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1、公司车辆采购流程第一章总则第一条 为规范公司营运车辆采购工作,满足经营需要，防范采购风险，根据企业内部 控制基本规范、企业内部控制应用指引第7号一采购业务以及公司固定资产管理办法 等相关制度条款，特制定本制度。第二条采购业务应当关注的风险（一）供应商选择不当，采购方式不合理，授权审批不规范，导致采购车辆质次价高；（二）采购验收不规范,付款审核不严，导致采购车辆配置差异、资金损失、信用受损。第三条本制度适用于公司及所属企业全资公营车辆以及出租车、公交车、租赁车的采 购。第二章车辆采购小组及职责分工第四条公司成立营运车辆采购工作领导小组（以下简称“车辆采购小组”），全面负责 车辆采购工作，由公司相
2、关领导,企划部、车辆技术管理部、财务部相关人员，所属采购企 业车辆技术负责人（或以上人员）组成。成员数应为3人及以上奇数构成。第五条岗位设置原则（一）请购与请购审批岗位相分离；（二）询价与供应商确定岗位相分离；（三）采购合同的碳盘与审批岗位相分离；（四）采购、验收、仓储与相关的会计记录岗位相分离；（五）付款的申请、审批与执行岗位相分离。第六条企划部的职责（一）编制年度采购预算、采购计划，确保满足公司经营需要；（二）对采购业务流程执行的合规性进行全面监督；（三）负责采购合同的拟订及合同执行监控；（四）负责对采购管理相关岗位的监督、控制和管理。第七条车辆技术管理部的职责（一）负责按照规定的审批权限
3、和程序办理营运车辆采购业务，确保符合公司营运车辆采购相关制度；（二）对营运车辆购置前的技术参数、类型等级、与道路适应性等进行审核评估；（三）负责所需营运车辆采购的调查、询价、议价、比质、比价及采购组织等工作；（四）构建“合格供应商备选库”；（五）检查和评价采购过程中的薄弱环节和各项风险，并实施相应的控制措施。第八条财务部的职责（一）根据经审批的采购预算、采购计划对公司采购业务进行事前、事中、事后全程财务监控，对采购业务流程执行的合规性进行全面监督；（二）审核年度采购预算和采购计划；（三）审核预算外及计划外采购项目；（四）对公司格式化采购合同、战略合作协议中涉及的财务条款进行申核。第九条所属企业
4、的职责（一）编制本单位采购计划；（二）提出采购申请，并对采购申请内容及提交的技术文件的完整性、准确性负责；（三）参与采购标的的调查、决策和合同的拟订、签署等相关工作，并提出其恰当的建议和意见； （四）负责采购合同具体执行及营运车辆验收工作,并对其验收行为负责第十条监督部门及职责（一）行政部（法务专员）作为中立方，不进入车辆采购小组，但对采购全过程进行监督和法 务指导，其主要职责为：1. 参与格式化采购合同的制定，提出修改建议；2. 检查、监督和建议采购的合法性和合规性；3. 审查采购法律文件和采购合同，并提出相应建议；4. 监督采购合同的执行；5. 就违反采购合同的行为进行碳盘、碳盘、诉讼和维
5、护公司权益；6. 负责对采购合同的变更、解除、文件的合法性、合规性进行审查和监督，维护公司权益， 并提出相应建议。（二）审计部门的职责1、负责按照公司相关制度对采购全过程的合理性、合规性进行监督；2、定期或不定期对采购风险进行检查、评价，并提出风险控制建议；3、对审查、检查发现的采购违规事项提出纠正、处罚和问责的建议。第三章采购计划第十一条公司年度采购计划按公司预算管理办法编制、平衡、审查、评估、决策。所 属企业负责编制本单位的年度采购计划，并经公司预算管理部门统一平衡后，形成公司年度 采购计划。第十二条公司企划部、车辆技术管理部应对所属各企业具体采购计划的执行进行监督。第十三条公司则上不子执
