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1、论秘书的参谋活动 摘 要：秘书的参谋活动对领导活动有着主要的作用。正确定识这个问题有着主要的现实意义。从提升中国秘书参谋活动的必须性出发，对秘书参谋活动的特点和标准做了说明，并对提升秘书的参谋活动提出了提议。关键词：秘书；参谋活动；领导决议；决议效率秘书的参谋活动，是以秘书部门和秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者为对象，以辅助领导正确决议为目标，以秘书事务为中介，以出谋献策为手段，影响领导者决议行为的过程。秘书的参谋活动是客观存在的，既不能否定也不能夸大，正确定识秘书的参谋活动，对辅助领导做出正确的决议和提升秘书的素质有着十分主要的意义。1 提升中国秘书参谋活动的必须性 （1）经济全球化要
2、求提升秘书的参谋活动。伴随改革开放的深入和加入WTO，秘书参加对外事务的工作将愈来愈多，秘书人员应一样起到主要的参谋作用。在对外谈判、洽商、接待外宾和出外考察，引进外资和境外投资，对外合作和外事纠纷的处理等等不再仅限于政府外交和外经部门，而是全国各地域、各政府机构和企业团体全部会碰到的工作。秘书部门不但要操办详细事务，还要依据国家相关法规和国际通例，参加制订相关预案，准备相关资料，发挥参谋作用。（2）服务意识要求提升秘书的参谋活动。伴随社会的发展和领导工作的客观需要的改变,秘书服务的方法和内容也在不停拓展,领导更需要的是秘书的参谋辅助,这就要求秘书树立起正确的服务意识。正确的服务意识要求新时期
3、的秘书不但要熟悉国家政策方针,掌握我国外经济技术最新方向,了解企业生产、经济管理,而且还要具有较强的运筹筹划能力、综合协调、随机应变和综合分析的能力。这就对秘书的智慧、知识、能力和水平提出了更高的要求,辅助领导做好决议及决议的落实落实。所以秘书人员要树立起正确正确的服务意识，发明性的开展工作。（3）办公自动化要求提升秘书的参谋活动。伴随当代计算机络进入管理系统系统和办公设备的更新直接影响着秘书参谋方法的变革。社会的进步和科学技术的发展，办公设备发生了翻天覆地的改变，这在信息搜集和传输手段方面表现得尤为突出。秘书在参谋中对单一对象的认识将不再是孤立、静止、片面的，我们能够更清楚地了到它和相关的各
4、要素的相互联络，从而将其置于系统之中，这么就能确保参谋活动的科学性。秘书人员只有熟练地掌握了当代办公设备的性能和操作方法，才能最大程度地提升参谋活动的效率。2 秘书参谋活动的特点（1）直接性。秘书部门贴近领导，秘书人员和领导接触的机会较多，便于把握参谋需求、正确领会领导决议思绪和更多获取参谋时机，快捷有效地提出参谋意见和提议，取得更加好的参谋效果。（2）综合性。秘书部门兼具办文办会办事等职能活动，信息广，信息量大，掌握的综合情况多，便于全方位多触角地发挥参谋作用，立即、正确、全方面、有效地为领导决议提供信息依据。（3）制约性。它是从秘书部门的地位来说的，是由秘书部门是领导集体的办公部门的职责决
5、定的。首先秘书部门的参谋必需是对领导意图要有详细的方案方法；其次，它还受到秘书对领导意图的认知程度、文字水平和时间的制约。3 秘书参谋活动的标准在当代管理工作中，秘书的参谋对于提升领导工作效率有主要作用。为了有效地发挥参谋作用，秘书人员在参谋活动中必需坚持以下标准：（1）“谋”而有“度”。所谓“度”，详细地说就是秘书在参加决议中首先应考虑怎样向领导提意见。因为秘书是为领导服务的，所以一定要依据领导的意图提供有价值的信息、资料和提议，切不可不顾领导的意图把自己的意见或看法强加给领导。向领导提提议还要讲究方法和艺术，有时候明明是一条好的提议，但因为秘书在提供时不讲方法和艺术，结果不但没有收到应有的
