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1、发电厂企业档案管理标准 1 范围本标准规定了浙江长兴发电有限责任公司企业档案的管理职能、管理标准性引用文件以下文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。但凡注日期的引用文件，其随后所有的修改单不包括勘误的国营企业档案管理暂行规定国家档案局 工业企业档案分类规那么国家档案局 照片档案管理标准原能源部 电力工业企业档案分类规那么及分类表财政部、国家档案局 会计档案管理方法浙江省实施档案法方法浙江省会计档案管理实施方法浙江省电力工业局部室关于照片档案管理的假设干意见3 管理职能档案室是公司档案管理的归口部门，负责公司档案的收集、整理、立卷、归档、定密、鉴定、销毁以及档案的开发利用。人事档案由总
2、经理工作部负责，会计档案由经营工作部财务负责。各部门兼职档案员负责本部门文件材料的积累、整理、归档等具体工作，部门领导和专业人员，对管理范围档案的形成及其完整性负责。4 管理公司在根本建设、改建、扩建、生产、科研、技改、经营、党群、外事、后勤等管理活动中所形成的具有查考、保存、利用价值的文字材料文件、合同、资料、联系单、图纸、报表、凭证等及电子媒体录音、录像磁带、磁盘等、胶片、照片和荣誉实物获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等，由各部门负责人指定有关人员负责积累、整理后立卷归档。412 设备变更异动后，工程技术人员应及时将设备异动申请单、异动执行报告单等文件资料和相关的图纸移交档案室。413 外
3、购设备固定资产在开箱前，必须通知档案人员，在供给人员、使用部门技术人员、档案人员到场前方能开箱，否那么发生文件材料丧失、损坏或留在个人手中，均由经营工作部物资负责。特殊情况下，随机设备资料由经营工作部物资保存，并及时通知档案人员领取。414 凡涉及生产技术工作的科研成果鉴定、技改及合理化建议工程评奖、基建工程竣工验收等必须有档案人员参加，并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。如发现科技文件材料不完整、不准确、不符合档案管理要求，档案人员通知有关部门限期改正。415 文件材料的形成、积累、整理和归档工作，应列入生产、管理、经营、科研、基建等工作方案。416 职工因公外出包括出境学习、参
4、观、考察和参加各种专业会议，收集获得的各种文件材料应及时向档案室归档。417 各部门向外单位购置图纸及技术资料时，必须经总经理工作部审核后，由档案室统一办理，归档后提供部门使用。418 各部门购置胶卷、录像带、录音带等特种档案载体材料以及冲印照片的费用应由总经理工作部审批。42 归档范围421 综合档案的归档范围：党群工作、行政管理、经营管理、生产管理、财务审计、劳动人事、电力生产、科学技术研究、根本建设、设备等十大类，还包括会计档案、特种档案、科技图书、电传、 、联系单、其它资料等。422 会计档案的归档范围：公司在经营活动过程中形成的会计帐簿、会计报表、工资单、财务方案单位预算和重要经济合
5、同以及其它各类会计核算专业材料；外部审计有关资料指审计报告、审计决定或结论，并附整改情况。423 特种档案的归档范围4231 上级领导视察公司工作或其它有关活动所形成的声像材料。4232 反映公司主要工作成果、企业形象的声像资料、电子文件；公司重要会议和重大活动以及各种宣传、教育培训等工作中形成的声像材料；先进集体或个人的声像材料、实物。4233 公司在组织和参加的外事活动中形成的声像、电子文件材料。4234 公司在基建、生产、经营活动以及重要的操作、试验等形成的声像、电子材料。4235 公司拥有的计算机软件、保存资料的磁盘和光盘等。4236 公司发生重大事故、设备事故、人身事故、质量事故、火
