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1、采购流程管理系统四川省伟派餐饮股份有限公司2014 年 3 月 7 日目录采购经理、采购员工作流程操作细则一、门店回访操作细则：目的是：主动去发现问题及时解决问题，提高顾客满意率。1、到达门店的时间：为上午十一点前或下午四至五点之间为最佳，因为这个时 间段店经理、厨师长、收货员不忙有时间沟通。2 、检查内容： 到各部门作自查工作及检查供应商所送货产品的质量、 到货时间、 数量、服务态度等情况，产品到店里的使用情况，到水果房了解水果的使用情况， 浪费大不大，颜色好不好，产品是否符合要求。3、在换季时，要考虑到市场上的货源是否会断货 .如果断货 .有没有可以替代现有 的产品。到上菜房要注意菜品的质
2、量好不好，新鲜吗？在存放时有没有问题，是不 是做到了先陈后新，计划是否合理，浪费大不大，另外在购买产品时是要考虑是否 可以买再好一点的或是再买价格底一点的，随时考虑怎样做才能降低采购的成本。 要把供货商送的货全部都要检查一遍，对供货商送的货要做到心中有数，要做好各 店供货商所送货质量的区别，以便我们给供货商定价时不盲目定价。不能让供应商 有漏洞可钻，送货的质量是否和收货标准一至。4、沟通对象：店经理、后堂经理、收货人员。了解后勤部门存在的问题，菜品加 工符合要求吗？在运输中有问题吗？司机的态度好不好？协助下货吗？门店给采 购部反馈的问题是否能够及时解决？采购的杂货是否能够及时到货？不能及时到
3、货的或是定做的产品， 采购是否给门店回复了？等等。 回到办公室后将回访结果 （具 体到某件事，反应人，反应时间，职务）填写好回访表，明确解决问题的时间，对 本部门解决不了的问题反应给相关负责人及时解决，并且将回访内容转发给采购 部。二、片区之间互查工作操作细则：目的是： 促进片区和片区之间的整体采购工作的提高，互相之间去发现不足之处好及时调整解决存在的问题，学习别人的优点，改正自己的不足。1、在检查之前要与被检查的片区采购经理和采购沟通，哪些产品自己感到需要 调查的，心中没有数的产品，让对方采购整理一份资料，提前发个邮件。2、采购经理去自互查时， 可以针对性的检查， （时间安排为前一天晚上出发
4、， 第 二天到目的地后，整理好检查时需要的资料 . 。3、了解所查片区的资料，比如产品的名称、品牌、规格、型号、月用量、购进 单价、购进地址、联系方式、联系人、采购方式等 . （可以对各片区都在使用 及价格差异大的产品进行检查 . 也可对刚开始使用不久的新产品进行检查 . ）4、通过产品的外包装提供的信息，查找货品的来源及分布情况，以不同的身份 或不同的区域来查找信息。5、通过网上查询所查产品的源头以及分布情况。6、可以通过自身了解的情况对片区购买的物品进行调查。比如：资源打包；发票转换；自提改送货；等有效方法，降低采购成本，或寻找到一个更好的供应商进行送货替代现有不合格的供应商7、可以检查采
5、购购货是否按流程、制度执行。8、可以总结被检查片区的优点带回自己片区改进自己片区的不足之处。9、可以检查价格很少变动的产品，量大的产品、金额大的产品、反复购买的产品。10、可以和相关部门沟通，了解配合情况，提出合理化的建议。11、检查采购、司机的作息时间是否能够保证，工作激情如何？三、蔬菜，生鲜、水果的询价、定价工作操作细则：目的是：做好成本控制，确保询价准确、定出合理的价格做到心中有数。【一】询价工作：内部自询：1】 询价时间：每月 6次，分别是每月 1-2 号、6-7 号、11-12 号、 16-17 号、 21-22 号、 26-27 号。2】 参与人员：采购、会计、采购经理3】 询价方
6、式：1、叶菜类：询价地点：是批发市场和农民地里。 询价时间：根据各个片区的市场批发时间而定。2、根茎类、水果类、生鲜类：询价地点：批发市场。 询价时间：根据各个片区的市场批发时间而定。3、询价最佳时间是星期二、一般是下午 12 点以后的时间段的价格比较低，其他时 间星期六和星期天价格比较高，早市时间段的询蔬菜价格比较高。4、询价时间为了确保准确：参与询价人员角色转换，把自己当成是在采购产品, 的心态在询价。5、询价前的准备工作：整理好需要询的产品和计划部沟通要购买的品种、数量，在当天计划单上减量，准备好现金、装货的工具，了解、掌握现在所用产品的标准、 价格、月用量，其它片区的价格等。6、调查市
7、场的注意事项：根据我们的品种在市场上确认采购方式是否正确，采购 价格是否合理，同类产品在市场上的价格对比，有无可以替代我们的产品，特别是 水果、蔬菜有无新上市的可以替代现在的价格高的与质量不好的产品，作出调整。7、生鲜产品在调查时，购买一个分店的量，直接送到分店使用。8、了解其他片区之间的价格情况，作为参考。9、调查完后由调查人员把调查结果按【附表一】要求认真填写，进行保存。【附表一】：市场调查表调查时间：品名品牌或产地规格、型号外包装市 场 货 源 情 况价格调查人调查地点备 注 质 量 情 况 描 述A级B级C级共1共2共1共2共1共2【二】外部找第三方供应商提供价格要求:【1】、每个片区
