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1、关于1-6月份办公费用的审计报告根据公司审计计划和领导要求，对公司2011年1-6月份办公用品采购、管理及耗用情况进行审计，审计目的及范围：一、核查办公用品管理制度的合规性及遵循性；二、办公用品招投标采购情况；三、各类办公设备耗材的记录及保管情况。核查的主要依据办公用品采购领用台账、办公用品结算发票及采购清单、管理费用-办公费明细账等。采用的方法就是核查、对比分析、对外询价等。通过核查办公用品制度执行情况，及日常管理情况，总体执行还是比较好的，保证了公司各个部门的日常办公的及时需要。现将本次审核的具体情况阐述如下：一、办公费用与去年同期比增减情况：2011年1-6月份，管理费用办公用品明细账发
2、生额71114.23元，去年同期1-6月份发生额为34136.61元，比去年同期增36977.62元，增加比例为108.32%;管理费用-办公费归集的费用项目除正常采购的日常办公用品和办公耗材外，还有日常水票费用、招聘费用及一些礼品费用等，这些费用均不同程度地比去年有所增长，如去年水票费支出为6400元、今年7200元、增长比例为12.5%，交际性支出去年为8530元、今年10926元，增长比例为28.08%，今年又增加了一些办公类家具8750元，如办公屏风1400元、办公转椅6500元、办公沙发850元等。今年的办公耗材及维修均有不同程度增加，去年同期办公用品类支出11207.78元，今年为
3、18386.69元，同比增长比例为64.05%；另外招聘费支出去年同期为660元，今年2130元，同比增长222.72%。二、办公用品购置及领用保管情况1. 购置流程执行情况：办公耗材的购置控制，遵循了公司办公用品采购管理办法，首先由申请人提出申请，部门负责人审核，根据采购限额由不同审核权限的负责人审核批准，购置审批程序比较健全。供应商选择方面：对于办公用品和办公耗材的采购，现有四家供应商，分别为华科、腾飞经贸、海文办公、亿维科技。根据供货商不同物品价格优势适时选择。华科科技、腾飞经贸一般采购办公耗材类如硒鼓、碳粉、内存、U盘，鼠标、复印机维修耗材等；华科、海文一般采购日常办公用品如中性笔、胶
4、水、大头针、电话机、计算器、抽杆夹、文件袋等。综合管理部在核对送货品名、规格型号的同时，也对价格进行检查，并在对方送货清单上及时改正，如（1）3月10号华科供货TP-LINK5口交换机，华科销售单报价95元，综合管理部签收货物过程控中与其他供货商进行价格对比，要求对方将价格调整为78元/只，每只节省17元。（2）4月22号从海文购买金士顿U盘，送货清单单价为99元/只，多方询价后，最后结算价调整为65元/只，每只节省34元。（3）5月6号海文供货双飞燕USB-520接口鼠标，送货清单单价为55元，与其他供货商核对后改为45元，每只节省10元；（4）5月13号从海文购买晨光极细中性笔芯50支，送
5、货清单价格为0.9元/支，核价后为0.6元/支，每支节省0.3元。从以上可以看出，综合管理部对日常采购办公用品在数量和价格控制上，起到了应有的作用，体现了工作认真负责的一面。3、对办公耗材询价：针对日常办公耗材，如复印纸、碳粉、鼠标这三类我们进行了电话询价，（1）如威尔牌A4复印纸，公司现采购价格为17元/包，17.125元/包，计136元/箱、137元/箱，我们询问了两家供应商，济宁汇盟科技报价为138元/箱，济宁东圣浩海科贸报价为140元/箱，公司目前复印纸毎箱价格略低于市场价2-4元/箱，1-6月份共采购复印纸155包，最低节省294元。另外6月22号从海文采购一箱复印纸，17.5元/包
6、，价格为140元/箱，价格偏高，要求综合管理部在结算时抵减高出平时的采购金额。（2）鼠标询价情况：现鼠标一般采购的是双飞燕圆口-OP520型号和双飞燕（USB口）PO-520,询问一家供应商，济宁汇盟科技，圆口报价为35元/只，USB接口报价为45元/只。与现行采购价对比，圆口采购价32元/只、33元/只，USB接口同为45元/只。价格基本合理。（3）碳粉询价情况：现公司采用的是上门加碳粉，所用品牌一般为莱盛HP1010碳粉，方菱HP1008碳粉，价格35元/只。询价济宁汇盟科技，品牌为天威牌，上门加粉价格一般为50元/只，现用碳粉能满足公司日常办公需要，比其他品牌有一定的价格优势。另外询问的
7、兄弟402牌碳带15元/只，与公司现采购价一致。（4）另外针对其他日常办公用品，通过传真的形式向千千惠商贸有限公司进行了电话、传真询价，对方传报价单，由于所售品牌和我们公司现行采购使用的品牌不一样，存在不同程度的价格差异，如80P软皮本公司现价为1.3元/本，询价为1.2元/本，高出询价0.1元/本，60P软皮本询价0.8元/本，现采购价为1.2元/本，高出询价0.4元/本。1-6月份共计采购60P软皮本70本，80P软皮本60本，两者多支付金额为34元。通过询价对比可以看出，在办公耗材的采购上，现公司采购的价格还是有一定价格优势的，从而一定程度上为公司节约了采购成本。建议多方询价，对有价格优
8、势的供货商，签订供货合同，保持长期供货的价格优势。4、办公用品的日常收发登记及保管：（1）综合管理部按照对方销货清单登记办公用品的品名、规格型号、数量、金额，按送货时间的先后顺序登记流水账，办公用品领用时，领用人登记办公用品的发放记录表，并签字确认。由于1-3月份领用记录已不全面，仅对4-6月份办公用品领用进行了统计，采购和领用记录较为详细，但不在一个台账上，不能及时结出办公用品库存数量。也不便于汇总一段时间的收发存数量，对实际数量结存达不到控制作用。为达到记录清晰、账实相符，已要求综合管理部改变记账方法，并已执行。（2）盘点情况：由于办公室对现存的办公用品数量不清，为摸清实际结存数量，在内审
9、部门的监督下，对现存办公用品进行了盘点，共计结存64个品名，103种规格型号的办公用品，盘点结果详见清单。综合管理部结合本次盘点数量结果，要求每月对库存办公用品库存进行盘点，以便更好地控制办公用的采购数量和采购金额。（3）另外对于1-6月份公司采购的计算机主机7台，、显示器10台、传真一体机1台，共计22700元（含税价）公司已作为固定资产进行入账，并针对每台机器详细登记了入账金额、使用部门，使用人员、入账日期等，做到了有据可查，保证了公司资产的安全完整。三、审计建议：1、综合以上审核，在采购价格控制上基本做到了货比三家，保证了采购价格的合理性，要在此基础上对办公用品的米购质量进一步提咼。2、建议办公用品及耗材在采购过程中进一步询价，对有价格优势的供货商签订供货合同，以保持长期供货的价格优势。2、建立健全办公用品正规的收发存台账，要求记录清晰、准确、完整，办公用品的结存数量要定时盘点，达到账实相符。附1-6月份办公用品收入流水记录4-6月份办公用品领用汇总办公用品盘点清单办公用品询价表（纸质）内审部2011年7月25日
