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1、原创抛砖引玉：某传统设计院信息化规划某设计院信息化规划1.引言1.1编写目的：1）编写信息管理工作计划的目的是加深理解机构运营及变革现状对IT技术的应用需求，IT技术在企业发展、改革及增长方面的开发价值和目标，解决在管理、运营、变革、客户、服务等诸多领域的问题，提升管理效率和竞争优势，描绘*院的信息化实施远景，并明确指导机构2008年下半年的信息管理工作。2）机构正处于高速成长及变革时期，基于流程、运营管理、营销服务等变革及IT技术应用也处于相对薄弱的探索时期，迫切需要用科学的、具有可行性、有效的方式来满足和提升机构在以上这些方面的改进、改善甚至是改革的效益。3）IT技术的发展已经深刻影响并逐
2、步改造着商业世界和企业经营管理方式，从而极大地提升企业经营管理水平和运营效率，降低企业甚至整个行业的运作成本，创新的IT应用更是为企业的营销、服务、成长、竞争、运营提供强劲的保障和支持。4）企业的信息化建设由信息管理部主导调研、组织实施及运维服务，更重要的是机构领导在企业信息化方向上的指导、认同与理解、推动信息化建设的决心和持之以恒的支持，以及组织在人员、制度、流程、企业文化等多方面提供支持和协助。5）因此，有效的信息化实施路径，应当是在明确的信息化目标指导下、自上而下的变革、沟通、协同、共同实践和推进的过程，并伴随着对企业自身的深刻反思与对IT技术的深刻理解与探索。6）该计划旨在对机构远期信
3、息化发展目标进行探索及2008年实现目标进行规划，以期以更有效、更合理的方法来实现机构的信息化目标、任务和实践方法，更是促进信息化任务有序推进和落实执行的指导方针。其中不完善之处，有必要在实践过程中进行探索和逐步修正。1.2当前状况1）机构自创立至今发展近10年，在城市规划、城市设计、建筑设计、园林景观等设计领域积累了丰富的业务及设计经验，是机构最宝贵的知识财富之一。然而，这些宝贵的财富未能有效的进行梳理、保存及延续，也未能发挥衍生新财富及新能力的作用。2）行业正处于非充分市场经济（市场竞争）向市场经济（逐渐完善的市场竞争）快速过度阶段，行业由感知性粗放型决策逐步转向新技术促进科学决策的转变时
4、期，以及官本位的决策体系向公众参与开放的启蒙阶段，作为新兴民营企业，具有灵活性、创新性、与外部同业者合作的主动地位、市场竞争积极性高涨，应当能够在市场竞争、新技术（知识）创新应用最灵活、打造独特或局部竞争优势及企业成长的关键时期。然而，无准备或无法把握住行业的发展趋势和科学（创新）应用技术的机会，未能形成真正的自身竞争优势，在行业转型时期，即使是在局部仍无法赶上传统的市场（既得）优势竞争者。3）知识型员工是知识型企业的重要财富资源，如何保留及开发这这些资源，如何促使知识型员工价值增长并形成正向反馈机制，将机构凝聚成一个具有知识聚合能力、知识再生和繁衍能力的知识生命体，以形成具有知识竞争能力、人
5、才吸引能力和发展能力的知识型组织，必须依靠和谐的企业文化以及IT技术的支撑来实现。4）机构常处于变革发展时期，这种变革顺应了市场、竞争、稳定的需求，要让变革给企业带来积极的改变，就不得不用流程化、标准化、系统化以及简单的思维方式来改造我们的流程、竞争、生产组织、客户与服务，以实现快速、高质量、高效率的运行，并要求适度释放员工的时间、压力。这就非常有必要借用IT技术来促进流程的精简、规范的成熟、服务响应能力以及对员工发展和工作开展的支持作用。5）另外，机构在项目运营、竞争情报、客户维护、合同管理等重要方面没有形成完善的流程和服务体系，迫切需要规范和系统化，并可采用新的方法去实现更高效率的管理，I
