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1、XXXX有限公司质量管理体系文件采购管理程序Q/XXX GL 01112007第A版 第0次修订第5页 共5页1 目的 对采购过程及分承制方进行有效控制，确保所采购的产品质量符合规定要求。2 范围 适用于本公司对产品实现所需原材料采购、外协加工及分承制方提供服务的控制。3 职责3.1 生产供应部a) 负责按公司要求组织对外购、外协分承制方进行选择、评价和控制。编制合格分承制方名录报总工程师批准，对分承制方供货业绩定期进行评价，建立分承制方供货质量档案。b) 负责拟制外协 、外购件采购计划，报分管领导审核、批准后实施。 c) 负责采购产品到货的清点核对及登记工作。 d) 负责不合格采购产品的处理
2、及对分承制方措施改进的监督。3.2 技术开发部a) 负责编制采购产品明细表，外协、外购产品技术要求和检验和试验规范。 b) 负责代用件性能的审核，参与对合格分承制方的评价。3.3 质管部负责采购产品质量的检验和验证，参与对合格分承制方的评价。4 工作程序4.1 采购过程的控制4.1.1 采购文件的制定 a) 技术开发部负责编制采购产品明细表和技术条件，制定采购产品的质量标准要求及验收标准。对新设计和开发的产品，制定采购产品技术要求及验收规程。 b) 技术开发部根据采购产品对产品实现过程及最终产品的影响大小对采购产品进行分类，决定对其控制的程度。在技术文件中明确规定对产品有影响的关键件、重要件，
3、并做出标识。制定外购件、外协件分类管理办法。 c) 采购计划的编制 生产供应部负责人应根据生产计划，查看相应用料要求及仓库提供的产品库存账本中存贮数量情况，编制采购计划。采购计划由分管领导审批。对计划外的采购(如生产急需或生产损耗等情况)，由使用部门填写采购申请表，经分管领导批准后转至生产供应部进行采购。4.1.2 对分承制方的选择、评价4.1.2.1 选择、评价和重新评价分承制方时主要考虑以下方面：a) 具有满足采购合同的能力并符合本公司技术标准要求。分承制方产品质量、价格、供货周期、售后服务和历史业绩；b) 分承制方质量管理体系的质量保证能力，遵守法律法规情况；c) 分承制方提供该类产品方
4、面的顾客满意程度；d) 与履约能力有关的财务状况等。4.1.2.2 生产供应部通过对以上几方面进行比较，列出初选分承制方名单。通过发放分承制方调查表形式，与分承制方取得联系。生产供应部组织召集有关部门进行评审或组织有关人员到分承制方进行审核，将评审结果记入分承制方评价记录表中，并在其中选择合格的分承制方，建立合格分承制方档案和合格分承制方名录。a) 一般对同一种材料采购应同时选择一个以上的合格分承制方。生产供应部保存合格分承制方产品的质量记录，明确对分承制方的控制方式和程度。 b) 对重要的采购产品分承制方的选择、评价，除按4.1.2.4条款质量保证能力证实外，还应结合分析其供货产品质量记录。
5、对一般的采购产品，可采取分析供货记录来评价分承制方。辅助采购产品，可采取使用前验证的方法选择和评价。 4.1.2.3 合格分承制方名录由生产供应部编制，部门领导审核，经总工程师批准后纳入成套技术文件管理，作为采购的依据。4.1.2.4 对有多年业务往来的分承制方可按以下内容对其质量保证能力给予证实： a) 分承制方产品的质量保证能力：是否建立质量管理体系，有无专职的质量检验机构，及其他形式的质量保证措施。 b) 分承制方提供的产品质量验证、质量稳定性等情况，其他用户对其产品质量的反馈，包括国家质量监督部门对其产品质量的检测结果。 c) 分承制方的履约能力、售后服务能力及价格等方面情况是否满足要
6、求。4.1.2.5 对第一次供货的初选分承制方，除4.1.2.4条款中要求的书面材料外，还应按本公司技术要求，对提供的样品进行测试、小批量试用、必要时经过试验合格后才可纳入合格分承制方名录。a) 第一次供货的分承制方应根据本公司提供的产品技术要求，提供产品样品；b) 质管部根据技术开发部制定的验证要求，对样品进行验证，出具验证报告，并将验证结果填写进分承制方评价表中相应的栏目交生产供应部；c) 样品验证如不合格可取消其资格； d) 样品验证合格，由生产供应部将样品同分承制方评价表一起送技术开发部对样品进行试用；e) 技术开发部对样品试用后，能够满足产品要求的，可进行小批量试用。生产供应部通知分
7、承制方小批量供货，经质管部检验/验证合格后，试用在本公司产品上。由技术开发部写出采购产品试用报告，并将试用结果和意见填写在分承制方评价表中的相应栏目交生产供应部；f) 小批量供货验证或试用不合格的分承制方，取消其供货资格。样品试用和小批量试用合格的分承制方，经技术开发部、质管部、生产供应部、必要时需征得客户的意见确认，总工程师批准后，列入合格分承制方名录。4.1.3 对分承制方的控制4.1.3.1 生产供应部对分承制方实行动态管理。每年年初对合格分承制方进行一次业绩评价，根据分承制方供货质量记录情况，填写分承制方供货业绩评估表。然后再进行对合格分承制方评价。a) 产品质量占分承制方业绩的60%
