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1、协同工作平台需求分析报告综合办公分册 页共 年 月 协同工作平台需求分析报告综合办公分册编 写 校 对 审 核 标 检 批 准 会 签 1 功能描述1.1 邮件管理邮件管理是作为日常办公应用频率比较高的模块，提供邮件基本的发送、接收，新邮件的提醒等功能，通过邮件管理实现企业内部信息共享的目标。1.1.1 功能需求1.1.1.1 业务描述基本业务流程过程:图1 收发邮件业务流程示意图用户进行邮件撰写时，可以定义邮件的密级程度和紧急程度，发送时进行密级校验，密级体系的基本要求是高密级邮件不能发送至低密级人员而低密级邮件可以向高密级人员发送，密级高低遵循“绝密机密秘密内部非密”依次从高低的原则，一旦
2、出现违反保密要求的发送，需要进行提醒和阻断,紧急程度可用不同的颜色或图标来标示.撰写的邮件暂不发送时可以保存到草稿箱，后续可继续进行编辑修改重新发送。填写收件人时系统自动进行地址信息联想,根据个人通讯录、公共通讯录中的信息进行邮件地址自动匹配,例如“zhangsan163。com、,在主送、抄送、密送输入zhang时自动联想为和zhangsi163。com供用户选择,直至用户输入唯一标示该收件人时自动匹配收件人信息。发件人在邮件发送时可以选择是否回执，回执信息包括收件人阅读邮件的时间，收件人邮件查看后的自动回复，发送完成的邮件自动备份至发件文件夹以备下次重新发送,发送时需要显示发送成功的提示信
3、息。接收到邮件以后，用户可以通过点击回复和全部回复对邮件进行回复,可以进行邮件转发，回复和转发时同样受密级体系校验,可以将邮件在各个文件夹之间进行移动，如将接收到的邮件点击移动到选择废件箱、发件箱等。可在接收的邮件中选择发件人或其他收件人提取到个人通讯录。作为邮件系统管理员，有权限对个人邮箱进行大小、每个邮件的附件大小、有效到期时间、邮件数量进行设置，用户可以看到自己的邮箱大小和使用率。1.1.1.2 系统功能邮件系统应该满足以下功能要求： 基于web页面进行发送、接收、阅读和存储； 根据保密管理规范制定对邮件进行密级制定，基本的要求包括高密级邮件不能向低密级人员发送，对违反保密规定的操作要进
4、行提醒并阻断； 对邮件的发送 、接收和转发进行控制,并记录操作日志; 支持百兆级以上的大附件发送; 提供管理员对个人邮箱的大小限制、对邮件数量进行限制、对附件大小进行限制、对有效日期进行设置； 可以将邮件在收件箱、草稿箱、垃圾箱和已发送邮件文件夹进行移动； 邮件发送成功弹出提示成功，可对邮件进行回执设置,以便跟踪邮件是否被阅读以及阅读的时间，可对已经发送的邮件进行重新发送、自动回复； 邮件的格式可以为普通文本或Html格式，可设置发送保存； 可对邮件进行批量删除、移动、复制操作； 邮件删除后首先进入垃圾箱,在垃圾箱中由用户自己决定是否彻底删除； 保存起草而未发送的邮件到草稿箱，可对保存在草稿箱
5、中的邮件进行重新编辑修改、重新发送； 在邮件文件夹中可通过邮件主题、发件人、收件人、正文等进行检索; 可设置邮件的紧急度，并用不同的颜色或图标进行标识； 可以在邮件的发件人栏、收件人栏、抄送栏直接提取地址信息到个人地址簿； 提供地址栏联想功能。1.1.2 数据需求表1 收发邮件数据需求数据项数据要求是输入还是选择必填项其它包括校验规则、选择内容发件人自动生成Y当前操作人员主送输入或选择Y抄送输入或选择密送输入或选择密级选择Y机密、密码、内部、非密（默认为为空要求必须填写）紧急程度选择特提、特急、紧急、一般（或为空代表一般）主题输入Y判断是否为空，进行提醒正文内容输入附件选择是否回执选择是、否,
6、默认否1.1.3 界面需求界面需求参考页面:图2 邮件管理界面示意图1.1.4 处理过程约束邮件发送时需要按照保密规范要求，遵守基本的高密级邮件不能被低密级人员查阅的要求。1.1.5 模块接口需求邮件的账号信息和目录系统一致，综合信息平台中提供邮件常用功能。1.2 发文管理实现拟文、文件登记、会签办理、核稿复核、签发、编写文号、校对打印、分发传阅、归档的整个文件办理全过程管理.1.2.1 功能需求1.2.1.1 业务描述流程一：流程名称行政发文适用范围院所有单位频率及重要性高 重要归口部门院办公室编号规则手动填写模板参考附录流程优化建议流程图：流程图描述环节描述参与角色备注拟稿起草人进行发文拟
7、稿，正确填写发文处理单的内容，起草正文，上传附件,填写完毕进行提交。拟稿人按设计的正文模板进行正文起草。单位领导核稿单位领导对文件进行审核，填写意见,审核不同意可以返回修改,审核通过进行下一步提交。本单位领导意见必填选择单人会签需要进行其他单位会签的送其他单位领导会签并进行意见签署，其他单位领导会签完毕以后自动返回至提交人，起草单位可循环送会签提交。其他单位领导多人并行秘书核稿秘书对文件内容进行审核，填写审核意见，有权对文件进行返回修改至起草人,审核通过送院办领导。院办秘书多人任意院办领导核稿由院办领导对文件进行审核并签署意见，根据文件性质选择相应的主管领导签发。院办领导送主管领导签发单人办理
