人事处、机关党委整理归档。 6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。
3、 7、对外合作活动中形成的有关文件，由对外合作处负责整理归档。 8、厅机关成立的临时机构形成的文件，由临时机构负责整理归档。 9、几个部门会同办理的文件，由主办单位整理归档。10、上、下级及同级机关来文，凡是需要办理的，由主办单位整理归档。三、归档文件整理的方法和质量要求 l、文件材料整理的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2、本厅档案采用保管期限一年度一组织机构分类法。组织机构指本厅各处、室、站、公司等内设机构。各处室形成的文件应区分保管期限、年度集中排放在一起。 3、归档文件应准确判断保管期限。本厅档案保管期限分两种，即永久、定期。各单位应
4、依照山东省农业厅文件材料保管期限表准确判断每份文件的保管期限，并将保管期限用铅笔写在文件左上方。 4、加盖档号章。归档文件应按分类方案结合事由顺序排列，并在文件首页上端的空白位置加盖归档章。加盖时应使用蓝色印油。 5、装订。凡永久保存的文件材料，应去掉文件材料原装订金属物。在文件的左上角采用三孔两线的方法装订。定期保存的文件，也应尽量采用耐久性较强的装订形式。 6、归档文件材料要符合质量标准。文件应齐全完整；对破损文件进行裱糊；文件材料如有字迹扩散及圆珠笔、铅笔、纯兰墨水书写等情况，应当进行复制；不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，以便于档案的利用和保管。 四、文件材料的移交 1、各单位应归档
5、的文件材料，应在下一年度的第一季度完成整理工作，送交厅档案室，并办理移交手续。2、办理文件移交时，双方应按照移交目录逐件清点、核对，有价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容：一是本机关形成的文件；二是上级机关颁发的文件；三是下级机关上报的文件；四是同级机关和不相隶属机关抄送的文件。具体请参照山东省农业厅文书档案分类方案和文件材料保管期限表。2、机关文件材料归档范围和档案保管期限表这是档案工作的一项基本制度，也是归档文件整理工作的依据之一。各机关在制定本机关此项具体规定时，必须依据国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定和地方
6、档案行政管理机关的规定，结合本机关形成文件的种类逐一进行对照分析，准确地划定归档的范围和保管的期限，并在实际工作中严格执行。制定本机关规定时，应注意以下几个问题：（1）深入实际，摸清家底。凡是本机关在职能活动中形成、办理完毕、具有保存价值、应作为档案留存的文件材料都应该整理归档。档案部门在起草本项制度前，应首先深入到本机关各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将其工作活动中形成的各类收文、发文、会议文件、内部材料等，就其性质、种类、载体、数量等方面了解清楚，并按部门列出清单，将反映机关职能活动的文件都涵盖在此范围内。其次，依据国家的有关规定，对这些文件材料分别提出归档范围和保管期限，然后再将这
7、些意见反馈给各部门，给予修改和补充。档案部门也可以通过同业务人员座谈，从文件材料的现实效用和历史查考作用两个角度给予正确的判定。（2）切合实际，操作性强。在制定制度时切忌生搬照抄，不能只将国家或有关机关的规定拿来一抄了事。不同机关制定的制度必须体现出各自的特点。此外，鉴于这一制度是开展整理工作的基本依据之一，因此在起草时，条款宜细不宜粗，每一条款都必须针对某一种文件，而且尽量不要使用“重要的”、“一般的”等难以把握的限定词。（3）以“我”为主，突出重点。机关工作中形成的文件，按来源可以分为两部分：一部分是本机关制发的文件，包括本机关的对外发文和本机关的内部文件；另一部门是本机关的收文，包括上级
8、来文、平行机关和下级机关的来文。本机关的文件是与本机关的职责、主管的业务、工作活动密切相关的，它们的内容直接地、系统地、全面地记录了本机关的主要活动历史。整理归档后本机关的文件又是工作考察和历史研究的第一手材料，而机关的收文，只是侧面间接地反映本机关的工作活动和工作历史。因此，在确定归档范围和保管期限时，本机关形成的文件材料是收集归档的重点。在本机关的文件中，最容易被忽视的是那些内部使用的、没有发出的文件，也就是我们常说的帐外文件。这些文件虽没有对外发出，但其中诸如业务工作的调研报告、分析汇总材料等部门文件材料，对于记录和反映本机关的职能活动和历史真实面貌也必不可少，因此决不能忽视对这部分文件
9、的收集和鉴定。判定一个文件该不该归档或保存价值大小，首先是要看它与本机关职能工作的联系以及本身的作用如何。凡是联系密切、在工作中起重要作用的，价值就大；反之，价值就小或根本没有保存价值。现将市政府办公室文件材料归档范围和市海洋与渔业局文书档案保管期限表举例如下，供参考。人民政府办公室文件材料归档范围与不归档范围一、 文件材料归档范围凡是反映市政府、市政府办公室和市政府驻外地办事处活动的、具有查考利用价值的文件材料，均应归档。（一）市政府和市政府办公室机关形成的文件材料：1、市政府常务会议、市长办公会议、专题会议、市政府党组会议、市政府办公室党组会议记录、纪要以及会议决定事项的办理情况和报告。2