6、效果，反而让领导对你产生了反感。实践证实，秘书进言假如“度”掌握得好，正确的提议定会被领导采纳。唐朝的魏征以敢“犯颜直谏”而名垂青史，但她也是十分讲究“度”的，最终很多提议被皇帝采纳。（2）“谋”而有备。所谓“备”，就是秘书为领导决议提供参考意见时要掌握充足的资料，要做到有理有据。这些资料于调查。调查研究是参谋决议的主要前提，领导就某项工作或问题做出正确决议的依据是秘书部门对实际情况的调查。能够说，没有调查研究就不可能有科学的决议。秘书只有对客观事物进行全方面的调查研究，在把握了事物发展的脉络、认识了事物发展过程以后，才能提出有价值的提议，这种提议才能被领导采纳。所以，秘书要当好参谋就一定要做
7、好调查研究。（3）“谋”而有理。秘书向领导提出的提议必需有足够的道理。所以，秘书必需坚持理论联络实际。其一，作为一名合格的秘书，党性标准要强，政治品质要好，思想作风要正；其二，要具有一定的政治、哲学、市场经济等基础理论知识和独立的科学思维能力；其三，要具有超前的、活跃的创新意识，要有对事业高度负责的精神。只有这么，才能确保理论和实际的融会贯通，才能拿出有道理的提议。为此，秘书就要饰演好“关起门来当领导”的角色，站在领导角度思索问题，只有这么才能真正在领导决议中发挥好参谋助手作用。（4）“谋”而有据。秘书作为领导的参谋和助手，只有深入领会和落实领导意图，才能在领导决议中发挥有效的作用。同时，秘书
8、的作用发挥得怎样，还直接关系到领导机关和领导人的工作质量、效率及形象。所以，秘书能否做到“谋”而有据至关主要。4 现在中国存在的对秘书参谋活动的偏见 （1）否定秘书的参谋活动。有些人认为，秘书的工作不过是收收发发，抄誊录写，接接电话，送客人，什么辅助决议、参谋职能全部是杜撰出来的。也有些人会以海外秘书只是给企业领导提供事务性服务为理由来否定秘书的参谋活动。这些认识全部是错误的。古代的知天通地的“巫”、“史” 进行占卜活动，咨询天意，实际上是为统治者出筹划策。社会发展到今天，一个领导者碰到的情况更为复杂，愈加需要他人的参谋辅助，以确保决议的正确性、科学性。企业秘书部门及秘书人员的参谋活动，除了为
9、领导决议献计献策外，还更多地表现在日常工作中的提议和意见，草拟文稿、处理信息、提供办会的提议和方案等等，全部是一个参谋活动。（2）夸大秘书的参谋活动。也有些人认为秘书参谋活动等同于国外的“思想库”、“知囊团”，把秘书个人活动比之为领导的高参。但秘书的参谋活动和广义的参加决议或出筹划策性质的参谋活动是有区分的，它是一个有限的出谋献策性的参谋活动。秘书的参谋活动不含有独立性，秘书的参谋活动隶属于领导者的工作思绪和领导的职能范围，秘书参谋活动是从领导主观上的意图出发，力争符合客观实际的思维活动。秘书只有在领导的职能范围内提出的参谋提议，才含有针对性和实际参考价值。给秘书的参谋活动以一个正确的定位，目
10、标是全方面认识和充足发挥秘书在管理中的作用。领导需要秘书为其直接服务，社会也需要稳定的职业秘书人员。秘书人员认识不到这一点，会给领导决议带来干扰，影响领导决议的正确性和科性。5 提升秘书参谋活动的提议为了避免秘书参谋活动的盲目性、被动性，为领导决议及其实施提供有效而必须的辅助，充足发挥秘书的参谋作用，秘书人员必需坚持以下方法：（1）秘书参谋的内容必需和领导决议的需要相一致。领导决议过程贯穿于领导工作的各个步骤，在一定条件下，领导决议正确是否直接影响着组织的前途。所以，保障和满足领导的决议需要是秘书参谋的根本出发点。秘书参谋的内容是由领导决议的形态决定的。领导决议形态的差异和改变，直接决定了秘书