6、T技术提供了可用的工具、方法，就需要我们深刻理解自身状况并结合IT技术，优化和搭建能够实现以上管理和服务目标的应用系统，在提升竞争能力和服务能力的前提下有效控制成本。6）国家政策在保护知识产权方面的要求，也对机构的运营和发展带来挑战。现阶段，我们在应用设计类软件、应用软件方面未能形成有效的模式来规范员工和企业行为，以规避在该法规方面的风险，通过有效的方法来控制企业在知识产权方面的风险并提升企业的发展潜力和竞争力，也是迫切需要解决的问题。1.3IT技术应用体系1）基础IT服务设备服务、软件服务、网络建设、互联网接入、病毒防范、信息安全、文档共享及服务。2）信息传播、沟通、营销及客户服务IM即时沟
7、通、网络电话、手机短信、电子邮件、网络传真、远程（视频）会议、企业网站与推广、产品及服务营销、在线互动、客户响应及服务。3）业务支持系统从业务功能和定位看可描述成：办公文档管理、办公流程管理、客户管理、项目管理、人力资源管理、供应链管理、财务管理、销售管理、企业资源管理、情报管理、服务管理、决策管理等。是以满足机构各业务环节的信息化项目，完全分布式及各自独立的系统易导致机构内部形成信息孤岛及重复投资，整合的一体化应用系统、面向SOA架构以及轻量级企业web应用正在走向成熟，这也是实施企业信息化的主要方法之一。4）IT运营管理以提供IT服务、管理IT资产和IT决策为目的应用系统、方法或工具，包括
8、服务管理、IT设备管理、软件资产管理、IT资源管理、灾备管理、上网行为管理、IT决策管理等。5）IT创新运营（应用）在业务运营和企业管理现状需求以外，结合机构所处环境和发展目标，创新设计新的IT应用和模式，以提升机构在竞争、发展、产品和技术创新、成本控制、盈利等能力和机会，达到IT投入增值的目的。可能有机会进行探索和尝试的领域涉及知识管理、人脉与拓展、协同设计、技术网络（联盟）、市场网络（联盟）、设计网络（联盟）等。2.可行性分析2.1提升基础管理水平1）几乎所有企业，在一定程度上都利用了IT技术辅助进行企业管理，在降低劳动力成本、工作量的同时，提高了管理的效率和正确性，为企业发展提供了稳定的
9、支持和保障。2）应用最为广泛的是财务管理，因为该软件完全按照国家财务规范和严格的财务流程运行，在完全遵从财务人员工作方法及财务及报表要求的前提下替代手工做账、记账、计算、报表的工作，极大地减轻了人工工作量的同时并减少了差错的可能性、保障了财务管理的准确性、效率和资产管理能力，因而广泛应用起来。3）行政办公及文档管理是企业管理中最繁琐的内容之一，传统的管理方式往往需要大量的人力在投入较多时间成本进行沟通协调、意见反馈、执行监督、评估考核等。在管理流程比较清晰及发展较为成熟的企业里，几乎都成功实施了办公自动化管理，更有甚者完全无纸化办公的成功案例，在提升管理效率、降低管理成本、提高服务质量、提高员
10、工满意度方面卓有成效。4）客户（用户）是企业发展的核心资源，对客户（用户）进行维护、开发是所有企业特别是服务型企业最关键的经营环节，采用IT技术辅助进行客户资源管理已经发展了10多年，运营思路和实施方法都相对比较成熟，能够充分利用和开发系统的自动化、智能化的特性提高对客户的分析能力、跟进及洞察能力、情报收集能力、客户维护能力、服务开发能力以及服务响应能力，并可以根据自身特性对客户进行细分、区分服务对象和层级，提高客户满意度和忠诚度，延续企业发展和获利能力。5）采购、分销、物流、大型生产制造企业在供应链管理领域已经成功应用IT技术完成对原材料采购、供应商管理、分销渠道管理、库存管理、质量管理等一
11、体化应用，这些系统不仅仅应用于企业内部，其系统参与者还延伸到与企业相关的供应商、配套商、渠道商及零售店等，成功实现了协同生产和销售，能够在降低采购成本、降低库存及成本、缩短生产周期、缩短销售周期、降低渠道成本、质量控制方面达到人工无法企及的水平。6）人力资源管理、项目管理、企业资源计划管理等，也有较多成功案例，在调度企业资源（人才、资金、文档、技术）进行分配、生产、营销、服务以满足企业生产经营发展而实施的IT应用系统，已成为广泛而必要的工具。2.2业务流程1）优化业务流程是常被提及的重要管理思路之一，流程优化有助于理顺生产关系、完善控制程序、规范节点控制、保证质量和效率。伴随IT项目的调研和实
