第八章 购销存管理系统

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1、第八章 购销存管理系统【教学目的与要求】通过对本章的学习，使学生了解购销存管理系统的业务流程及各模块之间的数据联 系，同时通过上机实际操作掌握购销存管理系统的基础设置、日常处理等的操作方法与技 能。【考核要点】1购销存管理系统的业务流程及各模块之间的数据联系2购销存管理系统的基础设置3购销存管理系统日常处理的操作方法【重点难点】重点掌握购销存管理系统的业务流程及模块之间的数据联系， 同时通过上机实际操作，掌握购销存管理系统的基础设置、日常处 理等的操作技能。难点：购销存管理系统的业务流程、各模块之间的数据联系，购销存管理系统的基础设置、日常处理等操作方法与技能。【章节目录】第一节 购销存管理系

2、统的操作流程第二节 系统初始化第三节 日常处理一、采购管理的日常处理二、销售管理的日常处理三、库存管理的日常处理四、存货核算的日常处理教学内容】第一节 购销存管理系统的操作流程一、购销存管理系统的概述购销存管理系统是财务管理软件中重要的组成部分，它是企业 级财务软件从财务部门延伸到业务部门并实现财务业务一体化管理 的最明显的表现形式。购销存管理系统的应用，从根本上解决了将 财务数据与业务数据割裂开的做法，使资金流与物流同步，并相互 制约，加快了企业对市场的反映速度，提高了决策的有效性。购销存管理系统分为三部分：采购计划与管理系统、销售管理 系统、存货核算和库存管理系统。1 采购计划与采购管理系

3、统采购计划与管理系统包括了采购全过程的业务处理。从基本供 应商问价到采购单据处理、采购入仓、采购业务跟踪、采购汇总统 计、采购分析。系统主要动态反映采购订单处理及执行情况；处理 各种采购入库业务，开具采购发票，及时反映采购业务情况。根据 采购发票确认采购入库成本。采购管理系统如果与应付账款管理系 统联接使用，可以掌握采购业务的付款和应付情况。若与库存管理 系统、存货核算系统联接使用，可以随时掌握存货的信息，减少盲 目采购，实现合理库存。为存货核算提供采购入库成本，便于财务 部门及时掌握存货的采购成本。采购管理系统还提供各种采购汇总统计、账表输出及采购分析， 包括采购成本分析、供应商价格分析、采

4、购资金比重分析、采购类 别分析，以及采购货龄分析等。2 销售管理系统销售管理系统一般包括了整个销售业务全过程。从基本的报价 开始到最后的销售发票，进行正常销售业务和委托代销等业务的处 理。系统主要处理销售订单，掌握其执行情况；处理各种销售发货、 销售开票、委托销售、发货结算调整等业务；动态反映各种销售业 务数据，便于企业及时了解销售相关信息，进行销售信用控制。销 售管理系统如果与库存管理系统联用，销售发货单、销售发票或委 托代销发货单等新增后会自动冲减库存管理系统中的存货现存量， 经审核后自动生成销售出库单传递给库存管理系统。同样，库存管 理系统为销售管理系统提供可用于销售的存货现存量，如果有

5、存货 核算系统与销售管理系统联用，存货核算系统将把计算出的存货销 售成本传递给销售管理系统。如果与应收账款系统联用，则该系统 为销售系统提供销售发票、销售调拨单的收账结算情况以及代垫费用核算情况。销售管理系统还提供销售统计、输出账表和销售分析数据，包 括销售增长分析、货物流向分析、销售结构分析、账龄分析和销售 毛利分析等。3 库存管理和存货核算系统库存管理主要功能是管好材料存货、半成品和产成品存货，可 以避免材料积压或材料短缺，有利于生产计划的制订安排和组织销 售。库存管理系统处理各种类型的出入库业务，能够支持辅助计量 单位、批次、保质期等业务的管理，并进行库存安全性控制。通过 对存货的收、发

