财务部管理控制程序

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1、标题财务部单证流程内容页码共 页第 页执行主体监督主体考评主体签发人签名财务部：现将财务部单证流程内容抄送你部，请严格执行。总经理： 日期：执行负责人签名总经理：兹收到财务部单证流程内容，本人明白制度的详细内容，并保证在本部门严格贯彻。执行人： 日期：环节9跟单原则重点：所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。财务在支付货款时，必须凭采购部门所下订单、总经理审批后的报价单、品管部、仓库主管签字确认后的物料入库单、供货商提供的送货单及发票五单齐全才能付款，缺其中一单，财务部门有权进行拒付。一、记录应付账款控制（1）应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的人员来

2、进行（2）应付账款的入账必须以审核无误的供货商的发票、付款凭单等凭证为依据（3）企业必须由财务部分别设置应付账款的总账和明细账来记录应付账款，并在月末进行总账和明细账余额核对，以检查记账过程中的差错外协加工及采购原物料验收完毕，外协部门、采购部门应及时整理各种单据，打印“付款结算单”一并送财会部做为应付款凭证。物料的其他付款凭证有：采购申请单或物料订购单、合同、验收入库单、发票。外协外发产品及加工费加工对数完毕，由外发跟单填制加工费结算单、入库单、及外发合同，扣款通知联络单等相关材料。外协/采购部根据所订原料/加工的到货期及付款条件，凭“付款结算单”详细填报“付款计划”报财会部筹款，每周应提报

3、“付款计划”报财会部和总经理。外协/采购人员依据外协采购合同（订单）约定的付款周期到期办理付款申请书，经财务核对无误后交物控部主管、采购部经理、总经理审批，审批后交财务出纳付款，并在外协/采购台帐中记录。确认出纳付款后在外协/采购台帐中冲销应付款项。二、 请款付款控制归口管理部门与供应商签订采购合同或协议后，将合同或协议副本交财务部门，财务部门严格核对合同或协议，按照合同或协议规定的付款条件付款。采购人员收集采购订单、入库验收单等相关单据及记录，核对合同的执行情况，汇总应付货款款项。记录采购台账。归口管理部门定期取得购货发票，凭采购入库单、购货发票等结算凭证到财务部门办理挂账手续。应付账款每月

4、与供应商进行一次对账。每月对账期间：本月26日至月底31日，为我公司的对账截止日。采购员要求供应商将对账单传真到我公司，传真件除有客户的公章或财务印章外，还必须有经办人员的签字，对账单列明从本月1日至本月31日止所有采购明细及欠款金额。每月11-15日，回传对账单至下月15日前为供应商请款日。经对账后的款项，才能请求付款。外协/采购部根据所订原料/加工合同或协议的到货期及付款条件，凭“付款结算单”详细填报“付款计划”报财会部筹款，每周应提报“付款计划”报财会部和总经理。月底汇总经主管领导审批后交财务部门。所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。归口管理部门拟付款时，应

5、填写“付款申请单”，财务部门审核后办理付款业务。采购人员填写付款申请单、应付账款表，并进行审核，保证数字准确无误。应付账款会计收到上述单据后，进行复核，核对相符后在付款申请表上签字确认，并根据采购合同约定的付款期限，注明付款日期，部门主管接到财务部审核过的应付账款表及付款申请后签署意见，在权限范围内进行付款审批；所有付款，必须填写付款审批单。付款申请由应付会计进行核对，总经理、董事长进行付款审批。 若总经理存在异议则将付款申请单等票据转回主管副总经理处理财务部接到主管领导审批通过的付款申请单等文件后，根据公司的相关财务制度，安排付款事宜，财务部将付款通知书发至采购部相关人员，采购人员通知供应商

6、取款结账或自行查收款项是否到账。出纳根据结算单付款后，盖“已付款”章，把单据返回给应付账款会计，应付账款会计核销应付账款。财务出纳部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部。3、1.采购/外协付款（月结）业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）1、财务部往来会计核实2、申请人分管领导签字3、财务负责人签字4、董事长（总经理）签批5、财务出纳员付款结算提供资料:A：付款申请单/ B：结算清单（经对方确认签字盖章）C: 加工合同复印件 D：加工厂的装箱单（经仓库确认）E：发票复印件（收到发票原件要及时送达财务）F：扣款通知联络单（