10、、市政府和市政府办公室发出的（包括与其他机关联发的）各种文件、电报的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿及其附件。3、市政府（含市政府办公室，下同）组织召开的会议的全部文件、材料（由市政府部门主办、以市政府名义召开的会议文件由会议主办单位收集、存档）。4、市政府领导同志在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录、录音、录像、照片底版、复制件及文件、资料，从外机关带回的与本机关工作有关的文件、会议资料。5、市政府领导同志的讲话、报告、重要指示（在各种会议上的讲话、报告随会议文件一起立卷）。6、市政府派出的工作组、调查组在工作活动中形成的重要文件、材料、调查报告。7、市政府领导同志交办的重要事项的工作
11、记录。8、市政府的请示与上级交办的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件。9、市政府与有关机关签订的各种合同、协议书等文件材料。10、市政府批准的与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正文、副本）和机关外事活动中形成的请示报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、音像材料、有参考价值的资料、互赠礼品的清单、工作来往文书等。11、市政府办公室的财产、物资、档案等的交接凭证、清册、财务、基建工程图纸等材料。12、市政府办公室与同级机关和非隶属机关联系、协商工作的重要来往文书材料。（二）上级机关来文1、国务院、国务院办公厅及省政府、省政府办公厅文件、函件、电话记录。2、党和国家及省领
12、导人、人民代表、上级机关领导同志等视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。3、省政府各委、办、局主送市政府的文件、电报。（三）下级机关的文件材料1、市政府领导在下级机关来文上的重要指示及其办理过程中形成的文字资料。2、下级机关报送的法规性备案文件。3、其他应归档的文件。二、文件材料和不归档范围（一） 不归档的上级机关的文件材料1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办理的文件材料。2、上级机关发来供工作参考的抄件。3、上级机关征求意见的未定稿的文件。（二） 不归档的本机关的文件材料1、重份文件。2、无查考利用价值的事务性
13、、临时性文件。3、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规文件、定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。4、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。5、无特殊保存价值的领土，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信。6、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。7、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料。8、为参考目的从各方面收集的文件材料。（三）不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料1、下级机关送来参阅和简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件
14、材料。2、越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。3、下级机关抄报备案的一般性文件材料。海洋与渔业局文书档案保管期限表一、 局党委会议材料1、通知、议程、报告、发言、会议记录、决定、会议讨论通过的文件、重要照片、录音等文件材料。（永久）2、其它会议材料。（30年）二、省局、市委、市政府召开的关于水产工作会议文件材料1、 主要文件材料（永久）2、 其他文件材料（30年）三、省局、市委、市政府等上级机关颁发的文件材料1、上级机关颁发的属本局主管业务的重要文件材料（永久）2、上级机关颁布发的属本局主管业务的一般文件材料（10年）四、上级机关视察、检查本局工作形成的文件材料1、重要的（永久）2、一般的
15、（30年）五、本局召开会议的文件材料1、本局召开的水产工作会议和专业会议的文件材料，包括通知、日程、报告、讲话、纪要、重要的声像材料（永久）2、典型材料、代表发言、简报（30年）六、本局制发的（包括与有关机关联合发文）文件材料1、重要业务、政策法规性的（永久）2、一般业务问题的（30年）3、事务性、具有参考价值的（10年）七、代上级机关起草并采用的重要的法规性的文件最后草稿（30年）八、本局专题调查调研报告、典型调查调研报告1、重要的（永久）2、一般性的（10年）九、本局请示和上级机关的批复、批示1、重要问题、方针政策性的（永久）2、一般的（30年）十、本局工作总结、报告1、 主要职责活动年度或年度以上的、重要专题的（永久）2、一般专题、半年、季度的（10年）十一、本局工作计划、规划等1、 年度和年度以上的（永久）2、 年度以下的（10年）十二、本局机关设置、撤并、更名、组织简则、人员编制、启用印章等文件材料（永久）十三、本局干部任免文件材料