6、、存业务的处理，及时动态地掌握库存存货的各种 信息。提供各种库存汇总统计，输出账表，进行储备分析，进行保 质期和安全库存预警提示，便于企业进行存货控制。存货核算系统主要是针对存货的收发业务进行核算，掌握存货 的耗用情况，及时将各类存货成本归集到各种成本项目和成本对象。 如果与成本核算系统联用，可为成本核算系统提供材料采购成本， 计算出产成品的单位成本核算。如果与总账系统联用，则可将各种 单据生成的凭证传递到总账系统中进行账务处理。二、购销存管理系统的操作流程购销存管理系统包括三大部分：采购系统、销售系统、存货与 库存管理系统。五个模块：采购计划、采购管理、销售管理、库存 管理、存货核算。在五个

7、模块同时启用的情况下，要依照一定的次 序进行操作。1从物流上看入库业务的入口是入库单，在采购管理中录入采购入库单；在 库存管理中录入产成品入库单和其它入库单，形成入库业务，增加 库存；入库的各种单据在存货核算中记账，登录存货明细账，再把 记账后的入库单制单，传递凭证到总账系统中登录总账。出库业务的入口是出库单，在销售管理中录入发货单、委托代 销出库单，在库存管理中根据发货单生成销售出库单；在库存管理 中录入材料出库单和其它出库单，形成出库业务，减少库存；出库 的各种单据在存货核算中记账，登录存货明细账，再把记账后的出 库单制单，传递凭证到总账系统中登录总账。库存管理对入库单和出库单统一进行管理

8、；进行库存的管理， 并根据盘点表自动生成盘盈入库单或盘亏出库单。2从资金流上看在采购系统中录入采购发票，对采购入库单进行结算，形成应 付账款，到应付账款中对结算后的采购发票制单，生成应付款凭证； 在应付账款中录入付款单并付款，核销应付款，对付款后的付款单 制单，生成付款凭证。在销售系统中录入销售发票，审核后形成应收账款，到应收账 款中对审核后的销售发票制单，生成应收款凭证；在应收账款中录 入收款单并收款，核销应收款，对收款后的收款单制单，生成收款 凭证。存货核算对各种入库单和出库单统一进行记账，登录存货明细 账，确定存货的入库成本、出库成本及库存成本；并对记账后的出、 入库单进行记账，生成出、

9、入库凭证，登录到总账。第二节 系统初始化购销存管理系统涉及五个模块，各个模块之间存在复杂的数据 传递关系。在初始设置中，不仅要考虑到模块内部的数据联系与提 取，还要充分利用系统外部资源，使购销系统之间数据链接，各部 门共享系统数据，从而使信息资源的综合利用更为有效和充分。为 此在购销存管理系统初始化时，必须先设置五个模块统一的公用参 数，按照系统规定的启用顺序依次进行相应的初始设置。一、购销存账套参数设置购销存的账套参数主要是设置各个系统公用的及各自特有的基 本信息，这些基本信息确定系统的模块结构、管理组织、业务和财 务信息，以及系统各模块运行的前提。设置时，先手工整理一份资 料，为系统设置节

10、省时间并提高准确性，同时要充分考虑本企业业 务发展的情况，为今后业务扩展留有余量。（ 一 ） 购销存公用参数设置购销存各个模块启动时，必须先选择账套选项，设置好账套中 的每个参数，其中公共参数包括七个选项：1 存货有无辅计量单位：是指存货是否可以按两种计量单位进 行管理。此项为采购管理、库存管理、存货核算及销售管理的共用 参数。2 是否允许零出库：是指输入出库单时，单据上某存货的出库 数量大于仓库中的此存货的剩余数量，仍然可以出库。此项为库存管理、存货核算、销售管理的公用参数。3 有无成套件管理：是指一种存货由其它几种存货组合而成。 与此参数有关的模块有：库存管理、存货核算。4.有无远程应用：

11、指总公司和分公司或企业与远程仓库之间的 数据导出、导入功能。此参数选定后，采购管理、库存管理、存货 核算、销售管理各个系统必须依此执行，不能修改。5 存货是否分类：是指存货是否进行分类核算。如果选中分类， 表明采购管理、库存管理、存货核算、销售管理的存货分类已选定， 不能改变，但可以增加。6. 客户是否分类：是指客户是否按一定的标准进行分类。选定 此项后，表明销售管理、应收系统的客户分类已确定，不能改变， 但可以增加。7. 供应商是否分类：是指供应商是否按一定的标准进行分类。 此项的选定，表明采购管理、库存管理、应付系统的供应商分类已 确定，不能改变，但可以增加。以上七个共用参数，如果在基础设

