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1、光伏发电项目文件归档与档案整理办法征求意见稿解读光伏发电项目文件归档与档案整理规范1 范围本标准规定了光伏发电项目各单位的档案管理职责、项目文件的编制、收集、整理、归档、移交与验收.本标准适用于光伏发电项目的文件归档和档案整理.2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的.凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件.凡是不注日期的引用文件,其最新版本包括所有的修改单适用于本文件.GB/T 11821 照片档案管理规范GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 14689 技术制图 图纸幅面和规格GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 28 国家重
2、大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 42 企业档案工作规范DL/T 5229 电力工程竣工图文件编制规定档发199720号 城市建设档案归属与流向暂行办法国家档案局 第10号令 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定3.3 项目档案 archives of project经过鉴定、整理并归档的项目文件.3.4 电子文件 electronic records以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件.3.6 分类 classification根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案
3、实体进行有层次的划分.3.7 整理 archives arrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程.3.8 档号 archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码.3.10 档案移交 transfer of records企业各职能部门与有关单位将整理完毕的档案,经部门负责人与有关质量监管单位审核后,按程序交给档案部门归档保存的过程.对项目档案管理实行统一领导、分级管理,设置专门档案管理机构,配备经培训合格的档案管理人员,确保项目档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用.4.2 应实行档案管理责任
4、制,与工程管理同步,将档案管理纳入项目管理的招投标、合同管理、工程监理、工程验收的质量管理体系中,保证档案全面反映工程建设与实体质量.4.3 应配置满足项目档案管理、安全保管和利用需求的设备设施,对档案实行信息化管理.5 管理职责5.1.1 项目文件管理应与项目建设同步,在建设单位的统一领导下,对职责范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用负责.5.1.2 各单位应根据本标准的规定,完成合同约定范围内项目文件的收集、整理、归档、移交工作.5.1.3 各参建单位应参照附录A、附录B的归档范围,将各类载体的项目档案,按规定向建设单位和本单位档案部门移交.5.2 建设单位职责应建立健全档案管
5、理体系,落实档案管理责任制.制定统一的档案管理制度和工作标准,将项目文件的形成、收集、整理要求与归档范围纳入各有关单位和部门的责任制,实行全过程质量管理.应在合同条款中明确各参建单位项目文件的编制质量要求、收集范围、移交时间、份数与违约责任等.合同中未约定的,可按上述要求单独签订补充协议.确定竣工图编制单位,并在合同中约定竣工图的编制深度、出图范围、移交时间、移交数量、电子文件格式等具体要求.应对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导与协调.应组织监理单位对设计变更执行情况进行审核,并汇总提交竣工图编制单位.应对各参建单位与部门移交的档案进行核查、汇总整理、系统编目与编制检索工具等.5.2.
6、7 应按本标准规定,收集、整理本单位在建设、生产活动中形成的各类载体文件. 在城建规划范围内的项目,应按国家档案局档发199720号城市建设档案归属与流向暂行办法的规定向城建档案管理机构移交相关档案. 建设单位项目文件管理流程见图1.图1建设单位项目文件管理流程图5.3勘测、设计单位职责应按照合同约定和本标准要求,对项目勘测、设计活动和设计服务工作中形成的各类载体的文件,进行收集、整理,向建设单位移交.勘测、设计单位项目文件管理流程见图2.图2 勘测、设计单位项目文件管理流程图5.4 监理单位职责应按合同约定将设计、施工、调试、设备厂家等单位形成的各类文件与案卷质量纳入工程质量管控范围.5.4
7、.2 应对参建单位整理和移交的项目文件质量情况进行审查,并签署审查意见.应对在监理活动中形成的各类载体文件进行收集、整理,向建设单位移交.监理单位项目文件管理流程见图3.图3 监理单位项目文件管理流程图5.5 施工、调试单位职责应按照合同约定和本标准要求,收集、整理职责范围内形成的各类载体的施工、调试文件,经自查合格后,提交监理单位审核,审核合格后向建设单位移交.应负责收集、整理施工、调试中已实施的设计变更与闭环文件、各阶段质量验收不符合项与整改闭环文件等,并提交监理单位审查,审查合格后向建设单位移交. 施工、调试单位项目文件管理流程,参见图4.图4 施工、调试单位项目文件管理流程图5.6 总