6、临时果的中，单位因政外要而必须启动临时性采购申请的， 应经本单位负责人签准,报公司财务部审核后，按是否超越机动预算额度报相应的授权审批 人审批。第四章采购申请第十四条所属企业应将实际采购需求提前以书面请示的形式予以上报,原则上每月下 旬报后三个月内的采购请示；请示中必须明确需求车辆型谱、数量、类型等级、行驶里程、 道路状况等相关内容。第十五条对于预算内采购项目，所属企业应严格按照预算执行进度办理请购手续。第五章请购审批第十六条公司根据实际情况对各所属企业的采购请示予以审批。第十七条公司车辆技术管理部根据年度采购计划以及所属企业采购请示审批结果，选 择合适的采购率和采购批量。第十八条公司营运车辆
7、采购涉及关联交易的，除按照本制度要求进行采购外，还须严 格按照公司关联交易管理办法执行。第十九条原则上，如果一年内确认的采购型号和价格仍有采购需求，则可以继续采购 （即按标准采购）。特殊情况下需要延长采购期限的，必须报公司总经理批准，但采购期限 的最长延长不得超过18个月。第六章采购方式第二十条车辆采购小组应视情况通过公开招标、邀请招标、竞争性碳盘或议你定向） 采购的方式确定供应商、采购价格及让利折返方式。第二十一条采购方式的选择遵循以下原则：采购方决策条件/前提供货商招标采购鉴于运营车辆的等级、安全性和性能要求较高，且车 辆品牌符合相同的采购标准且基本处于同一竞争平台上， 车辆采购团队应结合
8、实际情况，采用公开招标方式向社会 单位采购，或采用邀请招标方式，向3-5家有能力承担招 标项目的家具供应商（具有良好资质、同等品牌、型号、 配置和价格）的法人发出邀请函，邀请其参加投标。3家及以上竞争性碳盘米购若部分线路需求的营运车辆型谱活跃于市场的品牌 车辆不足三家、因线路特殊性需米购特定品牌车辆、无法 达到统一采购标准且不在同一竞争平合的品牌车辆采购 可选2家车辆供应商通过竞争性碳盘予以采购。2家议价（定向）采购特殊情况下（行业主管部门指定车型及品牌;能满足 需求、活跃于市场且处于同一平台的品牌及单一车型;市 场特定等特殊情况），可选择与相应车辆供应商直接议价 予以采购,即定向采购。1家第
9、七章招标采购第二十二条招标小组原则上由车辆采购小组成员兼任小组成员（成员数须为3人及以上奇数），按照请购审批结论编制招标文件，招标文件由以下六部分组成：（一）公告及邀请函：明确招标主体为公司，采购主体为所属企业；明确开标时间、地点、竞标单位资质要求等。（二）竟标须知：应明确竟标单位须提供资料及标书制作规范，明确报名、发标、开标等 时间节点，规定竟标保证金的金额、缴纳方式、缴纳时间、退还时间等。（三）采购车辆型谱、配置及规模:明确招标规模及型谱、配置参数，大部件尽量统一品 牌、型号及参数，务必使各竞标车型处于相当的技术状况和价位。（四）招标程序和规则；中标方式分为整体中标和分段中标，由车辆采购团
10、队根据情况 确定。（五）合同主要条款:参照XXX团股份有限公司营运车辆采购合同样本。（六）其他:根据工作需要，制作部分资料模板等。第二十三条招标文件审查招件文件应报请公司各相关职能部门及相应管理层级进行审批。第二十四条接受竞标报名（一）对竟标单位的要求对竞标单位的要求,由车辆采购小组根据招标项目予以拟定，但对竞标单位至少应提出 企业资质、商业信誉、历史业绩等要求。（二）明确竞标单位须提供以下（但不限于）资质资料:营业执照副本、组织机构代码证副 本、税务登记证副本（含三合一或五合一等证照资质）、汽车生产商产品销售（代理）授权（此 项由经销商或代理商提供）、竟标车型配置单、售后服务方案（承诺）等相
