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1、KS-ERP业务流程规划指导书广州市科思电脑系统有限公司编制2003.02.08KS-ERP业务流程规划指导书5第一章 中小企业业务流程概述5一、企业的经营过程5二、业务流程规划61、业务流程的定义62、业务流程规划6第二章 业务流程规划7一、KS-ERP的业务总流程7二、KS-ERP的资金流总流程7三、KS-ERP业务流程规划的步骤8第三章 采购业务流程10一、采购业务流程综述10二、采购订单流程（一）101、目的102、适用范围103、部门职能104、业务流程115、单据流程116、流程图12三、订单采购流程（二）121、目的122、适用范围123、部门职能134、业务流程135、单据流程
2、136、流程图14四、采购退货流程151、目的152、适用范围153、部门职能154、业务流程155、单据流程156、流程图16五、供应商管理办法161、目的162、适用范围163、部门职能174、要点17第四章 销售业务流程18一、销售业务流程综述18二、销售订单处理流程（一）181、目的182、适用范围183、部门职能184、步骤195、涉及单据196、流程图20三、销售退货流程201、目的202、适用范围203、部门职能204、步骤205、涉及单据216、流程图21四、客户关系管理办法221、目的222、使用范围223、要点22第五章 库存业务流程23一、库存业务流程综述23二、货品调拨
3、作业流程241、目的242、适用范围243、部门职能244、步骤245、涉及单据24三、其它发货流程251、目的252、定义253、使用范围254、部门职能255、步骤256、涉及单据25四、其他收货流程261、目的262、定义263、使用范围264、部门职能265、步骤266、涉及单据26五、存量控制办法271、目的272、适用范围273、部门职能274、ABC货品分类275、存量基准设定276、用料差异反应及处理28六、盘点管理办法281、目的282、适用范围283、部门职能284、实施时间285、盘点前准备及相关注意事项286、盘点实施287、盘点后的工作29七、过期及报废货品管理办法2
4、91、目的292、适用范围293、定义294、部门职能305、作业程序30KS-ERP/K6业务流程规划指导书第一章 企业业务流程概述ERP就是关于流程与数据的系统，ERP系统就是用计算机程序实现企业的业务流程。KS-ERP的整套系统都是为实现中小企业的业务流程而设计，为达到企业的经营目的而设计。管理的首要任务就是业务沟通，企业内部的业务沟通不良或不通畅，管理成效势必逊色。业务的沟通，在KS-ERP中是通过单证、单据的执行过程来实现的，业务沟通的方式可有两种：即审核流程的沟通和无审核流程的沟通，是否需要审核，依据该业务的重要性、对后续业务影响的程度由企业决定。企业中经常发生例行公事，为了提高效
5、率，一般都会订立标准作业程序，明确管理、决策的业务过程，人人依照既定的游戏规则做事，不会有所争议。在传统的工作中，就是通过电话、联络单、会签单、单据签名等方法实现，电话的缺点是不能留下记录，联络单的缺点就是速度慢，要经过空间的运动，而且归集、存档、查阅都是低效率的，但是，它毕竟完成一种业务流程的规则，使企业能有条不紊的运作。这些手工的做法，企业中的领导、干部、员工似乎没有一点疑义，运作的很正常、很习惯，可是当进入ERP管理，进入KS-ERP系统中实现很类似的这种业务流程管理时，往往企业就很难适应，甚至不知所措，或者认为很难执行，其原因就是，人工审核流程带有很多的不规范性，随意性与灵活性，而在E
6、RP中，这种业务流程比较规范，流程更加严密，控制更加科学，因此，和传统做法发生很大的冲突。正因为如此，笔者认为详细的描述在ERP环境下，如何妥善、科学的实现业务流程是重要的。并着重以KS-ERP为实例来讲述，中小企业如何设计自己的业务流程。一、企业的经营过程企业的经营过程是由一系列相关任务组成，这些任务按照企业的管理规章和业务流程顺序执行或并行执行，最终完成企业的经营目标，如提供一种产品和服务。根据不同的需求，经营过程可以分为销售过程、采购过程、库存过程、生产过程、结算过程、产品发运过程等。一个经营过程是为了实现企业某个经营目标的一个过程，它在部分或者全部组织机构和人员的参与下，利用企业资源（
7、包括所需的物料、货品、仓库、资金、客户、供应商、单据、信息、数据、设备、软件等等），按照预先确定的规则，在参与者和组织机构之间进行文档、信息、任务的传递、处理、审核、统计，从而实现预定的经营目标。对企业整个业务流程进行优化管理，降低成本,提高效率,精益生产与效益，进行事先计划,事中控制,事后追踪。科思KS-ERP在电脑化管理的基础上,用新的管理模式和业务流程改造企业原有的管理模式与业务流程,是对企业所有的资源与活动进行优化配置与效率管理。二、业务流程规划1、业务流程的定义业务流程就是按照一定的商业规则、业务关系及其先后顺序，依照规定的审批程序，逐一实现经营过程的每一个业务环节的执行过程，业务流
