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1、济南中建设计院有限公司监理业务信息化管理办法文件编号：编制人：批准人：版本/版次：生效日期：2014年10月1日目录文件更改页 3总 则 4第一章信息录入管理 5第二章账号安全管理 12第三章信息化绩效考核办法 13第四章附件 14文件更改页版本生效日期更改描述更改人A/02014-10-1B/0为了规范我司信息系统的使用和管理，有效组织信息数据的录入、维护和应用推 广，最终达到提升企业管理水平的目的，特制定此办法，请各部门、项目管理公司各 级人员遵照执行。总则1、企业信息化是“一把手”工程，由公司主要领导担任信息化负责人，公司成立由 各相关部门领导参加的信息化小组。公司信息化主管部门：合约部
2、 。 信息化推进工作纳入公司周例会内容。2、信息化推进包括三方面工作： 前期初始化（数据准备）、日常数据维护、 应用推广。 数据录入，尽量安排由职能部门承担，减少生产一线人员的压力。3、企业信息化实施过程就是企业内控体系逐步完善的过程，因此企业信息化推广将 分阶段开展，推广进度与企业内控体系建设和人力资源团队素质密切相关。4、企业信息化工作将 纳入部门考核、员工考核、评优工作中， 纳入个人和部门的工 作报告。5、信息化推进主要岗位设置：1 ）企业信息化负责人：由公司主要领导担任，负责信息化资源协调、考核。2）部门负责人：对部门管辖范围的信息化负责，及时审批系统中提交的事务； 向分管领导和系统管
3、理员及时反馈信息化改进意见。3 ）关键用户： 主要的信息录入和软件操作人员， 如部门资料员、 项目部信息员。4 ）系统管理员：负责与软件开发单位联络，收集各部门使用意见，跟踪解决使 用过程存在的问题，汇总信息化实施情况。6、要求：机关人员每天至少登录 2 次，项目部信息员每天至少登录 2次，其它项目 部人员，每周至少登录 3 次。机关关键用户每周全面检查、核对一次系统上的数 据。部门信息化负责人每月一次，检查数据录入质量。7、沟通机制：部门信息员、资料员，每周向部门负责人汇报一次信息化情况；系统 管理员每周四汇总一次各部门反馈的使用意见，形成台账，反馈给软件开发单位 统一回复。第一章信息录入管
4、理经营管理信息录入序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检杳1客户管理客户信息经营部资料员经营部经理分管领导2投标评审3投标信息经营部资料员经营部经理4投标管理投标结果5竞争对手分管领导6投标保证金台账经营部资料员经营部经理7合同登记经营部资料员经营部经理8合同管理补充协议登记经营部资料员经营部经理9合同移交经营部资料员10资质管理职称记录、员工获奖、专业资质、经营部资料员经营部经理分管领导11公司证书公司证书经营部资料员经营部经理分管领导说明：1、经营管理模块中客户管理、投标管理、合同管理、资质管理、公司证书菜单，由系统管理员对经营部关键用户进行授权。2、投标评审：投标报名前完成录入。3、投标结
5、果：投标结果公布后1周内，由相关人员提交投标结果信息（或发内部邮 件）给资料员；资料员根据“投标时间”，每月核对一次，主动补齐已过“投标时 间”的投标信息。4、合同与投标项目的关联：由经营部关键用户在中标结果菜单下操作、检查。5、合同与监理项目的关联：工程和合同关联，由工程部负责，经营部配合，关注没 有关联工程的合同和没有关联合同的工程记录。合约管理序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检杳1合同开票2监理费到账经营部资料员合约部经理3合约管理合同结算4合同终止分管领导5合同质保金台账经营部资料员合约部经理6分支机构备案XXXX部经理7备案管理项目备案XXXXX部经理8合同移交XXX说明：1、合同
6、开票：合同开票完成前（或后）完成录入（由合约部到财务部领用发票，登记后，再给客户）；2、监理费到账：收到财务部通知后，完成录入。3、开票记录、到账记录关联： 关注先到账后补发票记录。4、部门负责人每月底检查一下本月开票记录和到账记录，核对金额与财务数据是否 一致，并做好数据维护。三、项目管控由工程部、总工办对项目过程管理进行监管和信息管理序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检杳1项目台账监理任务单经营部资料员合约部经理2工程监理3项目审批项目信息上报项目部总监或信 息员相关领导回 复分管领导4资料归档审核项目部信息员总工办领导5项目专项审批项目部信息员6项目报表项目进度一览自动汇总7项目监理月报
7、汇自动汇总序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检杳总8项目管理 台账危险性较大的分 部分项工程安全监控一览项目部信息员总工办领导9监理工作检查台 账工程部、总工办项目总监（监理）10项目大事记项目部信息员11项目部管 理项目部组建工程部资料员工程部经理分管领导12项目部撤销工程部资料员工程部经理分管领导13项目人员调拨工程部资料员工程部经理14项目部考勤项目部资料员项目部经理 （总监）15项目部成 本管理数据导入与关账 处理XXX16检测仪器 仪表入库、调拨等工程部信息员工程部经理分管领导说明：1、监理任务单：工程部将监理项目委托、通知项目总监等人员；2、工程监理：工程部资料员登记工程监理项目，
