文档的基本操作知识

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1、文档的基本操作知识文档的操作流程在使用 Word97 编排文档之前，首先我们需要明确编排文档的一般步骤，才 能做到条理清楚，有的放矢。从本质上讲，编排一个新文档与编排一个已有的文档是一样的，唯一不同点 只是打开已有文档时，该文档已经有了选好的模板和内容，而建立一个新文档时 则需要从头开始，包括选定新建文档的模板，并据此确定文档的格式。创建一个新文档使用Word97进行工作，最基本的操作就是要在Word 9 7中创建文档。而 在Word97中要建立一个新文档的方法如下：（一）单击文件菜单中的新建命令。（二）要创建新的空白文档，请单击常用选项卡，然后双击空文档图标。每次启动Word97时，屏幕上总

2、是显示一个名为文档1的空文档窗口，此 时，用户就可以在文本区输入文本，然后进行存盘操作，这样也可以建立一个新 文档。文档的输入 一旦建立了新文档，用户就可以在文本区的插入点处输入文档内容。插入点 会着文本的录入而向后移动，同时录入的文本会显示幕上。当用户输入文本到达 右边界时，Word97会自动换行，插入点移动到下一行开头处，用户可继续输入, 当输入内容满一屏时，屏幕会自动向下移动。（一）各行结尾处不要键入Enter键，一个段落结束才可键入Enter键。（二）对齐文本时不要用空格键，用缩进方式对齐文本。（三）中文输入切换请按Ctrl+空格键，单击输入法来选择用户所需要的输 入法。（四）当输入有

3、错误时，按Delete键删除插入点右边的错误字，按退格键 删除插入点左边的错误字。（五）漏掉了内容，将插入点定位，在插入状态直接输内容。 如何保存文档当用户创建一个新文档，并输入文档内容后，接下来所要做的工作就是保 存文档，不论是新文档还是以前存在的文档，用户所输入的文档内容仅仅保存在 计算机内存当中并显示在计算机屏幕上，为了保存文档以备今后使用，这就需要 对输入文档进行命名并将其保存到磁盘上Word97有多种保存文档的方法。（一）保存新的、未命名的文档1）单击保存按钮，出现另存为对话框。2）如果要在不同的文件夹中保存文档，请单击保存位置框中的其他驱动 器，或双击文件夹列表中的其他文件夹。3）

4、如果要在没的文件夹中保存文档，请单击新建文件夹按钮。4）在文件名框中，键入文档的名称。5）单击保存按钮。 首次保存某一文档时，必须给它指定一个名字，并且还需要决定把它保存在磁盘上什么位置。每当我们通过文件菜单的另存为命令或保存命令进行存 盘操作时，屏幕上会弹出一个另存为对话框。在对话框中确定文件和文件保存的位置，以及保存文件的类型。默认情况下， Word97将文档保存在My Documen ts文件夹中，并且文件类型为DOC类型， 即文件护展名DOC。保存已命名的文档 当某个文档已经命名,再对其进行操作，在结速操作后，还必须进行存盘操 作。这时可以通过单击保存按钮或文件菜单中的保存命令实现。自

5、动保存文档 为了防止突然停电或其他意外事故的发生，同时也为了减少或避免因忘记保 存文档而带来的损失，Word97提供了自动保存文档的功能。用户可以根据具体 情况，设定自动保存文档的时间间隔，这个时间间隔可以是1分钟至12 0分钟 这间的任意值，系统默认为10分钟。保存为RTF文件RTFCRich Text Format）文件是一种Word97能够存取，并且在多种 软件之间通用的文件格式。通常情况下Word97处理的文档是一种扩展名为DO C的文件，它具有特殊的文件格式，其他软件一般不能存取这种文件格式。为了 更于在其他软件下也能够存取，可以在Word97下将文档保存为RTF文件格 式。要把文档