6、灾事故及重大事件的现场照片、底片、录像带等材料。4237 其它具有保存价值的声像资料、电子文件材料。43 保管期限。见资料性附录A、资料性附录B。431永久保管期限50年以上，但凡属于方针政策性，反映公司主要活动和根本历史面貌的，对公司的生产、管理有长远利用价值的档案，列为永久保管。432 长期保管期限1650年，但凡属于业务性、一般工作中形成的，在相当长时间短期保管期限15年及以下，但凡属于事务性、临时性活动形成的，在较短时间会计档案的保管期限参照国家有关规定执行，保管期限见标准性附录C。435 特种档案的保管期限与相对应或相关归档要求441 各部门列入归档范围的档案材料，由相关专业人员、兼
7、职档案员确认材料完整准确，并根据归档范围进行立卷，统一由兼职档案员到档案室办理移交手续。归档时间不能超过次年三月。442 归档的文件材料能准确地反映公司生产、经营、基建、科研等各项活动中的真实书写材料要求规格统一，字迹工整，图样清晰；签字等书写文字必须使用碳素墨水或蓝黑墨水；复写应使用黑色复写纸。444 公司文件归档份数一般为一式两份，并保证一份是原件底图可以移交一份。经济合同、各类报表、会议记录必须是正本或原稿归档。445 归档材料在向档案室移交时必须办理移交手续，经清点无误后双方在移交者和接收者处签名，清单由双方各自保存一份备查。446 会计档案4461 当年会计档案，在年底终了后，由财务
8、保管一年，六月底前，负责整理立卷，装订成册，系统排列，并编好案卷目录和说明。期满之后，三月底之前，财务部门编造会计档案移交清册一式两份，移交公司档案室。4462 财会部门和经办人必须将应归档的会计档案全部移交公司档案室，不得自行封存。447 特种档案4471 但凡归档的声像材料，必须图像清晰、声音清楚、文字说明齐全。其中，照片档案的照片与底片应相符。4472 但凡归档的光盘、磁盘等电子文件，必须由形成部门编写必要的文字说明软件名称和归档的特种档案必须是可读文件，能在有关规定的设备上演示或检测，反映文件的完整性和所记载归档的特种档案材料必须是原版、原件；荣誉实物档案应有获奖者、获奖工程、主要事迹
9、、获奖时间、获奖级别等文字说明。4475 特种档案材料整理归档时，应按规定向公司档案室办理移交手续。448 不符合归档要求的材料应退回重新整理。档案移交登记表和接收登记表见资料性附录D、资料性附录E。45 归档时间451 05大类档案和发电运行形成的局部技术文件如典型日运行日志、值长运行调度记录、设备运行时数统计、运行分析记录等资料每年归档一次，于次年三月底前移交公司档案室。452 生产技术管理月报、运行分析、平安简报等，次月送公司档案室归档。453 发电机组大、小修的施工方案、技术监督报告、效率测试报告、总结等文件材料在设备复役后一个月设备改造、新设备安装、外包工程工程竣工后，有关技术文件材
10、料和竣工图，应于设备投运后一个月改建、扩建和小型基建工程竣工后，有关文件材料和竣工图，应由该工程负责人审定，并于工程竣工后一个半月科研工程完成后，从科研到竣工阶段形成的资料、图纸包括底图，于竣工验收后一个半月规模较大、文件较多、图纸较复杂的工程，按期归档确有困难的，经公司总经理工作部同意，可延长归档时间，但最长不得超过一个月。458 规模较大、时间跨度较长的工程，为防止档案失散，经主办部门与总经理工作部协商后可采取分阶段归档。459 临时性工作部门，也应设立专职或兼职档案员，负责收集、登记、整理、保管该部门在工作中形成的文件资料和图纸等，并按规定向公司档案室移交。4510 机构撤销，除随工作需