11、参谋内容的改变。领导决议在不一样时期有不一样的特点，这是因为领导在社会发展的不一样时期所要考虑处理的社会政治、经济、文化等方面的问题有所不一样。领导决议的不一样特点，直接影响着秘书参谋内容的改变。秘书参谋的内容取决于领导决议的需要，又对领导决议的效果起着一定的制约作用。假如秘书为领导决议提供是过时的信息，那么领导以此为依据做出的决议就不是科学的。（2）秘书参谋的时机必需和领导决议及实施的运转周期相吻合。领导决议的不一样阶段对秘书的参谋活动有不一样的要求，这些要求既表现在参谋的内容方面也表现在参谋时机的选择方面。秘书参谋的时机必需和领导决议及实施的周期相吻合。秘书参谋的时机取决于领导决议及实施周
12、期所许可的时限。在决议付诸实施前，秘书必需完成实施方案的制订和落实计划的全部准备工作，不然就会贻误和影响决议的落实。伴随社会改变节奏的加紧，要求秘书参谋的实现进程对应加紧，尽可能缩短各项详细工作所占用的时间。秘书参谋隶属于领导工作，因此领导决议及其实施的周期对秘书参谋时机的制约是关键的，而秘书参谋时机对领导决议及实施周期的影响是次要的。但我们必需认识到，这种影响是客观存在的。（3）秘书参谋的方法必需和领导者的个性特点相适应。秘书参谋服务的对象是含有不一样个性特点的领导者，领导者的个性特点往往会响秘书参谋的效果。正确地把握领导者的个性特点是秘书参谋活动取得最好效果的前提。秘书的参谋服务方法只有和
13、领导者的个性特点相适应，才能取得很好的效果。秘书参谋活动有多种不一样的方法，详细到每一位秘书应采取何种参谋方法完全取决于领导者的个性特点。秘书人员只有正确地把握她们的不一样个性特点，有针对性地选取最适当的方法提供参谋服务，才能取得最好的参谋效果。一句话，秘书在提参谋性意见的时候必需先选准参谋方法，这是秘书参谋活动中一个很主要的问题，而选准参谋方法的关键在于把准领导个性的脉搏。（4）秘书的参谋活动必需和秘书人员的基础素质相结合。秘书人员加强本身素质的提升，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素质，关键是处理人的世界观、人生观、道德观和行为准则方面的问题。这是一个包括政治方向、阶级立场及工作标准
14、的问题。在参谋素质中，德是第一位的，要求以大局为重，立谋为公，不谋私利。智，指的是科学文化素质。智力强弱，和参谋效果大小成正比。智是谋的基础，多智才能多谋，足智才能善谋。才，指的是业务素质，也就是筹划的能力。有参谋之心，无参谋之才，只能望洋兴叹。没有良好的素质连通常秘书工作做起来全部感吃力，做参谋工作自然力不从心，多谋善断更无从谈起。秘书工作者必需充足认识素质对于参谋效果的主要作用，正视本身素质的不足，实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。总而言之，在当代领导活动中，秘书的参谋活动是秘书的主要工作，它既迎合了当代组织管理体系的需要,也是秘书本身素质发展的必定,更是领导活动效率和效益的可靠确保。所以秘书只有依据时代要求不停完善自我,努力提升素质,充足发挥参谋职能作用,才能真正成为一名优异的秘书。参考文件1范立荣主编.当代秘书学教程M.北京：首全部贸易经济大学出版社，2021.2方习文主编.秘书原理和实务M.广州：广东大学出版，2021.3陆瑜芳编著.秘书学概论M.上海：复旦大学出版社，2021.4宋斌著.秘书学系统M.武汉：湖北人民出版社，2021.