6、保存为RTF文件，可在上述的另存为对话框中，单击下拉式 保存类型列表框，从中选择RTF格式，其他操作相同。如何打开文档（一）打开最近使用的文档为了方便用户迅速打开前操作过的文件，Word97会记住用户最近使用过的 文件。通过打开文件菜单，从菜单底部的列表中可以看到最近使用过的文件， 单击某个文件，可将其打开。如果菜单底部没有同文件名，可通过如下方法进行设置。选择工具菜单中 的选项命令，打开选项对话框选择常规选项卡，再选择列出最近使用文 件数复选框，并在右框中输入1 9的数字，该数字决定文件菜单底部显示 的文件数。（二）打开存过盘的文件（三）在Word97中要打开已存盘的文件，既可单击工具栏上的

7、打开按钮， 也可选择文件菜单中的打开命令，这时窗口上将有一个打开对话框出现。查找范围列表框显示当前的文件夹，用户可以通过列表框选择不同的驱动 器和文件夹，在列表框的下方显示当前驱动嚣和当前文件夹下的所有子文件和文 件。默认情况打开的文件类型为DOC文档，若要打开其他类型的文件，可在 文件类型框中，选择所需打开的文件类型。在Word97中，打开的文档个数只受计算机内存限制，每个打开的文档都在 各自独立的文档窗口中。在打开多个文档时，在某一时刻只有一个文档是活动的， 因为只有一个窗口是活动的。用户可通过窗口菜单选择某一个文档为活动窗 口。选定文本内容Windows98 环境下的软件，其操作都有一个

8、共同的规律，即遵循先选定， 后操作在Word97中，体现在对文本中那些内容进行处理上。选定文本可以用键盘，也可以用鼠标。与光档的定位类似，用键盘选定文本 比较机械，而用光标选定文本则较随意。在选定文本内容后，被选中的部分变为黑底白字即反相显示，选定文本，便 可以方便地对其进行删除、替换、移动、复制等操作。1. 使用鼠标选定文本用鼠标选定文本时，将鼠标指针移动到欲选定的文本首部，按住鼠标左键拖 动到欲选定的文本尾部，释放鼠左键，此时欲选定的文本被加亮，表示选定操作 完成。2. 使用键盘选定文本利用键盘选定文本时，离不开 Shift 键。按住 Shift 键，并同时按任意方 向键，则从光标始位置开

9、始，凡光标所走过的文本均变为黑底白字，表示该部分 文本已选定若要取消选定的文本，将鼠标指针移动到非文本选定区域，单击鼠标或按 箭头键即可。如何编辑文档选定了某个文档的文本内容后，就可对其进行删除、复制、移动等编辑操作。（一）删除文本当需要删除一两个字符时，可以直接用 Delete 或退格键。当删除的文字很 多时，选选定要删除的文本，按 Delete 键删除，或者用鼠标单击常用工具栏中 剪切按钮，或在编辑菜单中选择剪切命令（Ctrl+X），即可删除所选文本。（二）移动文本将选定的文本移动到另一位置。操作步骤如下：1）选定要移动的文本。2）单击常用工具栏上的剪切按钮或选择编辑菜单中的剪切命令， 此

10、时，选择的文本已从原位置处删除，并将其存放在剪贴板中。3）将插入点定位到欲插入的目标处。4）单击粘贴按钮或选择编辑菜单中的粘贴命令。有时想在短距离内移动文本，更简捷的方法是利用拖拽特性，将选定的文 本拖拽到新的位置。操作步骤如下：选定欲移动的文本。把鼠标指针移动到已选 定的文本，直到指针转变为向左上角的箭头。按住鼠标左键，鼠标箭头处会出现 一个小虚线框和一个指示插入点的虚线；拖动鼠标指针，直到虚线到达待插入的 目标处，释放鼠标左键。（三）复制文本复制文本与移动文本操作相类似。复制与移动不同的操作是只需将剪切改为复制即可。使用拖拽特性进行复制操作时，先选定要复制的文本，按住 Ctrl 键不放，