8、主管领导签发院领导对文件进行签发，填写签发意见。院领导意见必填打字员编排进行文件编号,正式文件生成，版式调整，文件打印、处理单打印等操作.打字员打印排版，不填意见只记录流程。机要室分发机要室加盖印章，进行文件分发，可以直接办理完毕至归档。机要文书盖章时该环节可另存正文单位接收设置的单位接收人接收来自于机要室分发的文件，并设置相应的传阅人，也可以直接办理完毕至归档.单位接收人单位可设置接收人，多人并行传阅人传阅选择的传阅人可以对文件进行查看，办理完毕至归档.部门传阅人多人并行归档文件归档至兰台档案系统。机要文书流程结束流程二:流程名称党委发文适用范围院所有单位频率及重要性高 重要归口部门党委办公
9、室编号规则手动填写模板参考附录流程优化建议流程图：流程图描述环节描述参与角色备注拟稿起草人进行发文拟稿，正确填写发文处理单的内容，起草正文，上传附件,填写完毕进行提交。起草人按设计的正文模板进行正文起草.单位领导核稿单位领导对文件进行审核,填写意见，审核不同意可以返回修改,审核通过进行下一步提交.单位领导单人,意见必填会签需要进行其他单位会签的送其他单位领导会签并进行意见签署,其他单位领导会签完毕以后自动返回至提交人，可循环进行会签提交。其他单位领导多人并行秘书核稿秘书对文件内容进行审核，填写审核意见，有权对文件进行返回修改，审核通过送院办领导.党办秘书多人任意党办领导核稿由院办领导对文件进行
10、审核并签署意见，根据文件性质选择相应的主管领导签发。党办领导意见必填主管领导签发院领导对文件进行签发,填写签发意见。院领导意见必填打字员编排进行编号、正式文件生成，进行文件打印、处理单打印。打字员进行文件排版打印编号党办分发党办秘书加盖印章,进行文件分发，可以直接办理完毕至归档.党办秘书盖章时该环节可另存单位接收设置的单位接收人接收来自于机要室分发的文件,并设置相应的传阅人，也可以直接办理完毕至归档。单位接收人单位接收人进行接收,多人并行传阅人传阅选择的传阅人可以对文件进行查看，进行办理完毕至归档.部门传阅人多人并行归档文件归档至兰台档案系统。机要文书流程结束流程三：流程名称院军联合发文适用范
11、围院所有单位频率及重要性一般 重要归口部门院办公室编号规则手动填写模板参考附录流程优化建议流程图：流程图描述环节描述参与角色备注拟稿起草人进行发文拟稿，正确填写发文处理单的内容，起草正文，上传附件,填写完毕进行提交。起草人按设计的正文模板进行正文起草。单位领导核稿单位领导对文件进行审核,填写意见,审核不同意可以返回修改,审核通过进行下一步提交。单位领导意见必填会签需要进行其他单位会签的送其他单位领导会签并进行意见签署，其他单位领导会签完毕以后自动返回至提交人，可循环进行会签提交。其他单位领导多人并行处理秘书核稿秘书对文件内容进行审核,填写审核意见，有权对文件进行返回修改，审核通过送院办领导。院
12、办秘书处理任意处理院办领导核稿由院办领导对文件进行审核并签署意见，根据文件性质选择相应的主管领导签发。院办领导单人处理,意见必填主管领导签发院领导对文件进行签发,填写签发意见。院领导单人处理联合单位领导签发联合发文单位领导对文件进行签发，填写签发意见。院领导该环节不在系统中体现打字员编排进行正式文件生成，版式调整,进行文件打印、处理单打印。打字员进行正文排版打印机要室分发机要室扫描登记以后进行文件分发，可以直接办理完毕至归档.机要文书在此之前以纸质文件由军代表进行签字盖章,机要室需要手动登记签字的纸质文件，并进行分发，同时系统需替换扫描文件为正式文件送各部门阅办。单位接收设置的单位接收人接收来
13、自于机要室分发的文件，并设置相应的传阅人，也可以直接办理完毕至归档。单位接收人单位接收人进行接收，多人并行传阅人传阅选择的传阅人可以对文件进行查看，进行办理完毕至归档。部门传阅人多人并行归档文件归档至兰台档案系统。机要文书流程结束院军联合文件说明:军代表无法登录系统进行审批,所以院军联合发文在实际操作过程中不具备完全可行性,需对审批通过文件打印由军代表签字同意，并加盖纸质印章，机要室对已审批形成的文件进行扫描登记并分发各单位传阅，各单位进行办理传阅。1.2.1.2 系统功能需求项列表: 对文件办理过程进行记录，包括办理人、办理时间、结束时间、所处环节; 对文件的查看、删除、修改所有操作进行日志记录，保证文件办理过程的安全性,并对草稿进行保存，提供有权限用户进行查看原稿的功能; 提供办理人串行、并行、单个处理文件的方式,对于超期文件可以设置自动提醒功能； 密级正文查看时禁止打印、拷屏、修改、删除操作，编辑正文则可以进行正文修改、复制、删除、粘贴操作,对正文的修改过程应该保留痕迹，以便进行修改过程追踪; 不单独添加附件； 文件分发前进行电子印章加盖，加盖电子印章的文件符合印章功能的需求； 授予的相应权限用户可以根据文件的实际情况对文件进行跨流程环节特送,以提高文件办理效率; 相关权限的用户可以对文件的办理
