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1、办公自动化简介世界商业评论CXO.COM ( 日期：3-04-7 6:57)办公自动化（OA，OfficAutoaion),是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增长对公司生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是运用先进的科学技术，使人们借助多种设备解决对一部分办公业务的解决,达到提高生产率、工作效率和质量，以便管理和决策的目的。O的知识领域覆盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科,并且OA体现了多学科的互相交叉、互相渗入性,因此OA的应用是公司管理现代化的标志之一。由于O的浮现，使得老式的机关事务型办公业务中的劳动力就业比率构造发生了变化，据美国
2、劳动记录局198年的记录数据,美国四大产业的劳动力比率约为:信息产业占50%以上、服务业占0、工业占13%、农业占2%。因此OA的应用将会进一步得到发展。 O的定义 所谓办公自动化,是指通过先进技术的应用,将人们的部分办公业务物化于人以外的多种设备,并由这些设备和办公人员共同完毕办公业务的人机信息系统。 A与MIS、DS相比较，则较少地应用管理模型，而强调技术的应用和自动化的办公设备的使用为主。 办公自动化还可以形象地理解为,办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络,采用多种媒体形式，管理和传播信息，变化老式办公的面貌，实现无纸办公。 OA的特点 OA具有如下的特点： 1、面向非构造化
3、的管理问题; 、工作对象重要是事务解决类型的办公业务； 3、强调即席的工作方式; 4、设备驱动。 OA的设计思想就是以自动化设备为重要解决手段，依托先进技术的支持，为顾客发明一种良好的自动化的办公环境,以提高工作人员的办公效率和信息解决能力。 办公业务的分类和典型形式 办公业务的分类重要指办公室业务的分类、办公人员的分类、办公室信息形式的分类等。 按业务流程的拟定限度，办公业务可分为三类： 、拟定型,事物/数据解决是拟定的，易于计算机程序化的实现。 、非拟定型,事务解决过程有较多的不拟定性，程序化措施不易实现。 3、混合型,介于上面两者之间，部分解决过程是拟定的，此外部分解决过程是不拟定。 O
4、A重要是面对非拟定型办公业务的解决,其她两类业务也可满足。 按业务性质,办公业务部门可以分为两类： 1、以程序化信息解决为重要职能的办公室，如公司的筹划科、财务科、信息中心等。 2、以非程序化信息解决为重要职能的办公室，如公司的领导办公室、行政科、秘书处等。 前者的职能可通过一般的事务解决系统实现,后者的职能重要依托O来实现。 办公业务有许多具体的形式,如收发、备案、调查、记录、审批、承认、询问等，以及部门间的告知联系业务、委托规定业务、谈判调节业务、会议讨论、征询服务业务等。 对具体的办公业务进行分类整顿，可划分为四种典型的方式: 1、数据解决和文字解决,如文献生成、信息检索、计算、存储等；
5、 2、传递功能,如电话、会议、会谈、文献等的信息分发或传递等;、实时管理，如拟定安排会议或会谈的时间、程序、地点等； 4、判断决策,如文献的报审、批准,问题的讨论、拟定型等。 OA的支撑技术和功能 1、OA的支撑技术 办公自动化的支撑技术有:计算机技术、通信技术、自动化技术。从物化的角度看就是OA的硬件和软件。 OA的硬件系统涉及计算机、计算机网络、通信线路和终端设备。其中计算机是A的重要设备，由于人员的业务操作都依赖于计算机。计算机网络和通信设备是公司内部信息共享、交流、传递的媒介,它使得系统连接成了一种整体。终端设备专门负责信息采集和发送，承当了系统与外界联系的任务,如打字机、显示屏、绘图