8、，交货期、价格、售后服务等占分承制方业绩 40%。当业绩总值低于85%或产品质量低于质量业绩的80%时，应取消其合格分承制方的资格；如因特殊情况需留用，应报总工程师批准，但应加严对其供货产品的检验和验证，并执行4.1.3.2条款。连续两次评定仍不符合要求的分承制方应取消其供货资格。b) 通过对合格分承制方的业绩评估和评价，淘汰产品供货质量差的分承制方，提高供货质量。重新编制合格分承制方名录，报总工程师批准。4.1.3.2 分承制方产品出现一般质量问题，生产供应部可以电话、传真等方式向分承制方提出，限期改进。同一问题出现两次以上，应向分承制方发出采取纠正/预防措施要求，要求分承制方制定和采取纠正
9、/预防措施，并反馈生产供应部。对纠正不好的分承制方应取消其供货资格。分承制方产品出现严重质量问题，如年供货不合格批次超过1次，由生产供应部向分承制方发出采取纠正/预防措施要求，如连续两次发出纠正措施要求，而产品质量没有明显改进的分承制方，应取消其供货资格，并在合格分承制方名录中注销。4.1.3.3 被取消合格分承制方资格的分承制方，至少一年后才可重新订货，并且需按本程序规定重新评价合格后，建立分承制方档案，纳入合格分承制方名录方可继续订货。4.1.3.4 生产供应部负责建立并保存分承制方档案及评价、评定资料。4.2 采购产品的实施4.2.1 采购人员根据采购计划，在合格分承制方名录中选择合适的
10、分承制方，填写采购订单，经部门领导审核，分管领导批准后实施。 a) 采购订单应包括采购产品的名称、规格、数量、价格、质量等级要求、执行标准、技术要求、特殊要求、验收标准和方法、交货日期、交货方式等，必要时需提供相应的样品或图纸，样品或图纸需经技术开发部确认后提供。b) 所有采购订单发出之前必须经过部门领导审核，分管领导批准并签字确认后才可分发给分承制方。4.2.2 为保证采购产品的质量，在采购订单或采购合同中必须明确规定采购产品的要求。根据要采购产品的具体情况对采购要求作出如下适当的规定：a) 产品批准要求：即关于采购产品的执行标准、验收依据、验收准则；b) 程序批准要求：即涉及采购双方应遵守
11、的程序和协议；c) 对所采购产品的过程方面的要求：即对采购产品涉及的特殊过程的要求，如对采购产品涉及焊接、测试等特殊过程的要求； d) 与采购产品有关的分承制方人员资格方面的要求，如采购产品无法在本公司进行检测、计量而需委托分承制方进行检测、计量时，应对分承制方检验、计量人员资格提出要求；e) 与采购产品有关的质量管理体系方面要求：如要求分承制方通过质量管理体系认证或第二方审核；4.2.3 在将上述要求向分承制方进行沟通或说明前，采购人员应确保有关的采购要求是适宜的（即适合本公司产品需要）和充分的（即所提出的采购要求是全面的）。4.2.4 采购人员可通过传真、电话方式发出采购订单，签订采购订单
12、或采购合同，并在电话、传真订货登记表中登记。也可按采购订单直接到分承制方进行采购。4.2.5 当采购文件更改时采购人员应及时通知分承制方。4.2.6 采购产品的跟踪：采购人员在采购订单发给分承制方后，应根据签订的到货日期，跟踪采购产品的到货情况。4.2.7 当生产急需的采购产品因合格分承制方的某些原因不能及时供货时,可申请选用其它合格分承制方的产品，报总工批准后由生产供应部填写产品代用申请单，通知有关部门。4.3 采购产品的验证4.3.1 采购产品到货后，由采购人员对采购产品的名称、生产厂家、规格、型号（图号）、数量、外观质量、产品检验合格证明等进行核对，检查是否与采购订单相符，是否破碎或变形
13、，在符合规定要求的情况下方可接收，并登记到货登记。4.3.2 采购人员填写请检通知单，交质管部。由检验人员按产品监视和测量管理程序和检验规范对采购的产品实施检验/验证和试验，以确保采购产品满足规定的采购要求。4.3.3 如果需要在分承制方货源处检验采购的产品，则由生产供应部在采购订单或采购合同中规定对其实施检验/验证的方式和内容及采购产品放行标准、放行方法等。4.3.4 除对采购产品实施检验方法外，还可以采取如下活动确保所采购的产品满足规定的采购要求： a) 查看检验报告、合格证和其它合格标识； b) 封样对比； c) 试用和第三方验证等。4.4 采购产品的入库 检验/验证和试验合格的采购产品，由采购人员凭产品检验合格证办理入库手续，填写入库单。5 相关文件 产品监视和测量管理程序 采购明细表 外购件、外协件分类管理办法6 质量记录采购计划采购订单 采购申请表 口头/电话/传真合同记录 产品代用申请单 合格分承制方名录 请检通知单 入库单 分承制方调查表 分承制方评价表分承制方供货业绩评估表分承制方供货质量记录采购产品试用报告到货登记产品检验合格证