11、要移交有关文件材料、图纸给接收部门外，有保存价值的图纸、资料应全部清理造册，向公司档案室移交。4511 特种档案要求随时归档，即在档案形成后就收集、整理、归档。对工程、科研工程形成的特种档案可在工程结束后三个月以收集、分类、整理、立卷461 档案材料的形成、积累由工程负责人或工作承办人负责，从制定工程或工作方案开始，有关工作人员负责及时积累、收集、整理各类文件材料。462 企业档案的分类，按?火电企业档案分类大纲?09大类进行分类，见资料性附录F。463 对残破档案要进行修补，去除金属装订物，装订要结实、整齐、不压字，案卷要便于阅读、有利于长期保存。464 会计档案的整理、立卷由财务部门完成。
12、财务部门档案整理的工作流程为：收集材料分类组卷拟写案卷标题划定保管期限粘贴凭证封签案卷排列、编号编张页号填写卷内目录案卷装订填写案卷目录编写会计档案整理说明。465 特种档案的整理：电子文件和录音带、录像带的整理一般以年度为界，按保管、统计471 为了确保档案的完整和平安，档案库房必须装平安门锁和通风设备，库房必须和办公室、阅览室分开。472 档案库房必须有“八防保护设备防火、防盗、防潮、防光、防温、防虫、防尘、防有害气体。473 档案库房必须保持适宜的温湿度，每天定时记录两次，温度1424，相对湿度为45%60%。474 档案库房档案存放以定置管理为原那么，做到排列有序，便于查找。定期检查、
13、清点、核对库存档案，做到卷、帐相符。发现档案异常情况要查明原因，及时采取补救措施，进行修复和复制。476 根据档案的保密制度，对保管的文书档案、会计档案、特种档案准确划分案卷密级并盖上密级签戳，非档案管理工作人员不得进入库房。477 档案必须具备卷工作人员离开库房，要关闭库房门窗、切断电源；档案库房应保持清洁、卫生，定期清扫。479 会计档案的保管，应保持卷册的原封装，需要拆封重新整理时，应会同财会部门和经办人共同拆封整理，重新整理装订后，双方加盖印章，以分清责任。4710 特种档案的保管，保存特种档案必须有专门库房，有专用的防磁声像柜、冰箱等设备。底片的温度控制在1315，相对湿度3545%
14、；照片、录音带、录像带和电子文件的温度控制在1418，相对湿度3545%。录音带、录像带和电子文件每半年检测一次；照片、底片每季检查一次。4711 必须建立和健全档案登记和统计制度，对档案接收、移出、借阅、利用效果、鉴定、销毁等项分别进行统计，按规定要求编制档案统计报表。48 鉴定和销毁481 公司成立档案鉴定委员会及其工作小组，负责对档案的鉴定。482 档案应定期组织鉴定，由档案产生部门专业人员和档案专职人员共同进行，鉴定结果报公司总经理工作部审核。科技档案不定期鉴定，新老资料替换归档，并在档案备考表中注明。对保管到期的会计档案，提出鉴定意见。483 可销毁的档案，由档案人员编制销毁清单，经
15、鉴定人及专业主管签字，经总经理工作部领导审核，报公司档案鉴定委员会批准，同时送上级主管部门备案。可销毁的会计档案由会计部门编制销毁清册，报公司档案鉴定委员会审批，经批准前方可执行。对工资发放单、未终结的原始凭证以及土地征用、交通工伤事故处理、政策处理、涉外等会计材料，应抽出另行组卷，作定期或永久保存。484 销毁档案要严格执行保密的规定，销毁时应在指定地点，并指定两名监销人，销毁人、监销人必须在档案销毁清册上签字。会计档案销毁，应由档案、财务、审计共同派员监销，并在销毁清册上共同签名盖章。特殊档案的销毁按上级有关规定执行。485 在档案鉴定中替换下来的图纸、资料由档案室保管五年，到期后档案人员可自行销毁。49 借阅和利用491 公司职工因工作需要借阅档案时，须出示岗位证，填写借阅登记表，记录借阅原因和利用效果。借阅