11、关资质证件的复印 件并加盖企业公章鲜章。（三）投标保证金:要求竞标单位在领取标书前缴纳投标保证金。第二十五条标书发放（一）车辆采购小组应合理安排发标和开标时间，给予竞标人充足的准备时间，原则上发 标和开标时间间隔不得少于5个工作日。（二）发放标书时，必须严格要求竞标单位签字确认应标。第二十六条竟标单位资质审查竞标单位的资质由企划部负责初审，行政部法务专员负责核定;资料不齐、有误的竞标企 业，应要求其在竞标会前补齐资料;资质不符的应直接淘汰。第二十七条招标规则、程序及综合评分招标采购须举行招标会就供货商、采购车型及价格进行确定其包括以下程序，遵循以 下规则：（一）由法律顾问对竞标单位相关资质进行
12、审查并公布审查结果。（二）由车辆采购小组宣布招标会的评标要求和规则。（三）由竞标单位分别单独就竟标单位状况、代理（销售）品牌、竞标车型、售后服务等 向车辆采购小组进行介绍、阐释和说明。（四）由竟标单位现场进行不限轮次书面竞价，车辆采购小组当场公布各轮竞价情况并 由竞标单位确认，直至无人继续报价为止。（五）车辆采购团队成员分别对各投标单位的管理指标进行打分，各成员的平均得分为 各投标单位管理指标的最终得分（投标人回避）；管理指标的主要因素包括但不限于技术、 合作与绩效、品牌与声誉、售后服务、对招标文件的响应性等。（六）由车辆采购小组对竟标单位最终报价进行开封，同时开启标底进行比对，其中最 终最低
13、报价高于标底价再加3%时，原则上应为流标;最终报价可根据各竞标单位要求不予对 外公布。（七）计算并公布各竞标单位最终得分，最终得分=管理指标得分+价格得分。（八）车辆采购小组进行综合评议（竞标人回避），原则上得分最高者为中标人；若出现车辆采购小组成员意见不一致的情况，按照少数服从多数的原则确定。（九）车辆采购小组公布中标单位，若最终议定价格出现异动，则车辆采购小组有权宣布流标或延迟宣布最终结果。（十）综合评分因素及标准如下表（其中2-6项为管理指标）:序号评分因素评分标准1报价按照竞标单位报价差价比例计算该项得分，报价最低的该项得分为满分。2技术指标、配置产品符合国家和行业主管部门相关安全技术
14、标准;结合采购要求进行综合比较,根据样车外观、车内布局的合理性、乘座的舒适性、内空高度等综合评分，综合比较竟标者车型配置予以评分。3良好合作与业绩以竞标人与我司有良好合作优先，并以在当地客车销售业绩予以综合评 分。4品牌知名度及信誉以竞标人在国内及行业内的知名度以及在本企业的认可度予以评分。5售后服务根据督后服务方案（承诺）及以往的售后服务工作评价进行综合比较评 分。6竞标文件规范性根据竞标文件制作规范就竞标单位竞标文件偏差程度予以扣分。第八章 竞争性碳盘、议价（定向）采购第二十八条竞争性碳盘采购、议价（定向）采购的前提条件须符合上述“第二十一条”的要求的条件之一。第二十九条第一次参与竞争性碳
15、盘采购和价格碳盘（定向）采购的对象（即供应商）在进入采购程序前应经过检查合格；进入合格供应商备选库的对象可以不进行调查，但每次碳盘或价格碳盘应提供相关资格证书进行资格验证。第三十条资质证明材料包括但不限于:营业执照副本、组织机构代码证副本、税务登记 证副本（含三合一或五合一等证照资质）、汽车生产商产品销售（代理）授权书（此项由经销商 或代理商提供）、车型配置单、售后服务方案（承诺）等。第三十一条竞争性碳盘采购不进行综合评分。首先，必须进行现场公开招标，直到没 有人出价至。之后，车辆采购团队成员应分别与供应商进行至少一轮商务碳盘。经过综合比 选，车辆采购团队将投票（供应商退出）。最后，根据少数服从多数的原则确定，原价不得 高于市场价。第三十二条议价（定向）采购不进行综合评分，参照竞争性碳盘予以执行，但最终议定 价格不得高于市场价。第九章采购结果第三十三条车辆采购小组根据招标、竟争性碳盘采购或议价（定向）采购情况，编制采购 情况汇报,报送相应管理层级。第三十四条在招标