12、施，往往也伴随着对业务流程的理解与分析、业务流程的优化，甚至有可能将业务及流程打破重组，以彻底改造流程和订立相应的规范。2）业务流程同时也是IT项目运作的核心支柱之一，没有流程的IT项目就像是一盘散沙，要实现IT业务系统的数据采集、功能、表单、审批、控制、报表、分工、调度等根本就无法实现，就像人失去了神经系统的控制将无法产生任何作用。3）在IT项目调研、分析、策划与实施过程中，在深刻了解和理解业务需求、理解并优化业务流程的前提下，根据运营现状对流程进行优化和改革，建立基于IT技术的业务流程、运营模型和控制体系，通过固化流程、简化操作、规范控制的方式提升业务管理的效率。2.3企业资源利用开发1）
13、企业要盈利发展，就必须立足于相关资源的开发，创造价值。企业发展得快与慢，依赖于企业整合资源和开发资源的能力，在获取及整合资源、分析及评估企业资源、开发企业资源甚至是更高层面的行业资源获取和开发能力方面卓有成效的企业，才具有更强大的竞争能力和发展潜力，所以资源开发成为企业发展的核心任务之一。2）员工、外部人才、合作伙伴、内部及外部技术、渠道、相关组织、客户、内部及外部知识、内部及外部经验、客户体验及意见、商业信息和情报等，是每个企业都面临和关注的企业资源，若企业具有更强的收集、分析与开发这些资源的能力以及管理工具，就能在竞争和发展中占据主动和竞争优势。3）IT技术在知识积累、信息传播、网状组织联
14、系、智能化管理和决策支持方面有较为丰富的应用和实施案例，用IT技术平台思想来实现对这些资源的获取、保存、分析与评估、筛选与利用、资源开发与循环利用，建立便捷的沟通模式、严谨的企业资源成长和评估开发体系，可以从宏观层面提高企业的竞争力和成长能力，从微观层面完善企业在市场营销、客户开发、技术及生产、客户服务工作，提高质量和满意度。2.4市场竞争1）企业间的竞争首先体现在信息的竞争，其次是技术和服务的竞争，再次才是人才的竞争、管理的竞争、品牌的竞争、财力的竞争等等。社会的发展历程也经历了原始社会、农业经济、工业经济、知识经济，现在是信息经济时代，信息的竞争是最前沿的、也是最直接的，要掌握竞争的主动权
15、和先发优势，就必须把握住信息竞争。2）信息的载体自远古时代的竹简、纸发展到看不见的数据以及连通全球的网络，已经发生了翻天覆地的变化，信息的生命周期特别是价值周期也变得日益复杂起来，企业要能理解信息的生命周期，利用信息在不同阶段的价值并加以开发利用。面对竞争时，必须先于竞争对手发现信息、理解信息、掌握和开发信息价值，方能取得优势。3）IT技术已经当仁不让地成为了信息最庞大的载体和工具，企业只有利用好IT这个技术，搭建面向信息竞争的平台，提高信息收集、信息存储、信息传播、信息分析、信息筛选、信息评估、信息开发和增值能力，形成与竞争对手巨大的信息竞争优势。4）能够实现的信息竞争平台将可能涉及到市场情
16、报收集、技术情报收集、人才情报收集、决策情报收集、政策情报收集、风险及危机情报等，以及相应的整理、评估、利用与开发工具。2.5结语1）信息经济时代，企业间的竞争、经营管理、企业的成长均无法脱离信息技术的支撑。2）市场现状及可行性分析说明，IT技术能够从基础管理、流程再造、企业资源开发、市场竞争等多方面提升企业的经营能力、适应能力和竞争能力。3）我们迫切需要充分了解IT、理解IT、深入剖析机构现状以及企业经营对IT技术应用的需求，以积极、务实、持续、创新的态度来实施机构信息化建设。3.机构信息化探索3.1信息化基础1）在硬件、软件、网络等基础层面进行科学的IT投资、管理和控制以满足机构发展需要，属于比较初级而必要的信息化内容。2）设备投资应当考虑成本和效益，提供更加专业的调研