8、程一般都是跨部门、跨专业、跨时间的业务执行过程。2、业务流程规划业务流程的规划，就是确定商业规则，确定业务关系，明确业务的目的、流经的部门、流程要经过哪些单据、单据有哪些执行过程，哪些环节需要审核，谁审核等。并且要回答： 这个业务执行过程要做什么？即其目的或想达到的目标是什么？ 这个业务执行过程是如何完成的，有哪些任务并经过哪些步骤完成？ 这个业务执行过程有谁参与完成，有哪些部门参与？ 这个业务执行过程用了哪些方式或手段来完成？业务流程规划图示：第二章 业务流程规划一、KS-ERP的业务总流程二、KS-ERP的资金流总流程三、KS-ERP业务流程规划的步骤KS-ERP的业务流程通过设定单据核准
9、机制、单据的操作、单据的审核、单据的执行过程来实现的，具有一整套科学的业务流程控制和完善的业务流程实现方法：1、 确定各部门的职责；2、 确定公司的业务流程；3、 确定各系统必须录入的单据；4、 确定各部们负责的单据，确定每个单据的负责人；5、 确定单据的下级单据，从而确定单据数据来源及流向；6、 确定哪些单据需要打印，打印的份数，要分发的人员或部门；7、 确定哪些单据必须审核，审核人，审核时间；8、 确定当审核人外出时，如何进行代理审核的程序；9、 确定需要定期打印的报表，打印的份数，分发的人员；比如哪些每日打印一份，哪些按周打印，哪些按月打印等；10、确定月结日期，月结前各部门如何核查、如
10、何检查数据；业务流程规划步骤图示 EMBED Word.Picture.8 第三章 采购业务流程一、采购业务流程综述二、采购订单流程（一）1、目的为使公司采购作业有所依循，货品有所控制，达到提供适质、适量货品采购职能，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。2、适用范围适用于货品周转量大、品种多之生产货品等有形物的采购管理注：非订单采购可直接进入本流程的步骤3。3、部门职能采购部门：生产货品的采购经办单位货品部门：货品需求计划、货品请购计划的制定及审核。仓库：所有有形货品的数量验收。质量部门：货品品质验收。4、业务流程1） 请购货品部门根据生产计划计算货品毛需求计划，再比对在库库存，拟
11、定货品请购计划，经过部门主管理审核批准后，提交给采购部门。2） 订购采购部门在接到请购计划后，拟定采购订单，选择供应商（签订供货合同），下达订单，同时将货品采购订单输入系统并打印输出。订单一式三联，第一联采购部门留存；第二联，加盖印章后发送给供应商；第三联，传递给货品部门，以备收货时核查。3） 接货货品达到达后，货品部门的收货人员必须依订单内容核对供应商送来的货品名称、规格、数量，确认无误后输入计算机。若非订单之采购，货品部门收货人员必须依据经过审批后的申请办理入库。4） 检验质量部门的检验人员对进入待检区的货品按相关规定进行质量检查，如果判定为全部不合格，拒收来料并作废已输入的收货单据。如果
12、判定部分合格，修改或冲红相应拒收货品。经检验合格的货品，检验人员于物品包装上贴合格标签，以示区别。5） 收货单处理来料通过质量验收后，打印收货联单。收货单一式三联，第一联货品部门留存；第二联，随货品一同到指定的仓库办理进仓手续；第三联加盖签章交给供应商以备结算时核帐。6） 进仓仓库管理员核对货品与收货单明细，确认无误后输入进仓单并打印输出进仓单。进仓单一式三联。第一联，仓库留存；第二联，交财务部门供核帐之用；第三联，交采购部门，跟踪订单完成情况。7） 采购发票处理采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。系统在此同样提供一
13、张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。 录入采购发票 审核采购发票 采购付款。5、单据流程1） 采购订单采购订单是确定采购物资的数量、单价、送货日期、运输方式，付款方式等要素的单据，也是以后采购收货环节，按订单验收商品材料的依据和汇总有关采购订货报表的基础资料。2） 采购收货单在实际发生采购业务时，处理收到采购货品的验收单据。用户可以采用两种方法填制采购收货单：一是按采购订单填制，如果企业与供应商开具了采购订单，在制作收货单时，应选择已审核过的采购订单由系统自动生成采购收货单；二是按实际收到的票据及货品资料手工编制采购收货单。系统提供了一张收货单同时处理多
14、张采购订单，或一张采购订单分批验收并分别填制采购收货单的功能。采购收货单经过审核后，是制作进仓单和采购发票的依据。3） 采购进仓单4） 采购发票采购发票是对采购收货的确认，此单只能由经过审核的采购收货单自动生成，不允许手工输入，但用户可以对发票明细进行修改。系统在此同样的供一张采购发票处理多张采购收货单，以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。6、流程图三、订单采购流程（二）1、目的为使公司采购作业有所依循，货品有所控制，达到提供适质、适量货品的采购职能，确保公司采购产品均能符合要求的条件，制定本程序。2、适用范围适用于货品周转量小、品种少之货品等有形的采购管理注：非订单采购可直接进入本流程的步骤3。