7、明确次品责任人及扣款） 1.采购员应根据仓管员签收的送货单认真核对每月供应商的对账单，发现数量或单价不符或者是已退货供应商未及时更新的，应及时通知供应商更改对账单。2.对收到品质检验员的“扣款通知联络单”的，应根据实际情况填由采购主管填写扣款金额，并传真给供应商，如回传确认无异议的应及时在月结对账单上扣款。最后将核对无误的对账单由采购主管签名后移交给财务，并附上回传的“扣款通知联络单”。 3.财务审核：应付账款岗位会计应根据仓管员送来的送货单检查材料是否已经及时入仓，数量与单价是否正确，对账单金额是否正确。有没有相关质量问题需要扣款事项。 4.通知开票：财务审核完对账单后签名，移交给采购部，由

8、采购部回传给供应商，并由采购部通知供应商开票。 5.发票收集：采购收到月结供应商的发票后，应在发票后附上对应金额的送货单、采购订单、对账单，并在系统里做完发票勾稽，并登记发票移交表，将发票移交给财务部。6.制作付款计划表：财务部根据采购部送来的采购发票制作付款计划表，呈交给总经理审批。 7.出纳汇款：每月15-20日为给月结供应商付款的日期，除特殊情况外，统一由出纳在这段时间汇款8.已付款反馈：出纳汇完款后及时将汇款单复印一份交给采购部，并及时登记已付款信息。2.采购/外协付款（预付款）业务流程图:业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）财务部往来会计核填帐面往来余额分管领导签字财务负责

9、人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 避免公司利益受到损失3.采购/外协付款（货到付款）业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）财务部往来会计核填应付款余额分管领导签字财务负责人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款（1）、对货到

10、付款，发票未到的规定： 对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）(2)、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务

11、入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定出具用款申请，交财务 部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后方可交出纳员办理付款手续。现金提货（零散采购）业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）财务部往来会计核填帐面往来余额分管领导签字财务负责人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款由使用部门申

12、请人填写物资申购单（用途要填写清楚，申请人、部门批准人、采购部门负责人、总经理、仓管员签字要齐全）交本部门负责人批准，交采购部负责人批准登记后、经总经理批准，将物资申购单转交采购部业务员采购，采购部业务员将采购来的物资缴入仓库。仓库管理员在物资申购单上签字确认。仓库管理员将物资收入仓库，同时开具入库单一式三联（存根、回执、记账），仓管员将入库单（回执联、记账联）交采购员，入库单（回执联）由采购部留存登记采购台账后将物资申购单、（采购发票）、入库单（记账联）交财务部会计人员记账，。以下流程分两种情况分别进行处理：采购部业务员自己垫付资金采购或曾支取备用金的。采购员要依物资申购单、入库单填写费用报

13、销单，采购部业务员持经总经理批准后的费用报销单到财务进行报账，物资采购员自己垫付现金的由出纳人员支付现金，采购部业务员在出纳人员处曾支取过备用金的直接冲减备用金，备用金未用完不得再支取备用金，也不得再支付现金。采购部业务员赊购物资的。财务人员依物资申购单、入库单填写结算单一式三联（存根、回执、记账），财务人员将结算单（回执联）交采购员，采购人员将结算单（回执联）（盖章联）登记，转交供货商或代理供货商保管，同时登记采购应付台账。三、应收账款的统计管理：总部财务部应建立应收账款信息库，并做到应收账款信息在财务部、业务部、计划管理部及时共享。财务主管应当按每个客户及项目建立应收账款台帐，每月底填写应

14、收账款控制表分别报送各业务部负责人和计划管理部、总经理及主要负责领导。业务部接到应收账款控制表后，迅速采取应收帐款回收措施。凡业务经办人未设立业务备查帐或帐目不清的，每次处罚100元，并在10日内规范备查帐。2. 分类编号 3表单.流转要求、考核问责事项：每月月末，应由独立于应付账款明细账记录的人员将来自供应商的对账单与应付账款明细账核对。各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；现金行政采购三日内发票及相关附件资料须提交给财务部门，超过了三天必须填写采购付款手续缺省说明单。并于每月25日前及时补齐相关手续。财务人员未经提醒，罚财务人员100元/次，经办人按发票面值处罚：1000以下罚50元/次；1000-5000罚200元/次；5000以上罚500元/次，造成损失的，全额赔偿。 发票开出一个月内，财务必须具备回执，超过一个月，公司将对会计进行罚款50元/次，会计已经督办的或由总经理、副总经理特许的除外；出纳必须凭由经总经理、财务负责人均签名后的报销单支付相关费用，一旦发现违规操作，对出纳通报批评，并实行扣除当月奖金50%-100%的处理，如造成经济损失，由出纳及相关人员承担连带责任。