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1、监察审档案管理操作规程第一章总则第一条目的为进一步规范内部监察审计工作，加强公司监察审计档案管理，确保档案安全完整，充分发挥监察审计档案的作用。根据公司监察审计管理制度、文件/记录编写规定和保密管理规定等，制定本规程。第二条适用范围本指引适用于公司监察审计。公司下属项目特派办实施监察审计档案管理时参照本规程执行。第三条释义本规程涉及的相关术语按以下释义理解1、监察审计档案：是指监察审计部门在进行监察监督或审计审核活动中直接形成的，具有参考利用价值的以书面或电子介质表达的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2、监察审计档案管理：是指监察审计部门对监察审计档案进行的收集、整理、保管、利用、统
2、计、鉴定、移交和销毁等工作。第四条监察审计档案种类监察审计档案分类如下：1、 综合管理档案2、 监察工作档案3、 基建审计档案4、 财务审计档案5、 其他专项审计档案第五条审计档案介质审计档案包括如下介质形式1、 纸质档案2、 电子档案3、 声像档案第六条档案期限分类审计档案分为永久性档案和当期档案1、 永久性档案，是指那些记录内容相对稳定，具有长期使用价值，并对以后监察审计工作具有重要影响和直接作用的档案。2、 当期档案，是指那些记录内容经常变化，只供当期监察审计使用和下期监察审计工作参考的档案。第二章监察审计档案管理职责第七条监察审计各部门兼职档案管理员职责对于监察审计档案管理，监察审计部
3、门兼职档案管理员承担职责（一） 对监察审计档案按照档案管理分类进行分类管理；（二） 对于电子档案，每月制作纸质档案，并编制档案目录；（三） 对于纸质档案，按照档案类别对档案资料进行编号，编制案卷目录和卷内目录装订成册；（四） 负责平时在部门内部收集整理综合管理类档案资料；（五） 在档案向公司档案管理部门移交前，妥善保管，保证档案的安全和完整；（六） 负责办理其他单位或部门调阅监察审计档案或工作底稿的相关手续；（七） 对于档案中无关或重复的资料，进行鉴别，删除或销毁无需归档或重复归档的资料；（八） 会同档案管理部门办理档案销毁的相关手续；（九） 遵守公司有关档案管理的其他职责。（十） 每年3月（
4、或项目完工结算后），各部门档案管理兼职人员将整理、汇总并完成档案编号的各类监察审计文件，做好移交清单，并移交监察审计档案管理部门；涉及集团层面事项的由档案管理部门向集团档案管理部整理提报。第八条专项监察、审计负责人职责对于监察审计专项监察、审计工作，专项监察、审计负责人承担职责（一） 对监察、审计的专项档案资料完整性、真实性负责；（二） 在专项作业过程中收集并初步整理监察、审计项目档案资料；（三） 在专项监察、审计工作结束之后，按档案管理分类原则分类进行编码立卷，并向部门兼职档案管理员移交档案。第九条监察审计部门主管的职责对于监察审计档案管理，各部门经理的职责（一） 协同档案管理工作规程的修订
5、和完善；（二） 对档案的安全和完整负最终责任；（三） 其他单位或部门调阅审计部档案的审批；（四） 销毁档案的审批。第三章监察审计档案管理对象第十条应归入综合管理类（Integratedmanagement）档案的资料在日常工作开展中，如下资料应归入综合管理类档案1、具体审计项目无关的行政文书，包括集团、下属单位或其他部门的来文、工作联系单、通知等；2、监察审计相关制度，包括内部监察审计制度、作业指引、操作规程、工作手册及流程图等；3、其他集团的制度及操作规程、作业指引等；4、监察审计综合管理的资料，包括总结、计划、例会会议纪要等；5、培训资料，包括相关的法律法规、行业知识及参加内部或外部业务培
6、训的资料。第十一条应归入监察工作（Monitoringwork）类档案的资料在监察工作开展过程中，如下资料应归入监察档案（一） 日常监察记录单、整改通知单、整改后检查记录；（二） 专项监察检举信息；（三） 检举调查记录以及处理意见、结果；（四） 其他监察工作中形成的信息、证据、调查记录以及处理意见和结果。第十二条应归入审计档案的资料在审计项目实施过程中，如下资料应归入审计档案（一） 审计工作开展立项书；（二） 审计项目工作方案或审计计划；（三） 审计通知书；（四） 与审计项目有关会议的会议纪要，包括审计进场或退场会议纪要；（五） 审计报告各个稿次；（六） 审计决定书、审计意见书及审计建议书等；
7、（七） 项目实施过程中收集的审计证据；其中基建审计过程中要求收集如下资料：1、项目可研报告；2、建设项目批准文件、概算批复文件；3、开工许可证、土地使用权证等复印件；4、勘察、设计依据性及成果性资料，设计变更技术论证资料；5、招标计划（工程类，服务类），招标文件及答疑文件、投标文件及投标澄清文件、评标资料、定标记录、中标通知书；6、工程施工及服务合同，材料设备采购合同，合同变更及变更支持文件，合同管理台账；7、设备材料采购计划，采购招标文件，评标文件，中标通知书，设备材料验收、入库、领用、核销等资料；8、施工进度计划及执行情况对比，业主指令，设计变更通知单，工程洽商及现场签证单，监理例会纪要；