8、承包单位职责应按照合同约定的总承包范围,依据国家、行业有关档案管理规定对项目档案实施管理,并对档案质量负责.5.6.2 应建立档案管理网络,负责制定档案管理制度,对各分包单位的档案实行监管、检查与指导. 应与工程建设同步实行档案管理,审核、验收各分包单位移交的竣工档案,对项目档案的齐全、完整、准确系统负责. 应按合同约定的范围,收集、整理本单位在工程建设活动中形成的各类载体文件. 应将各分包单位形成的项目文件汇总、整理,提交监理单位审查,向建设单位移交. 应配合建设单位完成项目档案专项验收工作.5.7 运行单位职责 接收、保管建设单位与相关单位移交的档案. 应按照本标准要求,对生产技术管理、生
9、产运行等各类文件进行收集、整理与归档.6 项目文件编制6.1 基本要求编制的项目文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,需要签字、签章、审批的,手续应完备.项目文件的载体与书写、制成和装订材料应符合GB/T 11822规定.图纸幅面应符合GB/T 14689的规定.原材料质量证明文件,应按原材料种类、型号、使用部位等特征,编制原材料使用跟踪记录.施工与验收记录应符合国家现行有关标准规定的格式.无需填写项,应在空白处划线/.需整改闭环或回复的项目文件,执行单位应在执行完成后按要求编制相应的闭环文件.施工单位应根据设计变更,编制对应的设计变更执行报验文件.非纸质载体文件归档时,整理单位应编制文字说明与
10、纸质载体一起移交,并在备考表中填写互见号.6.2 竣工图编制要求编制竣工图应完整、系统,签章手续完备,其内容真实、准确,并与工程竣工验收时实际相符.竣工图由设计单位编制的应符合DL/T 5229的规定.建设单位对竣工图有特殊要求时,应在合同中约定,应符合DA/T 28的规定.竣工图编制单位应编写竣工图总说明和各专业、卷册的编制说明,各级签署应完备. 设计单位编制竣工图6.2.5.1 将项目建设过程中未发生修改的施工图作为竣工图时,应在图标栏上方空白处加盖竣工图章.竣工图章式样符合图5要求.图5 竣工图图章重新绘制竣工图的,图标栏应为竣工图标,不再加盖竣工图章.重新绘制有修改的竣工图,监理单位应
11、进行审查,并在其卷册编制说明和有修改的图纸上加盖竣工图审查章.竣工图审查章式样应符合图6要求.图6 竣工图审查章6.2.6 施工单位编制竣工图的,竣工图章由施工单位加盖,监理单位审查.竣工图章式样应符合图7要求.图7 竣工图章7 项目文件的收集7.1 收集要求项目文件收集应完整、系统,其内容真实、准确,与工程实际相符.收集的所有项目文件应为原件或具有凭证作用的文件.7.1.3 已破损的文件应修裱,字迹模糊或易褪变的文件应复制.7.2 收集范围 光伏发电项目在建设、生产、科研开发等工作中形成的不同形式文字、图表、声像等具有保存价值的项目文件纳入归档范围.收集范围参见本标准附录B,但不限于附录B.
12、7.3 收集时间 项目建设文件,应按文件形成的先后顺序或项目完成情况与时收集.7.3.2 设备仪器文件,应在设备开箱检验后,与时收集.7.3.3电力生产文件,应在工作事项完成后与时收集.7.3.4科研开发文件,应在项目鉴定、评审结果公示后一个月内,由成果研发负责人或科技主管部门与时收集.8 项目文件整理8.1 分类8.1.1 分类原则按照光伏项目特点、建设阶段、专业性质与项目文件的来源进行分类.其中：电力生产类,按照生产运行、生产技术进行分类；科研开发类,按照管理、基建、生产等环节进行分类；项目建设类,按照建设阶段、专业内容等进行分类；设备仪器类,按照专业、系统进行分类. 类目设置8.1.2.
13、1 一级类目为6 大类为电力生产、7 大类为科研开发、8 大类为项目建设、9 大类为设备仪器.8.1.2.2 各二级类目与以下类目设置的具体内容参见本标准附录A.1.8.1.2.3 分类中一些特殊问题的处理见本标准附录A.2.档号的组成档号由项目代号、分类号和案卷顺序号三组代码构成,分别用09阿拉伯数字标识.三组代码之间用分隔.项目代号,一般由四位阿拉伯数字组成,用09标识.前三位数为项目建设顺序号,第四位数为工期号.新建工程工期号为1.扩建工程从2开始.也可第一位数由各单位自定义,第二、三位数为项目建设顺序号,第四位数为工期号.分类号,由二至四位阿拉伯数字组成,用09标识,参见附录A、附录B
14、.案卷顺序号,是最低一级类目下的案卷排列流水号,用三位阿拉伯数字001999标识.档号组成见图8. 案卷流水号用001999标识 四级类目 三级类目 分类号 二级类目 一级类目 项目代号 图8档号组成8.1.4 档号的标识 以83施工类中光伏发电单元土建施工为例,见图9. 0 1 18 3 1 10 0 1 案卷流水号第1卷 分类号光伏发电单元土建施工 项目代号某项目一期工程代码 图9 光伏发电单元土建施工档号标识8.2 组卷8.2.1原则8.2.1.1 组卷应遵循文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,区分不同价值,便于保管利用.8.2.1.2 应根据文件的内容和数量组成一卷或多卷,卷内文件内容应相对独立完整.8.2.1.3 项目文件避免重复归档,共用文件或附件应在备考表中说明.8.2.1.4 独立成册、成套的项目文件,应保持其原貌,不宜拆散重新组卷.8.2