12、置中已定好，在此不允许修 改。(二)购销存业务参数设置1. 采购模块：采购模块在账套参数设置中，其业务选项有两种：(1) 有无外币采购业务：企业若有外币采购业务，选中此项，可 进行相关的外币业务处理。选定后，不能修改。例 启动采购管理系统，将 G 公司业务范围设置为:有外币业 务,启用月份为 2003 年 1 月。(2) 有无受托代销业务，此项属于商品流通企业的业务范围，在 此不作介绍。2. 销售模块：销售模块在账套选项中的业务选项有两种：(1) 业务范围有无外币业务与采购管理设置相同；有无零售日报 业务是指在相关账表中包含零售日报的数据，选定此项，可作为与 前台销售收款系统的接口。(2) 业

13、务控制参数的选定 有无外币业务：企业若有外币销售业务，选中此项，可进行相关的外币业务处理。 销售报价是否含税：选定项表示货物的售价包含有税金。 是否有客户信用额度控制：选定此项，表示在销售处理时， 若当前客户的应收款余额超过了该客户档案中设定的信用额度值， 需输入口令才可以确认相应的操作。 是否有最低售价控制：选定此项，在销售处理时，实际销售 价格若超过了设定的最低售价，需输入口令，才能进行相应的操作。 有无委托代销业务属于商业范畴。 有无销售调拨业务：企业若有此项业务，选中该项，表示系 统可以处理企业内部的销售调拨业务。 可否超订量发货：选中此项，在销售发货业务处理时，如果 货物的数量超过了

14、该货物的订购量，需输入口令才可确认相应的操 作。 销售计划金额是否含税：选中此项，表明系统中销售计划中 的计划销售金额和销售定额两项指标，均指税后金额。3. 库存模块库存管理模块的业务参数包括：(1) 有无批次管理：选定此项可对存货的收发存进行跟踪管理， 可统计某一批次所有存货的收发存情况或某一存货所有批次的收发 存情况。(2) 有无组装拆卸业务：选定此项，表示企业的存货组装在一起 销售，选定后不能修改。(3) 有无最高最低报警：选定此项后，在单据录入时，如果存货 前现存量小于最低库存量或大于最高库存量的情况，系统自动报警， 选择后不能修改。(4) 有无保质期管理：保质期管理是对存货的失效日期

15、进行监 控。选定此项后，对过期、到期的存货进行报警，并对即将过期的 存货进行预警。(5) 有无形态转换业务：如果有存货因自然或其它因素的影响， 会由一种形态转换成另外一种形态的情况，可选定此项。例：启动库存管理系统，将业务范围设置为：有批次管理；无保质期管理；有组装拆卸业务；有最高最低报警；无形态转换业务。4. 存货管理系统存货管理系统的业务参数包括四大项：(1) 核算方式的选择核算方式有两种：按部门核算与按仓库核算。按部门核算是按 仓库中的所属部门设置存货的计价方式，并且按相同所属部门的各 仓库统一核算出库成本；按仓库核算则需按仓库设置存货的计价方 式。两种方式只能选择一种，选定后不能修改。(2) 零成本出库选择零成本出库选择是指采用先进先出或后进先出方式核算的出库 单据登记明细账时，如果出现账中为零成本或负成本造成出库成本 不可计算。零出库成本选择有五种方式：上次出库成本价：指取明细账 中此存货的上一次出库单，作为本出库单据的出库单价，计算出库 成本。参考成本价：指取目录中此存货的参考成本，即参考单价, 作为本出库单据的出库单价，来计算出库成本。结存成本价：指 取明细账中此存货的结存单价，作为本出库单据的出库单价，计算 出库成本。上次入库成本价：指取明细账中此存货的上一次入库 单价，作为本出库单据的出库单价，计算出库成本。手工输入指 以手工