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1、物业视频会议系统使用管理办法 目的 为规范公司视频会议管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保视频会议质量和效果，特制订视频会议系统使用管理方法。 范围 本方法适用于总部、各中心城市公司、各城市公司和各专业公司视频会议的管理。 术语 公用会议室：指视频会议主办单位预设的面向其他全部单位公用的会议室。 专用会议室：指视频会议主办单位预设的面向特定参会单位的视频会议室，其他单位须经主办单位许可方能进行。 管理职责 总部及各中心城市公司及其代管城市公司和各专业公司的视频会议系统管控由各单位行政管理部门统一负责管理，行政管理部门须指定专人作为视频会议系统管理员，负责本单位视频会议系统的管理和
2、使用。 各中心城市公司及其代管城市公司和各专业公司的视频会议系统管理员须接受总部的相关培训（视频会议培训、操作手册等），熟识视频系统操作，能够处理一般的技术故障。 总部信息技术管理部门负责视频会议系统的技术支持，负责视频会议召开前与各分会场视频联调接通工作，负责视频会议期间网络和设备运行状况监控以及应急处理。 各中心城市公司及其代管城市公司和各专业公司需将本单位视频会议系统管理员的相关联系资料报总部信息技术管理部门，如有变动，准时通知总部信息技术管理部门。 网络配置 视频会议系统通讯网络至少需2M独享网络，没有条件的公司需从办公网络中划分出独立网络配额来保障视频通讯质量。 会场使用权限 公用会
3、议室，各会场账号无须安排权限均可进入公用会议室。 专用会议室，为各中心城市公司及其代管城市公司和各专业公司单独全部。其它会场帐号如需进入专用会议室须经会议主办单位许可，报总部信息技术管理部门系统管理员授予临时登录权限方可进入；会议结束，须报总部信息技术管理部门系统管理员删除分会场临时登录权限。 视频会议系统可同时进行不同场视频会议，各会场账号可依据需要进入指定会议室。 视频会议操作流程 会前预备 确定视频会议系统使用需求，提前一天通知相关参会人员，会前须提前30分钟与各会场联调测试。首先测试音频、视频和网络质量，然后进入与指定会议室进行测试，如有故障，应准时找本单位视频系统管理员处理；总部信息技术管理部门系统管理员在会前供应技术支持。 会议期间 会议期间留意会议礼仪，参会人员应将手机调至静音或震惊状态。 各分会场不发言时，请保持麦克风静音状态。主会场要求其发言时，分会场按遥控器“一键发言”键发言，发言完毕再按“一键发言”键关闭发言。 各分会场系统管理员应坚守岗位，确保电话通畅，出现故障状况时，能准时排解，总部信息技术管理部门系统管理员应保持手机通畅，以便供应技术支持。 会议结束 各分会场视频系统管理员要留意关闭视频会议系统的相关设备，包括音频、视频、麦克风、音响、投影机、笔记本电脑等，留意设备保养。 1