11、然后按下鼠标左键进行拖动，鼠标箭头处会出现一个小虚线框和一个+符号， 将选中的文本拖动到目标处，释放鼠标左键。如何查找与替换（一）定位定位是根据选定的定位操作将插入光标移到指定的位置。例如，将插入的光 标移到文档的第 3 页，定位的操作过程如下：1）单击编辑菜单中的定位命令，屏幕出现查找和替换对话框的定位 选项卡窗口。2）在定位选项卡窗口的定位目标选框里，选择光标定位的单位，可选 页、节、行等选项。3）输入插入点将要停在页号。本例在请输入页号框中输入数字 3。4）单击下一处按钮，定位下一个位置。5）单击关闭按钮，关闭此对话框，屏幕显示第 3 页的内容。（二）查找无格式文件 可以查找任意组合的字

12、符，包括大写或小写字符，全角或半角字符。具体操 作如下：1）将插入点移到开始查找的起始位置。2）单击编辑菜单中的查找命令，弹出的查找和替换对话框的查找 选项卡窗口。3）在查找内容框中输入要查找的文本，如：办公室。4）单击对话框中的高级按钮，将弹出一个含有更多选项的对话框，如图 5-10 所示。5）单击查找下一处按钮。当在文档中找到办公室时，Word将以反白显 示被查找的内容。如果该部分不是想查找的位置，可以再次单击查找下一处 按钮。 Word 会在文档中逐一查找该内容6）当找到想要查找的位置，单击取消按钮，关闭对话框，返回编辑状态（三）查找有格式的文本查找有特定格式文本的具体操作如下：1）将插

13、入点移到开始查找的起始位置。2）单击编辑菜单中的查找命令。3）在查找内容框中输入所要查找的文本。4）单击高级按钮，然后单击格式按钮，Word将弹出格式选项窗口。5）在格式选项框中设置所要查找的格式。6）单击查找下一处按钮。如果不是想查找的位置，可以再次单击查找下 一处按钮，直到找到所需要的位置为止。7）当找到所需要的位置后，单击取消按钮，关闭了对话框，返加编辑状 态。（四）查找特殊符号 查找特殊字符和不可打印的字符的具体操作如下：1）将插入点移到开始查找的起始位置。2）单击编辑菜单中的查找命令。3）单击高级按钮，然后单击特殊字符按钮，弹出特殊字符选项窗口。4）在特殊字符选项框中，单击所要查找的

14、特殊字符，Word将自动把该字 符的代表符号填入到查找内容框中。5）连续单击查找下一处按钮，直到找到所需要的位置为止。6）当找到所需要的位置后，单击取消按钮，返回到编辑状态。（五）替换文本和格式下面的操作把前面文档中的系统替换为sys tem，操作步骤如下：1）将插入点移到文档开头。2）单击编辑菜单中的替换命令，弹出查找和替换对话框的替换选 项卡窗口。3）在查找内容框中输入系统，然后在替换为框中输入system。4）单击全部替换按钮。会将文档中的系统全部替换为sys tem，替换 完成后，出现替换多少处的信息框。退出信息框后，单击取消按钮即可返回文档中。常见文档视图Word灵活运用了 Wind

15、ows的屏幕显示功能，其编辑的文档为所见即所得的 工作方式。Word提供了几种在屏幕上显示文档的方式，这方式称为视图方式， 可以适应没的工作特点。常用的有普通 、联机版式、页面和大纲视图 方式等。下面介绍几种用的视图方式，以便用户能够更有效地工作。（一）普通视图普通视图方式是Word默认的文档视图，可以用于输入和编辑。普通视图能 在一定程度上实现所见即所得，因为在屏幕上见到的与在打印机上实际得到的 相差无几。普通视图也不有完全满足所见即所得的地方。便如，在打印结果上 可见到的页眉、页脚、脚注以及分栏结果，在普通视图中就显示不出来。普通视 图也显示不出那些位置固定的段落、表格和图形周围的文本。尽管如此，使用普通视图也有它的好处。在普通视图中