6、仪等。 OA的软件涉及系统支撑软件、OA通用软件和A专用软件。其中系统支撑软件是维护计算机运营和管理计算机资源的软件,如in95、Win8、Unix等。A通用软件是指可以商品化大众化的办公应用软件，如Wrd、El等。OA专用软件是指面向特定单位、部门，有针对性地开发的办公应用软件，如事业机关的文献解决、会议安排，公司公司的财务报表、市场分析等。 2、OA的功能 为满足办公业务解决的需要,OA具有如下的功能:完善文字解决功能、较强的数据解决功能、语音解决功能、图像解决功能、通信功能等。 OA的系统模型在总结办公业务的基本之上,Neumn于1980年提出了五类OA的系统模型： 1、信息流模型（nf
7、rmato lw Model）,描述了办公信息在各单位办公室内和办公室之间的互相传递和解决的状况; 2、过程模型(rocdrldel），描述了为完毕特定的任务，办公工作的具体执行过程和环节；3、数据库模型（aabase Moel),描述了与办公业务有关的信息构造、数据库构造以及它们的存储和访问方式等; 4、决策模型（Deciinking Model）,将办公信息解决过程中的构造化部分交由计算机解决，并根据已有的特定决策模型做出相应决策； 5、行为模型（BevioaModel)，办公信息的解决是在人的社会活动中发生并完毕。 OA的发展目前已经进入成熟期，这体目前OA的设备不断更新和OA软件的层出
8、不穷。美国近年来的O产品以每年20%的速度增长,其中硬件的发展费用约1200亿美元，软件费用约亿美元。至今,美国70的信息产业已实现了办公自动化。国内在A方面的发展起步较晚,在这方面尚有一段较长的路要走。【摘 要】 论述了工作流与工作流管理系统,并将工作流管理技术引入地籍管理信息系统。在此基本上，探讨了地籍管理窗口办文工作流的设计思想、总体构造、数据库设计以及地籍业务解决系统与窗口办文工作流系统的接口设计。工作流技术的应用有效地实现了地籍管理办公自动化。【核心词】工作流 工作流管理系统 地籍管理 办公自动化 由于信息技术的发展和日趋剧烈的社会竞争，人们不再满足于独立、零散的办公自动化和计算机应
9、用，更追求综合的、集成化的办公解决方案。作为一种对常规性事务进行管理、集成的技术，工作流正顺应了这种发展趋势。“数字国土”工程履行以来,国内许多土地管理部门已建成了各类业务系统或综合性的图文办公信息系统,它们对于提高土地管理的信息化水平起到了非常重要的作用。但这些系统大多是为解决具体业务信息，没能综合考虑土地管理的办公自动化，各级单位或同一单位的不同部门之间的协同办公和信息共享仍然不太抱负。因此，为提高土地管理部门业务办公的水平和工作效率，实既有效的信息共享,在土地管理系统中引入工作流技术是十分必要的。1 工作流与工作流管理系统 11 工作流技术 工作流（Worklo）技术来源于2世纪7年代中
10、期办公自动化研究领域，但直到90年代，随着计算机特别是网络技术的普及，以及信息化建设的日益推动,工作流技术的研究才进入热潮。1993年月,第一种工作流技术原则化的工业组织工作流管理联盟（Wflw Maagemnt Colitio,FC)成立。之后该联盟发布了用于工作流管理系统之间互操作的工作流参照模型，并相继制定了一系列工业原则1。工作流是工作流程的计算模型，即将工作流程中的工作如何前后组织在一起的逻辑和规则在计算机中以恰当的模型进行表达并对其实行计算。简朴地说,工作流就是一系列互相衔接、自动进行的业务活动或任务。一种工作流涉及一组任务(或活动）及它们的互相顺序关系,还涉及流程及任务(或活动）