8、9、分部分项工程验收资料；10、经审核的概算，施工图预算，设计图纸及设备清单，月进度款支付文件及支付台账，工程造价变更文件，工程索赔文件；11、工程竣工资料，竣工验收报告；12、工程结算资料。（八） 项目实施过程中编制的审计工作底稿；（九） 与审计项目有关的请示、报告、批示、询证函、复函等文件材料；（十） 与具体审计项目或审计事项有关的员工来信等举报材料；（十一） 其他应归入审计项目档案的文件材料。第四章监察审计档案管理的内容和方法第十三条监察审计档案的收集监察审计档案的收集包括（一）监察、审计实施过程中对项目档案的收集；（二）监察审计各部门日常管理过程中各类档案的收集。第十四条监察审计档案的
9、收集原则要求工作实施及日常管理过程中，对监察审计档案的收集一、收集原则：（一）综合管理类档案按照时效性、真实性、延续性的原则进行收集；（二）监察类档案按照真实性、完整性、多面性的原则进行收集；（三）审计档案按照完整性、精炼性、有效性的原则进行收集；二、收集要求：（一） 综合管理档案由兼职档案管理员于平时收集，并定期向监察审计档案管理部门移交应归档的档案资料；（二） 项目关键节点的文档要收集齐全；（三） 针对特定监察审计事项的关键审计证据要收集完整；（四） 监察审计工作底稿等项目资料在由监察审计负责人移交部门兼职档案管理员之前应由主审立卷并按单元收集完整。第十五条监察审计档案的分类管理收集的监察
10、审计档案的整理，主要采用分类管理方法（一）对与监察审计工作中涉及综合管理类档案，采用按性质立卷的方法。（二）对于基建审计工作以及其他项目审计工作的档案管理，采用按项目立卷的方法。（三）对于监察工作中所形成档案以及财务审计档案，采用按年份立卷的方法。第十六条综合管理档案的分性立卷综合管理档案按如下性质类别分别立卷：（一） 行政公文（Administrativedocuments）（二） 制度体系（Institutionalsystem）（三） 工作记录（WorkDaily）第十七条监察档案的分项立卷监察档案按监察工作开展年份立卷第十八条基建审计（Infrastructureaudit）档案的分项
11、立卷审计项目档案按如下审计项目类别分别立卷：（一） 投资立项（Investmentproject）（二） 设计勘察（DesignReconnaissance）（三） 招投标（BiddingTender）（四） 合同管理（ContractManagement）（五） 设备材料采购（Equipmentandmaterialsprocurement）（六） 项目管理（ProjectManagement）（七） 工程造价（Projectcost）（八） 竣工资料（Completiondata）第十九条财务档案的分项立卷审计项目档案按如下审计项目类别分别立卷（一） 年度审计（Annualaudit）含年
12、中审计、年终审计（二） 预算审计（Budgetaudit）（三） 合同跟踪（Contracttracking）（四） 决算审计（SettlementAudit）（五） 经济责任（Economicresponsibility）（六） 经济效益（Economicbenefits）第二十条项目档案的分项立卷审计项目档案按如下审计项目类别分别立卷（一） 内部控制（Internalcontrol）审核项目；（二） 经济责任审计项目，包括离任审计（Exitaudit）项目；（三） 合规性（Compliancelegitimate）审计项目；（四） 舞弊审计（MalpracticeAuditing）项目；（
13、五） 重大事项审计项目，包括但不限于企业重组（Corporaterestructuring）、清算注销（Liquidationcancellation）、并购分立（M&A）、关联交易（Relatedpartytransactions）、重大投资、重大资金运作、大额举债和对外担保的专项（InvestmentGuarantee）审计及高风险业务的审计；（六）各类审计调研及调查项目(Mobilitystudy)；（七）根据董事长及审计委员会要求，办理的其它专项审计项目。第二十一条档案的立卷编码监察审计档案按如下规则进行编码立卷（参见附件1）第二十二条档案的密级与权限监察审计档案密级与权限按如下规则进
14、行分类（参见附件2）第二十三条档案的立卷归档期限监察审计档案的立卷期限如下：（一）各部门综合类档案应于平时收集，分类立卷后每季度向监察审计档案管理部门归档一次。（二）监察工作中形成档案待监察一个工作周期结束后整理立卷存档至档案管理部门。（三）项目性审计档案在发布审计报告后，一个月内立卷归档；跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷归档至监察审计档案管理部门。（四）周期性审计工作形成审计档案，在次年3月份立卷归档案管理部门。第二十四条卷内排列规则审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是（一） 正件在前，附件在后；（二） 定稿在前，修改稿在后；（三） 批示在前，报告在后；（四） 重要文件在前，次要文件在后；（五） 汇总性文件在前，原始性文件在后；（六） 批复在前，请示在后。第二十五条介质互换对于档案的介质按如下规则进行处理（一）纸质档案应该编写文件页号、目录和备考表、填写卷宗封面后装订；（二）电子档案一般情况下应该同时制作纸质档案加以管理；如果电子档案未同时制作纸质档案，应该在纸质档案目录内注明电子档案的目录、页数及存放地点。第二十六条时间序列除了编码规则之外，各案卷应按时间序列立卷