8、负责工程和合同关联。3、项目信息上报：对现场重大信息提交上报， 若执行，建议公司发布相关管理办法（提供同行案例资料供参考）。4、项目大事记：项目重大历程碑信息， 若执行，需要公司发布要求和提供范本。5、项目部创建、撤销：工程部资料员登记，提交审批。6项目人员调拨：资料员接通知后，录入提交审批，调拨记录进入人员信息库，作为项目成本和绩效计算的依据之一。7、项目部成本管理：数据导入与关账处理，由XXX部门负责。四、工程监理-项目部信息录入1序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检杳1基本信息基本信息项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员2参建单位3实体概况4项目简介5安全服务危险性较大的工 程
9、安全监控XX项目部经理 （总监）6超出疋规模工 程安全监控XXX项目部经理 （总监）7质量控制质量不合格记录项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员8进度控制工程进度月报项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员9投资控制工程变更项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员10工程签证项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员11计量支付项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员12资质管理施工管理人员项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员13安全管理人员项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员14特种作业人员项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员15
10、大型设备及安全 设施审查项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员16沟通与汇 报监理月报项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员17专项审批项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员18项目信息上报项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员序号模块/菜单菜单录入人责任方督促检杳19项目大事记项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员20监理工作检查台 账项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员21项目收尾竣工资料归档项目部信息员项目部经理 （总监）工程部经理22人员管理人员管理项目部信息员项目部经理 （总监）工程部资料 员23权限管理项目部信息员项目部经理 （总监
11、）工程部资料 员说明：1、业务管理模块中工程监理菜单中，项目总监 /项目经理对项目部参与人员进行 授权，授权人员通过“我的项目”进入项目门户。2、项目信息：监理项目由合同生成后或登记后，由项目总监（总监代表）组织项 目部资料员完善；包括：参建单位、实体概况等，实体概况信息可供项目综合查 询，方便获得项目业绩；3、安全服务：每月将危险性较大的分部分项工程处理情况做登记， 提交上级部门。4、质量不合格记录：由项目信息员对现场发现的质量不合格记录做实时登记和问 题跟踪；5、项目进度月报：项目信息员每月月底完成录入；6投资管理一工程变更、工程签证：项目信息员登记经确认的记录。7、投资控制-计量支付：为
12、月度经营统计表统计数据，每月月底完成录入。为保证报表的及时更新，原则上 先填写我司对所有参建单位月进度款审核的总额，待业主审批后（一般为下月月中），再更新为实际拨付工程款项；8、资质管理：项目信息员及时登记参建单位相关人员及大型设备资质审查记录， 系统将自动给出有效期预警提醒（提前 1个月）；9、人员管理、权限管理：对可进入项目信息的人员做授权，被授权人员可在“我的项目”下进入本项目门户10、项目部人员：查看人员进入项目部记录，数据来源人员调拨单，自动计算项目 部人月数。11、监理月报：每月X日前，按时提交监理月报；12、监理工作检查台账：对上级管理机构检查记录及时13、专项审核：向上级机构提交监理规划、监理细则、外部呈文等技术文件，提交 上级机构审核14、项目信息上报：项目现场重大事件需要及时上报，公司发布相关规定。15、竣工资料归档：项目部将竣工资料提交上级管理部门签收、确认。 要求：项目部总监（经理）每月认真检查一下管辖项目的信息上报情况。五、综合部信息录入内容录入内容如下:序号模块菜单录入人责任人督促检杳1人事管理员工登记部门相关岗 位部门经理分管领导2员工转正3人事异动4离职管理5劳动合同6劳动合同查询7劳动合同劳动合同借还台账8员工天地9培训管理外部培训10内部培训11培训记录统计综合管理问卷调查常用网址物资管理员物资入库、物资调 拨、物资借用与归 还、物资维