11、的启动和终结条件,以及对每个任务(或活动)的描述。在大多数的实际应用中,工作流技术可使工作人员在网络、服务器和多台计算机客户端的硬件平台支持下,按照预先设定的规则并借助应用程序对有关数据进行解决完毕某一业务目的2。业务流程由一系列生产活动按照一定的逻辑顺序构成。活动是流程的最基本的单元,是为实现某一目的由活动负责部门授权相应参与者（角色）完毕。活动内部由输入、输出、约束、实行角色、负责部门、顾客界面等要素共同构成,如图1所示。实际应用中,一般将关系紧密的活动构成一种子流程。工作流遵循三个准则：路由(Rouer）、规则（ul)和任务(Roles）。路由定义文档、信息或任务传送所通过的途径,规则是
12、流向控制的条件和异常解决,任务是工作流在某一状态下的具体操作。图1活动构成要素 1.2 工作流管理系统工作流管理系统（Wrklowaaeent ytm，FMS)是定义、创立、执行工作流的系统。其功能是通过计算机技术的支持去定义、执行和管理工作流，协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互。工作流需要依托工作流管理系统来实现。 工作流管理技术是为适应剧烈竞争中组织机构内部业务数量大、变更频繁，常常需要业务流程再造(）和改善而产生的。使用工作流管理系统的目的是提高系统的灵活性和软件的可重用性,增长过程的透明度，提高工作效率。一种完整的工作流管理系统是由一种流程建模工具、工作流执行服务、
13、监控管理工具、客户端应用和客户端调用等构成的分布式系统,如图2所示。图2 工作流管理系统参照模型 2 地籍管理工作流设计 21 地籍管理工作流设计思想 土地管理业务是一种流程性很强的业务,需要多部门协调完毕。在地籍管理中，整个土地登记业务过程,涉及从申请到入库发证，是一种由多部门协同操作共同完毕的过程,其流程设计如图3所示。窗口办文则是贯穿整个地籍管理系统的核心,其核心是工作流管理系统。引入工作流技术,重要是对内部的工作流程、审批业务运作状况进行监控，同步对办公过程中的信息自动传递、信息交流、审批过程追踪、进度控制。工作流管理技术的引入实现了土地登记业务办公自动化、业务解决与窗口办文的无缝集成
14、，使办公系统与S系统融为一体。同步，系统管理人员可根据业务管理内容变化、部门与机构的调节对工作流流程进行调节。图3土地登记业务流程图 .2 工作流系统构造 地籍管理工作流系统设计上采用三层模型,即按数据服务层、应用逻辑层、体现层三个层次架构,服务器端与客户端通过组件连接,在浏览器中实现平常办公、地籍管理、网上发布等功能，服务器端的基本地理信息数据库则通过网络在多部门共享，实现了地理信息技术与办公自动化技术的一体化。系统由工具流定义管理子系统、工作流设定子系统、工作流查询记录子系统构成,见图4。工作流定义管理子系统完毕对组织机构模型、顾客和角色管理,工作流程的定义、修改,工作日和节假日的设定和修
15、改,其操作对象为系统管理员；流转设定子系统完毕平常工作流程的流转控制,登陆顾客权限管理,其操作对象为平常办公人员；查询记录子系统根据多种条件，查询项目的流转状况、项目有关信息，公文流转状况及员工登陆系统状态。图4 系统软件三层构造图 2.3 工作流数据库设计地籍管理办公自动化系统的数据波及土地管理部门各级单位的多种文档，如土地登记时需要填写的多种表单,涉及土地登记申请书、地籍调查表、土地登记审批表、土地登记卡、国有土地使用证等;此外还涉及多种图件，如基本地形图、城乡地籍图、宗地图等。工作流数据库的设计要尽量与既有数据库兼容，同步尽量遵循工作流管理联盟(WFMC)的规范,使数据库发挥对平常性业务管理工作流的调控作用，并使数据库具有较大的灵活性和适应性，当工作流程变动时，只需要修改数据库和增长模块，系统便能工作。工作流数据库涉及部门、角色、流程、活动等实体。以流程为例,其流程类型的数据库构造见表。表1流程类型数据库构造表中文字段名字段名字段类型与长度流程定义类型编码PROTYPE_DNUMBR(4)流程定义类型名称PROTYPE_