8、在市场重新分别找一家批发：水果类、生鲜、肉类、蔬菜类的供应商专门为我们提供价格， 我们每月给他支付200500元的现金，支付 金额的多少由采购经理跟对方谈，要求对方每月以书面的形式给我们提供6次价格，提供时间，每月 2号、7号、12号、17号、22号、27号，一定要 确保真实，准确，双方要保密，不能暴露身份。【2】操作细则：1、 带着对方在市场上拿着实物给对方说清楚我们的收货标准，并给对方提供 书面的收货标准。2、 每次我们提供统一的表格【表格格式见附表1、2、3、4】3、要求对方按我们的要求填写。4、 每次提供的价格由片区采购经理指定的人到现场去取，不允许出现打电话，发传真的现象，不能暴露我
9、们的身份，防止第三方和我们供货的供应商勾结。5、如果出现对方提供报价和我们调查价格不符合，差异太大，看是否是质量差异问题，没有掌握我们的标准，由采购经理到现场拿着实物做纠正，纠正不过来的，我们要立即更换，重新寻找合适的，不能在跟他合作，总而言之 一定要到达我们想要的效果，价格一定要确保准确。要求第三方提供价格表：水果价格走势【表1】调查时间：品名单位产地型号外包装货源情况单价有籽西瓜无籽西瓜生鲜价格走势表2 调查时间:蔬菜价格走势表3 调查时间:品名级别单位产地外包装货源情况单价短杆大白菜A级B级长生菜A级B级B级肉类价格走势【表4】 调查时间:品名单位货源情况单价山羊腿肉斤前腿肉斤精肉（后腿
10、）斤去皮五花肉斤绞肉斤猪皮斤脑花斤【三】定价工作：1、定价人员：采购经理，询价的采购员。2、定价谈判时间：每月 8号、18号、28号，3、价格执行时间：每月10号、20号、30号，4、定价地点：门店供应商在门店。5、 定价方式：每次定价之前由采购助理通知供应商要求供应商在每月7号、17号、27号，各自把报价以传真或邮件的形式发给采购助理，采购助理整理到定价表里以邮件的形式发给采购经理。6、采购经理，询价人员在每月 8号、18号、28号通知供应商到现场一起谈判，由 于物流和门店的距离太远。7、 在定价时，对于同种商品2家以上供应商共同送到的产品定价要求：采用先定价再送货，让供应商之间竞争的定价方
11、式如：水果类、根茎类等，由采购经理把2次调查结果和第三方供应商提供价格的结果，结合给我们供货的供应商报价进行对比，个别价格和供应商的差异太大，和供应商协商作出调整，在按要求预算对比表后，把2/3的量给价格最低的供应商送， 价格排在第二底的供应商给他 1/3的数量, 要求他们按我们的质量标准和到货时间送货，举例：按以下预算附表，跟供应商进 行确认。片区水果定价表定价时间:品名每10天送货 数量合计第方提供价格第方提供价格第次 调 查 价 格 时 间第次 调 查 价 格 时 间调查2次平均 价2次平 均 价 去 皮 后， 净 重 价 格供应 商1报 价供应 商2报价供 应 商3报价供应 商1报 价
12、总 额供应商2报价 总额供应商3报价 总额调 查 价 格 两 次 平 均 总 额本 次 疋 价上 次 疋 价月日月日月日月日调查人：调查人：总额合计：0000调查价格总金额和供应商总额差异：000供应商在我们调查价格的基础上占的百分比#1首选价格最底的供应商，给他2/3的量，供货2、 在选价格排在第二底的供应商，给他1/3的量，供货3、价格最高的供应商落选此次供货占时淘汰。4、注明:蔬菜、生鲜定价公式预算：每次定价前由采购经理预算定价表，预算方法：预算价格二两次调查实际单价的总平均价在+1元以下（不含1元）+6%在1至2元（不含2元）+4%在2至3元（不含3元）+2% 3元以上+1%勺毛利润+
13、税率4% （幵票加税率、不幵票不加税率）在定价前，由采购经理将供应商报价汇总，一一进行核对，在定价时看供应商的报价和供应商进行谈判后可以上下浮动1%,特殊产品超过1%勺注明原因。统一定价表:统蔬菜、生鲜定价表品名单位调 查 时 是 否 购第次调查 价第次调查 价两 次 购 买 总 平单价在1元以下（不含1元）给6%在1至2元（不含2元）给4%在2至3元（不含3元）给税率4%幵票加税率、（不幵票不加税率）预 算 价 格供 应 商 报 价本 周 疋 价上周疋价四、核对供应商票据操作细则:目的是：审核门店给供应商开的价格是否正确，和供应商进行沟通交流收集合作过程中存在哪些问题， 及时调整解决。1、在对票的前一天，思考合作中的问题，做好和供应商沟通前的准备工作。2、在现场和供应商一次沟通、了解合作中的问题，把我们对供应商的要求明确, 及时做好奖罚。3、将财务核算的单价与采购经理确定的价格进行审核以免财务核算出错。五、参加片区例会操作细则：目的是：收集并解决采购和门店之间还存在哪些问题？学习片区经理，店经理如何总结工作，如何处理出现的问题以及管理方法。各片区采购经理每月必须参加片区例会，
